Типовое положение технического архива на предприятии

1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт устанавливает порядок и требования к разработке, размножению, хранению и поиску проектной, научно-технической, нормативной и другой документации (в дальнейшем документация).

Стандарт распространяется на все подразделения ЦНИИПСК им. Мельникова.

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

Системы менеджмента качества. Требования

СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации

СПДС. Правила учета и хранения подлинников проектной документации

Консервация документов. Общие требования

Бумага масштабно-координатная. Технические условия

Бумага чертежная. Технические условия

Порядок выполнения и хранения расчетов металлических конструкций

Требования к оригиналам технической документации

3 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

3.1 Порядок выполнения, размножения, хранения и поиска документации должен обеспечивать организационное единство проведения проектных, проектно-изыскательских и научно-исследовательских работ в институте, а также возможность широкой и оперативной информации по проектной документации и другим разработкам института.

3.2 Производственные процессы выполнения, размножения, хранения и поиска документации должны удовлетворять следующим основным требованиям:

— применение автоматизированных и прогрессивных методов выполнения чертежей и обеспечение высокого качества графических материалов;

— использование электрографических и других методов размножения документации, обеспечение полноты, достоверности и четкости документации при размножении;

— учет и хранение проектной и другой документации в соответствии с требованиями государственных стандартов;

— организация и возможность многоаспектного поиска документации.

3.3 Действующий порядок управления производственными процессами — проектирования, размножения и хранения документации — направлен на обеспечение качества продукции в целом и соответствует требованиям элемента 4.9 ГОСТ Р ИСО 9001 .

4 УПРАВЛЕНИЕ РАЗРАБОТКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

4.1 Производственно-технологический процесс разработки документации включает:

— рассмотрение технического задания;

— обеспечение необходимой нормативной документацией и компьютерными программами;

— принятие основной расчетной схемы, разработка основных узлов;

— выполнение расчетов в соответствии с установленной расчетной схемой и нагрузками;

— проверка чертежей и расчетов, нормоконтроль;

— внесение изменений в документацию, включая изменения по требованию заказчика;

— оформление документации (изготовление кальки, подписи, размножение);

— сдача работы заказчику;

— сдача подлинников документации в архив.

4.2 Выполнение оригиналов чертежей и других документов осуществляется, как правило, на персональных компьютерах с использованием графических программ, разработанных для формирования чертежей КМ, КМД строительных металлоконструкций.

4.3 Все оригиналы графической и текстовой документации должны выполняться в соответствии с требованиями графического оформления, установленными ГОСТ 21.101 и другими стандартами СПДС, ЕСКД и стандартами системы качества института.

4.4 Разработанная с использованием компьютера документация в электронном виде выводится на плоттер (форматы А0, A1, A2) или принтер (форматы A3, А4) для изготовления оригиналов документов на бумажной основе, с разрешением не менее 360 точек на дюйм. Использование машинных носителей для хранения оригиналов и копий не допускается.

Полученный оригинал документов проходит необходимый контроль, согласование, в него вносятся изменения, после чего изготавливается подлинник на кальке или бумаге, который заверяется подлинными подписями исполнителей.

Размножение документации в необходимом количестве экземпляров производится с подлинника (кальки с подлинными подписями).

Комплектование документации, брошюровка, сдача заказчику производится ответственным исполнителем.

4.5 Ответственным за методическое обеспечение выполнения оригиналов чертежей и других документов на персональных компьютерах является ОАП.

Техническое обслуживание, обеспечение расходными материалами осуществляется ОВТЭР и ОМТС.

4.6 Проектирование вручную производится с применением чертежного станка на чертежных основах:

— бумага чертежная по ГОСТ 597;

— бумага масштабно-координатная по ГОСТ 354.

4.7 Обеспечение нормативной и другой технической документацией осуществляется отделом научно-технической информации (ОНТИ), имеющим фонды:

— норм проектирования в области строительства (СНиП, СП, методики, рекомендации, руководства и другие) и изменений к ним;

— государственных стандартов, методических указаний и других документов Госстандарта, технических условий (на материалы конструкции);

— научно-технической и справочной литературы.

Обработка и классификация поступающих в фонд документов и литературы производится на основе системы «Универсальной десятичной классификации».

4.8 Хранение документов производится на стеллажах и в жестких папках.

4.9 Изменение и дополнение нормативных документов производится на основе информации Госстроя (БСТ — «Бюллетень строительной техники») и Госстандарта (ИУС — «Информационный указатель стандартов»). Текст изменений размножается и вносится во все экземпляры документов, а также доводится до сведения держателей в отделах.

Оперативное извещение специалистов и руководства института о новых поступлениях и изменениях производится путем выпуска информационных листков «Новые поступления и изменения в НТД».

