Нужны ли должностные обязанности на предприятии

Зачем нужна должностная инструкция?

Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот локальный акт часто недооценивают и пренебрегают им. Поговорим о значении должностной инструкции в работе кадровой службы.

Разумеется, определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и до судебного разбирательства. Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу. Приведем пример, в котором фирма, уволив сотрудника и оказавшись в роли ответчика на судебном процессе, проиграла дело из-за отсутствия должностной инструкции.

Пример

Генеральный директор ООО «Р. » уволил рекламного агента Валерия Н. за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, которое, по мнению генерального директора, выражалось в том, что Валерий не составлял ежедневных письменных отчетов о своей работе, а передавал своему начальнику информацию о состоянии рынка рекламных услуг устно. Процедура увольнения была соблюдена безупречно, но в организации отсутствовала должностная инструкция рекламного агента.

В суде на вопрос «Чем вы руководствовались, когда делали вывод о том, что работник ненадлежащим образом исполнял свои обязанности?» представитель ООО «Р. » ответить не смог. В трудовом договоре Валерия Н. содержалось условие о том, что он должен извещать своего начальника обо всех изменениях рынка рекламных услуг, но с какой периодичностью и в какой форме (письменной или устной), не уточнялось. Это помогло работнику выиграть процесс.

Должностная инструкция понадобится и при аттестации персонала, и при увольнении сотрудника в период испытательного срока, и при проведении сокращения численности или штата работников. Этот локальный акт относится к тем документам, которые лучше принять, чем проигнорировать. Убедили? Тогда смело вносите на обсуждение руководства предложение о разработке должностных инструкций.

Правила для инструкции

Чтобы должностные инструкции не стали бесполезными бумагами, о которых вспоминают лишь в случае проверок правового инспектора, отнеситесь к созданию этих документов очень внимательно. Должностные инструкции должны работать, быть четкими, динамичными, оперативно отражающими структурные и организационные изменения компании. Как этого добиться? Давайте обо всем по порядку.

Прежде чем начать разработку инструкций, нужно правильно организовать эту работу. В этом вам поможет специальный документ — Положение о должностной инструкции. В нем подробно нужно оговорить правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, привести требования к содержанию инструкций, а также указать лиц, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих локальных актов.

Положение о должностной инструкции — необязательный документ, но если вы хотите упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы, лучше не пренебрегать этим локальным актом. Поскольку работа над проектом положения чаще всего ложится на плечи кадровиков, приведем его образец.

Разработанный проект Положения о должностной инструкции нужно представить на подпись руководителю организации. После утверждения он вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям. Теперь можно приступать к созданию самих должностных инструкций.

Недостатки должностных инструкций

Сложность в разработке оптимальных должностных инструкций

Преимущества должностных инструкций

• Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности

• Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала

• При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов

• Инструкции помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями (например, между бухгалтером и главным бухгалтером), избегать дублирования обязанностей

• Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно

Нужны ли должностные обязанности на предприятии

Должностные инструкции для сотрудников компании — большая и больная тема. С одной стороны — всеми подчеркивается их нужность и полезность. С другой — очень часто должностные инструкции остаются странной прихотью главного начальника, и, в нелегких трудах составленные, они оседают в недрах каких-то канцелярий и бухгалтерий, неспешно покрываясь пылью времен. Зачем же нужны должностные инструкции и как они «работают»?

Зачем нужны должностные инструкции?

Вопрос столь же простой, сколько и сложный. Ответ первый — должностные инструкции вовсе не нужны. Действительно, ДИ являются обязательным документом для государственных организаций, а в коммерческих компаниях введение должностных инструкций — свободная воля руководителя. Можно и не заводить, никто не заставляет.

Ответ второй — без правильных и грамотно составленных ДИ просто невозможно эффективное управление персоналом, причем, вне зависимости от размеров организации. Разберем этот пункт подробнее.

