Что включается в трудовую книжку

Что включается в трудовую книжку

О ведении трудовых книжек в бумажном или электронном виде после 31.12.2020 см. ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 N 439-ФЗ.

ТК РФ Статья 66.1. Сведения о трудовой деятельности

(введена Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее — сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

В сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная настоящим Кодексом, иным федеральным законом информация.

В случаях, установленных настоящим Кодексом, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:

у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

при увольнении в день прекращения трудового договора.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Что включается в трудовую книжку

1 января 2020 года появился электронный формат трудовой книжки. Для работников переход к новому формату трудовой книжки является добровольным и позволяет сохранить бумажную трудовую книжку столько, сколько это необходимо. При этом у работодателей (независимо от выбора работников) появилась обязанность по представлению новой формы отчетности.

Электронный формат трудовой книжки обусловлен изменениями, внесенными в Трудовой Кодекс РФ (далее – ТК РФ) и Федеральный закон от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ).

Так, введено понятие «Сведения о трудовой деятельности», которое и предполагает электронный формат трудовой книжки. В сведения о трудовой деятельности включаются: сведения о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная законодательными актами информация.

Сведения о трудовой деятельности каждого работника формирует работодатель в электронном виде и представляет их в Пенсионный фонд Российской Федерации (далее — ПФР) для хранения в информационных ресурсах. Введенная для этих целей форма отчетности (форма СЗВ-ТД) и порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. Статьёй 11 Закона № 27-ФЗ установлен срок сдачи отчетности по форме СЗВ-ТД: ежемесячно не позднее 15-го числа, следующего за месяцем, в котором осуществлено кадровое мероприятие. С 1 января 2021 года сведения о приеме и увольнении необходимо будет представлять в течение одного рабочего дня, следующего за днем издания приказа. Предоставить сведения о трудовой деятельности работодатель может через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи, уполномоченное юридическое лицо, направить по почте или обратившись в территориальный орган ПФР.

Просмотреть сведения электронной трудовой книжки работник сможет в режиме «24/7» через Личный кабинет гражданина https://es.pfrf.ru) или портал Госуслуг https://esia.gosuslugi.ru). При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут быть предоставлены в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет работодатель (только с указанием кадровых мероприятий у данного работодателя), а также ПФР или многофункциональный центр (по всем имеющимся сведениям).

К преимуществам электронной трудовой книжки можно отнести:

  • высокая степень сохранности и надежности;
  • удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
  • минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
  • снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
  • дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.

Для работников переход к новому формату сведений о трудовой деятельности не является безусловным и осуществляется только с письменного согласия. Работника об изменениях в трудовом законодательстве и праве выбора формата ведения трудовой книжки уведомляет работодатель. Сделать это следует по 30 июня 2020 года. При этом работнику предложить сделать выбор формата ведения трудовой книжки по 31 декабря 2020 включительно.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений или лица, не определившиеся с выбором, вправе сделать это позже. Те же, кто выйдет на рынок труда в 2021 году, права выбора иметь не будут, их трудовые книжки будут только электронными.

При сохранении работником бумажной трудовой книжки работодатель продолжит вносить в нее сведения о трудовой деятельности. В последующем работник имеет право перейти к электронному формату сведений о трудовой деятельности.

В случае выбора электронной трудовой книжки, работник получает бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Читайте также  Как отражать в книге покупок электронный билет

Подведем итоги: что необходимо сделать уже сегодня?

В течение переходного 2020 года работодатели осуществляют следующие мероприятия:

1) принятие или изменение локальных нормативных актов;

3) обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;

4) уведомление по 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.

В течение 2020 года работникам необходимо определиться с форматом трудовой книжки, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Работник при поступлении на работу предоставил трудовую книжку. Впоследствии выяснилось, что он работает у другого работодателя, которому предоставил другую трудовую книжку.

Следовательно, одновременно двух основных мест работы у работника быть не может, и одновременно две трудовые книжки, хоть и у разных работодателей, вестись не должны — это не соответствует Трудовому кодексу РФ. Лицо, состоящее в трудовых отношениях по основному месту работы, с другими работодателями может вступать в трудовые отношения только на условиях совместительства (ст. 282 ТК РФ). Сведения о работе по совместительству по желанию работника вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (часть пятая ст. 66 ТК РФ).

Однако для работника, имеющего несколько трудовых книжек и состоящего в трудовых отношениях одновременно с несколькими работодателями как по основному месту работы, не установлено какой-либо ответственности.

Работодатели также не несут ответственности за подобные недобросовестные действия работника. Действующее законодательство не обязывает работодателя проверять работника на наличие у него других трудовых книжек, а также выяснять, состоит ли работник в трудовых отношениях с другими работодателями. Кроме того, работодатель не имеет права отказать работнику в приеме на работу по этому мотиву: законом такая возможность не предусмотрена, поэтому такой отказ будет необоснованным (часть первая ст. 64 ТК РФ).

