Список обязательных документов в отделе кадров

Перечень необходимых кадровых документов

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
· График отпусков (статья 123 ТК РФ);
· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

Документация по личному составу

— о приеме на работу
— об увольнении
— о переводе
— о направлении в
командировку
-о предоставлении отпуска
-о поощрении
-о наложении дисциплинарного взыскания

Распорядительные документы

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
Информационно — расчетные документы

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
— журнал регистрации трудовых договоров;
— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
— журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
— журнал регистрации приказов о командировках работников;
— журнал регистрации командировочных удостоверений;
— журнал регистрации служебных заданий;
— журнал регистрации локальных нормативных актов;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
— журнал выдачи справок по личному составу;
— журнал учета больничных листов;
— журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны?

Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
— обязательные,
— рекомендованные,
— зависящие от специфики организации.
Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.
Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:

Перечень необходимых кадровых документов

Документ Ссылка на законодательство В каких случаях оформляется
Общие документы
Правила внутреннего трудового распорядка Ст. 189 ТК РФ Обязательно
Штатное расписание Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г. Обязательно
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием Единый тарифно-квалификационный справочник Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах
Положение о персональных данных работников Ст. 86 ТК РФ Обязательно
Положение об оплате труда работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
Положение о премировании и материальном стимулировании работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
Положение об охране труда Раздел X ТК РФ Не обязательно
Инструкции по охране труда по профессиям Раздел X ТК РФ Обязательно
Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями) Раздел X ТК РФ Обязательно
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Ст. 69 ТК РФ Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами
График отпусков Ст. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Положение о коммерческой тайне Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне» Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну
Коллективный договор Глава 7 ТК РФ Не обязателен, заключается по соглашению сторон
Индивидуальные документы
Трудовой договор Ст. 16, 56, 67 ТК РФ Обязательно
Приказ о приеме на работу Ст. 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Личная карточка работника Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Трудовая книжка Ст. 66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 Обязательно
Договоры о полной материальной ответственности Приложения № 2 и № 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2003 г. № 85 Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности
Приказ о предоставлении отпуска работнику Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Ст. 128 ТК РФ Обязательно
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы
Читайте также  Ограничено ли по законодательству работу по совместиельству

Восстановление кадровой документации

Нового менеджера по персоналу может ожидать на новой работе множество сюрпризов, и не все они могут быть приятными. На проверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из приведенного перечня/ Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
Начните с составления штатного расписания, графика отпусков. Пусть это даже пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ.
Затем нужно проверить наличие трудовых договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках.
Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации.
Оформите книгу учета трудовых книжек.
Затем предстоит привести в порядок личные карточки формы Т-2.
Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема, т.е. именно дата когда принят на работу или переведен на другую должность работник. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат лицевые счета работников.
Очень важно не запускать текущую работу!
Оформляйте документы на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства.
Следующим шагом должно стать составление, оформление и внедрение локальных нормативных актов.
Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).
Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу.
Особенно к таким документам по личному составу как:
трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении,
личные карточки формы 1-2, лицевые счета работников,
личные дела и регистрационные формы — имеют срок хранения 75 лет.
Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003). Все указанные в Перечне документы должны обязательно сдаваться в архив.

Самый полный перечень кадровых документов, которые обязательно должны быть в Вашей компании!

Кадровая документация регламентирует порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты принятия на работу, увольнения с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и т.д.

В основном трудовое законодательство сориентировано на юридических лиц, тем не менее, распространяется и на физических лиц — предпринимателей (ФЛП), поскольку в соответствии со статьей 21 КЗоТ Украины они имеют право заключать трудовые договоры с наемными работниками.

Поэтому и юридические лица и ФЛПобязаны вести кадровую документацию.

Итак, какие кадровые документы обязательны для Вашего предприятия?