Бизнес «на коленке» вполне обходится устными указаниями «ты, это, делай тут вот это! Приду — проверю.» Но и в более продвинутых компаниях описание должностных обязанностей работника все же часто исчерпывается названием его должности. Дизайнер — значит, рисует, чего скажут. Программист — программирует. Дворник — метет. Однако, далеко не всегда такой подход является достаточным. И появляется большое количество конфликтов, связанных с тем, что работодатель расходится с работником в определении обязанностей последнего. В самом деле, должен ли дизайнер-верстальщик печатного издания, за те же деньги разрабатывать дизайн интернет-сайта своей газеты? Или, скажем, должен ли менеджер по продажам проводить маркетинговое исследование емкости рынка закрепленного за ним региона? Как говорится, возможны варианты. Ограничить количество подобных «вариантов» и призваны должностные инструкции.

Однако, это далеко не все. Основной смысл должностных инструкций — в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть, должностные инструкции должны описывать прямые обязанностей специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем как, например, адаптация и мотивация персонала.

Как «работают» должностные инструкции?

Первая задача ДИ — облегчение адаптации нового сотрудника. Если в инструкции четко прописано, что должен сотрудник делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет — процесс адаптации пойдет значительно легче! Гораздо меньше будет и опасливой пассивности и ненужной инициативы.

Задача номер два — установление сферы ответственности и компетентности. Должностные инструкции могут (и должны!) включать в себя «пошаговое» описание обязанностей сотрудника. Т.е., описывать практически каждый участок его работы (Менеджер по активным продажам — осуществляет первичный телефонный поиск клиентов; . проводит переговоры и презентации с потенциальными клиентами; . контролирует наличие товара на складе; . отслеживает прохождение платежей; и т.д.) Причем, чем более детально будут описаны все ключевые обязаности сотрудника, тем меньше будет «белых пятен» в представлениях о том, что входит и что не входит в его обязанности.

Это играет важную роль, во-первых, на этапе подбора нового сотрудника, когда ДИ дает ему возможность заранее точно узнать, что от него потребуется и принять более взвешенное и ответственное решение. Кроме того и специалист по подбору, ознакомившись с инструкцией сможет организовать работу с кандидатами более эффективно. Во-вторых, «пошаговое» описание должностных обязанностей дает большие возможности как контроля за работой сотрудника, так и его собственного самоконтроля. В случае каких-либо неудач всегда имеется возможность, опираясь на ДИ, вычленить наиболее проблемный участок и скорректировать его. И, в-третьих, подробные должностные инструкции выполняют своеобразные образовательные функции, задают стандарты и технологии выполнения поставленных задач.

Читайте также  Порядок присоединения объектов потребителей к тепловым сетям

Третья задача должностных инструкций — предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Так же этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы.

Однако, для того, чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие перед ними задачи, реальность, отраженная в них, должна полностью соответствовать действительности.

И еще одно замечание. После того, как специалист ознакомился и подписал ДИ, один экземпляр этого документа должен быть обязательно вручен ему, а не прятаться «в архив»! Только в этом случае можно ожидать какого-либо эффекта от данного документа!

Почему не любят должностные инструкции?

Должностные инструкции, действительно, часто не любят. Их называют «бюрократическими излишествами», считают некой причудой тех начальников, для которых «бумажка» важнее человека и т.д. Самое интересное, что в подавляющем большинстве случаев все это совершенно справедливо.

Обычная практика составления должностных инструкций — вписание в них всяческих «прекрасных» формулировок типа «сотрудник обязан прилагать максимальные усилия для приумножения доходов компании и ее процветания», что превращает нормальный инструмент в веселую пародию. Однако, заслуживают внимания и причины, побуждающие к этому. Действительно, раз должностные инструкции представляют собой один из внутренних «законов» компании, почему бы не составлять их так же, как и положено составлять законы — четко, без возможностей двойного и тройного толкования, ответственно? А дело в том, что составленные подобным образом, ДИ требуют соблюдения их не только от работника, но и в той же степени — от работодателя. То есть, если прописаны в инструкции должностные обязанности — все, что кроме них, придется дополнительно оплачивать. Если закреплены какие-то права за сотрудником — хочешь-не хочешь, придется их обеспечивать. Несоблюдение работодателем своей стороны должностных инструкций неизбежно приводит к его дискредитации как руководителя в глазах подчиненных. Кому этого захочется?

Фактически, «нелюбовь» руководителей к должностным инструкциям есть одно из проявлений инфантилизма в бизнесе, желание свести все управление к межличностному общению, где основное значение имеют харизма и авторитет.

В общем-то, любовь к составлению различных бумажек — такое же проявление инфантилизма, поскольку пытается подменить живое взаимодействие с сотрудниками предписаниями и циркулярам.

Истина же, как обычно, лежит посередине — как государству необходимы и четкие правильные законы, и механизмы их реализации, так и компании равно требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.

Что и как пишут в должностных инструкциях?

Данную статью мы не планировали превращать в «инструкцию по составлению должностных инструкций», тем более, что подобных описаний существует много. Однако, на некоторых особо принципиальных моментах следует остановиться.

1. Все пункты должностных инструкций должны быть сформулированы максимально конкретно. Если вы ловите себя на формулировках типа «должен способствовать развитию» или «прилагать все усилия для. » — это не должнстная инструкция, а сладкие грезы, реализовать которые по определению невозможно. В самом деле, как предполагают авторы подобных документов измерить и проконтролировать — способствовал или нет сотрудник развитию? Все ли усилия прилагал? А вдруг — не все? Вдруг чего-то для себя оставил? 😉

2. Пункты ДИ должны быть максимально подробными. Если в ДИ маркетолога вы пишете только «разрабатывает маркетинговую стратегию и тактику компании», это все равно, что не сказать ничего. Описывайте подробно — проводит исследования рынка? Ездит ли для этого в командировки? Составляет ли медиапланы? Ведет ли переговоры с рекламно-производственными компаниями? Занимается ли мониторингом активности конкурентов? Что для этого делает — смотрит интернет, СМИ, ходит по чужим «точкам»? Кому и в каком виде представляет отчет о проделанной работе? И так далее, и тому подобное.

3. Все изложенное в должностных инструкциях должно быть правдой и только правдой. Нет никакого смысла делать ДИ, в которых желаемое будет выдаваться за действительное. Такие инструкции не действуют.

4. Пункты должностных инструкций не должны противоречить друг другу, но должны друг друга дополнять и обеспечивать.

Подробная должностная инструкция содержит, обычно, следующие пункты:

а) Общие положения (описывает, что это за документ, что за должность, кем назначается и пр.).

б) Требования к квалификации (описание уровня образования, а также знаний, умений и навыков, соответствующих названной должности). Этот пункт имеет смысл только при четком соблюдении заданного стандарта, если квалификационные требования не принципиальны — пункт лучше опустить.

в) Должностные обязанности (подробное и пошаговое описание всего того, что специалист должен делать).

г) Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей (заранее описываются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей). Не в каждом случае такое описание возможно, но его наличие сильно помогает в дальнейшем.

д) Права специалиста (например — своевременное получение зарплаты, использование ресурсов компании для исполнения должностных обязанностей, получение обратной связи от руководителя и пр.)

е) Права и обязанности руководителя специалиста (этот пункт является дополнительным по отношению к предыдущему и разъясняет специалисту обязанности и полномочия его руководителя)

ж) Ответственность специалиста (описание зоны ответственности)

В итоге получается довольно длинный и подробный документ, однако, эти «подробности», в дальнейшем дают возможность строить взаимоотношения с сотрудниками на совершенно новом уровне. По взрослому.

Информационное Агентство «Финансовый Юрист»

Обязательна ли должностная инструкция в организации?

  • Нужно ли оформлять должностные инструкции на рабочие профессии и должности служащих
  • Должны ли быть должностные инструкции для рабочих на предприятиях

Нужно ли оформлять должностные инструкции на рабочие профессии и должности служащих

При ответе на вопрос «Обязательны ли должностные инструкции?» в первую очередь хочется обратиться к Трудовому кодексу РФ, однако в нем нет даже упоминания о таком документе.