Следует также заметить, что в этой ситуации трудовые отношения не могут быть прекращены на основании п. 11 части первой ст. 77 ТК РФ, которым предусмотрено такое основание для прекращения трудового договора, как нарушение установленных ТК РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы. Перечень случаев, когда трудовой договор может быть прекращен по такому основанию, приведен в ст. 84 ТК РФ и он не предусматривает возможности прекращения трудового договора, на основании которого работник был принят по основному месту работы в связи с тем, что на момент заключения такого трудового договора работник уже имел основную работу. Отсутствуют в ТК РФ и иные основания, по которым трудовой договор может быть прекращен или расторгнут по инициативе работодателя при таких обстоятельствах.

С нашей точки зрения, в этой ситуации необходимо исходить из следующего. Работой по совместительству считается работа, выполняемая работником в свободное от основной работы время (часть первая ст. 282 ТК РФ). Следовательно, если работник заключил трудовой договор по основному месту работы, нарушением трудового законодательства является последующее оформление трудовых отношений также по основному месту работы, если трудовые отношения с первоначальным работодателем не прекращены. Поэтому, если работник первоначально трудоустроился в Вашу организацию, нарушение трудового законодательства имело место при его последующем оформлении на работу у другого работодателя. В этом случае следует предложить работнику урегулировать свои отношения с другим работодателем, приведя условия трудового договора в соответствие с нормами трудового законодательства.

Если трудовой договор с Вашей организацией был заключен после заключения трудового договора с другим работодателем, необходимо учитывать следующее. Законодательство не содержит положений, позволяющих признать трудовой договор незаключенным или недействительным, несмотря на его несоответствие установленным требованиям. По общему правилу трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя (часть первая ст. 61 ТК РФ). С этого момента условия трудового договора становятся обязательными для обеих его сторон (ст. 2, часть вторая ст. 21, часть вторая ст. 22 ТК РФ).

Поэтому в целях устранения нарушений трудового законодательства при таких обстоятельствах возможно расторжение трудового договора с последующим приемом сотрудника на работу по совместительству. По своей инициативе работодатель в этом случае расторгнуть трудовой договор не вправе, однако он может предложить работнику самому расторгнуть трудовой договор или заключить с работодателем соглашение о расторжении трудового договора по соглашению сторон (ст.ст. 78, 80 ТК РФ). Однако, если работник откажется и будет дальше продолжать работать, это не должно повлечь никаких негативных последствий для работодателя.

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде («электронная трудовая книжка»)

Общие сведения

В соответствии с федеральными законами от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работодатели с 15 февраля 2020 г. представляют сведения о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонда Российской Федерации (далее – ПФР) в
электронном виде.

Формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 г., осуществляется только в электронном виде. Если в 2020 г. работник не подал никакого заявления, то на него ведется трудовая книжка. Право выбора способа ведения трудовой книжки сохраняется для тех, кто в 2020 г. был безработным или же не исполнял трудовые функции в связи с временной нетрудоспособностью, нахождением в отпуске, отстранением от работы. Для этого необходимо подать работодателю одно из письменных заявлений по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве.
Перечень сведений в «электронной трудовой книжке» аналогичен практически всем сведениям в трудовой книжке (информация о работнике; даты приема, увольнения, перевода; место работы; вид мероприятия; должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение; вид поручаемой работы; основание кадрового мероприятия; причины прекращения трудового договора). Вопросы-ответы о переходе на электронную трудовую книжку, перечне сведений, содержащихся в электронной трудовой книжке, и др. содержатся на официальном сайте ПФР в разделе «Электронная трудовая книжка».
В целях пополнения имеющейся у Пенсионного фонда Российской Федерации информации сведениями о периодах работы до 1 января 2020 г. принят Федеральный закон от 24 февраля 2021 г. № 30-ФЗ «О внесении изменений в статьи 12 и 16 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». В соответствии с нормами указанного закона граждане вправе обратиться в органы Пенсионного фонда Российской Федерации для включения сведений о трудовой деятельности в свой индивидуальный лицевой счет за периоды работы до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в трудовой книжке.

Читайте также  На какой срок действительна заверенная трудовая книжка

Нормативные правовые акты по ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде («электронная трудовая книжка»)

  1. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
  2. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
  3. Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
  4. Указ Президента Российской Федерации от 6 октября 2020 г. № 616 «О внесении изменений в некоторые акты Президента Российской Федерации»
  5. Постановление Правительства Российской Федерации от 10 июля 2020 г. № 1017 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
  6. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 июня 2020 г. № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»
  7. Приказ Минтруда России от 20 января 2020 г. № 23н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)» и формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсовПенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)»)
  8. Приказ Минтруда России от 24 августа 2020 г. № 533н «Об утверждении особенностей представления сведений о трудовой деятельности государственными органами в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц»
  9. Постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматомсведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»)

Почему электронная трудовая книжка эффективнее бумажной

С 7 марта в нее можно внести все недостающие для необходимого стажа данные

Фото: Игорь Самохвалов / ПГ

Сведения о стаже и других кадровых событиях, произошедших до 1 января 2020 года, теперь можно занести в электронную трудовую книжку. Для этого нужно подать заявление в Пенсионный фонд. Это предполагает закон, который вступает в силу 7 марта. Как сохранить все данные о своей работе, разбиралась «Парламентская газета».