Полный перечень кадровых документов 2017

1. Личные карточки сотрудников со следующим перечнем копий документов:

  • Паспорт
  • Диплом об образовании с приложением
  • Идентификационный код
  • Военный билет или приписное свидетельство
  • Удостоверение о наличии льгот (ветераны войны, чернобыльцы, инвалиды)
  • Удостоверение о курсах повышения квалификации (и др.)
  • Свидетельство об общеобязательном государственном социальном страховании
  • Фото (3х4)
  • Свидетельство о браке
  • Свидетельство о рождении ребенка (до 15-ти лет)
  • Медицинская книжка (в случае необходимости)
  • Справки МСЭК
  • Индивидуальные программы реабилитации
  • Справки об освобождении (для лиц, уволенных с места отбывания наказания за уголовное преступление)
  • Контрольный лист инструктажа по охране труда
  • Согласие на обработку личных данных

2. Прочие информационно-расчетные документы:

  • Приказы и заявления на прием на работу и увольнение, перемещение, перевод, отпуска, дополнительные отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, командировочных, премировании, дисциплинарных взысканиях (и пр.);
  • Книга учета приказов, касающихся трудовых отношений;
  • Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (основных сотрудников);
  • Табели учета использования рабочего времени, графики сменности;
  • Документы, которые подтверждают начисление и выплату заработной платы (индексации, компенсации потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты; расчеты с работниками при увольнении, оплата за работу в ночное время, праздничные, нерабочие дни, сверхурочное время, за работу в тяжелых и вредных условиях, время простоя, в связи с несчастным случаем, временной потерей нетрудоспособности и т.д.);
  • Договора о полной материальной ответственности;
  • Договора гражданско-правового характера, акты выполненных работ;
  • Срочные трудовые договора с наемными работниками;
  • Должностные инструкции;
  • Трудовые договора (в т.ч. контракты);
  • Графики отпусков;
  • Штатные расписания;
  • Прочие документы.
  • Коллективный договор;
  • Протоколы общих сборов трудового коллектива:
  • о создании комиссии по подготовке проекта колдоговора;
  • о предоставлении полномочий конкретному сотруднику выступать от имени всего коллектива;
  • о рассмотрении и утверждение проекта колдоговора;
  • о рассмотрении и утверждении Правил внутреннего трудового распорядка;
  • отчеты по исполнению коллективного договора;
  • Положение об оплате труда (премировании и т.д.);
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Протоколы комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию;
  • Документы проведения аттестации рабочих мест, избрания комиссии (в случае необходимости);
  • Документы, подтверждающие обеспечение сотрудников спецодеждой, мылом, молоком, газированной водой; документы на проведение медосмотра сотрудников (в случае необходимости);

Хотим отметить!

Ответственность за ведение и правильное составление кадровых документов несет работодатель. Так, если серьезные нарушения выявит трудовая инспекция, организации грозит административный штраф, а должностному лицу – дисквалификация.

Обязательные документы по кадрам в организации должны составляться своевременно, в соответствии с требованиями закона о документообороте. Таким образом, обеспечивается соблюдение прав работников и техническая безопасность на производстве.

Вам точно будет интересно мнение юриста:

Кадровые документы

Наша цель — сделать кадровый учет профессиональным, простым и понятным.

Мы предлагаем программное обеспечение для управлений персоналом, кадровых служб и отделов кадров крупных, средних и малых предприятий Казахстана.

«Программный комплекс Управление персоналом» («ПК Управление персоналом») является готовым профессиональным решением для работников отделов кадров, служб управления персоналом организаций любой численности работников.

  • Обеспечивается стабильная работа в локальной сети организации.
  • Обеспечивается возможность работать дистанционно путем подключения удаленных рабочих мест по протоколу TCP/IP через VPN.
  • Нет ограничений на количество рабочих мест пользователей.

20-ти летний опыт разработки и внедрения программного обеспечения для отделов кадров, служб управления персоналом позволяет предложить уникальную по возможностям автоматизированную систему для отделов кадров, служб управления персоналом.

Наша кадровая программа имеет неоспоримое преимущество для профессионалов и тех, кто только начинает работу в отделе кадров, кадровой службе, управлении персоналом.

Наша кадровая программа может использоваться как в одной организации, так и в группе компаний.

Примерный перечень кадровых документов

  1. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
  2. Коллективный договор
  3. Правила внутреннего трудового распорядка
  4. Положение о защите персональных данных работников (обработка, хранение, передача персональных данных работников)
  5. Штатные расписания
  6. Изменения к штатным расписаниям
  7. Проекты штатных расписаний
  8. Решения
  9. Распоряжения
  10. Приказы
  11. Проекты распоряжений, приказов
  12. Основания к приказам
  13. Личная карточка формы Т-2
  14. Личное дело
  15. Табели (графики), журналы (ведомости) учета рабочего времени
  16. Командировочные удостоверения
  17. Графики сменности
  18. Графики предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков работникам
  19. Должностные инструкции
  20. Рабочие инструкции по профессиям
  21. Положения о структурных подразделениях
  22. Регламенты функций, прав и обязанностей руководителей структурных подразделений
  23. Положение об оплате труда и премировании работников
  24. Положение о выплате вознаграждений
  25. Положение о персональных надбавках
  26. Положение о предоставлении отпусков
  27. Положение о персонале
  28. Положение о командировках (о направлении работников в служебные командировки)
  29. Положение об охране коммерческой тайны
  30. Положение об аттестации работников
  31. Перечень сведений, составляющих конфиденциальную информацию и коммерческую (служебную) тайну
  32. Перечень должностей и работ, занимаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться договоры о полной индивидуальной и коллективной (солидарной) материальной ответственности
  33. Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий
  34. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности
  35. Договор о полной коллективной (солидарной) материальной ответственности
  36. Договоры страхования работников от несчастных случаев
  37. Трудовые книжки и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  38. Номенклатура дел кадровой службы
  39. Списки:
  • штатно-списочный состав работников (штатная расстановка);
  • список военнообязанных;
  • список производств, цехов, профессий и должностей, а также перечень тяжелых работ, работ с вредными (особо вредными) и (или) опасными условиями труда;
  • и др.
Читайте также  Начисление субсидий по краснодару 2019 многодетным

Кадровые документы: Учетно-регистрационные формы

  1. Журналы регистрации (учета)
  2. Книги регистрации (учета)
  3. Картотеки

Информационно — справочные кадровые документы

  1. Письма
  2. Заявления
  3. Анкеты
  4. Характеристики
  5. Акты
  6. Докладные записки
  7. Служебные записки
  8. Объяснительные записки
  9. Уведомления
  10. Списки
  11. Протоколы
  12. Справки
  13. Предложения
  14. Представления
  15. Отзывы
  16. Перечни
  17. Доверенности
  18. и пр. кадровые документы

Особенности программного комплекса «ПК Управление персоналом»

Очень важным является факт разработки и применения программного обеспечения по управлению персоналом в Республике Казахстан в течение 20 лет.

Наше программное обеспечение по управлению персоналом не «адаптировано» и не «локализовано», а разработано и развивались по условиям изменявшегося трудового законодательства Республики Казахстан.

Еще больше профессиональных и технических возможностей!

«Программный комплекс Управление персоналом» («ПК Управление персоналом») представляет собой готовое решение для кадровых служб, управлений персоналом как одной организации, так и группы компаний. «ПК Управление персоналом» позволяет формировать более 200 видов необходимых документов и отчетов.

Тесная интеграция «ПК Управление персоналом» с системами: «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8»

Благодаря использованию одинаковой платформы управления данными – Microsoft SQL Server – системы могут быть интегрированы не только на уровне приложений, но и на уровне серверов, а также баз данных в пределах одного сервера.

Требования к программному и аппаратному обеспечению

«Программный комплекс Управление персоналом» («ПК Управление персоналом») состоит из серверной части, которая работает под управлением одной из самых популярных СУБД — Microsoft SQL Server, и богатой функциональными возможностями клиентской части, работающей в среде Microsoft .NET Framework.