Определено, что в соглашении с работником следует указывать трудовую функцию, то есть профессию, должность, определенную разновидность работы (ст. 57 ТК РФ). В свою очередь, в должностной инструкции (далее также — ДИ) конкретизируется это необходимое условие договора с работником (письма Роструда № 4412-6, от 30.11.2009 № 3520-6-1).

Обратите внимание! Обязательность такого документа и порядок его оформления в законодательстве не регламентированы, поэтому изготовление ДИ остается прерогативой работодателя. ДИ может быть как отдельным документом, так и приложением к трудовому соглашению (письмо № 4412-6). Данная информация актуальна по состоянию на 2021 год.

В отсутствие законодательного требования иметь в организации ДИ оформлять такой документ все-таки целесообразно. В противном случае отсутствует практическая возможность привлечь работника к ответственности за невыполнение должностных обязанностей (апелляционное определение Московского городского суда № 33-42376).

Поэтому вслед за вопросом о том, обязательны ли должностные инструкции вообще, рассмотрим ДИ для определенных категорий работающих граждан.

Обязан ли работодатель составлять должностные инструкции на каждого работника в отдельности, или он вправе составить одну инструкцию на соответствующую должность? Ответ дает эксперт КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Читайте также  Расходы за счет членских

Должны ли быть должностные инструкции для рабочих на предприятиях

Роструд в письме № 3520-6-1 подчеркивает, что ориентиром при составлении ДИ являются прежде всего квалификационные справочники (далее — справочники).

Общероссийским классификатором ОК 016-94 профессий рабочих от 26.12.1994 с последующими изменениями все функции работников подразделяются:

  • на профессии рабочих;
  • должности служащих.

Обратите внимание! Само наименование рассматриваемого документа (должностная инструкция) заставляет задуматься о применимости ДИ к профессиям рабочих. Роструд в письме от 24.11.2008 № 6234-ТЗ пояснил, что ДИ следует оформлять исключительно в отношении работников, выполняющих трудовую функцию в рамках какой-либо должности. А если речь идет о замещении профессий рабочих, то корректной будет разработка производственных инструкций.

Это связано с тем, что характеристики должностей в справочниках указаны обобщенно, без конкретизации по отраслям и ведомствам, и при оформлении конкретной ДИ допускается вносить в нее корректировки, уточнения по перечням работ по отношению к требованиям, указанным в справочниках. В случае же с рабочими применяются строго отраслевые справочники.

Однако позиция Роструда не носит нормативного характера, и на практике в отношении одной и той же профессии рабочего, например слесаря-ремонтника, одним юрлицом оформляются производственные инструкции, а другим — ДИ (решения Братского горсуда от 26.05.2017 по делу № 2-1806/2017, Орджоникидзевского райсуда г. Магнитогорска от 25.052017 по делу № 2-1557/2017).

Итак, в статье рассматривался вопрос о том, обязательны ли должностные инструкции в организации. Было отмечено, что необходимость ДИ законом не предусмотрена, вместе с тем такой документ следует считать важным внутренним документом, который целесообразно оформлять в организациях для всех категорий работников, в т. ч. рабочих, для которых более корректным является оформление особых инструкций — производственных (по профессиям).

Должностная инструкция. Правила составления

Содержание

  • 1 Ссылки
  • 2 Что такое должностная инструкция
  • 3 Преимущества наличия должностной инструкции
  • 4 Рекомендации по составлению должностной инструкции
  • 5 Структура должностной инструкции
  • 6 Пример составления

Ссылки

  1. Об ответственности и безответственности, или Как определить должностные обязанности?
  2. Персоналу на пользу, или Для чего нужны должностные инструкции?
  3. Почему должностные инструкции необходимы? Три причины

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это внутренний организационно-нормативный документ, цель которого:

  • Четко регламентировать вопросы управления, взаимодействия персонала, отчетности, обеспечения деятельности и регулирования рабочих обязанностей для каждой отдельной должности в компании.
  • Разъяснить и урегулировать порядок взаимоотношений работника и работодателя.

Должностная инструкция не относится к обязательным нормативно-правовым актам на предприятии с наемной рабочей силой, ведь трудовое законодательство никаким образом не регулирует наличие подобного документа. Поэтому в каждой организации должностные инструкции разрабатываются и утверждаются собственными силами, по инициативе руководителя. Главное, чтобы этот документ не противоречил трудовому договору и трудовому законодательству.

