Кадровые документы сдаются в архив образец

Консультации

Передача документов в архив при ликвидации предприятия (порядок)

В ходе ликвидации предприятия по решению собственника после прохождения проверок в налоговой и пенсионном фонде, обязательно возникает вопрос о передаче определенной документации в местный отдел архивной службы. Справка из архива о принятии документов (чаще это акт приема-передачи документов в архив) входит в перечень обязательных документов, которые подаются государственному регистратору при окончании процедуры ликвидации предприятия по решению собственника.

Итак, документы для передачи в архив формируются по делам. Для среднестатистического предприятия, которое работало с небольшим штатом обычно это 3 (три) дела с учредительными документами, кадровой, бухгалтерской документацией, отчетностью в пенсионный фонд.

Как Вы понимаете, одна из основных целей сдачи документов в архив — это необходимость получения работниками предприятия в будущем соответствующих справок для расчета пенсий. Ведомости в таких справках как раз и будут основываться на данных ранее переданных в архив документах.

Если более детально, то в число документов, которые подлежат обязательной передаче в архив при ликвидации предприятия входят следующие:

Для дела № 1:

  • учредительные документы по предприятию за весь период деятельности, а именно все редакции уставов, учредительный договор (при наличии), свидетельства, протоколы общего собрания участников или решения собственника о создании предприятия, изменении состава участников, местонахождения, наименования, ликвидации предприятия и т.д.;
  • кадровая документация, а именно все приказы руководства по личному составу о принятии, увольнении, переводе, поощрении, премировании, утверждении штата, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы (кроме приказов о предоставлении очередных отпусков), предоставлении декретного отпуска, материальной помощи в конкретном размере;

Для дела № 2:

  • расчетно-платежные ведомости по заработной плате (те, в которых содержатся данные о суммах начислений и удержаний из заработной платы);
  • акт управления Пенсионного фонда Украины, в котором есть ведомости об отсутствии деятельности предприятия или отчеты в пенсионный фонд, или письма предприятия об отсутствии деятельности с отметкой пенсионного фонда о принятии.

Для дела № 3:

  • персонификация, индивидуальная ведомость, ярлык, сведения о работодателе (до 2010 г.), таблица № 6 (после 2010 г.) по месяцам.

Каждое дело должно содержать в себе не более 250 листов (толщина 30-40 мм). Документы в делах необходимо отсортировать по годам (вверху самая ранняя дата, например 2003 г., внизу самая последняя дата, например 2013 г.). Точно также, в каждом году документы должны быть упорядочены от самой ранней даты (сверху) до самой последней даты (снизу).

Если предприятие вообще не вело деятельности с момента своего создания, то формируется только одно дело № 1 с учредительными документами и кадровой документацией по директору (приказ об увольнении с должности директора).

На упорядоченные дела оформляется титульный лист, составляется опись в 2-х экземплярах и акт приема-передачи документов в 4-х экземплярах.

Перед подачей документов в архив для окончательного оформления, необходимо составить письмо-обращение в отдел архива местного совета с просьбой принять документацию.

После принятия отделом архива оформленных надлежащим образом документов, последний, обычно в течении 14 календарных дней, выдает подписанный со своей стороны акт приема-передачи документации. Полученный акт приема-передачи документов подаем государственному регистратору в числе других документов, указанных в статье о ликвидации предприятия по решению собственника, для окончательного прекращения предприятия как юридического лица путем ликвидации.

Данная статья не претендует на исчерпывающий порядок действий по работе с архивом и основана исключительно на практическом опыте работы при проведении ликвидации среднестатистического небольшого предприятия в организационно-правовой форме общества с ограниченной ответственностью или частного предприятия в Киеве. В других населенных пунктах Украины могут быть свои особенности работы с отделом архивной службы.