Полный набор

Электронные трудовые книжки введены в России с 2020 года. Это значит, что работодатели стали передавать в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. ПФР хранит эти сведения в отдельном разделе индивидуальных лицевых счетов граждан (номера таких счетов называются СНИЛС).

До конца прошлого года россиянам нужно было определиться — оставить бумажные трудовые книжки или перейти на электронные. Тем, кто выбрал первый вариант, кадровики всё равно дублируют информацию в цифровом варианте. Тем, кто перешёл на электронные книжки, бумажные выдали на руки, но ими можно пользоваться, как и раньше. Более того, их очень важно хранить, потому что в электронных книжках фиксировали данные начиная только с 2020 года. Более старые записи в «цифру» не переносили.

Теперь россияне могут сами обратиться в Пенсионный фонд, чтобы включить в электронную трудовую книжку все недостающие записи. Это позволяют поправки в Трудовой кодекс и закон о пенсионном страховании, которые вступают в силу 7 марта. Пока речь идёт о подаче заявлений в отделения ПФР, а в электронном виде эта услуга пока не предоставляется.

Цифра не подведёт

Из 47 миллионов россиян, которые в этом году определились со способом ведения трудовой книжки, только шесть миллионов выбрали электронный формат. Остальные поручили кадровикам и далее вести их бумажные книжки.

Переход всех трудящихся россиян на электронные книжки — вопрос времени, считает член Комитета Госдумы по труду, соцполитике и делам ветеранов Светлана Бессараб. По её мнению, многие решили сохранить традиционные трудовые, так как в нашей стране часто относятся настороженно к различным нововведениям. А многие отказались от цифровой книжки именно потому, что в неё не включали данные о должностях, записей о прежних местах работы и общем стаже, сказала она «Парламентской газете».

Кроме того, сейчас в электронном виде не записывается информация о награждениях за трудовые достижения, а это важно для тех, кому назначается звание «Ветеран труда». «На мой взгляд, следующий шаг Минтруда должен быть именно в этом направлении», — полагает Светлана Бессараб.

Также распространены среди россиян опасения, что из-за сбоя в системах ПФР все данные о трудовом стаже могут безвозвратно исчезнуть или попасть в руки мошенников. В самом Пенсионном фонде уверяют, что это невозможно. «Многолетний опыт показывает высокий уровень защищённости информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможен. Информация лицевых счетов фиксируется в распределённых системах хранения, что исключает риск потери данных», — говорится на сайте фонда.

Те, кто боится потерять сведения о своём стаже, а с ними и право на заслуженную пенсию, могут получать выписки из электронной трудовой книжки. Они могут быть как на бумажных носителях, так и в форме электронных документов. Выписку можно заказать у работодателя, в отделении ПФР или МФЦ, а также через портал госуслуг или личный кабинет на сайте Пенсионного фонда.

«У каждого человека есть право на любом этапе затребовать бумажную копию трудовой книжки. Она будет иметь такую же юридическую силу, как и документ на электронном носителе», — подтвердил «Парламентской газете» первый зампредседателя Комитета Госдумы по труду, соцполитике и делам ветеранов Михаил Тарасенко.

Читайте также:

Бумага остаётся

Россия — одна из немногих стран мира, в которых вообще существуют трудовые книжки, заметил Тарасенко. «Думаю, постепенно, по мере развития нашей системы фиксирования обязательных социальных платежей сама идеология трудовой книжки уйдёт в прошлое», — поделился он.

При этом депутат согласился, что бумажные трудовые книжки имеют право на существование. И недаром закон позволяет россиянам самим выбирать формат этих документов и пользоваться ими наравне с электронными. Правда, за исключением тех, кто впервые устраивается на работу в 2021 году, им заводят уже только электронные трудовые книжки.

О том, что бумажные книжки никуда не денутся, говорят и планы Министерства труда обновить их внешний вид. Раздел с данными о работе станет на четыре страницы больше, а вот раздел о награждениях — на три страницы меньше, сообщил 5 марта ТАСС со ссылкой на пресс-службу Минтруда. Книжки нового образца начнут выдавать с 2023 года тем, кто не перейдёт на электронный формат учёта трудовой деятельности. Книжки старого образца будут действительны без ограничения срока, уточнили в ведомстве.