Преимущества наличия должностной инструкции

По своей сути должностная инструкция – это не что иное, как Приложение к трудовому договору и полезна для всех участников трудовых отношений следующими особенностями:

1) Содержит полный, исчерпывающий и развернутый перечень квалификационных требований к должности, а также определяет меру дисциплинарной ответственности работника. Дело в том, что Трудовой договор, который подписывается в обязательном порядке всеми сотрудниками чаще всего одинаковый по содержанию для всех. Соответственно функциональные обязанности в нем указываются размыто и не конкретизировано, слишком обобщенно.

В должностной инструкция прописываются абсолютно все полномочия, обязанности, ответственность и прочие детали, которые не указаны в действующем контракте сотрудника. Соответственно, если работника переводят на новую должность, его новые функциональные обязанности регулируются другой должностной инструкцией.

2) Каждому сотруднику предприятия должностная инструкция помогает иметь четкие представления о своих полномочиях, возможностях и степени ответственности перед предприятием. Если какой-либо круг обязанностей не имеет отношения к должности работника, то он имеет право отказаться выполнять такую работу без негативных последствий.

3) Требования к должности, прописанные в инструкции, определяют критерии, на основании которых работодатель делает вывод о результатах прохождения испытательного срока новым сотрудником.

4) При увольнении персонала по инициативе работодателя (за несоответствие) именно должностная инструкция будет в суде аргументированной оценкой эффективности исполнения сотрудниками своих трудовых обязанностей или позволит избежать судебных тяжб вообще. Иными словами, должностная инструкция — это своеобразный гарант и весомая защита для работодателя в случае каких-то споров с подчиненными.

5) Также этот документ упорядочивает работу каждого отдела в частности и всего предприятия в целом, способствует организации и структурированию работы персонала.

Рекомендации по составлению должностной инструкции

Главное отличие должностной инструкции от Трудового договора то, что она не составляется для каждого работника индивидуально, а формируется в установленном порядке для тех или иных специалистов. Трудовой кодекс не содержит строгих правил оформления должностной инструкции с новым работником. Она составляется с учетом особенностей должности и деятельности организации. Документ этот рекомендуется оформлять в трех экземплярах:

  • первый – для работника отдела кадров;
  • второй – для руководителя подразделения, где работает соответствующий сотрудник;
  • третий – для сотрудника, должностные обязанности и права которого описывает соответствующий документ.

Должностная инструкция может выступать в качестве дополнения к трудовому договору или издаваться отдельно. В случае необходимости ее содержание нужно обсуждать с профсоюзом. Перед утверждением должностная инструкция должна быть согласована со всеми необходимыми подразделениями организации (юридический отдел, отдел кадров, начальник соответствующего отдела и т.д.).

Структура должностной инструкции

1. Заголовок с указанием должности, организации, даты утверждения и номера должностной инструкции.

2. Преамбула с указанием фамилии, имени, отчества работника, для которого составлена должностная инструкция, и документов на основании которых она утверждена: Трудовой договор с работником, Трудовой кодекс Российской Федерации.

3. Общие положения:

  • к какой категории работников относится лицо, для которого составлена инструкция;
  • кто принимается на работу и увольняет работников данной категории;
  • какими законодательными, нормативными и учредительными документами, методическими материалами, внутренними правилами и приказами компании руководствуется работник;
  • какие документы, нормы, правила и процессы обязан знать работник;
  • кто выполняет обязанности работника во время его отсутствия.

4. Функциональные обязанности работника.

5. Должностные обязанности работника.

6. Права работника.

7. Ответственность работника.

8. С кем и по каким вопросам работник взаимодействует в рамках своих должностных обязанностей (с подчиненными, с руководителями и смежными подразделениями организации, с внешними контрагентами организации).

9. Подпись руководителя структурного подразделения, в составе которого действует работник.

10. Отметка о согласовании должностной инструкции с руководителем или начальником юридического отдела организации.

