Откуда брать регистрационный номер исходящего документа

5.2. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ПРИРОДОПОЛЬЗОВАНИЯ

5.2. Регистрация исходящих документов

5.2. Регистрация исходящих документов

5.2.1. Исходящие и внутренние документы регистрируются один раз в день подписания или утверждения.

5.2.2. Документы, подписанные руководством Федеральной службы, передаются исполнителем на регистрацию и отправку в Управление делами.

5.2.3. Для получения регистрационного номера на исходящее письмо исполнитель обязан представить на регистрацию следующий пакет документов, оформленный в соответствии с настоящей Инструкцией:

1) первый экземпляр письма с подписью, приложение (при наличии), подписанное ответственным должностным лицом;

2) второй экземпляр письма с визами, приложение (при наличии) с визой, основание (входящий документ);

3) третий экземпляр письма (при необходимости).

5.2.4. При регистрации проверяются правильность оформления реквизита «Адресат», наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки. Документы с подписью руководства Федеральной службы сканируются и их электронные образы прикрепляются к РК. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭД в целях учета, поиска, хранения и использования документов.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на визовом экземпляре.

5.2.5. Визовые экземпляры документов формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Соответствующая информация о списании документа вносится в РК. Входящие документы формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них. Подлинники документов, отправленных по системе МЭДО, а также входящие документы (поручения, письма) подшиваются в соответствующее дело.

Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его работником.

5.2.6. В Федеральной службе применяется сквозная регистрация по отдельности: исходящих писем; приказов Федеральной службы по основной деятельности; приказов по личному составу; распоряжений; служебных записок; договоров; протоколов совещаний, поручений Руководства, телеграмм.

5.2.7. Регистрация всех исходящих писем, приказов, распоряжений, служебных записок и протоколов совещаний за подписью Руководства, поручений Руководства, договоров, телеграмм производится в Управлении делами.

Регистрация служебных записок и протоколов совещаний за подписью начальников структурных подразделений производится в соответствующих подразделениях.

5.2.8. Регистрационный номер документа.

Номера исходящих писем Федеральной службы, подписанных Руководством, состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, подписавшего письмо (далее — буквенный индекс), через тире — индекс подразделения, подготовившего письмо (далее — подразделение), через тире — индекс дела по номенклатуре, через дробь — порядковый исходящий номер, например: АС-01-02-28/760.

Номера исходящих писем, подписанных начальниками структурных подразделений, состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире — индекс подразделения, через тире — индекс дела по номенклатуре, через дробь — порядковый исходящий номер, например: ТА-01-02-31/22203.

Номера приказов по основной деятельности состоят только из цифр.

Номера кадровых приказов имеют индекс «к», например: 133-к.

Номера распоряжений имеют индекс «р», например: 99-р.

Номера служебных записок заместителей Руководителя состоят из следующих элементов: индекс подразделения, через дробь — порядковый исходящий номер, например: 05-00/453.

Номера договоров (контрактов, соглашений) состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире — порядковый номер, через тире — индекс «д», например: АС-2-д.

Номера протоколов совещаний у Руководства состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире — порядковый номер, через тире — индекс «пр», например: АС-11-пр.

Номера протоколов совещаний у руководителей подразделений состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире — порядковый номер, через тире — индекс «пр», например: ОД-9-пр.

Номера поручений Руководства состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире — порядковый номер, через тире — индекс «п», например: АС-55-п.

Номера исходящих телеграмм состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире — индекс подразделения, через тире — индекс дела по номенклатуре, через дробь — порядковый исходящий номер, например: АС-01-03-34/654.

5.2.9. Перед регистрацией приказа (распоряжения) они в обязательном порядке визируется начальником отдела делопроизводства.

Регистрация входящих документов

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

  • адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
  • не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
  • если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

  • Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
  • Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Все о регистрации самоходной техники

1. Какую самоходную технику нужно регистрировать?