О программе

Поддержка

Информация

Информационная система управления персоналом, Управление персоналом, Система управления персоналом, Управление персоналом программа, Автоматизация управления персоналом, Автоматизация кадровой работы, Автоматизация кадрового учета, Автоматизация делопроизводства кадровой службы, Программа управление персоналом, Система автоматизации управления персоналом, Программное обеспечение управления персоналом, Программа кадрового учета, Кадровый учет программа, Кадровый учет, Кадровый учет организации, Программа для ведения кадрового учета, Программа учета кадров, Кадровая программа, Программа для кадровых работников, Программа учета трудовых отношений, Программа кадрового делопроизводства, Программное обеспечение отдела кадров, Программа автоматизации кадрового учета, Информационная система кадрового учета, Информационная система управления персоналом, Кадровое делопроизводство РК, Кадровая политика, Кадровая документация, Кадровые документы, Кадровая служба, Отдел кадров, Кадровик, Кадровый работник, Директор по персоналу, Начальник отдела управления персоналом, Начальник отдела кадров, Менеджер по кадрам, Менеджер по персоналу, Менеджер по кадровому делопроизводству, Менеджер по подбору персонала, Специалист по кадрам, Специалист отдела кадров, Офис-менеджер, Трудовое законодательство РК, КЗоТ Каз.ССР, Закон о труде в РК, Трудовой кодекс РК, Трудовые отношения, Акты работодателя РК, Приказы, Кадровый менеджмент, Программа отдела кадров, Программа учета персонала, Программа учета сотрудников, Автоматизация кадрового делопроизводства, Автоматизация кадровой работы, Ведение кадрового учета, Стандарты кадрового делопроизводства, Информационная система управления персоналом, Учет персонала, Кадровое планирование, Программа для отдела кадров, Программа для отдела кадров в Казахстане, Программа для учета кадров, Программа для учета кадров в Казахстане, Программа для кадровика, Управление кадрами, Система кадрового учета, Программа для автоматизации учета кадровых документов, Программа для кадровых работников, Профессиональная кадровая программа, Управление персоналом программа, Программа кадрового учета для малых, средних крупных предприятий Казахстана, Программа учета сотрудников предприятия, Кадровый учет и делопроизводство, Статистические и аналитические данные о работниках, Статистические и аналитические данные о сотрудниках, Система по управлению кадрами, Автоматизация работы кадровой службы, HRM система, HR программа, HRM (Human Resources Management) система, HR программное обеспечение, программа для HR-менеджера, программа для HR-специалиста, софт для HR-менеджера, HR директор, программа для HR директора, софт для HR директора, HR менеджмент, HR management, Human Resources, Personnel, Software.

Перечень обязательных кадровых документов

  • Подбор персонала
  • Тестирование + оценка
  • Кадровый аудит
    • Перечень обязательных кадровых документов
      • Унифицированные формы для ОК отменены
    • Договор на кадровый аудит
    • Инструкция о постановке кадрового учета
    • Восстановление кадровой документации
    • Административная ответственность за нарушение трудового законодательства
    • Аудит подбора персонала
    • Справочник юриста: кадровый документооборот
  • Аутсорсинг отдела кадров
  • Аттестация персонала
  • Аутплейсмент
  • Консалтинг
  • Курсы HR

Перечень необходимых кадровых документов

В данном разделе мы разместили для Вас классифицированный перечень документов, используемых в кадровом делопроизводстве.

Локальные нормативные акты:
1. Правила внутреннего трудового распорядка;
2. Положение об оплате труда и премировании;
3. Положение о защите персональных данных работника;
4. Положение о персонале предприятия;

Документы по управлению персоналом:
1. Трудовой договор;
2. Положение об отделах и структурных подразделениях;
3. Должностные инструкции;

Документы по учету кадров:
1. Заявление работника;
2. Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу;
3. Личная карточка работника;
4. Личная карточка государственного (муниципального) служащего;
5. Штатное расписание;
6. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника;
7. Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу;
8. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
9. График отпусков;
10. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение);
11. Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку;
12. Командировочное удостоверение;
13. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
14. Приказ распоряжение о поощрении работника (работников);

Документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
1. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
2. Табель учета рабочего времени;
3. Расчетно-платежная ведомость;
4. Расчетная ведомость;
5. Платежная ведомость;
6. Журнал регистрации платежных ведомостей;
7. Лицевой счет;
8. Лицевой счет (свт);
9. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;
10. Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
11. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы;

Документы по охране труда:
1. Инструкции по охране труда;
2. Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда;

Учетная документация:
1. Трудовая книжка работника;
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
3. Анкета работника;
4. Журнал ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
5. Журнал регистрации трудовых договоров;
6. Журнал регистрации кадровой документации;
7. Личное дело;
8. Журнал учета личных дел;

Специфические кадровые документы:
1. Миссия предприятия;
2. Положение об охране коммерческой тайны;
3. Коллективный договор;
4. Положение о комиссии по трудовым спорам;
5. Договор о полной материальной ответственности;
6. Концепция развития предприятия;
7. Правила проведения мероприятий по адаптации персонала;
8. Положение о подборе персонала;
9. Положение о повышении квалификации и переподготовке персонала;
10. Положение об аттестации персонала;
11. Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности;
12. Журнал прохождения медицинских осмотров;
13. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
14. График сменности;
15. Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем;
16. Положение о нормировании труда;
17. Положение о нормах выработки;
18. Документы учета военнообязанных.

Вам нужна помощь? Приглашаем Вас к Сотрудничеству!

С уважением, Кадровое Агентство г.Москва КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ

Список обязательных документов в отделе кадров

Обязательные кадровые документы, перечень

Данный перечень включает как обязательные кадровые документы, так и документы, рекомендуемые к ведению кадровой службе предприятий. Со ссылками на нормы права, которыми они предусмотрены. Перечень включает как общие документы, формируемые в деятельности компании, так и локальные нормативные акты и обязательные кадровые журналы. Обращаем внимание, что для правильного использования указанного перечня необходимо пройти обучение кадровому делопроизводству.

Читайте также  Сумма налога на прибыль 1 каартал

Каким документом регламентируется

Срок хранения

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

Статьи 56, 189, 190 ТК РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.

1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня)

Положение о защите персональных данных работников

Статьи 86, 87, 88 ТК РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.

Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)

Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)

Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.

Постоянно (ст. 32 Перечня)

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.

50 лет — ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании

Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ

При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.

Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)

Положение о системе обучения

Статьи 196, 197 ТК РФ

При наличии системы обучения в организации.

Положение об аттестации работников

Статья 81 ТК РФ

При проведении аттестации по решению работодателя.

Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

1 год (ст. 356 Перечня)

Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ

Заключается в письменной форме с каждым работником.

75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня)

Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям

Принимаются по решению работодателя.

Приказы о приеме на работу

Статья 68 ТК РФ

Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Приказы о переводе на другую работу

Статья 72.1 ТК РФ

Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).

Приказы об увольнении

Статья 84.1 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».

1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)

Приказы о предоставлении отпусков

Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Издаются на основании графика отпусков или заявления работника

Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Статья 128 ТК РФ

Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня)

Личная карточка работника (форма Т-2)

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1

Ведется на каждого работника.

75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня)

Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня), затем сдаются в архив

Договоры о полной материальной ответственности

ст. ст. 243, 244 ТК РФ

Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85

Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»

Журнал учета работников, прибывающих в командировки

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности

Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)

Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя

Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу

Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении

Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Часть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником

1 год (ст. 281 Перечня)

График сменности при сменной работе

Статья 103 ТК РФ

Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие.

Журнал учета мероприятий по контролю

Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица

5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня)

Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий

Положение об аттестации работников предприятия

Оформляются аттестационной комиссией

Табели и наряды работников вредных профессий

Часть 3 статьи 91 ТК РФ

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»

Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.

Списки работников, уходящих на льготную пенсию

Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий;

Инструкции по охране труда по профессиям

Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ

Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)

Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ

Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования

Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)

Акты о несчастных случаях

Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

Примечание. Сроки хранения указаны в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения», утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России Козловым В.П. 6 октября 2000 года.