4.10 Отменённые и устаревшие документы, оставленные для информационных и юридических целей должны быть идентифицированы и храниться отдельно.

5 РАЗМНОЖЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

5.1 Производственный процесс размножения и оформления документации непосредственно влияет на качество выпускаемой продукции на заключительном этапе её изготовления. Процесс осуществляется отделом размножения, оформления и выпуска (ОВДИ) и состоит из операций:

— изготовление оригинала документа на кальке методом непосредственного электрографического воспроизведения оригинала, выполненного на бумажном носителе;

— изготовление копий на бумажной основе путем размножения подлинника документа, выполненного на кальке или бумаге (для текстовых документов);

— комплектование, брошюрование и переплёт.

5.2 Изготовление кальки и копий документов производится машинным способом на электрографическом ротационном аппарате (РЭМ) типа ЭР-620. Наиболее целесообразно применение форматов А0, A1, A2.

5.3 Размножение текстовой и графической документации форматов A3, А4 производится на аппаратах типа «Ксерокс-1050» и «Ксерокс-5837».

5.4 Требования к качеству графического и текстового выполнения документов под электрографическое копирование, их физическое состояние (наличие перегибов, смятия, разрывов и т.п.) изложены в СТП 16-93.

3.5 При размножении документации используются:

— бумага ролевая. Офсет, г. Светогорск;

— бумага листовая для офисной техники;

Применяемые материалы должны соответствовать требованиям нормативных документов и иметь сертификат.

5.6 Комплектование документации для брошюровки и переплета производится ответственным исполнителем работы.

5.7 Ответственность за обеспечение работы множительной техники возлагается на заместителя директора по общим вопросам.

6 ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

6.1 Технический архив осуществляет функции приема, учета, хранения документации и оперативный многоаспектный поиск с выдачей информации по запросам проектировщиков и сторонних организаций.

6.2 Архив осуществляет хранение следующей документации:

— подлинников разработанной проектной документации для законченных строительством объектов, включая документацию, полученную от Заказчика, Генподрядчика;

— подлинников проектной документации на строящиеся объекты, если проектирование осуществляется поэтапно;

— подлинников расчетов металлоконструкций;

— подлинников технических отчетов по обследованию технического состояния и диагностированию объектов, экспертизе промышленной безопасности;

— подлинников экспертных заключений и рекомендаций;

— подлинников разрабатываемых типовых проектов и фонда типовых проектов, разработанных ранее институтом, его филиалами и другими организациями (подлинники или дубликаты);

— фонда рулонов микрофильмов проектной документации, разработанной институтом и переданной на бессрочное хранение в Российский Государственный архив научно-технической документации (РГАНТД) или Заказчику.

6.3 На хранение принимается документация, выполненная на кальке, полученной электрографическим методом, заверенная подлинными подписями.

Если подлинник проектной документации выполнен на бумажном носителе, то производится изготовление его копии на кальке, которая заверяется главным инженером проекта записью «С подлинным верно».

Допускается прием на хранение заключений, рекомендаций и т.п., выполненных на бумажном носителе на листах формата А4 или сфальцованных на него и заверенных подлинными подписями исполнителей.

Расчеты металлоконструкций принимаются на хранение в рукописном или распечатанном с компьютера сброшюрованном виде на бумаге или кальке в соответствии с требованиями СТП 14-02.

6.4 При приеме документации на хранение проверяют:

— комплектность в соответствии с ведомостью чертежей или содержанием;

— наличие установленных подписей и дат;

— пригодность для хранения и снятия копий.

6.5 Регистрация документации, поступающей в архив, производится в инвентарной книге с присвоением инвентарных номеров в соответствии с требованиями ГОСТ 21.203 .

Неучтенная документация считается недействительной и передача ее заказчикам и сторонним организациям запрещается.

6.6 Одновременно с регистрацией документации в инвентарной книге заполняется учётная карточка по форме 1 ГОСТ 21.203 , которая хранится в картотеке архива бессрочно.

6.7 Хранение всей документации осуществляется в развернутом виде в специальных шкафах. По истечении 10 лет и, если шкафы переполнены, документация сфальцовывается на формат А4, помещается в жесткие папки и ставится на хранение на стеллажи.

Стеллажи должны иметь маркировку (бирки) по допускаемой нагрузке.

6.8 В помещении технического архива должен обеспечиваться температурно-влажностный режим в соответствии с ГОСТ 7.50 .

Значения параметров окружающей среды (температура и влажность) должны ежедневно фиксироваться в журнале наблюдений.

6.9 Выдача подлинников для внесения изменений, снятия копий производится на основании разрешения на внесение изменений в соответствии с ГОСТ 21.101 и по распоряжению руководства института.

6.10 Сроки хранения подлинников документации в соответствии с установленными правилами и инструкциями Федеральной архивной службы должны составлять для проектной документации не менее 25 лет после завершения разработки, после чего она передаётся на бессрочное хранение в РГАНТД.

Отбор документации для передачи на государственное хранение или продление сроков хранения в институте осуществляется специальной комиссией, создаваемой приказом по институту.

Передача документации в РГАНТД производится по акту. Номер акта и дата проставляются в учетной карточке на данную документацию, хранящейся в картотеке.

6.11 Проектная документация, находящаяся в отделах, идентифицируется как «Для информационных целей», о чем в правом верхнем углу титульного листа производится соответствующая запись с подписью руководителя подразделения.

7 ПОИСК ДОКУМЕНТАЦИИ

7.1 Предусмотрены две формы поиска: одноаспектный и многоаспектный.

Одноаспектный поиск осуществляется при конкретном запросе, когда назначается шифр объекта. Многоаспектный поиск осуществляется в случае запроса, когда указываются лишь аспекты интересующего объекта без указания конкретного адреса.

7.2 Для обеспечения информации в техническом архиве функционируют:

— картотека учетных карточек по документации, разрабатываемой отделами института (см. п. 6.6);

— поисковая картотека учетных карточек по рубрикам объектов;

— картотека перфокарт (по состоянию на 1991 г.) по рубрикам: «Здания», «Сооружения», «Предприятия», «Номерные предприятия», «НИР» — научно-исследовательские работы;

7.3 Установленные подлинники выдаются проектировщику для ознакомления.

Для ознакомления с микрофильмами используется читальный аппарат с увеличением.

После ознакомления по заказу проектировщиков технический архив изготавливает на РЭМ необходимые копии документации.

Снятие копий с подлинников производится с разрешения главного инженера проекта или начальника отдела.

Архив на предприятии

Руководство предприятия должно обеспечить архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами (п. 10 разд. І Правил № 1000)

Читайте также  Когда производится замена водительского удостоверения

Обратите внимание: в разд. VIII упомянутых Правил установлен целый ряд требований к помещению архива, его пожарной безопасности, температурно-влажностному, световому и санитарно-гигиеническому режимам, а также к оборудованию архива и размещению документов в архивохранилище.

Архив может создаваться как самостоятельное структурное подразделение предприятия либо входить в состав службы делопроизводства. На предприятиях с небольшой численностью работающих назначают лицо, ответственное за ведение архива предприятия (п. 8 разд. І Правил № 1000).

Архив, являющийся самостоятельным подразделением предприятия, работает на основании Положения об архиве предприятия (п. 9 разд. І Правил № 1000). Такое Положение разрабатывают с учетом рекомендаций Укргосархива (ч. 4 ст. 32 Закона № 3814). Кроме того, при разработке Положения об архиве предприятия следует принять во внимание Типовое положение № 232, а также Примерное положение об архиве.

Решение об одобрении Положения об архиве предприятия принимает ЭК предприятия* (п. 5 гл. 1 разд. V Правил № 1000). При этом, если у юрлица создаются документы НАФ, то одобренный ЭК проект Положения должен быть подан для одобрения в ЭПК государственного архива (ЭК архивного отдела районной, районной в г. Киеве госадминистраций или горсовета) (п. 4 гл. 1 разд. V Правил № 1000). После этого Положение утверждает руководитель предприятия.

* О ней см. в разделе 4 на с. 11.

В Положении об архиве предприятия могут быть указаны, в частности, такие задачи архива:

— прием от структурных подразделений предприятия и хранение архивных документов;

— контроль совместно со службой делопроизводства за состоянием хранения и правильностью оформления документов в структурных подразделениях предприятия;

— участие в составлении и согласовании сводной номенклатуры дел, проверка соответствия формирования документов в дела утвержденной номенклатуре;

— ведение государственного учета документов НАФ и подача сведений об их количестве по установленной форме соответствующему государственному архивному учреждению, архивному отделу горсовета;

— проведение предварительной экспертизы ценности документов, находящихся на хранении, составление и подача проектов описей, актов на изъятие для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, актов об изъятии документов из НАФ, актов о непоправимых повреждениях документов на рассмотрение ЭК предприятия;

— создание и усовершенствование справочного аппарата к архивным документам;

— организация пользования архивными документами, выдача архивных справок, копий, извлечений из документов юридическим и физическим лицам согласно Правилам № 1000;

— подготовка и передача документов НАФ в соответствующее государственное архивное учреждение, архивный отдел горсовета;

— участие в мероприятиях по повышению профессиональной квалификации работников предприятия, отвечающих за работу с документами.