Государственной регистрации подлежат самоходные машины (тракторы, самоходные дорожно-строительные, коммунальные, сельскохозяйственные машины, внедорожные автомототранспортные средства и другие наземные безрельсовые механические транспортные средства, имеющие двигатель внутреннего сгорания объемом свыше 50 кубических сантиметров или электродвигатель максимальной мощностью более 4 кВт (за исключением наземных самоходных устройств категории L, M, N на колесном ходу с мощностью двигателя (двигателей) более 4 кВт или с максимальной конструктивной скоростью более 50 километров в час, предназначенных для перевозки людей, грузов или оборудования, установленного на них, а также прицепы/полуприцепы к ним и транспортных средств, самоходных машин, военной, специальной и других видов техники Вооруженных Сил Российской Федерации, других войск, воинских формирований и органов, опытных (испытательных) образцов вооружения, военной и специальной техники, в том числе относящиеся в соответствии с российским законодательством о военно-техническом сотрудничестве с иностранными государствами к продукции военного назначения), на которые оформляются паспорта самоходной машины и других видов техники (электронные паспорта машины и техники), и другие виды техники (прицепы (полуприцепы) самоходных машин), на которые оформляются паспорта самоходной машины и других видов техники (электронные паспорта машины и техники).

Читайте также  Можно ли обиенчть детские колготки

Важно: снегоходы, мотовездеходы и снегоболотоходы также подлежат регистрации.

2. Кто ведет регистрационный учет самоходной техники?

В отличие от автомобилей, регистрацией которых занимается ГИБДД, самоходную технику ставит на учет специализированная государственная инспекция по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники — Гостехнадзор города Москвы.

Самоходная техника регистрируется по месту жительства или пребывания ее владельца. Поэтому обратиться за услугой в Гостехнадзор Москвы могут только те, кто имеет постоянную или временную регистрацию в Москве.

Обращаться в Гостехнадзор нужно в следующих случаях:

  1. Для регистрации техники.
  2. Для внесения изменений в регистрационные данные.
  3. Для снятия техники с учета.

3. Что нужно, чтобы зарегистрировать самоходную технику?

Шаг 1. Пройдите техосмотр.

Шаг 2. Соберите документы:

  • заявление (заполняется онлайн на mos.ru);
  • документ, подтверждающий полномочия представителя (законного представителя);
  • квитанция об уплате госпошлины (оплатить пошлину необходимо в любом случае, квитанция предоставляется по желанию заявителя);
  • документ, подтверждающий право собственности на самоходную технику;
  • паспорт техники или выписка из электронного паспорта техники со статусом «действующий» в системе электронных паспортов самоходной машины и других видов техники с отметкой об уплате утилизационного сбора либо отметкой об основании его неуплаты. Если на технику был оформлен электронный паспорт, предоставлять бумажный не нужно;
  • документ, идентифицирующий технику как временно ввезенную — если техника временно ввезена в РФ на срок более 6 месяцев;
  • программа испытаний испытательной техники, утвержденная изготовителем (производителем) — в случае регистрации испытательной техники;
  • документ о соответствии техники с внесенными в ее конструкцию изменениями требованиям безопасности — при представлении на осмотр в Гостехнадзор техники, в конструкцию которой внесены изменения;
  • письменное согласие собственников техники о регистрации техники за одним из собственников — если техника, принадлежит двум и более собственникам;
  • акт приема-передачи за конечным получателем техники, который будет ее эксплуатировать — при регистрации техники, поставленной по государственному или муниципальному контракту;
  • письменное соглашение сторон о регистрации за лизингодателем или лизингополучателем — при регистрации техники, приобретенной физическим или юридическим лицом и переданной физическому или юридическому лицу на основании договора лизинга (сублизинга) во временное владение и (или) пользование;
  • полис ОСАГО (предоставляется по желанию);
  • для иностранных представительств и фирм, граждан иностранных государств, лиц без гражданства — документы, подтверждающие их регистрацию в Москве;
  • копия сертификата соответствия или декларации соответствия — если обязательная сертификация установлена законодательством РФ (предоставляется по желанию);
  • документ о проведении технического осмотра самоходной техники инспекцией Гостехнадзора по месту фактического нахождения самоходной техники (если техника находится не в Москве).

Документы, составленные на иностранном языке, предоставляются с заверенным переводом на русский язык.

4. Как подать заявление на регистрацию самоходной техники?

Заявка на регистрацию техники подается только онлайн на mos.ru.

После того как получите подтверждение положительного результата рассмотрения, нужно будет в назначенное время предоставить технику на осмотр.