Образцы документов в этой статье для скачивания:

Нормативно-правовые источники при работе с архивом:

Сдача документов в архив

Насущный вопрос при ликвидации организации — куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона: первый ФЗ. «О несостоятельности (банкротстве) от 26.10.2002 N 127-ФЗ, где говорится, что конкурсный управляющий передаёт на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. В данном случае при сдаче документов в архив речь идёт об отсылке к ФЗ «Об архивном деле в РФ». Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.

Кто отвечает за передачу документов при ликвидации

В законодательстве чётко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

Непредвиденные сложности

К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствия претензий при сдаче документов в архив.

Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?

Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки, лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приёма-передачи. Напомним, что срок хранения документации, относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п. оформленной до 2003 года, составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.

Как поступить с документами, которые не принимают в госархивы

Часто у людей возникает вопрос, как поступить с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.

Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет.

Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

Услуги по сдаче документов в архив при ликвидации

Наша компания профессионально оказывает все услуги по обработке, хранению и передаче документов в архив при банкротстве и ликвидации организации. Наш опыт в решении этих вопросов пользуется неизменно высокой популярностью наших клиентов. Сдача документов в архив — важная процедура с необходимостью соблюдения множества требований, предъявляемых к этому мероприятию действующим законодательством.

Процесс сдачи документов в архив

Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.

Опись документов

Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются — «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

Что показывает практика

Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.

Как сдать документы в архив?

Как выполнить сдачу документов в архив на хранение с соблюдением всех существующих требований, не тратя при этом ценное время и избегая, таким образом, экономического ущерба для предприятия?

Читайте также  Возврат бадов по закону

Обратитесь в «Архивный Эксперт». Специалисты нашей компании в совершенстве знакомы с порядком передачи документов на хранение. Мы выполним все необходимые действия в строгом соответствии с действующим законодательством оперативно и, что немаловажно, недорого. Мы обладаем большим опытом и способны решать все вопросы, связанные с организацией сдачи документов в архив при ликвидации и реорганизации.

Как правильно сдать документы в архив организации

Как показывает практика, руководство организаций не придает особого значения работе по формированию архива и соответственно относится к ней, как к второ-
степенной, экономя на расходах по содержанию архива. А в небольших организациях зачастую и вовсе нет отдельной штатной единицы, отвечающей за архив, поэтому функции архивариуса поручаются секретарю, специалисту по кадрам или бухгалтеру.

Стоит заметить, что специалист по кадрам в силу своей профессии и вне зависимости от количества работающих должен быть знаком с порядком формирования архива. В связи с этим мы рассмотрим, какие документы необходимо подготовить для передачи дел на хранение в архив организации.

В каждой организации в течение календарного года образуется определенное количество дел. По истечении определенного срока (он может быть разным в зависимости от рода документа) дела следует подготовить, а затем сдать в архив организации.

Как правило, оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляют работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации
(п. 70 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143; далее – Правила).

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, подлежат передаче в архив организации.

Кроме того, дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (п. 98 Правил).

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями гл. 11 Правил. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по описям или по номенклатуре дел.

Справочно: порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях РБ всех форм собственности устанавливает Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).

Организация архивного хранения документов

Для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, организации создают архивы.

В зависимости от состава документов, подлежащих хранению в архиве, организации могут создавать отдельные архивы управленческой документации, научно-техни-
ческой документации, аудиовизуальной документации, документации на электронных носителях (п. 2 Правил).

Работа по формированию архива начинается с решения, каким он будет в вашей организации. Архив может быть отдельным структурным подразделением или существовать в составе канцелярии, секретариата или кадровой службы. Если принято решение о создании отдельной структуры, издается приказ о создании архива и введении в штатное расписание соответствующей должности.