В штатное расписание предприятия вводится должность заведующего архивом. Согласно Справочнику квалификационных характеристик лицо, занимающее такую должность, должно иметь базовое либо неполное высшее образование соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специалист) и стаж работы по ведению архивного дела — не менее одного года.

Круг обязанностей работников архива определяется должностными инструкциями, которые утверждает руководитель предприятия. При их составлении необходимо учесть положения Справочника квалификационных характеристик, который раскрывает задачи и обязанности заведующего архивом (раздел «Руководители», п. 15) и архивариуса (раздел «Технические служащие», п. 3). Кроме того, в должностные инструкции некоторых других работников (инспектор по кадрам, заведующий канцелярией, делопроизводитель, секретарь руководителя, секретарь-машинистка, секретарь-стенографист и т. д.) целесообразно включить положения, обязывающие последних подготавливать и передавать документы в архив предприятия, составлять описи дел и т. п.

В архиве составляют годовой план работы на основании определения главных задач работы архива на год с учетом бюджета рабочего времени (п. 1 гл. 1 разд. ХІІІ Правил № 1000). Форма такого годового плана приведена в приложении 47 к указанным Правилам. План подписывает заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) и утверждает руководитель предприятия или структурного подразделения, в состав которого входит архив.

Кроме того, составляется график приема дел от структурных подразделений (п. 2 гл. 1 разд. ХІІІ Правил № 1000). Он включает наименование структурных подразделений, в деятельности которых создаются архивные документы, срок их приема, а также названия должностей, инициалы и фамилии лиц, ответственных за передачу документов в архив предприятия. График подписывает заведующий архивом (лицо, ответственное за архив), после чего он согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия.

По итогам работы архив отчитывается о выполнении годового плана. Отчет составляют по форме, аналогичной плану, с добавлением видов работ, выполненных вне плана, и сведений о выполнении графика. Последние включают в конце отчета отдельными разделами. Отчет подписывает заведующий архивом (лицо, ответственное за архив). Один экземпляр такого отчета при необходимости может направляться в соответствующее архивное учреждение.

  • Архив может создаваться как самостоятельное структурное подразделение предприятия либо входить в состав службы делопроизводства.
  • Архив, являющийся самостоятельным подразделением, работает на основании Положения об архиве предприятия, утвержденного руководителем предприятия.
  • В штатное расписание предприятия вводится должность заведующего архивом.
  • В архиве составляют годовой план работы на основании определения главных задач работы архива на год с учетом бюджета рабочего времени. По итогам работы архив отчитывается о выполнении годового плана.

5 причин внедрить электронный архив технической документации

Любой организации приходится ежедневно обмениваться большим количеством документов с поставщиками, клиентами, банками и другими структурами. И если небольшая торговая фирма часто обходится преимущественно бухгалтерской и финансовой документацией, то на производственном предприятии ведется масштабный технический документооборот. Внедрение архива технической документации в электронном виде оптимизирует работу организации, экономит время персонала и защищает проектные документы.

Что представляет собой техническая и проектная документация

Под технической документацией понимают базу комплектов документов, используемых при проектировании, строительстве или изготовлении, а также последующей эксплуатации зданий и сооружений, техники, программного обеспечения, а также любой другой продукции. Выделяют следующие группы технических документов:

    Конструкторские, проектно-технические, проектно-сметные: чертежи, пояснительные записки, ТУ, нормы, регламенты, спецификации, связанные с проектировочными работами, сметы.

  • Технологические: любые документы, в соответствии с которыми осуществляются производство и эксплуатация описываемого объекта.
  • Помимо этого, к технической документации относят программные документы, описывающие и регулирующие работу программного обеспечения для промышленного оборудования, вычислительной техники и других технических средств.

    Проще говоря, техническая документация – это комплекс правил, регулирующих все стадии изготовления и использования продукции предприятия. При этом, понятия «техническая» и «проектная» не тождественны. Технический архив – более общее и объемное понятие, кроме проектных, сюда входят также многочисленные рабочие документы, описывающие все этапы технологии производства.

    Архив технических документов на предприятии выполняет сразу несколько важных функций:

      регламентирует все этапы производственного цикла, от выбора сырья и материалов до утилизации,

    используется при взаимодействии с деловыми партнерами, поставщиками, покупателями, представителями проверяющих госорганов,

    применяется для обязательной оценки соответствия качества выпускаемой продукции,

  • формирует базу проектного опыта для возможного переиспользования.
  • Введение электронного архива

    Все больше организаций переводят технический документооборот в цифровой формат. Причины очевидны. На обработку сотен бумажных документов ежедневно уходит большое количество времени. Особенно остро такой вопрос стоит перед крупными предприятиями, которые часто вынуждены содержать штат сотрудников для работы с базами документов. Как показала практика, единственным выходом в такой ситуации становится внедрение архива технической документации предприятия в электронном виде. И если в прошлом электронный архив часто считался своеобразной «энциклопедией», то сегодня это экосистема, интегрируясь в которую можно успешно работать с любыми техническими и проектными документами как по отдельности, так и совместно.

    В качестве примера — программный продукт «Логика: ТЕХДОК», разработанный компанией «Логика бизнеса». Решение предназначено для компаний и производственных предприятий с любым объемом технического, технологического и проектно-технического документооборота. Благодаря «Логике: ТЕХДОК» организация может в краткие сроки выстроить простую и эффективную централизованную систему для сбора, регистрации, учета и хранения практически неограниченного количества документов в электронном формате. Возможности удаленного доступа позволяют работать с документами сотрудникам структурных подразделений с территориальной распределенностью.

    Рассмотрим 5 основных причин, по которым предприятию есть смысл внедрить электронный архив технической документации.

    Автоматизация контроля комплектности пакетов проектно-технической документации

    В пакет технологической и проектной документации входят десятки, а иногда и сотни разных бумаг: от концепции, смет и калькуляций до пояснительных записок и инструкций для готовой продукции. Приведем в качестве примера ориентировочный состав разделов проектной документации строительной компании:

    1. Пояснительная записка.
    2. Планировка земельного участка, отведенного под строительство объекта.
    3. Архитектурные решения.
    4. Объемно-планировочные, конструктивные решения.
    5. Данные о сетях инженерных коммуникаций.
    6. Проект организации строительства.
    7. Проект демонтажа капитальных сооружений на участке.
    8. Мероприятия по защите окружающей среды и минимизации влияния на экосистему.
    9. Меры пожарной безопасности.
    10. Доступность объекта для людей с ограниченными физическими возможностями.
    11. Энергоэффективность. Учет и использование энергоресурсов.
    12. Сметный раздел.
    13. Другие материалы, имеющие отношение к проекту.

    Среднестатистический проект строительной организации включает большое количество разделов. В каждый из таких разделов входят десятки документов, которые нужно систематизировать, хранить и учитывать. В случае с традиционными бумажными архивами обеспечить полную комплектность пакетов удается далеко не всегда. А электронный архив технической документации (например, «Логика: ТЕХДОК») справляется с такой задачей на отлично.

    Формирование базы знаний по типовым проектам и проектным решениям

    Внедрение архива технической документации в цифровом виде позволяет создать уникальную для предприятия базу знаний, которая пополняется с каждым реализованным проектом. Это упрощает ведение последующих проектов, а также помогает избежать типовых ошибок. Изучая факты, закономерности и проблемы, возникшие в ходе работы, организация получает возможность существенно сэкономить время, ресурсы и трудозатраты при реализации аналогичных проектов в будущем.

    Вся проектная информация консолидируется в централизованной цифровой базе, и ей может легко воспользоваться каждый сотрудник, обладающий правами доступа. Это позволяет совершенствовать работу предприятия с каждым реализованным проектом, а электронный формат базы знаний обеспечивает комфортную работу и высокий уровень безопасности.

    Снижение времени на поиск информации

    Еще один аргумент в пользу электронного архива – высокая скорость взаимодействия с любой документацией. Если на поиски нужной спецификации или инструкции в бумажном виде уйдет до нескольких часов и даже дней (учитывая то, что для получения бумаг из архива придется создать запрос в соответствующем отделе), то в случае с электронным архивом речь идет о нескольких минутах. При этом сотрудники предприятия получают возможность осуществлять быстрый поиск по разным параметрам: номенклатурам, разделам, отдельным поисковым запросам и другим. Внедрение программного решения оптимизирует работу с документами, сокращая время на поиск нужной информации: сотрудники получают возможность выполнять сложный перекрестный поиск по заданным параметрам с любого устройства (при наличии доступа), затрачивая на такие операции всего несколько минут.

    Читайте также  Как отправить фото в гаи о нарушении

    Минимизация рисков безвозвратной утери

    Случается так, что организация по каким-либо причинам теряет ценные документы или техническую информацию. Пожар на предприятии, затопление, неосторожное обращение, неправильная транспортировка – лишь некоторые ситуации, которые могут повлечь физическое уничтожение бумаг. Внедрение электронного архива – способ, позволяющий предотвратить критические последствия перечисленных проблем. Информация хранится в едином защищенном пространстве с настраиваемыми правами доступа. Для обеспечения сохранности данных обязательно выполняется резервное копирование. Максимальную безопасность электронному архиву технической документации обеспечивают такие инструменты, как версионность, разграничение прав доступа, встроенные средства репликации/защиты. При этом резервное копирование электронных документов занимает несравнимо меньше времени, чем тотальное копирование бумажного архива.

    Минимизация обращений в бумажный архив

    Внедрив цифровую базу документов, предприятие снижает частоту обращения за оригиналами, что экономит время сотрудников и минимизирует риск порчи бумажных носителей. Частое обращение за документами сокращает срок их «жизни», поскольку бумага имеет свойство истираться и изнашиваться. Электронным копиям не страшны подобные проблемы: сотруднику достаточно получить доступ к централизованной цифровой базе, задать нужные поисковые параметры и работать с информацией в виртуальном формате. Другими словами, электронные технические документы практически вечны, и это еще один аргумент в пользу внедрения цифрового архива.

    Разумеется, это далеко не все возможности электронных архивов технической документации. Например, «Логика: ТЕХДОК», в числе других встроенных инструментов, имеет функции каталогизации и многоуровневого связывания документов, разграничение прав доступа по различным параметрам, автоматизированный учет поступлений новой документации. Внедрение продукта «Логика: ТЕХДОК» увеличивает объемы и темпы работы с технической документацией, сокращая число задействованных сотрудников.

    Типовое положение об архиве организации (источника комплектования)

    УТВЕРЖДАЮ

    (Должность руководителя организации)

    (Подпись) (Расшифровка подписи)

    «____»_______________ 20__ г.

    от _______________ № _______

    ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ

    ОРГАНИЗАЦИИ (ИСТОЧНИКА КОМПЛЕКТОВАНИЯ)

    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1. Документы организации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственном архиве Новосибирской области.

    До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом Российской Федерации -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в организации.

    1.2. Организация обеспечивает отбор, упорядочение, учет, сохранность и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности. В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007), организация обеспечивает своевременную передачу документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет организации. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица организации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

    1.3. В организации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации постоянного хранения и документов по личному составу, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

    1.4. Архив организации входит в состав службы документационного обеспечения или является самостоятельным структурным подразделением организации с непосредственным подчинением его руководителю организации. Возглавляет архив заведующий архивом или лицо, ответственное за сохранность документов в организации, назначенное распорядительным документом руководителя организации.

    1.5. В своей работе архив организации руководствуется Федеральным законом Российской Федерации -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом Новосибирской области -ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007), нормативными актами вышестоящих организаций по вопросам организации архивного дела, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, распорядительными документами организации, настоящим Положением об архиве.

    1.6. Положение об архиве организации разрабатывается на основании Типового положения об архиве организации (источника комплектования).

    1.7. Положение об архиве организации после согласования с экспертно-проверочной комиссией управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее – ЭПК управления ГАС Новосибирской области) утверждается руководителем организации.

    1.8. Архив организации работает по плану, утвержденному руководителем организации, и отчитывается перед ним в своей работе.

    1.9. Контроль за деятельностью архива организации осуществляют заместитель руководителя, центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) организации.

    1.10. Организационно-методическое руководство деятельностью архива организации осуществляет государственный архив Новосибирской области.

    2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

    В архиве организации находятся на хранении:

    2.1. Документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности организации, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, до истечения законодательно установленного срока хранения на месте.

    2.2. Законченные делопроизводством документы организации постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, в том числе специальная документация, относящаяся к основной отраслевой (специфической) деятельности организации; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу.

    2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников.

    2.4. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчинявшихся организации.

    2.5. Личные фонды и коллекции документов сотрудников организации.

    2.6. Служебные и ведомственные издания.

    2.7. Учетные документы и научно-справочный аппарат к документам архива.

    3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

    3.1. Основными задачами архива являются:

    3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

    3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

    3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, установленных Федеральным законом Российской Федерации -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).

    3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве организации.

    3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

    3.2.1. Принимает не позднее, чем через 2 года после завершения в делопроизводстве, учитывает и хранит документы структурных подразделений организации, упорядоченные в соответствии с требованиями, установленными «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).

    3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с государственным архивом Новосибирской области графики представления описей на рассмотрение ЭПК управления ГАС Новосибирской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.

    3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения в делопроизводстве, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение центральной экспертной (экспертной) комиссии организации и ЭПК управления ГАС Новосибирской области.

    3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

    3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом государственного архива Новосибирской области.

    3.2.6. Информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива.

    3.2.7. Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования.

    3.2.8. Исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально — правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки.

    3.2.9. Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

    3.2.10. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе центральной экспертной (экспертной) комиссии организации.

    3.2.11. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел организации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив организации.

    3.2.12. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации специалистов организации, ответственных за ведение делопроизводства и архив.

    3.2.13. Ежегодно представляет в государственный архив Новосибирской области сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

    3.2.14. Подготавливает в установленном порядке и передает на хранение в государственный архив Новосибирской области документы Архивного фонда Российской Федерации.

    4. ПРАВА АРХИВА

    Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

    4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации.

    4.2. Запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

    ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОМУ КОМПЛЕКСУ
    ПРИКАЗ от 17 июня 2003 г. N 210
    ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОГО ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СИСТЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО ТЕХНИЧЕСКОГО УЧЕТА И ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОБЪЕКТОВ ГРАДОСТРОИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 04.12.2000 N 921 «О государственном техническом учете и технической инвентаризации в Российской Федерации объектов градостроительной деятельности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 50, ст. 4901) приказываю:

    1. Утвердить прилагаемое Типовое положение об архиве организации федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации объектов градостроительной деятельности на территории Российской Федерации, согласованное с Росархивом.

    2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя председателя Госстроя России П.А. Шевоцукова.

    от 17 июня 2003 г. N 210

    ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СИСТЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО ТЕХНИЧЕСКОГО УЧЕТА И ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОБЪЕКТОВ ГРАДОСТРОИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    I. Общие положения

    1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, утвержденными Указом Президента Российской Федерации 07.06.93, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 N 552, Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным Приказом Росархива от 11.03.97 N 11 и зарегистрированным Минюстом России 08.03.97 N 1344, Положением о Федеральной архивной службе России, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.98 N 1562, Постановлением Правительства Российской Федерации от 04.12.2000 N 921 «О государственном техническом учете и технической инвентаризации в Российской Федерации объектов градостроительной деятельности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 50, ст. 4901), Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002, Федеральным законом от 25.06.2002 N 73-ФЗ «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации», Примерным положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденным Приказом Роскомархива от 18.08.92 N 176.

    Читайте также  Где можно развестись с мужем в москве

    2. Настоящее Положение регламентирует работу архивов организаций федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации объектов градостроительной деятельности (далее — архивы ОФСТИ) и является основой для разработки положения об архиве для каждой организации федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации на территории Российской Федерации.

    3. Архивы ОФСТИ, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

    4. Архивы ОФСТИ составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и являются федеральной собственностью независимо от правового статуса и места дислокации архивов ОФСТИ на территории Российской Федерации.

    Подлинники дел и документов, хранящиеся в архивах ОФСТИ, не выдаются, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

    Дела и документы архивов ОФСТИ не могут быть объектом сделки, в том числе сделки купли-продажи, за исключение случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

    5. Основой государственного учета архивных документов в составе Архивного фонда Российской Федерации и Единого государственного реестра объектов градостроительной деятельности на территории Российской Федерации является единая система регистрации организаций и архивов ОФСТИ, документальных и архивных фондов, единиц хранения и единиц учета, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения. Дела и документы архивов ОФСТИ учитываются по архивным фондам, единицам хранения, единицам учета в установленном порядке.

    Архив ОФСТИ подлежит внесению в установленном порядке в Государственный реестр архивов организаций федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации объектов градостроительной деятельности.

    6. Архивы ОФСТИ создаются в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования в соответствии с настоящим Положением, подготовки к передаче документов на постоянное государственное хранение и действуют на правах структурного подразделения организации.

    7. Архивы ОФСТИ отчитываются в установленном порядке перед ФГУП «Ростехинвентаризация».

    8. Организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью архивов ОФСТИ осуществляет ФГУП «Ростехинвентаризация» и соответствующие учреждения Росархива, на учете которых состоят данные архивы ОФСТИ.

    II. Состав архива ОФСТИ

    1. В состав архива ОФСТИ входят:

    инвентарные дела на объекты градостроительной деятельности с момента их регистрации в инвентарных книгах установленного образца независимо от формы собственности объекта, времени создания, вида носителя документной информации и оконченные текущим производством дела и документы до их передачи в государственный архив или уничтожения;

    законченные делопроизводством организации документы постоянного хранения, образовавшиеся при осуществлении деятельности структурных подразделений; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности;

    учетно-справочный аппарат, фиксирующий состав, содержание и движение архивного фонда архива (инвентарные, реестровые книги, алфавитные, статистические картотеки, описи дел и документов, в том числе переданные в государственный архив, акты на уничтожение дел и документов, утративших научно-историческое и практическое значение и др.);

    информационные и учетные электронные базы данных ОФСТИ;

    печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие архивный фонд организации, необходимые для информационно-справочной и иной работы архива.

    В состав технического архива по решению экспертной комиссии может также быть включена управленческая документация.

    2. Технические паспорта, оценочная и иная учетно-техническая документация по объектам учета, копии зарегистрированных документов, сформированные в инвентарные дела, регистрационные книги, реестры, иные учетно-технические документы архивов ОФСТИ образуют архивные фонды.

    III. Задачи и функции архива ОФСТИ

    1. Основными задачами архива ОФСТИ являются:

    1) комплектование документами, состав которых предусмотрен пунктом 1 раздела II;

    2) проверка комплектности принимаемых инвентарных дел и документов на объекты градостроительной деятельности, наличия регистрационных свидетельств, принадлежности объектов к памятникам архитектуры, истории и культуры;

    3) прием, учет и хранение в установленном порядке подлинной документации и копий;

    4) участие в создании и ведение учетно-информационных и поисковых систем;

    5) контроль за внесением изменений в состав инвентарных дел, документов и учетную документацию;

    6) учет и розыск утраченных документов;

    7) обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архивах;

    8) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом, организация работы по экспертизе научной и практической ценности документов;

    9) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве ОФСТИ и проверка правильности оформления (подписания) документов, подлежащих приему в архив.

    2. Архив ОФСТИ в соответствии с возложенными задачами:

    1) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел и документов;

    2) проводит инвентаризацию (проверку наличия) и паспортизацию дел и документов архива;

    3) осуществляет изготовление, хранение и учет страховых копий дел и документов страхового фонда и фонда пользования;

    4) осуществляет разработку и согласование с соответствующими архивными учреждениями графика представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения Росархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

    5) участвует в работе по составлению перечней (описей, реестров и др.) документов, подлежащих передаче в государственный архив;

    6) осуществляет оформление, описание дел и документов, отобранных для передачи в государственный архив, и передачу их в государственный архив;

    7) составляет и представляет не позднее чем через три года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения Росархива;

    8) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат хранящихся в архиве ОФСТИ дел и документов, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архивного учреждения (в том числе в электронном формате информационно-поисковых баз данных);

    9) организует в установленном порядке использование документов;

    10) информирует руководство ОФСТИ о составе и содержании документов архива;

    11) выдает дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования (для работы в помещении архива);

    12) исполняет запросы организаций и заявления граждан, выдает копии документов и выписки из архивных документов;

    13) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

    14) проводит экспертизу научной и практической ценности, подготовку в установленном порядке и передачу в государственный архив дел и документов на объекты (памятники архитектуры, истории и культуры), других документов, имеющих научно-историческую ценность, участвует в работе экспертной комиссии организации;

    15) оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел организации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив организации;

    16) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации;

    17) ежегодно, к 1 декабря отчетного года, составляет и представляет во ФГУП «Ростехинвентаризация» и государственный архив, на учете которого состоит, паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов. Учетные документы представляются с сопроводительным письмом;

    18) подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации;

    19) направляет во ФГУП «Ростехинвентаризация» оформленные в установленном порядке страховые копии и сведения об объектах градостроительной деятельности с указанием вида собственности объекта, принадлежности объекта к памятникам архитектуры, истории и культуры и отнесением к составу Архивного фонда Российской Федерации.

    3. Страхование архивных фондов ОФСТИ как федеральной собственности осуществляет ФГУП «Ростехинвентаризация».

    IV. Права, обязанности и ответственность архива ОФСТИ

    1. Для выполнения возложенных задач и функций архив ОФСТИ имеет право:

    контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

    запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

    участвовать в мероприятиях по повышению квалификации персонала по программам государственной технической инвентаризации и архивного дела;

    контролировать соблюдение в организации и ее структурных подразделениях установленных правил работы с архивными документами;

    требовать от других подразделений и должностных лиц выполнения установленных правил оформления передаваемых документов, предоставления удостоверяющих документов и свидетельств, необходимых для внесения их в Единый государственный реестр объектов градостроительной деятельности и постановки на государственный учет;

    вносить руководству ОФСТИ предложения по вопросам совершенствования учетно-отчетной деятельности архива, улучшения в структурных подразделениях работы по оформлению документов, подготовке дел и документов на архивное хранение.

    2. При выполнении возложенных задач архив ОФСТИ обязан:

    руководствоваться законодательными и нормативными актами Правительства Российской Федерации, указаниями Госстроя России, ФГУП «Ростехинвентаризация», Росархива, методическими указаниями архивного органа субъекта Российской Федерации и настоящим Положением;

    своевременно и качественно выполнять обязанности, возложенные на архивы;

    соблюдать установленные сроки выдачи запрашиваемой информации;

    соблюдать установленный порядок доступа и выдачи запрашиваемой информации;

    соблюдать установленные сроки предоставления установленной отчетности архивом.

    3. Начальник архива ОФСТИ организует в установленном порядке работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

    4. За нарушение требований настоящего Положения должностные лица несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

    Ассоциация содействует в оказании услуги в продаже лесоматериалов: брус строганный санкт петербург по выгодным ценам на постоянной основе. Лесопродукция отличного качества.