Номенклатура внутренних документации о приеме на работу

Внутренние документы организации: перечень

Содержание

  • Виды внутренних документов организации
  • Требования к оформлению внутренних документов организации
  • Как Doczilla помогает бизнесу?

Внутренние документы организации — официальные бумаги компании, предназначенные для регулирования ее внутренней деятельности. Наряду с законодательными и правовыми актами они определяют свод правил, формирующий нормы внутренней жизни организации, порядок и условия соблюдения административных решений. Внутренние документы обеспечивают управленческую работу, содержащую процедуры, официальные полномочия, организационные ценности и другое. Некоторые внутренние документы разрабатываются в связи с требованием действующего законодательства.

Внутренние нормативные документы бывают разных видов, каждый из которых предназначен для решения задач конкретной фирмы. Чаще всего их разделяют по назначению, содержанию и регламенту согласования. Перечень внутренних документов организации зависит от следующих факторов:

  • формы собственности компании;
  • организационно-правовой формы;
  • вида деятельности;
  • количества сотрудников;
  • степени открытости.

Так, внутренние документы банка и внутренние документы магазина могут значительно отличаться. Кроме индивидуальных особенностей деятельности компании есть ряд документов, обязательных для всех организаций. К ним относится организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация.

Если вы собираетесь проводить ревизию документов в своей компании или автоматизировать работу с бумагами, читайте далее.

Виды внутренних документов организации

Любой аспект деятельности компании должен быть зафиксирован. Регламентирующие внутренние нормативные документы организации помогают вести учет рабочих процессов и поддерживать их в установленном порядке. Акты имеют несколько категорий со своим обязательным перечнем.

Организационно-правовые нормативные акты

Это свод правил компании, который служит ее нормативной базой. Организационно-правовые нормативные акты определяют назначение деятельности, задачи и общую структуру фирмы, регулируют процесс работы, обязанности, права и ответственность сотрудников и руководящего звена.

  • устав предприятия;
  • штатное расписание;
  • документ о штатной численности;
  • регламент компании (документ, определяющий взаимодействие между структурными подразделениями и между отдельными должностными единицами организации);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • должностные инструкции.

Распорядительные документы организации

Независимо от формы собственности функционирование предприятия невозможно без распорядительных документов. Сюда входит документация, фиксирующая управленческие решения руководства. Например, приказы по производственным вопросам и личному составу. Производственные документы включают в себя акты о выделении средств или ресурсов, снабжении, продаже товаров или услуг, распределении средств. Личные — приказы о приеме на работу, увольнении, отпуске, командировках. Любое распоряжение подписывается руководителем, а сотрудник, о котором идет речь в приказе, обязательно информируется о его содержании.

Примеры приказов, относящихся к распорядительным документам:

  • об утверждении штатного расписания;
  • о переводе сотрудника на другую должность;
  • о временном замещении отсутствующего сотрудника;
  • о переводе сотрудника на удаленную работу.

Информационно-справочные документы

Содержат информацию о положении дел относительно сотрудника или процедуры выполнения работ. Информационно-справочные документы могут стать причиной принятия административных решений, издания руководством приказов. Они не носят распорядительный характер, не включают в себя поручения, требующие выполнения.

  • служебная записка об использовании личного транспорта;
  • объяснительная записка сотрудника об отсутствии на рабочем месте;
  • заявление об отпуске без сохранения зарплаты;
  • протокол совещания;
  • акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору.

Договоры

Договор – один из наиболее важных документов любых видов экономических взаимоотношений. Он регулирует выполнение соглашений между физическими и юридическими лицами. Договоры заключаются при покупке товаров/услуг, аренде помещений, поручительстве, найме сотрудников и т. д. Договор обычно содержит условия о предмете, вознаграждении, порядке расчетов, правах и обязательствах обеих сторон, конфиденциальности, сроках и т.д.

Это могут быть договоры:

  • аренды — жилых и нежилых помещений, земельных участков, транспортного средства;
  • подряда — бытового, строительного ;
  • оказания услуг;
  • покупки-продажи;
  • займа и др.