Существет несколько вариантов решения проблемы:

1) в организации может быть должностное лицо – заведующий архивом, архивариус –
работник, который отвечает за архив;

2) может быть установлено совмещение должностей (при наличии должности архивариуса в штатном расписании). В небольших организациях распространено совмещение работы по ведению архива с другими функциями (с работой секретарем, бухгалтером, специалистом по кадрам). В этом случае издается приказ руководителя об установлении совмещения должностей и могут быть подписаны еще один трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору (п. 3 ст. 19 Трудового кодекса РБ; далее – ТК), а также устанавливается оплата за работу по совмещаемой должности;

3) может быть поручена дополнительная работа по ведению архива какому-либо работнику, если в штатном расписании отсутствует должность архивариуса (часть первая ст. 67 ТК). В этом случае издают приказ о введении дополнительных функций в трудовой договор работника, устанавливают размер доплаты к должностному окладу за работу по ведению архива и подписывают дополнительное соглашение между нанимателем и работником.

ЭТО ВАЖНО! В обоих случаях должно быть получено согласие работника на выполнение дополнительной работы.
При любом варианте решения проблемы рекомендуется на основании Правил разработать положение об архиве, а также должностную инструкцию работника, отвечающего за архив, и ознакомить с данными документами под роспись работника, которому поручена эта работа.

Что касается должностной инструкции работника, то при ее разработке можно воспользоваться квалификационными характеристиками, изложенными в квалификационном справочнике «Должности служащих,
общие для всех отраслей экономики», утвержденном постановлением Минтруда РБ от 30.12.1999 № 159.
Работа по формированию дел для передачи в архив организации – обязанность не только работников кадровых служб, но и сотрудников структурных подразделений (например, бухгалтерии).

Первое, на что нужно обратить внимание (вне зависимости от масштабов организации и документооборота в ней), – существует ряд документов, запрещенных к уничтожению. Например, бухгалтерские и кадровые документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения. Это прежде всего документы, содержащие информацию о стаже работников, их заработной плате.

Справочно: при ведении архива в организации необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Минюста РБ от 24.05.2012 № 140; далее – Перечень).

Какие документы относятся к документам по личному составу

Прежде всего уточним, какие виды и разновидности документов относятся к общей категории документов по личному составу. Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов (приказы по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, контракты, заключаемые нанимателем с работниками).

Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К таким документам также относятся:

– документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей);

– документы по аттестации и установлению квалификации;

– различные наградные документы (наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду);

– документы, подтверждающие вредные условия производства;

– списки работников, имеющих право на льготную пенсию (ходатайства, справки, анкеты);

– различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Как подготовить документы к сдаче в архив

Кадровая документация сдается в архив не только когда выходит из документооборота. Документы по личному составу, такие как личные карточки сотрудников, личные дела, приказы, распоряжения, трудовые договоры, – это строго конфиденциальная информация, работать с которой имеют право только сотрудники отдела кадров и проверяющие организации.

При сдаче кадровых документов в архив следует сразу же позаботиться об их надлежа-
щем оформлении. Большинству из них предстоит храниться 75 лет, и большую часть времени – в архиве. И если дела изначально были оформлены как полагается, процедура сдачи кадровых документов в архив пройдет без дополнительных временных и финансовых затрат.

Рассмотрим эту процедуру по шагам.

Шаг 1. Собираем личные карточки работников, приказы, письма, которые уже вышли из документооборота, и формируем их в дела.

Для этого необходимо определить срок их хранения и распределить таким образом, чтобы документы с одинаковым сроком хранения лежали вместе.

Шаг 2. Проводим экспертизу ценности документов, т.е. определяем, какие документы нужно хранить постоянно, какие временно, а также те, которые уже успели выйти из документооборота.

Убираем лишние копии и документы, которые не подлежат долгосрочному хранению. Как правило, для этой работы в конце года в организации создается экспертная комиссия в составе специалиста по кадрам, бухгалтера и архивариуса.

Шаг 3. Начинаем формировать дела.

В одном деле, как правило, хранятся документы с одинаковым сроком хранения и по одной теме. Оформляем дела. Для этого их нужно подшить в твердую обложку и указать на ней реквизиты дела. Оформляя титульный лист, указываем номер дела, срок его хранения, дату, название, количество листов. Листы дела нумеруем (обязательно). Оформляем внутреннюю опись для личных дел работников.

