Приказ уволномочивании правом подписи на время отсутствиядиректора

Каким образом подписываются документы, если на период декретного отпуска директора право подписи передано главному бухгалтеру? (Д. Пак, 22 июля 2015 г.)

Д. Пак, Аудитор РК,

Аудиторская компания «ТрастФинАудит» г. Алматы

КАКИМ ОБРАЗОМ ПОДПИСЫВАЮТСЯ ДОКУМЕНТЫ, ЕСЛИ НА ПЕРИОД ДЕКРЕТНОГО ОТПУСКА ДИРЕКТОРА ПРАВО ПОДПИСИ ПЕРЕДАНО ГЛАВНОМУ БУХГАЛТЕРУ?

Директор вышла на декретный отпуск, за время отсутствия право подписи передали на главного бухгалтера, составлено решение и приказ. Правильно ли поступили? При заполнении текущих документах (счет-фактура, доверенность, платежное поручение) главный бухгалтер подписывается за директора и за себя?

Право подписи на первичных учетных документах на время отсутствия директора оформляется приказом, в котором должны быть такие указаны документы и срок передачи полномочий права подписи.

Требования к счету-фактуре как к обязательному документу для всех плательщиков налога на добавленную стоимость установлены статьей 263 Налогового кодекса.

В соответствии с пунктом 8 данной статьи определено, что если иное не предусмотрено настоящим пунктом, счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, заверяется для юридических лиц — подписями руководителя и главного бухгалтера, а также печатью, содержащей название и указание на организационно-правовую форму, если данное лицо в соответствии с законодательством Республики Казахстан должно иметь печать.

При этом счет-фактура может заверяться подписью работника, уполномоченного на то приказом налогоплательщика. При этом копия приказа должна быть доступна для визуального ознакомления получателей товаров, работ, услуг.

Получатель товаров, работ, услуг вправе обратиться к поставщику данных товаров, работ, услуг с требованием представить заверенную уполномоченным на то лицом копию приказа о назначении лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры, а поставщик обязан выполнить данное требование в день обращения получателя товаров, работ, услуг.

Что касается заверения банковских документов, то порядок заверения таких документов установлен постановлением Правления Национального Банка Республики Казахстан от 2 июня 2000 года № 266 «Об утверждении Правил открытия, ведения и закрытия банковских счетов клиентов в банках Республики Казахстан» (далее-Правила).

В соответствии с пунктом 30 Правил определено, что юридические лица …… представляют в банк документы с образцами первой и второй подписи (подписей) и оттиска печати (при ее наличии) по форме согласно приложению 1, составленные на государственном и русском языках.

Пунктом 31 Правил установлено, что в документах с образцами подписей и оттиска печати, представляемых юридическими лицами, их филиалами или представительствами, правом первой подписи обладает руководитель и (или) другие уполномоченные им лица. Право второй подписи предоставляется главному бухгалтеру и (или) другим уполномоченным лицам.

Данные полномочия предоставляются на основании учредительных документов либо приказов руководителей соответствующих юридических лиц, филиалов или представительств либо иных документов, на основании которых предоставлены такие полномочия.

Если в штате юридического лица, филиала или представительства отсутствуют лица, которым может быть предоставлено право второй подписи, документ принимается банком с образцом только первой подписи, о чем делается соответствующая запись в данном документе.

Вместе с тем, пунктом 36 Правил установлено, что при замене хотя бы одного образца подписи либо оттиска печати, в банк представляется новый документ с образцами подписей и оттиска печати, удостоверенный в порядке, указанном в настоящих Правилах.

Допускается оформление документа с образцами подписей и оттиска печати, состоящего из документов с образцами подписей и оттиска печати, оформленных на каждое уполномоченное лицо по отдельности либо на несколько уполномоченных лиц, при условии представления в банк письменного заявления клиента о принятии таких документов в качестве одного документа с образцами подписей и оттиска печати.

Таким образом, при замене образца первой подписи за руководителя в банк должен быть представлен новый документ с образцами подписей и оттиска печати, удостоверенный в порядке, указанном в Правилах.