Служебные бумаги по основной деятельности

Служебные бумаги по основной деятельности устанавливают различные аспекты текущей деятельности организации, способствуют регулированию рабочих вопросов. К ним относятся:

  • лицензии;
  • допуски;
  • свидетельства;
  • уведомления.

Финансово-бухгалтерские документы

Финансово-бухгалтерские документы подтверждают совершение любых финансовых операций и служат документальным свидетельством происходящих процессов. В них фиксируется выполнение определенного события, которое имеет стоимостную оценку. В документе указываются и другие критерии, характеризующие конкретную хозяйственную операцию. Этот вид документации используется при составлении налоговых, бухгалтерских, статистических отчетов.

  • отчет о финансовых результатах;
  • акт о списании товаров;
  • кассовая книга.

Документы по трудовым отношениям

Деятельность компании обычно невозможна без подбора новых сотрудников, расстановки кадров, принятия их на работу, внутренних переводов и увольнений. Документы по трудовым отношениям регламентируют все эти процессы. Также они включают обязательные правила взаимоотношений работодателя и работника.

Обязательные трудовые документы:

  • трудовой договор;
  • трудовая книжка;
  • личное дело;
  • личная карточка;
  • график отпусков.

Личные документы

Это внутренние документы, регулирующие процессы взаимодействия отдельного сотрудника с компанией. Создаются в индивидуальном порядке.

  • резюме;
  • доверенность на подписание кадровых документов;
  • расписка на получение трудовой книжки и др.

Требования к оформлению внутренних документов организации

Многие внутрикорпоративные документы имеют юридическую значимость, поэтому необходим строгий порядок их оформления.

Компании создают типовые формы для определенных видов документов, которые содержат обязательные элементы. В отношении некоторых документов есть требования к оформлению, установленные законом или другим нормативным актом.

Как правило, обязательными составляющими оформления внутренних документов являются:

  • реквизиты — код, наименование и другая информация об организации;
  • датирование — дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации;
  • адресование — указание адреса получателя. Им может быть предприятие, структурное подразделение, должностное лицо;
  • резолюция на документе — включает фамилию исполнителя в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения;
  • текст документа и заголовок к нему — содержит всю информацию, ради которой он был составлен.

Составление документов и учет их оборота занимает много времени у каждого подразделения организации. Чтоб оптимизировать рабочие процессы, компании прибегают к автоматизации документооборота. Она позволяет руководителям видеть и контролировать общую картину дел, происходящих во всех подразделениях. А сотрудникам – взаимодействовать между отделами слаженно, повышая производительность труда. Программы по систематизации документов, подготовке платежек в банк, регистрации договоров значительно облегчают рабочие процессы. Кроме этого, они позволяют организовать удаленную работу сотрудников с онлайн-доступом ко всем необходимым файлам. Переход многих компаний в России на цифровой формат связан со стремлением избавиться от бумажных скоплений, а перевод некоторых документов в цифровой формат связан с новыми требованиями государства. Например, с 1 января 2020 года появилась возможность заводить электронные трудовые книжки, ряд финансово-бухгалтерских документов должен создаваться и подаваться в органы отчетности в электронном формате.

В конце 2020 года Президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности утвердил Концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности и план мероприятий по её реализации.

Посмотреть подробнее о государственных планах оцифровки документов можно на вебинаре Doczilla и Terralink здесь: https://www.youtube.com/watch?v=kPFI6q96Jx8

Полностью автоматизировать делопроизводство можно с системой электронного документооборота (СЭД). Она обеспечивает работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. В функции СЭД входит возможность создания, корректировки, хранения и передачи документов по сети между устройствами, классификация и пр. С помощью системы автоматизируется такое взаимодействие между сотрудниками, как передача документов, выдача заданий, отправка уведомлений и т.п.

Как Doczilla помогает бизнесу?

Doczilla Pro — это специализированная платформа, которая помогает компаниям автоматизировать типовые формы. При помощи профессионального конструктора сотрудник может создать интерактивные шаблоны документов, которые позволят его коллегам создавать нужные типовые формы в несколько кликов и без ошибок. Сотрудники при заполнении типовых форм просто отвечают на вопросы анкеты, а документ формируется автоматически. За счет интеграции с публичными реестрами и внутренними базами компании большая часть документа заполняется автоматически, суммы расшифровываются, указывается правильное склонение.

При помощи Doczilla Pro можно автоматизировать любой документ:

  • договоры;
  • доверенности;
  • кадровые документы;
  • корпоративные документы;
  • процессуальные документы и т. д.

Сервис подходит для всех сфер и форм деятельности: физических и юридических лиц, самозанятых, ИП, государственных учреждений. Doczilla Pro значительно упрощает трудовой день сотрудников организации. Но самое главное — помогает грамотно составлять документацию. Все типовые документы можно преобразовать в интерактивные шаблоны, что в дальнейшем сэкономит десятки и сотни часов высококвалифицированных специалистов и позволит ускорить заключение сделок.

Doczilla Pro может быть интегрирована в СЭД, что позволит максимально оптимизировать работу с документами.

Подробнее о том, как выглядит работа с документами в Doczilla Pro и СЭД, можно посмотреть на вебинаре Doczilla и Ланит здесь: https://youtu.be/01N6i4RrNl4

Внутренние нормативные документы организации составляют большую часть ее документооборота независимо от сферы деятельности и штатной численности. Поэтому организованность в учете бумаг с содержанием персональных данных и правильность их составления играет большую роль в деятельности не только отдельных подразделений, но и всей компании. Автоматизировав подготовку и обмен документацией, можно сэкономить много рабочего времени и направить его на другие значимые цели. А подготовленные шаблоны помогут справляться с поставленными задачами за пару минут, вместо привычных растянутых временных рамок.

Читайте также  Какая ст вырубка леса коментареи

Номенклатура внутренних документации о приеме на работу

  • Главная
  • Компания
  • Новости и аналитика
  • Новости электронного документооборота, аналитика в области СЭД и ECM
  • Классическое делопроизводство и канцелярия

В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Но даже в этом случае системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.

Решение «Канцелярия» оптимизирует работу с документацией и позволяет:

  • вести номенклатуру дел и журналы регистрации;
  • классифицировать и регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы;
  • выносить резолюции, отправлять поручения и контролировать исполнение;
  • контролировать местонахождение оригиналов документов и выдачу бумажных копий;
  • готовить отчетность по документообороту организации.

Работа с решением для электронного делопроизводства прозрачна и проста

«Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.

Регистрация документов

Чтобы занести документ в DIRECTUM, заполните необходимые поля РКК, а регистрационный номер будет присвоен автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.

РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.

Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы потокового ввода DIRECTUM Capture Services, которые обеспечивают различные способы занесения документов: захват с почты, факса, сканера или из файловой системы. Cлужба распознавания делает возможными различные сценарии массового приема документов, например, добавление новых страниц в документ или сортировка по определенным признакам (к примеру, разделителю).

Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и осуществить автоматическую электронную отправку адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.

Движение и исполнение документов

После регистрации входящего документа дальнейшая работа исполнителей может вестись полностью в электронном виде, предотвращая потерю оригинала. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу, указав исполнителей и сроки.

В процессе исполнения поручений обеспечивается:

  • фиксация переписки по исполнению;
  • возможность делегирования и отправки на доработку;
  • контроль сроков, запросы нового срока.

Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.

Отправка писем партнерам

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами – это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.

Поиск и анализ

По известным реквизитам может быть найден как сам электронный документ, так и его РКК вместе с информацией о местонахождении и стадии исполнения документа.

Результаты поиска могут быть представлены иерархически. В основе структуры дерева могут быть подразделения или виды РКК.

Найти нужный документ вместе с РКК можно по штрихкоду на бумажном аналоге документа. Благодаря технологии быстрой идентификации штрихкод считывается специальным сканером, после чего система автоматически находит документ и связанные с ним задания.

Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др.

Веб-канцелярия

Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет.

Эффект от внедрения

С использованием решения сотрудники будут своевременно получать приказы и распоряжения для исполнения. Контроль исполнения управленческих решений станет полностью прозрачен.

  • К минимуму сводится риск потери документов
  • В 2 раза сократится время на подготовку и согласование исходящего письма
  • В 12 раз ускорится поиск местонахождения бумажных документов
  • В 2 раза ускорится подготовка информации руководству по исполнению поручений
  • На 20% увеличится выполнение поручений руководства

Вам также будут интересны решения:

Также вы можете позвонить нам:
+7 (3412) 72-11-00 в Ижевске,
+7 (499) 277-15-60 в Москве.

Организация оперативного хранения документов

Документооборот в большинстве организаций является весьма значительным, и от того, каким образом он организован, зависит успешность операционной деятельности. У многих средних и крупных компаний объем документов достигает гигантских размеров, в результате чего все рабочие места завалены бумагами, в которых невозможно что-то быстро найти. Это реальная проблема большинства организаций и их руководства, с решением которой не стоит затягивать. Навести порядок в документах и реализовать подход учета ценных бумаг вам поможет услуга оперативного хранения документов «Делис Архив».
Если говорить упрощенно, то оперативное хранение документов – это рабочая процедура, подразумевающая систематизацию, сохранение (с мониторингом сроков в соответствии с требованиями действующего законодательства) и учет документации с момента ее создания до даты завершения действия и окончательной передачи в архив.

Особенности процесса

Для коммерческих организаций регламентами не определены жесткие требования к организации процесса работы и использования неоконченных делопроизводством материалам. Несмотря на это, организация оперативного хранения документов – процесс ответственный, в котором не стоит пренебрегать сложившейся и уже зарекомендовавшей себя во многих направлениях бизнеса практикой поддержания бумажных носителей в полном порядке. Основным залогом успеха являются: применение в работе номенклатуры дел и своевременное формирование документов в дела перед их передачей в архив.

Номенклатура

Оперативное хранение документов в любой организации невозможно без организации процесса структурирования и учета каждого носителя информации. В организации системного подхода помогает номенклатура дел. Она представляет из себя структурированный перечень всех имеющихся в организации дел с указанием видов документов, входящих в состав каждого дела, и их сроков хранения. В дальнейшем номенклатура позволяет безошибочно устанавливать точные места нахождения каждого носителя информации, а также определять их сроки хранения перед передачей в архив или уничтожением. В номенклатуру включается вся документация вне зависимости от вида носителя (бумага или электронный формат), способа фиксации и уровня конфиденциальности.

Формирование дела для сдачи в архив

Это один из важных шагов, который обеспечивает в дальнейшем полноту данных и их комплектность. Все материалы, которые оперативно не используются сотрудниками организации, должны быть сгруппированы в дела в соответствии с принятой номенклатурой дел или по результатам экспертизы ценности по типам и срокам хранения. Это и называется формированием дел, где дело есть бумажная единица хранения, а файл – цифровая. Стоит заметить, что при последующей подготовке материалов к передаче на хранение в госархив ранее сформированные тома могут быть переформированы в соответствии с его требованиями.
Формирование дел состоит из трех этапов:

  • Сбор всех носителей информации с их текущих мест размещения. На данном этапе проводится проверка комплектности и полноты дел, папок и иных единиц, которые были скомплектованы за прошедший период и подлежат передаче в архив.
  • Расположение документации в делах. Обычно материалы с временными сроками хранения комплектуются в папки-скоросшиватели или подлежат брошюровке для бумаг с длительными или постоянными сроками хранения. Последний вариант приемлем при последующей передаче дел в государственный архив. Материалы внутри папок складываются в хронологическом порядке от более ранней даты к поздней. Причем приказы могут быть расположены согласно нумерации, если в этом случае сохраняется их хронология. Лицевые счета сотрудников, как правило, формируются в отдельные дела. В основном дела состоят из материалов одного календарного года. Стоит отметить, что в деле не должно быть более 250 листов. А сама папка не должна превышать 4 см в толщину.
  • Оформление обложки. Каждому сформированному делу должна быть оформлена обложка, на поверхность которой заносят следующую информацию: названия компании и структурного подразделения, количество листов, сроки хранения, даты начала и конца использования, номер, установленный в описи, а также дополнительные пометки и примечания.
Читайте также  Если залог реализован по меньшей цене

Документы в дела подшиваются только в единственном экземпляре. Копии, дубликаты и т. п. допускаются только при отсутствии оригиналов. В качестве исключения могут быть подшиты внутренние материалы с визированием, резолюциями или примечаниями, которые являются важным дополнением к основной документации.
Зачастую формированием дел занимается либо служба по делопроизводству, либо секретарь, либо назначенное ответственное лицо.

Преимущества оперативного хранения документов

Оперативное сохранение документации имеет свои плюсы. А именно:

  • Оперативность доступа. Хорошо продуманный план архива с четким учетом хранимых дел позволяет быстро находить необходимые материалы.
  • Надежность сохранности документации. В помещениях архива, согласно требованиям Росархива, должен обеспечиваться необходимый микроклимат (температура от 17 до 19 градусов по Цельсию, а влажность от 50 до 55%), при котором бумажный материал сохраняется долгое время. Помимо этого, на территории архива периодически необходимо проводить обработку, предотвращающую появление и развитие грибков и грызунов. Архив должен быть пожаробезопасным и охраняемым. Доступ в такие помещения следует ограничить кругом ответственных лиц, что оговаривается специальным положением или договором с аутсорсинговой компанией, куда документация передана на сохранение.
  • Рациональное размещение документации. В зависимости от востребованности материалов их стоит располагать в помещении так, чтобы можно было быстро найти самые востребованные документы. Однако особо важная или секретная документация должна быть ограждена от несанкционированного доступа.
  • Своевременное уничтожение документации. По мере истечения сроков часть материалов согласно номенклатуре проходит экспертизу и уничтожается путем измельчения с составлением перед этим соответствующего акта.
  • Удобство передачи материалов в архив. Уже подготовленные и отсортированные дела с надлежаще оформленным перечнем по истечении срока использования могут быть переданы во внешний архив достаточно быстро, так как фактически вся подготовительная часть (сортировка, оценка ценности, брошюрование и т. п.) выполнена еще во время оперативного хранения.

Почему стоит доверить организацию оперативного хранения документов «Делис Архив»?

«Делис Архив» является одной из самых опытных и крупных архивных компаний на территории России. Мы обладаем всем необходимым для качественного сохранения документации любого юридического лица (большой опыт реализации различных по сложности проектов, профессиональные работники, оборудованные архивные помещения, надежная охрана, необходимое программное обеспечение). Сотрудничая с нами, вы получите качественный сервис с гарантированным результатом. Будем рады продолжительному сотрудничеству и долгой дружбе с вами!

Бумажный документооборот

Причина 1. Получение документов в непригодном состоянии

Причина 2. Трата времени и много лишних действий

Причина 3. Денежные затраты

Важное решение

Переход на ЭДО

Сложности электронного документооборота

«Клиент ЭДО»

«Клиент ЭДО» взял на себя функции: формирования, подписания, отправки и получения электронных документов, и тем самым снял нагрузку на внутреннюю библиотеку ЭДО в УТ 10.3.

Исходящие документы

Входящие документы

Конфигурация позволила нам:

  • Отправлять приглашения к электронному обмену своим контрагентам;
  • Автономно создавать первичные документы и счёт-фактуры;
  • Вносить исправления и корректировки в форматах, соответствующих действующему законодательству;
  • Отправлять и принимать электронные документы;
  • Подписывать документы электронной подписью или отклонять их;
  • Контролировать этапы прохождения ЭДО с контрагентами;
  • Обмениваться произвольными электронными документами;
  • Хранить электронные документы.