Читайте также  Доказательства для обращения в суд по клевете

Образец внутренней описи дела при сдаче в архив смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.

Шаг 4. Сшиваем и заверяем каждое сдаваемое дело.

Нитью скрепляем листы дела в 4 прокола, а на место окончания сшивных нитей наклеиваем заверительную надпись. В ней указываем количество листов в деле и дату. Данная надпись скрепляется печатью и подписью ответственного за сдачу документов. Эти действия обязательны, поскольку только в этом случае можно быть уверенным в сохранности информации.

Шаг 5. Оформляем общую опись, содержащую перечень сдаваемых дел (это очень поможет при дальнейшей работе с архивом).

Копию описи оставляем в отделе кадров, чтобы точно знать, что уже было сдано на хранение.

Шаг 6. Сформированные дела сдаем в архив.

При сдаче обязательно сверяем каждое из передаваемых дел с описью. Такой двойной контроль дисциплинирует и предотвращает ошибки.

Соблюдение всех нюансов при сдаче кадровых документов в архив поможет избежать неловких ситуаций с сотрудниками или проверяющими органами.

Более подробно о формировании дел

Теперь рассмотрим непосредственно порядок формирования документов в дела. Следует учесть, что документы формируются в дела по определенным признакам, чтобы потом их легко было искать в архиве.

Для упрощения работы был создан специальный справочный документ – номенклатура дел, с помощью которой служебные документы распределяются по папкам (делам). Она представляет собой систематизированный перечень заголовков всех дел, которые работники будут заводить в организации в очередном году. Номенклатура дел составляется ежегодно, обычно в декабре, чтобы было известно, какие дела следует формировать в организации в очередном календарном году с января по декабрь.

Справочно: более подробно о составлении номенклатуры дел можно прочитать в статье И. Кот «Наводите порядок в делах?

Вам поможет номенклатура дел» в журнале «Я – специалист по кадрам», 2014, № 13, с. 33.

При формировании документов в дела их объединяют в папки по различным признакам. Например, номинальный признак (именной, видовой): приказы к приказам, протоколы к протоколам.

В соответствии с номенклатурой дел приказы по личному составу имеют соответствующий индекс и срок хранения, а именно: существуют документы по личному составу со сроком хранения «постоянно», 75 лет и
5 лет, 3 года и «до минования надобности» (п. 21 Перечня). Поэтому для приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет необходимо создать дело «Приказы по личному составу» со сроками хранения 75 лет и оформить обложку скоросшивателя для подшивки в него этих приказов.

Если документов одного вида очень много, то их можно формировать в дела по предметно-вопросному признаку, т.е. отдельно приказы по приему, увольнению, изменению фамилии и т.д. Если компания небольшая, соблюдать такой порядок необходимости не возникает, достаточно разделять документы по срокам хранения.

ЭТО ВАЖНО! Архивные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. При этом законодательство позволяет передавать архивные документы органи зации на хранение государственным или муниципальным архивным учреждениям по договору.

Уничтожение документов, вышедших из документооборота организации

Процедура уничтожения документов, которые после проведения экспертизы ценности выделены как вышедшие из документооборота организации, требует правильного оформления. Уничтожению подлежат только документы дел временного хранения, сроки хранения которых истекли. Исчисление этого срока начинается с 1 января следующего календарного года.

ЭТО ВАЖНО! Нельзя уничтожать документы, не прошедшие экспертизу ценности документов. Решение об уничтожении должно содержаться в протоколе заседания экспертной комиссии организации. Подлежащие уничтожению документы вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Конечно, уничтожение документов – это не сжигание и не вывоз их на свалку. Как ценнейшее вторсырье, бумагу необходимо сдать на переработку.

Архив – это важно!

Подводя итоги, еще раз подчеркнем важность создания архива в организации. В жизни случаются разные ситуации: например, в отдел кадров вашей организации может обратиться бывший сотрудник, работавший
20 или 30 лет назад, по поводу подтверждения стажа, поскольку необходимые документы утеряны (сгорели, испорчены водой и т.д.). А где искать такой документ? Вы ведь в это время еще не работали, а может, и вообще еще не родились. А поможет разобраться в такой ситуации только архив.