При регистрации техники необходим предварительный осмотр для сверки соответствия номерных агрегатов. Для осмотра вам нужно будет предоставить технику на площадку инспекции. Однако в некоторых случаях возможен осмотр техники на вашей площадке.

Если техника находится не в Москве, технический осмотр (ТО) вы можете пройти в Гостехнадзоре по месту ее нахождения, а для регистрации приложить к заявлению документы, выданные по результатам ТО в регионе. Обратите внимание: документы о прохождении ТО у вас не примут, если с даты их выдачи прошло больше 30 дней.

Готовый документ — свидетельство о государственной регистрации техники придет в личный кабинет на mos.ru в виде электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью, что является результатом предоставления услуги. По желанию за получением бумажного свидетельства о государственной регистрации в дополнение к электронному документу, отметки в паспорте самоходной машины на бумажном носителе и государственного регистрационного знака необходимо обратиться лично в отдел Гостехнадзора отдел Гостехнадзора. Записаться на прием в отдел Гостехнадзора можно онлайн на mos.ru.

5. Как и когда нужно вносить изменения в регистрационные данные?

Изменения в регистрационные данные нужно внести, если:

  • изменились реквизиты или другие данные собственника;
  • регистрационные документы утрачены или испорчены;
  • изменился лизингополучатель или собственник техники;
  • агрегаты самоходной техники требуют замены.

Шаг 1. Соберите пакет документов:

  • заявление (заполняется онлайн на mos.ru);
  • если машина не ваша — доверенность или иной документ, подтверждающий ваши полномочия;
  • квитанция об уплате госпошлины (оплатить пошлину необходимо в любом случае, квитанция предоставляется по желанию заявителя);
  • паспорт техники или выписка из электронного паспорта техники со статусом «действующий» в системе электронных паспортов самоходной машины и других видов техники с отметкой об уплате утилизационного сбора либо отметкой об основании его неуплаты. Если на технику был оформлен электронный паспорт, предоставлять бумажный не нужно;
  • документы, свидетельствующие об изменении сведений, содержащихся в документах, идентифицирующих технику, подтверждающие необходимость внесения соответствующих изменений (в случае внесения изменений в документы, идентифицирующие технику);
  • документы, подтверждающие право собственности или иное законное основание владения основными компонентами техники (в случае замены основных компонентов техники);
  • документы, свидетельствующие о соответствии техники с внесенными в ее конструкцию изменениями требованиям безопасности (в случае внесения изменений в конструкцию техники);
  • договор об уступке прав и обязанностей по договору лизинга другому лизингополучателю и акт приема-передачи, если иное не предусмотрено договором лизинга — при внесении изменений в регистрационные данные техники о лизингополучателе;
  • документ о расторжении договора лизинга либо документ, подтверждающий отчуждение техники — при внесении изменений в регистрационные данные в связи со сменой владельца техники, зарегистрированной на ограниченный срок за лизингополучателем.

Документы, составленные на иностранном языке, предоставляются с заверенным переводом на русский язык.

Шаг 2. Подайте заявление онлайн на mos.ru. После того как получите подтверждение положительного результата рассмотрения, нужно будет в назначенное время предоставить технику на осмотр.

При изменении регистрационных данных необходим предварительный осмотр для сверки соответствия номерных агрегатов. Для осмотра вам нужно будет предоставить технику на площадку инспекции. Однако в некоторых случаях возможен осмотр техники на вашей площадке.

Если техника находится не в Москве, технический осмотр (ТО) вы можете пройти в Гостехнадзоре по месту ее нахождения, а для регистрации приложить к заявлению документы, выданные по результатам ТО в регионе. Обратите внимание: документы о прохождении ТО у вас не примут, если с даты их выдачи прошло больше 30 дней.

Готовый документ — свидетельство о государственной регистрации техники придет в личный кабинет на mos.ru в виде электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью, что является результатом предоставления услуги. По желанию за получением бумажного свидетельства о государственной регистрации в дополнение к электронному документу, отметки в паспорте самоходной машины на бумажном носителе необходимо обратиться лично в отдел Гостехнадзора. Записаться на прием в отдел Гостехнадзора можно онлайн на mos.ru.

6. Как снять с учета самоходную технику?