Трудности перехода

1. Неоптимальная настройка статусов документа

2. Тяжёлый обмен номенклатурой и контрагентами

3. Отсутствие поля «Описание услуги»

4. Старые форматы обмена у поставщиков

5. Неподходящий механизм оснований для УПД

6. Отсутствие рассылок оповещений

7. Смена форматов документов у поставщиков

Решение проблем в «Клиент ЭДО»

1. Синхронизировали номенклатуру и контрагентов в базах

2. Оптимизировали процесс обмена статусами между «Клиентом ЭДО» и УТ 10.3.

3. Настроили два механизма сопоставления номенклатуры

  • Автоматический – сопоставление номенклатуры осуществляется на основе ранее созданного сопоставления, при таком механизме участие пользователя не требуется.
  • Пользовательский – сопоставление номенклатуры осуществляется пользователями внутри УТ 10.3. Установленное сопоставление передаётся в «Клиент ЭДО» и сохраняется.

4. Переработали механизм оснований для УПД

5. Настроили принудительное закрытие документов

6. Внедрили возможность аннулирования документов

7. Наладили обмен документами с «особыми» поставщиками

8. Доработали внутренний отчёт по ЭДО в УТ 10.3

9. Реализовали почтовые рассылки пользователям и партнёрам

10. Настроили отправку заказов покупателя

О переходе на электронный документооборот с разных сторон

«Перейдя на электронный документооборот временами было тяжело из-за сложности обновлений, но после внедрения «Клиент ЭДО» нам стало гораздо проще поддерживать ЭДО.

Обновление конфигурации теперь занимает не более 2-х часов. При этом мы научились проверять обновление сначала на учебной базе, далее на резервной копии рабочей базы, и только после всех проверок мы обновляем рабочую базу.

Рынок IT постоянно совершенствуется. Хотите своевременно узнавать о всех новостях и мероприятиях?

Подпишитесь на нашу новостную рассылку! подписаться Новый выпуск каждый вторник.

Номенклатура дел отдела кадров

«Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», 2011, N 8

Одна из задач предприятий — организация учета и хранения документов. Отдел кадров не является исключением, ведь в нем создается огромное количество документов: локальные нормативные акты (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.п.), организационные документы (различные виды журналов учета и регистрации, штатное расписание, график отпусков и т.д.), акты по учету кадров (всевозможные приказы по личному составу, трудовые договоры, трудовые книжки и пр.). Систематизировать документы кадровой службы поможет номенклатура дел. О том, как ее составить, на что обратить внимание и какими нормативными актами руководствоваться, расскажем в данной статье.

Что понимается под номенклатурой дел?

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организациям предоставлено право создавать архивы для хранения документов. Статья 17 данного Закона обязывает компании обеспечивать сохранность образовавшихся в деятельности организации документов, в том числе документов по личному составу. Полагаем, что сохранность документов без организации их хранения невозможна. Для хранения и использования документов, образующихся в отделе кадров, нужно их систематизировать.

Итак, номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме. Такое определение содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и Основных правилах работы архивов организации (далее — Правила), одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В силу п. 3.4.4 Правил различают три вида номенклатур дел:

  • типовую (устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом. В основном такие номенклатуры разработаны для организаций, финансируемых из бюджетов различных уровней);
  • примерную (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер);
  • индивидуальную (определяет состав дел для конкретной компании).

К сведению. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Сводная номенклатура дел, то есть номенклатура дел всей организации, составляется по установленной форме на общем бланке организации на основании номенклатур дел структурных подразделений, подписанных их руководителями.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Поскольку нас интересует номенклатура дел кадрового подразделения, уделим особое внимание ее составлению.

Правила составления номенклатуры

Для того чтобы номенклатура дел отдела кадров была составлена качественно, в первую очередь необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности данного структурного подразделения. Кроме того, следует использовать описи дел постоянного и временного хранения, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), типовые и примерные номенклатуры дел.

Утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Повторим, что номенклатура дел составляется по утвержденной форме (Приложение 8 к Правилам).

Итак, в номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела — это условное цифровое обозначение дела. Он состоит из установленного в компании цифрового обозначения структурного подразделения (порядковый номер отдела кадров в соответствии со штатным расписанием) и порядкового номера заголовка дела. Например: 05-04, где 05 — индекс структурного подразделения, 04 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Если в кадровой службе несколько структур, индекс дела можно дополнить третьим цифровым обозначением. Например: 05-01-04, где 05 — индекс структурного подразделения (департамент, управление и т.п. по кадрам), 01 — порядковый номер кадровой службы в составе подразделения (отдел по обучению персонала, сектор по работе с военнообязанными и т.д.), 04 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Читайте также  Как оформляется 3 я форма допуска

В графе 2 «Заголовок дела» отражаются сведения о видах документов, помещенных в дело. Пунктом 3.4.9 Правил рекомендовано вначале располагать заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Конечно, в настоящее время понятие «вышестоящая организация» в коммерции себя исчерпало, поэтому номенклатуру организации нужно начинать с внутренних руководящих документов. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

К сведению. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. При этом в заголовке не допускается употребление неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.).

Если дело содержит документы по одному вопросу, которые не связаны последовательностью в делопроизводстве, заголовок можно начать словом «Документы», а в скобках указать основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

В графе 3 цифрами указывается количество дел (томов, частей), образовавшихся в процессе делопроизводства за календарный год, поэтому она заполняется по его окончании.

Пример 1. В ООО «Июль» на конец апреля количество листов, помещенных в дело, превысило 220. Как быть, если документов будет больше 250?

По общему правилу в дело помещается не более 250 листов (разд. 3.5 Правил). Если в течение года создается большое количество документов, необходимо сформировать новый том. При этом в графе 3 номенклатуры нужно отметить крайние даты документов каждого тома. Запись будет выглядеть следующим образом:

Т. 1. 11.01 — 31.05.2011

Т. 2. 01.06 — 30.12.2011

Графа 4 «Срок хранения и N статей по Перечню» предназначена для внесения сведений о сроках хранения документов, помещенных в дело со ссылкой на конкретную статью Перечня, по которой определяется срок хранения.

Если в номенклатуру отдела кадров войдут заголовки дел, в которых хранятся документы, срок хранения которых не определен Перечнем, срок их хранения устанавливается экспертной комиссией организации.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки:

  • о заведении дел (отметка «заведено» — когда в деле появляется хотя бы один документ);
  • о переходящих делах (отметка «переходящее» — для дел, которые ведутся в течение нескольких лет. Например, личные дела, трудовые договоры и пр.);
  • о выделении дел к уничтожению;
  • о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (отдельно по делам постоянного и временного хранения). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего такую отметку, и расшифровкой его подписи.

Структура номенклатуры отдела кадров

Итак, общее представление о номенклатуре как о документе мы имеем. Теперь разберемся, в какой последовательности в ней размещаются дела.

Вначале уясним для себя, какие документы подлежат включению в номенклатуру (все документы, создаваемые отделом кадров и поступающие в него, учетные и регистрационные журналы, кроме печатной продукции).

Чтобы правильно составить номенклатуру, нужно знать правила формирования дел, так как именно они определяют состав документов и заголовки дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов зависит от важности документов, входящих в состав этих дел. Например, сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее — заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, а затем — остальные в порядке убывания сроков хранения документов.

Важный момент при формировании дела — сроки хранения документов, ведь в одном деле могут размещаться только документы с одинаковыми сроками хранения.

Обратите внимание! Временные сроки хранения документов применяются всеми организациями, при этом возможно их увеличение, но ни в коем случае не сокращение. Постоянный срок хранения применяется теми компаниями, документы которых поступают в архив на государственное или муниципальное хранение.