11. Дата составления инструкции.

12. Отметка об ознакомлении с должностной инструкцией работника.

13. Дата ознакомления с инструкцией.

Пример составления

Это заготовка энциклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта. Руководство пользователя вы можете найти здесь

Должностная инструкция — право, но не обязанность

Должностную инструкцию можно определить как корпоративный организационно-распорядительный документ, определяющий и детализирующий задачи, права, функции и обязанности работника.

  • Когда может выйти на пенсию многодетная мать
  • Как оплачивается труд при суммированном учете рабочего времени
  • Обзор законодательства за период с 25 по 31 октября
  • Сроки сдачи статформ в Росстат перенесли из-за коронавирусных выходных
  • Что грозит за работу в локдаун
Читайте также  Как оформить правильно копию трудовой книжки

Статья 57 Трудового кодекса РФ не содержит императивного требования к работодателю составлять должностные инструкции (либо включать в текст трудового договора детальный перечень его должностных обязанностей сотрудника). Трудовой Кодекс РФ определяет лишь обязательный минимум — согласно части 2 статьи 57 Трудового Кодекса РФ в трудовом договоре обязательно должна быть указано только трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

Наличие должностной инструкции в настоящее время является правом, но не обязанностью работодателя, что подтверждается, в том числе, письмом Федеральной службы по труду и занятости от 9 августа 2007 г. N 3042-6-0, согласно которому «само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием».

Практически, должностная инструкция – это эффективный и необходимый прикладной инструмент регулирования трудовых отношений работника и работодателем. В определенных обстоятельствах, надлежащим образом оформленная должностная инструкция может быть использована в качестве аргумента при наличии спора, как работником, так и работодателем.

Согласно статье 8 Трудового Кодекса РФ работодатель (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) имеет право принимать локальные нормативные акты, соответствующих действующему трудовому законодательству и не ухудшающих положение работника, по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Поскольку порядок составления инструкции на законодательном уровне не определен, каждая компания абсолютно свободна в выборе порядка ее оформления. Для инструкций, как для корпоративного документа, могут быть использованы другие названия, например, «описание должности», «рабочая инструкция», «должностной регламент», «перечень обязанностей работника», «функциональные обязанности по должности».

Каковы цели должностной инструкции?

Четкая регламентация обязательств сторон трудового договора (прозрачность трудовых отношений), как на этапе подбора персонала, так и в процессе трудовой деятельности.

Определение конкретных трудовых функций сотрудника, детализация порядка его действий, ограничение зоны его ответственности и пределы полномочий

Быть руководством к действию, а также основой для разрешения споров в случае возникновения разногласий (между работником и работодателем, между работниками внутри структурного подразделения, между структурными подразделениями, в суде).

Стать инструментом оценки персонала и, в конечно счете, корпоративного управления бизнес-процессами.

Кто разрабатывает должностную инструкцию?

Инструкция может быть разработана руководителем структурного подразделения либо работником отдела кадров, согласовывается непосредственным руководителем, другими ответственными лицами (главный инженер, заместители, специалист по охране труда, юрист), утверждается руководителем организации.

Разработчиком инструкции может быть сторонняя организация, профессионально занимающаяся управлением в сфере HR. Пока это не широко распространенное явление в нашей стране.

Какой порядок разработки и составления должностной инструкции?

Порядок разработки и утверждения должен быть установлен локальным нормативным актом работодателя. Обычно процесс включает в себя этапы подготовки, разработки, согласования и утверждения документа. Ключевым является ознакомление работника с инструкцией, а также всеми ее изменениями.

Самый распространенный, привычный, вид инструкции – документ, содержащий полное описание всех должностных обязанностей и способа их выполнения. Тем не менее, инструкция может быть краткой, максимально сжатой, определяя только ключевые должностные обязанности работника, но при этом содержать ссылки на регламенты и карты процессов, которые в свою очередь детализируют порядок выполнения каждой функции.

При разработке перечня должностных (трудовых) обязанностей по конкретной должности за основу принимаются положения профессиональных стандартов, квалификационные характеристики, содержащиеся в ЕКС, ЕТКС, а также типовые формы.

