Деловой ответ на запрос информации

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ПИСЬМО-ЗАПРОС
КОММЕРЧЕСКИЙ ЗАПРОС

Письмо-запрос — это документ, который представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу. Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке и предназначены для запрашивания необходимой (недостающей) информации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовыми документами.

Как правило текст письма-запроса состоит из двух частей:

1. Введение , где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

  • причина обращения
    • В связи с неполучением счета-фактуры.
    • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям.
    • Вследствие изменения цен на энергоносители. и т. п.
  • цель обращения
    • В целях скорейшего решения вопроса.
    • Для согласования спорных вопросов.
    • В целях безопасности прохождения груза.
    • Во избежание конфликтных ситуаций. и т. п.
  • ссылки на основание для обращения
    • Учитывая, что производственные показатели снизились на.
    • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью.
    • На основании нашего телефонного разговора.
    • Согласно постановлению правительства.
    • Согласно протоколу о взаимных поставках. и т. п. При необходимости в текст вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты.

2. Заключение , в котором ставятся конкретные вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Здесь в ключевую фразу письма-запроса входят слова, образованные от глагола просить . Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения — человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа. В заключении часто используются следующие стандартные выражения:

  • Просим Вас сообщить о возможности поставки.
  • Просим немедленно погасить задолженность за 2009 год.
  • Просим выслать нам (прислать) предложение на поставку.
  • Мы будем признательны, если.
  • Не откажите в любезности сообщить нам о.
  • Прошу Вас выслать образцы материалов. и т. п.

Одна из разновидностей писем-запросов — коммерческий запрос — документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

Коммерческий запрос входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. В таком письме-запросе указываются, как правило, наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Стандартные формулировки, часто используемые во вводной части коммерческих запросов, могут выглядеть следующим образом:

  • В соответствии с (Протоколом о взаимных поставках на . год. , предварительной договоренностью. , телефонным разговором от . и т. п.)
  • На основании (Протокола. , торгового соглашения. , прейскуранта . , нашей договоренности о . и т. п.)
  • Согласно (Протокола. , торгового соглашения. , прейскуранта . , нашей договоренности о . и т. п.)
  • Ссылаясь на (протокол переговоров. , нашу договоренность . , наш телефонный разговор . и т. п.).

Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресата в виде писем-ответов . Поэтому в конце текста письма-запроса можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации, например:

  • С нетерпением ждем Вашего письма
  • Просим ответить по возможности скорее
  • Просим ответить в двухнедельный срок
  • Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.
  • Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.

Как писать письмо-запрос информации, ответ на него и письмо с предложением решения проблемы

Вы заказываете товары в зарубежных интернет-магазинах или учите английский для работы? Тогда вам надо уметь писать формальные письма на английском языке. В этой статье мы расскажем вам, как писать письмо-запрос информации, ответ на него и письмо с предложениями решения проблемы на английском языке. Мы представим вам полезный набор фраз и примеры таких писем, чтобы вы смогли по ним составить собственное письмо.

Письмо-запрос информации на английском языке. Letter asking for information

Письмо-запрос информации отправляется в случае, если вам необходимо получить подробную информацию по интересующему вас вопросу.

В начале письма необходимо указать ваш адрес или адрес и название компании, которую вы представляете, а ниже — название и адрес компании, в которую вы обращаетесь. Далее следует изложение самого запроса с объяснением его причины. В конце письма стоит указать срок, к которому вы хотели бы получить ответ.

Письмо-запрос должно быть написано в вежливом тоне, чтобы побудить адресата к действиям. Также оно должно быть кратким и емким, чтобы адресат, прочитав ваше письмо, четко понял, что именно вам нужно.

Будьте особенно внимательны при написании вашей контактной информации (адрес, телефон), чтобы ответ своевременно дошел до вас.

Написать письмо-запрос вам помогут следующие фразы:

Фраза Перевод
Приветствие
Dear Mr. Smith, Уважаемый мистер Смит,
Dear Mrs./Ms. Smith, Уважаемая миссис/мисс Смит,
Dear Sir/Madam, Уважаемый(-ая) сэр/мадам,
Вступительные фразы
I am writing to inquire about. Я пишу с вопросом о.
I am writing in connection with. Я пишу в связи с.
Запрос требуемого
Could you possibly send. Возможно, Вы могли бы прислать.
I would be grateful if you could. Я был бы признателен, если бы Вы могли.
Would it be possible for you to tell/send me. Не могли бы Вы сообщить/прислать мне.
I would appreciate some information about. Я был бы благодарен за информацию о.
I would appreciate it if you sent me / if you could tell me. Я был бы признателен, если бы Вы выслали мне / если бы Вы могли сообщить мне.
Дополнительные вопросы
Could you also please send me. Не могли бы Вы также, пожалуйста, прислать мне.
Another matter I need information on is. Также мне необходима информация касательно.
I would also like some information on. Я бы также хотел узнать о.
Заключительные фразы
I look forward to your reply. C нетерпением жду Вашего ответа.
I look forward to hearing from you. C нетерпением жду Вашего ответа.
I look forward to hearing from you at your earliest convenience. Жду Вашего ответа в кратчайшие сроки, если это возможно.
I would appreciate it if you could inform me as soon as possible. Я бы был признателен, если бы Вы проинформировали меня как можно скорее.
Thank you in advance for your assistance. Заранее благодарен за Ваше содействие.
Прощание
Yours sincerely, (your full name) C уважением, (ваше имя и фамилия)
Yours faithfully, (your full name) C уважением, (ваше имя и фамилия)

Пример письма-запроса информации:

Письмо-ответ на запрос информации на английском языке. Letter giving information

Такой вид письма является ответом на письмо-запрос информации. В начале письма-ответа стоит поблагодарить адресата за оказанное внимание. Письмо-ответ должно содержать всю информацию, которая была запрошена в письме-запросе. Ответ на каждый вопрос лучше писать в новом абзаце.

Предлагаем вам использовать следующие фразы при написании письма-ответа:

Пример письма-ответа на запрос информации:

Письмо с предложениями (решения проблемы). Letter providing suggestions/solutions

В таких письмах обсуждается какая-либо проблема и ее причины, а также ожидаемый результат и последствия предлагаемого решения. Структура таких писем следующая:

  • введение, в котором указывается проблема и причины ее возникновения;
  • основная часть, состоящая из нескольких абзацев, каждый из которых содержит предлагаемое решение проблемы и ожидаемый результат/последствия;
  • заключение, в котором подводится итог.

Следующие фразы помогут вам грамотно составить письмо с вашими предложениями решения проблем:

Фраза Перевод
Приветствие
Dear Mr. Smith, Уважаемый мистер Смит,
Dear Mrs./Ms. Smith, Уважаемая миссис/мисс Смит,
Dear Sir/Madam, Уважаемый(-ая) сэр/мадам,
Причина
To begin/start with. Прежде всего, .
Because of / Owing to / Due to the fact that. Из-за / Вследствие / В связи с тем, что.
For this reason. По этой причине.
Результат/Последствия
This would. Это бы.
Then. Тогда.
Thus. По этой причине / В связи с этим / Вследствие этого.
Therefore. Вследствие этого.
As a result. В результате.
By doing this, you/we would. Сделав это, Вы/мы.
If . the result would be. Если бы . то результат был бы.
The effect/consequences/result of . would be. Эффект/Последствия/Результат . был бы.
In this way. Таким образом.
As a consequence. Как следствие.
Consequently. Следовательно.
Ваши предложения
A useful suggestion would be to. Полезным предложением могло бы быть.
Another solution would be. Это можно было бы решить путем.
Steps/Measures should be taken in order to solve / deal with. Шаги/Меры должны быть предприняты, чтобы решить / справиться с.
Another way to . is / would be to. Другим способом . является / было бы.
The situation could be improved if/by. Ситуацию можно было бы улучшить если/путем.
It would be a good idea if/to. Хорошей идеей было бы, (если).
It would help if you/we. Помогло бы, если бы Вы/мы.
Заключительные фразы
All in all, . Подводя итог изложенному выше, .
To sum up, . Обобщая изложенное выше, .
All things considered, . Учитывая все обстоятельства, .
Прощание
Yours sincerely, (your full name) C уважением, (ваше имя и фамилия)
Yours faithfully, (your full name) C уважением, (ваше имя и фамилия)

Пример письма с предложениями решения проблемы:

Теперь благодаря нашим шаблонам вы сможете составить собственное формальное письмо и не будете бояться писать на английском языке. Желаем успешной переписки!

Мы составили для вас документ, в котором собраны фразы для написания рассмотренных писем.

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

  • ГЛАВНАЯ
  • ВОПРОС/ОТВЕТ
  • СЛОВАРИК
  • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
  • НОРМАТИВКА
  • ТЕСТ
  • КАРТА САЙТА
  • О СЕБЕ

13 мая, 2015

10 самых распространенных деловых писем

Деловое письмо

Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.

В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

Какие же деловые письма согласно статистике мы используем чаще всего?

. В этом письме официально запрашиваются информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:

В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от …

Продолжается описанием сути запроса

Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.

В часто устанавливается срок

Информацию просим предоставить до .

. — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:

В ответ на ваш запрос…

В ответ на ваше письмо…

Затем идет изложение ответа

Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.

. начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:

В связи со сложившейся ситуацией на производстве…

Продолжается описанием самой просьбы

Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.

Завершается письмо стандартными фразами

Заранее благодарим за участие…,

С наилучшими пожеланиями….

. Этот вид письма может быть как ответом на , так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.

Завершается письмо фразами

С наилучшими пожеланиями…

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Надеемся на продолжение сотрудничества.

Сопроводительное письмо . Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.

Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.

Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:

Статистические данные на 2 л. в 1 экз.

. Это письмо напоминает о событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.

Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с на .

(информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.

Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в с .

. Этим видом письма мы подтверждаем участие в , получение документов, факт оказания услуг.

подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, в 09–00.

. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в .

Приглашаем организацию принять участие в городском субботнике .

. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа.

В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство»

и вежливо завершить письмо

Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.

Оформление делового письма любого вида стандартно, меняется только содержание.

Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.

Уважаемый Петр Петрович!

Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?

Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.

Ваша помощь была бы неоценима для нас.

Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата. Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.

Используйте шаблон официального делового письма и вставляйте свой текст!

Виды делового письма.

В управленческой и коммерческой деятельности всегда решаются многочисленные вопросы, при этом часто используется обмен официальными сообщениями ( деловая корреспонденция , деловое письмо ). Деловые письма всегда регистрируются.

Существует не менее пяти видов классификации деловых писем, в основе которых лежат различные классификационные признаки^

1) по функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы:

— письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

— письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

2) по структурным признакам деловые письма делятся также на две группы:

— регламентированные (стандартные) – письма, решающие типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуемые в виде стандартных синтаксических конструкций.

— нерегламентированные – деловые письма, представляющие собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

3) по тематическому признаку проводится условное разделение, на деловую и коммерческую корреспонденцию. Принято считать, что переписка, касаемая экономических, правовых, финансовых и всех других форм деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

4) по признаку адресата деловые письма делятся: на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

5) по композиционным особенностям деловые письма делятся: на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, один вопрос, а многоаспектное — несколько. Также многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, сообщения и предложения.

Деловые письма, в свою очередь, подразделяются на следующие виды:

В таком письме излагается какая-либо просьба, при этом подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первоголица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

В таком деловом письме дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Содержит сообщение о получении какого-либо отправления, о том, что ранее составленный документ остается в силе, подтверждает факт либо действие.

Такое письмо направляется в тех случаях, когда нет возможности получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминании о выполнении действия и меры, которая будет принята в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

Пишется в том случае, когда одна организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В таком деловом письме необходимо указывать время, место и дату проведения мероприятия.

В данном виде делового письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Коммерческие письма, в свою очередь, подразделяются на следующие виды:

Запрос — обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуги); условия, на которых желательно получить товар (услугу); условия платежа; количество и качество товара (услуги).

Оферта и ответ на нее. В таком письме обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). А в ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация) и ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества или количества товаров, сроков поставки и т.п.

В рекламации обязательно указывают:

— основания для предъявления претензий;

— доказательства произошедшего ущерба;

— конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

Новым видом делового письма сегодня является электронная деловая переписка. Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций XXI века, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С точки зрения вышеперечисленной классификации электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем.

Очень сложно разобраться сразу с такой объемной классификацией. Доверьтесь профессионалам. Сотрудники нашей компании быстро подберут необходимый Вам вид делового письма и составят документ в течение одного дня!

Запись на консультацию в г.Одессе производится по телефону 048-771-91-05

Как ответить на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, в котором фигурирует отказ в отправке нужных данных или сразу же указывается то, что требует автор письма.

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:

  • суды и приставы в рамках дела или производства по нему;
  • прокуратура и полиция в рамках конкретного уголовного дела или полученного заявления;
  • налоговая в рамках проверки налоговых отчислений;
  • адвокаты в рамках отдельных оказываемых услуг;
  • Министерство обороны в рамках обеспечения обороноспособности страны.

Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.

Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.

В какие сроки надо подготовить ответ

Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:

  1. Если запрос поступил от государственной структуры, в нем обычно указывается требование предоставить ответ в течение определенного количества дней. Не стоит пренебрегать этим требованием.
  2. Если требование поступило от контрагента и в договоре между сторонами сказано, что при такой ситуации ответ необходимо предоставить в течение конкретного срока, на этот период и стоит ориентироваться.
  3. Во всех остальных ситуациях рекомендуется давать ответ в течение 7 дней или любого разумного срока.

Как составить ответ

При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:

  • данные получателя письма (название и адрес компании, которая отвечает на бумагу);
  • текст ответа. Обычно он начинается с упоминания запроса;
  • дата и подпись должностного лица. Обычно ставится печать компании. Рекомендуется добавить контактные данные составителя ответа, чтобы его получатель смог уточнить данные, если это потребуется.

При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.

Стандартный бланк такого документа выглядит так:

_____ года № _________

О предоставлении информации

В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _

Директор ___________________________________________ И.О. Фамили

Образец положительного ответа:

Образец ответа с отказом дать информацию

Подходящий для использования образец, как правильно отвечать на запросы, составленные неверно:

Как отправить

Если в рамках полученного письма необходимо предоставить какие-либо важные документы (например, оригиналы отчетов и так далее), отправка осуществляется курьерской службой. Во всех остальных ситуациях достаточно направить письмо в бумажном виде обычной почтой или просто выслать в электронном виде.