На основании изложенного выше, в случае передачи права подписи за руководителя главному бухгалтеру такое право осуществляется на основании решения и приказа руководителя и оформляется в установленном законодательством порядке, после чего документы подписываются одним лицом — главным бухгалтером, как лицом, имеющим право подписи за руководителя (право первой подписи) и второй подписи — главного бухгалтера.

Настоящий материал является объектом авторского права.

Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.

Дать право подписи документов уполномоченному сотруднику

Подписывать любые документы компании может руководитель, это право закреплено за ним в учредительных документах. Если требуется передать часть полномочий по подписанию другому должностному лицу, оформите доверенность в СБИС. После вы сможете ее распечатать.

Уполномоченным представителем может быть как сотрудник вашей организации, так и любой другой компании, зарегистрированной в кабинете.

Оформить в СБИС доверие права подписи уполномоченному сотруднику может только руководитель организации или администратор системы.

Дать право подписи всем сотрудникам с ЭП компании

По умолчанию в программе установлен именно такой режим работы: документы может подписывать руководитель и сотрудники, у которых имеется электронная подпись компании. Чтобы проверить, у кого есть право подписи документов в вашей компании, откройте карточку организации и перейдите в раздел «Кто подписывает документы».

Учтите, в таком режиме вы доверяете всем сотрудникам, имеющим подходящую ЭП, подписывать любые электронные документы.

Чтобы ограничить список представителей или набор документов, настройте права для тех, кто имеет право подписи.

Предоставить право подписи конкретным сотрудникам

  1. Откройте карточку организации.
  2. В блоке «Кто подписывает документы» нажмите , в разделе «Доверенность» выберите «Оформить».

Руководитель может оставить за собой право утверждать документы, а уполномоченному сотруднику доверить право только отклонять входящие документы.

Если документы компании будут подписываться по доверенности, в поле «Если нет доверенности, подписывать документы» установите переключатель в положение «запрещено».

Чтобы распечатать доверенность на право подписи, нажмите .

Что учесть при оформлении доверенности

  • Если вы передали право подписи отчетности уполномоченному представителю, не забудьте предоставить доверенность на бумаге в налоговую до отправки первого отчета. После этого с каждым отчетом автоматически будет передаваться информационное сообщение о доверенности — электронный документ, содержащий реквизиты бумажной доверенности.
  • Доверенность для сдачи отчетности отобразится также в отчете — отметьте, что он подписывается представителем, и выберите ФИО как в доверенности.
  • Делегировать полномочия на подписание можно и другим способом: просто доверить пользование своей электронной подписью другому сотруднику.

Указать сотрудника, который будет подтверждать получение документов

При стандартной настройке любой, кто обладает правом подписи, может подтвердить получение документов и отчетов. Это также позволит сотруднику разрешать использование ЭП при отложенном подписании или расшифровку файла и другое.

Чтобы выбрать пользователя, который будет выполнять эти функции, укажите его в поле «Получение документов подтверждает своей подписью».

Любое доверие права подписи, созданное в личном кабинете СБИС, можно

  1. Создайте доверенность одним из способов:
    • в карточке организации на вкладке «Ответственные лица» (меню «Контрагенты/Налогоплательщики», кнопка «Изменить») нажмите «Оформить доверенность на передачу отчетности в госорганы по каналам связи».

У сотрудника — владельца сертификата ключа подписи должны быть обязательно указаны адрес (по прописке) и паспортные данные, а у доверителя — юридический адрес. Зайдите в карточки сотрудника и плательщика и проверьте, верно ли заполнены эти поля.

  • Направления сдачи, для которых будет применяться доверенность. По умолчанию документ действует для всех направлений сдачи, при необходимости список контролирующих органов можно ограничить.
  • Перечень полномочий представителя (отправителя). Выбранные полномочия должны совпадать с полномочиями в оригинальной доверенности для Налоговой инспекции.
  • ФИО нотариуса, если доверенность заверена в нотариальной конторе.
  • Срок действия доверенности.