Справочно: наниматель обязан не позднее чем в 5-дневный срок по просьбе работника, в т.ч. уволенного, выдать справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством (ст. 51 ТК).

Кроме того, при ликвидации каждая организация должна сдать свои документы в государственный или городской архив в соответствии с указаниями местного архивного учреждения. Без этого акт о ликвидации организации подписан не будет. После ликвидации организации государство требует организовать сохранность документов в пределах установленных сроков в архиве города (района).

О сдаче документов организации в городской (районный) архив читайте в следующем номере журнала.

Передаем документы кадровой службы в архив

«Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 5

Передаем документы кадровой службы в архив

Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия. В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала (приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т.д.), являются составной частью архива и организации, и специалист отдела кадров непосредственно участвует в процессе передачи документов на хранение.

Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), и именно ими должны руководствоваться организации при формировании архива документов.

Положения п. 9.7 Правил являются основанием для проведения процедуры передачи дел. В частности, им установлено, что при ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

А если правопреемник отсутствует? Тогда обратимся к п. 9.7.1 Правил: при ликвидации организации без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

То есть у ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, есть два варианта: передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию или же в соответствующий государственный архив.

Кому и какие документы передавать?

Во время проведения процедуры ликвидации кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В управлении вас обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного, временного (свыше десяти лет), временного (до десяти лет) и по личному составу).

К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб и бухгалтерии (приказы, личные карточки, лицевые счета по заработной плате и т.п.). При отборе документов, подлежащих передаче на архивное хранение, обратите внимание на разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень).

Утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

Приведем примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать в организации:

— приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);

— личные дела уволенных сотрудников;

— личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (форма Т-2);

— документы (выписки из протоколов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);

— протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

— книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;

— журналы учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов);

— книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;

— невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.п.);

— лицевые счета по заработной плате сотрудников либо расчетно-платежные ведомости;

— акты о несчастных случаях.

Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д.

В соответствии с п. 9.3 Правил все документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

Читайте также  Как оформить дом после смерти родителей

— документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

— каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов;

— в дело формируются документы одного календарного года;

— дело должно содержать не более 250 листов, толщина его должна быть не более 4 см.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз. При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности (п. 3.7.23 Правил):

— приказы (распоряжения) по личному составу;

— списки личного состава;

— карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи);

— личные дела (при отсутствии отдельной описи);

— лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

— невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

— акты о несчастных случаях.

Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года. Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке. Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября — номер 84. В таком случае располагайте приказы по датам.

Внимание! Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним. Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов.

При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел. Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: сначала анкета, резюме, рекомендательные письма, затем документы об образовании и лишь потом о приеме, переводе. Закончить дело необходимо документами об увольнении: заявлением работника, приказом и т.п. Особое внимание уделяется соответствию внутренней описи документов личного дела, составленной кадровиком, фактическому содержанию дела.

Если личные дела не велись, обязательно должны быть личные карточки работников. Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.

Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации.

Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам, например:

Сдача документов в архив

Сдача дел в архив

Рассмотрим порядок сдачи документов (дел) организации в архив в случаях:

  • действующей организации;
  • при ее реорганизации или ликвидации.

Передача документов организации в архив предприятия

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел.

Дела же временного хранения (до 10 лет включительно) могут сдаваться в архив предприятия по решению руководителя. Однако, как правило, такие дела хранятся в структурных подразделениях, в которых они были сформированы.

Подготовка дел структурного подразделения к сдаче документов в архив включает проверку оформления дел и документов каждого дела, проверку правильного формирования документов в дела и соответствие дел утвержденной руководителем номенклатуре (п.п. 5.3.2 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16).

В случае выявления каких-либо недостатков работники структурных подразделений обязаны их устранить. В случае отсутствия дел структурных подразделений, указанных в описях, необходимо принять меры по их розыску, предусмотренные п.п. 4.5.4 Правил №16.

Приемка (передача) каждого дела должна осуществляться работником архива предприятия в присутствии работника структурного подразделения, сдающего документы. В конце каждого экземпляра описи дел цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, переданных в архив предприятия, номера отсутствующих дел, дата приемки-передачи дел и подписи лиц, сдающих и принимающих дела.

Доставка дел в архив предприятия осуществляется работниками его структурных подразделений. В архиве предприятия на основании описей дел структурных подразделений составляются годовые разделы сводных описей дел предприятия согласно:

  • приложению 11 к Правилам №16 – для дел постоянного хранения;
  • приложению 13 к Правилам №16 – для дел длительного хранения;
  • приложению 14 к Правилам №16 — для дел по личному составу.

Остановимся на составлении описи дел по личному составу. Заголовки дел описи систематизируются по номинальному признаку в такой последовательности:

  • приказы по личному составу;
  • списки личного состава;
  • карточки учета личного состава;
  • личные дела;
  • лицевые счета по заработной плате (расчетно-платежные ведомости);
  • трудовые книжки (невостребованные);
  • акты о несчастных случаях и др.

Личные дела (личные карточки) вносятся в опись по году увольнения работника и систематизируются в алфавитном порядке фамилий.

Описи дел по личному составу предприятий, в деятельности которых не создаются документы НАФ, составляются в 2-х экземплярах, которые подписываются составителем, одобряются ЭК предприятия, согласовываются с ЭПК государственного архивного учреждения и утверждаются руководителем предприятия. (п.п. 6.4.4 Правил №16).

Рассмотрим процедуру сдачи документов организации в архив при ее реорганизации или ликвидации

Как сдать документы организации в архив при реорганизации или ликвидации предприятия? Каков порядок сдачи дел в архив ?

Порядок сдачи документов организации в архив, а также дальнейшее их использование после реорганизации предприятия либо его ликвидации предусматривается в приказе, другом распорядительном акте или решении о реорганизации или ликвидации.

Сдача дел в архив ликвидируемого предприятия, сроки хранения которых не истекли, входит в обязанности ликвидационных комиссий (п.п. 12.3.1 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16).

В случае реорганизации предприятия с передачей его функций другому предприятию правопреемник принимает по акту документы, незавершенные в делопроизводстве реорганизуемого предприятия, и его архив. Документы, не законченные в делопроизводстве, а также оформленные в установленном порядке дела по личному составу передаются правопреемникам.

Процесс архивирования документов при ликвидации организации является обязательной процедурой. В общем порядке производится списание документов, сроки хранения которых истекли, в результате чего составляется акт на списание документов с обязательной заверкой его экспертно-проверочной комиссией государственного архива. Хранение документов бухгалтерского учета , не подлежащих уничтожению, должно осуществляться по указанному предприятием адресу до истечения сроков хранения документов бухгалтерского учета.

Обращаем Ваше внимание, что предприятие должно обеспечить хранение документов с неистекшим сроком хранения либо непроверенных органом ГНС даже в случае ликвидации организации. Документы по личному составу (приказы, ведомости начисления заработной платы, ведомости о персонифицированном учете, личные дела/ карточки сотрудников и др.), оформленные надлежащим образом и внесенные в описи дел по личному составу передаются на дальнейшее хранение в Государственный архив. Хранение документов в архиве будет осуществляться в течение 75 лет.

Наши архивариусы / архивисты согласно установленных правил сдачи документов в архив проведут экспертизу ценности документов бухгалтерского учета, упорядочение дел, составление описей, справочного аппарата к ним, а также всех необходимых сопровождающих документов. Фактическая сдача документов организации в архив осуществляется председателем ликвидационной комиссии предприятия.

Мы предоставим полный пакет документов «под ключ» для быстрой и гарантированной, сдачи дел в архив.