Шаг 1. Соберите документы:

  • заявление (заполняется онлайн на mos.ru);
  • документ, подтверждающий полномочия представителя (законного представителя);
  • квитанция об уплате госпошлины (оплатить пошлину необходимо в любом случае, квитанция предоставляется по желанию заявителя);
  • паспорт техники или выписка из электронного паспорта техники со статусом «действующий» в системе электронных паспортов самоходной машины и других видов техники с отметкой об уплате утилизационного сбора либо отметкой об основании его неуплаты. Если на технику был оформлен электронный паспорт, предоставлять бумажный не нужно;
  • при снятии техники с учета в случае ее отчуждения на основании заявления прежнего владельца техники:
  • свидетельство о государственной регистрации техники;
  • документы о заключении сделки, направленной на отчуждение техники;
  • документы об отсутствии запретов или ограничений, либо решений судов об отчуждении техники и ее передаче в собственность иных лиц или обращении в собственность государства — при снятии с учета техники, на которую имелись судебные, следственные либо таможенные запреты или ограничения на регистрационные действия (предоставляется по желанию).
Читайте также  Можно вернуть обувь обратно в магазин рандеву

Документы, составленные на иностранном языке, предоставляются с заверенным переводом на русский язык.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

— поздравительные письма и телеграммы;

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

— очередной порядковый номер;

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

Или же с помощью резинового штемпеля:

│ «__» ___________________ 20__ г. │

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

От кого
получен

ОАО
«Бизнес
Портал»
г. Москва

Предложение
по аренде
складских
помещений

Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);

— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);

— заседания или принятия решения (для протоколов);

— события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │

К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Читайте также  Трудовая книжка закончилась что делать работодателю

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

Изменения в счетах-фактурах с 1 июля 2021 года

Хотя общий порядок выставления не изменился, изменения в счетах-фактурах с 1 июля 2021 года коснулись формы документа. Появились новые реквизиты, изменилось содержимое и оформление некоторых граф. Посмотреть, как выглядит новый счет-фактура, скачать бланк и образец можно на этой странице. Также мы подробно расскажем, как заполнять документ.

Скачать счет-фактуру нового образца в excel

Получите бланк счета-фактуры бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
  • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Новые счета-фактуры с 1 июля 2021 года: образец заполнения >>

В документе — несколько изменений.

  • Добавилась строка 5а. В ней надо указывать номер и дату накладной, счета, акта или другого отгрузочного документа.
  • В табличной части документа расширили графу 1. Теперь в ней надо фиксировать порядковый номер записи товаров, поэтому их названия придется отражать в графе 1а, а присвоенный код — в графе 1б.
  • Графу 11 переименовали в «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости» (раньше называлась «Регистрационный номер таможенной декларации». Она заполняется одним из двух реквизитов: регистрационный номер партии товара, если счет-фактура по прослеживаемым товарам, или регистрационный номер декларации, если по другим товарам. Список прослеживаемых товаров смотрите здесь. м
  • В одном документе можно указать сведения как по прослеживаемым, так и не по прослеживаемым товарам. В графе 12 и 12а указывают единицу измерения товара. Она определяется по ОКЕИ. В графе 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости.

Что писать в полях документа — подробно расскажем ниже.

Инструкция по заполнению счета-фактуры 2021

Строка 1
Номер и дата составления счета-фактуры. Документы нумеруются по порядку, по возрастанию. Обратите внимание, что с 1 октября 2017 установлены новые правила хранения счетов-фактур. Теперь они должны храниться в хронологическом порядке — по дате выставления или по дате получения. Срок хранения счетов-фактур и накладных не изменился — по-прежнему не меньше четырех лет с даты последней записи.

Строки 2, 2а и 2б
Название, адрес, ИНН и КПП продавца. Будьте внимательны! Адрес с 1 октября 2017 года указываются в счете-фактуре по ЕГРЮЛ, подробно, без сокращений (которые допустимы в учредительных документах). Нарушение этого правила может стать основанием для лишения вычета.

Строка 3
Информация об отправителе груза. Указывается только при продаже товаров. При реализации услуг или выполнении работ ставьте прочерк. Если продавец и есть отправитель груза — пишите в этой строке «Он же».