Какова структура должностной инструкции?

Работодатель свободен в выборе структуры должностной инструкции: это может быть документ с единственным разделом — перечень должностных обязанностей работника, либо сложноорганизованный текст с параграфами, разделами, подробным описанием всех производственных процессов.

Общие положения

В этом разделе, как правило,

описывается должность, ее наименование, основные требования к работнику – наличию у него специального образования, квалификации, стажа, опыта работы;

указывается лицо, назначающее на должность и освобождающее работника от должности;

определяются документы, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности;

устанавливается порядок замещения работника, его субординацию.

Обязанности

Необходимо составить список конкретных обязанностей работника, условно их можно подразделить на общие функциональные обязанности и специальные обязанности. Рекомендуется избегать дублирования обязанностей работника, указанных в трудовом договоре.

Права

В данном разделе целесообразно перечислить полномочия работника. Нет необходимости дублировать права работника, установленные в Трудовом кодексе РФ и трудовом договоре.

Ответственность

Существует мнение, что раздел является необязательным, так как работодатель не имеет права вводить новые виды ответственности по сравнению с установленными законодательно.

Взаимодействие

В данном разделе определяют положение должности (работника) в компании, устанавливают специальные обязанности по отношению к другим структурным подразделениям компании, другим сотрудникам, руководителям и подчиненным. Например, регулируются взаимоотношения с бухгалтерией, службой охраны труда, различными уровнями руководства.

Как включить должностную инструкцию в трудовой договор работника?

Инструкцию можно оформить как неотъемлемое приложение трудового договора, указав на его наличие в тексте договора. Должностная инструкция становится обязательной с момента подписания трудового договора.

Трудовой договор может содержать ссылку на должностную инструкцию, как на отдельный документ. В таком случае, обязательно ознакомление с инструкцией под подпись работника.

Трудовой договор может не содержать упоминания о должностной инструкции. В таком случае, должностная инструкция вводится на предприятии отдельным приказом либо распоряжением руководителя. При соблюдении процедуры ознакомления и отсутствии изменений в трудовой функции работника по сравнению с указанной в трудовом договоре, она становится обязательной для работника.

Каких ошибок необходимо избежать при работе с должностными инструкциями?

Формальный подход — это самая распространенная ошибка со стороны работодателей. Инструкции разрабатываются по устаревшим шаблонам и формам, без должного внимания к содержательной части документа и его прикладному характеру..

Бессодержательный текст. Инструкция содержит большое количество текста с отсутствием смысловой нагрузки, трудночитаемого, многократно повторяющего положения Трудового Кодекса РФ, трудового договора работника.

Включение в перечень обязанностей «распоряжения руководителей, не предусмотренные должностной инструкцией». Такое положение, с большой вероятностью, не будет признано судом соответствующим закону.

Дублирование. Должностные инструкции разрабатываются бессистемно, процесс согласования не соблюдается, в связи, с чем должностные обязанности отдельных сотрудников пересекаются, положения инструкций противоречат друг другу, имеют двойное толкование.

Нарушается порядок внесения изменений. Не соблюдается порядок изменения должностной инструкции в процессе трудовой деятельности работника: не предоставляется двухмесячный срок для ее ознакомления, отсутствует документально зафиксированный диалог между работником и работодателем по поводу вносимых изменений, отсутствуют подписи сторон, нарушается процедура ознакомления с инструкцией при переводе и перемещении работника, совместительстве.

Судебная практика

Должностная инструкция часто оказывается основным, существенным письменным доказательством тех или иных обстоятельств по судебным делам:

О признании увольнения незаконным, восстановлении на работе и компенсации морального вреда (установление факта нарушения трудовых обязанностей, неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

О признании должностной инструкции не соответствующей трудовому договору, незаконной (установление факта изменения трудовой функции работника либо отсутствия таких изменений).

О признании гражданско-правового договора с физическим лицом трудовым.

О включении отработанного времени в специальный стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии по старости (определяется спорный период, когда сотрудник работал в должности тождественной выполняемым функциям).

О нарушении работником или работодателем требований по охране труда.