Если компания не является источником комплектования архивных учреждений, для них срок хранения документов, для которых Перечнем определен постоянный срок, составляет не менее 10 лет. Дальнейшее хранение определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов.

Трудности с формированием дел и заголовков к ним

Поскольку кадровая служба не разрабатывает большого количества внутренних руководящих документов и они поступают в нее в основном в виде копий, такие документы формируются в отдельное дело. Отдельным делом можно расположить копии учредительных документов предприятия, необходимых кадровой службе для выполнения решений, относящихся к ее компетенции, отдельным делом — приказы директора по основной деятельности. В то же время самой кадровой службой могут разрабатываться и отдельные документы по организационным вопросам, относящимся к ее компетенции (положение о премировании, положение о работе с резервом и т.п.). Такие документы признаются делами постоянного хранения и должны вестись отдельно.

Рассмотрим приказы, срок хранения которых подразделяется в зависимости от их вида:

  • по основной деятельности — постоянно (приказы, присланные для сведения, — до минования надобности);
  • по личному составу — 75 лет ЭПК.

Отметка «ЭПК», проставленная в Перечне, означает, что срок хранения конкретных документов окончательно не установлен и может быть увеличен экспертно-проверочной комиссией организации.

К сведению. Приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся пять лет (п. «в» ст. 19 Перечня).

Отметка «До минования надобности» означает, что документ имеет практическое значение и может храниться до тех пор, пока в нем не отпадет надобность, но не менее года.

Перечень разделяет приказы по личному составу на две группы с разным сроком хранения:

  • приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — 5 лет;
  • остальные приказы — 75 лет.

Получается, что приказы по личному составу должны быть сформированы в разные дела.

Пример 2. В организации приказы по личному составу распределены на два массива со сроками хранения 75 и 5 лет. Как сформулировать заголовки для таких дел?

Заголовки для приказов в номенклатуре могут быть сформулированы следующим образом:

  • «Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.)»;
  • «Приказы по личному составу (взыскания, очередные и учебные отпуска и др.)».

Трудовые договоры, как и соглашения и изменения к ним, являются важными кадровыми документами. Каким образом их следует формировать в дела? Если в организации ведутся личные дела, трудовые договоры помещаются в них. Если личные дела не ведутся, нужно сформировать отдельное дело с заголовком «Трудовые договоры и соглашения с работниками». Если работников в организации много, можно разделить трудовые договоры на несколько дел, например:

  • «Трудовые договоры и соглашения с работниками (А — О). Том 1»;
  • «Трудовые договоры и соглашения с работниками (П — Я). Том 2».

Помните, что дела с трудовыми договорами являются переходящими, о чем необходимо сделать пометку в графе «Примечание» номенклатуры.

Штатное расписание считается важным организационным документом и утверждается руководителем компании. В связи с этим возникает вопрос о том, в какое дело его поместить. Следует ли отнести его к приказам по основной деятельности, ведь штатное расписание является приложением к приказу? Отвечаем. Этот документ может быть помещен в дело, формируемое в службе делопроизводства с приказами по основной деятельности, и обычно отдел кадров получает штатное расписание в виде копии. Но отдел кадров постоянно работает со штатным расписанием, поэтому возможно его выделение в отдельное дело с заголовком «Штатное расписание и изменения к нему. Копии».

Форма N Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и заработной платы».

Личные карточки работников (форма N Т-2) являются основным учетным документом среди всех кадровых документов. Они составляют картотеку, оформляемую по алфавиту или структурным подразделениям (внутри также отсортированы по алфавиту). Заголовок для таких дел может быть следующим: «Личные карточки работников». Отметим, что в графе «Примечание» у таких дел нужно поставить отметку «Переходящее».

При увольнении работника в текущем календарном году его трудовой договор подлежит изъятию и помещению в дело «Трудовые договоры с уволенными работниками». С личными карточками уволенных поступают аналогично (их перемещают в дело «Личные карточки уволенных работников»).

Для наглядности приведем пример номенклатуры дел отдела кадров.