Строка 4
Информация о получателе груза. Грузополучатель и его адрес в счете-фактуре указываются только при продаже товаров. Если выставляете документ на услуги, работы, имущественные права — ставьте прочерк.

Строка 5
Номер платежного поручения — если была предоплата (то есть счет-фактура составляется на аванс). Если нет — ставьте прочерк. Также прочерк ставится, если предоплата была сделана в день отгрузки.

Строка 6
Название, адрес (с 1 октября — строго по ЕГРЮЛ, без сокращений), ИНН и КПП покупателя.

Строка 7
Валюта и ее код. Счет-фактура выставляется в той денежной единице, в которой выражены цены и расчеты по договору.

Строка 8
Номер государственного контракта. Указывается идентификатор госконтракта в счетах-фактурах с 01 июля 2017, и все успели привыкнуть к новшеству. Но будьте внимательны! С 01 октября 2017 сама строка 8 счета-фактуры называется иначе: появилось уточнение о том, что она заполняется только при наличии данных. Вот как это выглядит:

Напомним, указывать в счете-фактуре номер госконтракта (или договора или соглашения о предоставлении из федерального бюджета субсидий, инвестиций, взносов в уставный капитал) обязаны компании, которые работают с контрактами с казначейским сопровождением. Они получают 20-значный код. Он указывается во всех контрактах, составляемых по госзаказу. Найти этот код можно в договоре или в Единой информационной системе. Если вам не нужно писать ИГК в счете-фактуре (то есть вы не работаете с контрактом, которому присвоен идентификатор), то не оставляйте строку пустой — поставьте в ней прочерк.

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах: образец

Заполнение табличной части счета-фактуры

Графа 1
Наименование товара или описание работ, услуг, переданных прав.

Графа 1а
Здесь в счете-фактуре с 01.10.2017 указывается код вида товара. Это касается только той продукции, которая вывозится в страны ЕАЭС.

Если вам нужно указать в счете-фактуре код вида товара, выберите его из справочника ТН ВЭД. Если не нужно — поставьте прочерк.

Графа 2
Код единицы измерения. В счете-фактуре указывается в соответствии с общероссийским классификатором ОКЕИ. Коды в нем находятся в разделах 1 и 2.

Графа 2а
Национальное условное обозначение единицы измерения. Например, «упак». Проверить или узнать это обозначение тоже можно по ОКЕИ.

Графа 3
Количество или объем товаров, работ или услуг. Если их невозможно определить — ставится прочерк.

Графа 4
Цена за единицу измерения без учета налога. Указывается в том случае, когда возможно ее указать, иначе ставится прочерк.

Графа 5
Стоимость товаров, работ, услуг. Указывается без учета налога.

Графа 6
Сумма акциза. Если вы продаете неподакцизные товары — прочерк ставить нельзя. В этом случае пишите здесь «Без акциза».

Графа 7
Налоговая ставка.

Графа 8
Сумма налога в рублях и копейках — полная, без округления.

Графа 9
Стоимость всего количества или объема товара с учетом суммы налога.

Графы 10 и 10а
Страна происхождения товара (в счете-фактуре оба поля заполняются только для импортной продукции). Здесь указываются цифровой код и краткое наименование. Оба значения приводятся в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Не пишите в десятой графе в счете-фактуре цифровой код России: для товаров отечественного производства заполнение не требуется. В этом случае ставьте прочерк, как и в следующей колонке.

Графа 11
Регистрационный номер таможенной декларации (в счете-фактуре указывается только для импортных товаров, в других случаях ставится прочерк). Эта графа — тоже нововведение с 1 октября 2017 года. Раньше в счете-фактуре номер ГТД указывали, но порядковый, а теперь указывается регистрационный. Выглядит это так:

Кто подписывает счет-фактуру?

Счет-фактуру должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации или индивидуальный предприниматель. Но сделать это могут и другие сотрудники — те, которые в соответствии с доверенностью и распоряжением руководителя получают такие полномочия. С 1 октября в счете-фактуре появилось новое поле для подписи — в нем может подписаться вместо предпринимателя уполномоченное лицо. А поля для подписей представителей руководителя и главного бухгалтера были в документе и раньше.

Счет-фактура 2021: бесплатно скачать образец заполнения

Вот как выглядит заполненная новая форма счета-фактуры: