Какие документы остаются у работника после увольнения

Полный список документов при увольнении работника

Список документов при увольнении работника в 2020 году — это перечень бумаг, касающихся деятельности человека в конкретной компании, которые выдают в день расторжения трудового договора. Отказ подготовить и передать все справки, предусмотренные законодательством, грозит штрафом.

Обязательные и необязательные документы

На основании ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения производят окончательный расчет с работником и выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Перечислим, какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2020 году (их готовят обязательно):

  1. Трудовая книжка. Оформлять ее разрешено накануне дня увольнения, выдать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получите согласие на отправление почтой либо храните в организации до обращения владельца.
  2. Если работник отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, пакет документов при увольнении сотрудника в 2020 году дополнится формой СТД-Р, в которой содержатся те же самые данные о трудовой деятельности и стаже, что и в обычной книжке. Форму тоже разрешено подготовить заранее, а выдать в последний день. Если уволенный не появился за документом лично, получите согласие на отправку почтой и вышлите заказным письмом с описью вложения. Кстати, форму СТД-Р при увольнении разрешено готовить в электронном виде, если работник согласен на это. В таком случае работодатель выдает документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.
  3. Медицинская книжка (при наличии). Выдать ее следует без всяких дополнительных записей: работодателю запрещено заполнять ЛМК.
  4. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
  5. Еще один пункт в списке, какие документы выдаются на руки сотруднику при увольнении в 2020 году, — справка о зарплате (ф. 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Ее готовит лицо, отвечающее за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
  6. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
  7. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
  8. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
  9. Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию из своих средств или из средств работника, в справки при увольнении работника в 2020 году добавляют еще выписку из формы ДСВ-3. Рекомендуется готовить ее за весь период, в течение которого страхователь перечислял средства на накопительную пенсию.

Представленный выше перечень того, какие документы нужны при увольнении, содержит те, которые готовят обязательно. Кроме этих бумаг, по заявлению увольняющегося работодатель должен подготовить и выдать:

  • форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
  • справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
  • копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
  • копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, привлечении к дисциплинарной ответственности, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций

Нередко бывает, что работник теряет справки и копии бумаг, а потом обвиняет работодателя в том, что он их не выдал. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все бумаги, выдаваемые на руки работнику.

Такой импровизированный отчет обязательно подписывает работник с указанием даты ознакомления и получения документов.

Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении документа.

Какие документы должны выдать сотруднику при увольнении: список обязательного пакета и сроки оформления

Рано или поздно, каждому человеку приходится увольняться с работы. Причин этому может быть множество. Например, тот или иной подчиненный нашел более подходящую профессию и хочет реализовать себя в ней, а работодатель на него рассчитывал. В подобных случаях отношения с начальством становятся сложнее и информацию о том, какие документы должны выдать при увольнении, приходится искать самому.

Данный процесс требует так же много сил и энергии, как и устройство на работу. Единственным отличием является заинтересованность, с которой стороны подходят к обязательствам. На первом этапе сотрудничества, когда подчиненный и наниматель взаимно нуждаются в услугах друг друга, деловые отношения складываются удачно для обеих сторон. В случае если кто-то из них теряет потребность в другом – возникает множество непредвиденных проблем. В результате неудачного «расставания» происходят совершенно нелепые случаи. Бывает, что сотруднику выдают не весь перечень документов при увольнении. Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо знать, как устроен сам процесс со всеми его «прелестями».

Порядок

Процедура проведения расторжения трудового договора, прописанного на законодательном уровне, зависит от того, кто стал инициатором прекращения деловых отношений.

Если подчиненный снимается с должности по инициативе начальника, действия процедуры меняются, чем в случае самостоятельного ухода. Во-первых, стоит узнать об определенных ограничениях, в число которых входит:

  • увольнение беременных женщин (исключение составляют компании, прекращающие свое существование);
  • работодатель не может отстранить служащего, находящегося в отпуске или на больничном;
  • невозможно освобождение от деловых обязанностей матери или отца-одиночки, которые воспитывают ребенка-инвалида до наступления его совершеннолетия.

Во-вторых, наниматель обязан информировать подчиненных о решении предварительного расторжения отношений заранее и только в письменной форме. Впоследствии составляется специальный бланк, который должен содержать следующие обязательные пункты:

  • Фамилия, имя и отчество.
  • Реквизиты соглашения.
  • Основание отстранения.
  • Дата, когда сотрудник был информирован и число самого увольнения. (согласно ст. 180 Трудового кодекса – работодатель обязан предупредить не менее, чем за 2 месяца). Помимо прочего, в бланке должно быть прописано ФИО и занимаемая должность гражданина, которого собираются освободить от обязанностей.

В случае если человек увольняется по собственному желанию, ему необходимо написать заявление.

Согласно ст. 80 Трудового кодекса, бумага подается руководству за 2 недели, в которые входят как рабочие, так и выходные, праздничные и больничные дни. Наниматель имеет право сократить срок по своему усмотрению. Существуют и другие обстоятельства, которые не зависят ни от одной из сторон. Например, чрезвычайные ситуации, при которых предприятие не может продолжить работу или призыв сотрудника в армию.

А также иные причины, при которых процедура будет отличаться.

Образец заявления в связи с переездом:

В случае ухода на пенсию:

Даже несмотря на различия проведения процедуры в зависимости от инициатора и других обстоятельств, связанных с увольнением, она имеет общий порядок:

  • Оформление кадровой документации.
  • Расчет нанимателя перед подчиненным, что значит выплату всех положенных средств, включая компенсацию за неиспользованные дни отпуска, выходное пособие и заработную плату за отработанные часы. (выплаты производятся строго на руки).
  • В трудовой книжке прописывается дата и основание прекращения деловых отношений. Важно заметить, что оформление обязано полностью соответствовать ТК РФ.

Кроме того, человеку на руки выдается полный пакет документов.

Что должен дать работодатель при увольнении

Не каждый сотрудник задумывается о том, какая документация ему полагается в результате расторжения трудового договора. Ее количество может напугать даже опытного юриста, но каждую из бумаг необходимо иметь при себе. Только спустя время, например, при устройстве на новую работу, когда с гражданина требуют принести ту или иную справку, он осознает свои ошибки, но становится уже слишком поздно. Чтобы избежать лишний суеты и бюрократического ужаса, который может свести с ума любого, следует знать заранее, какой пакет документов вам должны отдать при увольнении по собственному желанию, что нужно забрать самому и где это все получить.

Трудовая книжка

Согласно ст.80 ТК Российской Федерации, наниматель обязуется выдать документацию, в которой содержится информация об основании ухода, а также стаже работника. В случае если начальство намерено не передает книжку, исполнитель имеет полное право подать в суд, в результате которого компания должна выплатить материальную компенсацию. Причиной штрафа является действия, которые расцениваются, как лишение возможности и препятствование официальному трудоустройству. Положение прописано в 234 статье ТК РФ.

Расчетный листок

Так называют документ, в котором находится информация о зачислении заработной платы на счет гражданина. Он передается при увольнении вне зависимости от того, запрашивал его служащий или нет. В случае если работодатель отказывается предоставлять данное свидетельство, потерпевший имеет право подать на него в суд за невыполнение обязательства, прописанного в Трудовом кодексе РФ. Лист выдается только после проведения полного финансового расчета.

Читайте также  Ненормированный рабочий день сколько часов в день

Справка о сумме заработка за два года

Свидетельство передается на руки в день прекращения деловых обязательств. Если этому препятствуют непредвиденные обстоятельства, исполнитель может получить его по почте или явиться в назначенный час. Бумага входит в полный список необходимых документов, какие должны быть выданы работнику при увольнении по собственному желанию.

Форма СЗВ-М

Здесь содержится информация о взносах в Пенсионный Фонд России. Справка положена человеку, уходящему на заслуженную пенсию. Передача в данном случае должна быть осуществлена в течение 10 календарных дней.

Выдача формы определена ст. 15 ТК. Если исполнитель по собственному желанию расторг трудовое соглашение или был уволен, начальство обязуется предоставить бывшему подчиненному выписку из СЗВ-М в час прекращения действующего договора. Самозанятым лицам документ не выдается.

ТК не предусматривает никакой ответственности в случае если документация не была выдана.

ФормаСЗВ-стаж

Также содержит пенсионные сведения и имеет три типа:

  • Исходная.
  • Дополняющая.
  • Назначение пенсии (производится в течение 3 дней с момента обращения в страховую компанию).

Согласно этому акту проводится ежегодная отчетность в ПФР о стаже того или иного работника. СЗВ тоже входит в список. В ней зафиксирован период трудового стажа, а также суммы, которые были выплачены в качестве взноса. Форма выдается только под личную подпись уволившегося сотрудника и сдается ежегодно на всех работников. Образец бланка:

Выписка из раздела 3: «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» и расчет по страховым взносам

В документе, выдаваемом при увольнении содержится информация не только о выплачиваемых СВ. Также в их число входят персональные данные, о выплатах и вознаграждениях, а также о начислениях за каждый календарный год. Срок предоставления составляет от трех до пяти дней, выдается только копия.

Образец заполненной формы:

Выписка из ДСВ-3

Расшифровывается как «дополнительные страховые взносы» и содержит в себе информацию о сумме выплачиваемой должностному лицу. За счет данных средств увеличивается будущая пенсия сотрудников. Обычно бухгалтера компании или учреждения сами осуществляют начисления. Проводить оплату и отчет следует каждый квартал. Реестр оформляется непосредственным руководителем, при участии бухгалтерии, заверяется печатью, а затем ставится дата составления. Также он заверяется в страховой компании, через которую производится перечисление средств.

Документы по заявлению сотрудника

Помимо вышеназванных, у гражданина есть право и возможность запросить другую документацию.

К ним относятся:

  • Справка о заработной плате (обычно нужна при обращении в центр занятости населения).
  • Приказ о приеме на работу и об увольнении (копии).
  • Справка 2-НДФЛ.
  • Копия свидетельства о должностной инструкции.
  • Скан трудового соглашения, включая все приложения.
  • Материалы о штатном расписании учреждения.
  • Медицинская книжка.

Эти, а также многие другие свидетельства могут предоставляться, как в рабочее время, так и после ухода подчиненного.

Правила и особенности выдачи справок

После того, как вы узнали, какие документы нужны и что должны выдать сотруднику при увольнении, стоит обратить внимание на юридическую сторону вопроса.

  • Во-первых, любая бумага может предоставляться только под личную подпись.
  • Во-вторых, отдел кадров не имеет права отказать в законной передаче всей необходимой документации, если человек ее заранее запросил.
  • В-третьих, согласно ТК РФ длительность отправки запрашиваемых бланков не может составлять больше 3 календарных дней.

Главным нюансом является невозможность отказа работодателя от выдачи того или иного документа. В обратном случае нанимателю грозит судебное разбирательство.

Еще одной характерной особенностью является право сотрудника потребовать любую справку, которая имеет отношение к его трудовой деятельности. Следует обращать внимание на опечатки, дефекты и исправления. Их наличие обезличивает любую ценную бумагу.

Как подтвердить, что работник получил документы

В случае увольнения, человеку выдаются копии акта передачи. Под ними подразумевается идентично воспроизведенный экземпляр заполненной формы. В силу непредсказуемости поведения подчиненного происходят случаи, когда он утверждает, что никаких бумаг не получал. Чтобы избежать недопонимания и конфликтов, следует документировать любую выдачу. Для этого потребуется составить форму, где будут прописаны пункты о личности исполнителя, его должности и документации, которая была выдана. Самое главное в процедуре – наличие подписи должностного лица.

Немаловажным является и правильное заверение ценных бумаг, что указывает на подлинность реквизитов. Данный аспект обеспечивает их юридическую значимость.

Согласно порядку выдачи и свидетельствования, предприятия или организации выдают копии для решения юридических вопросов. К таковым можно отнести права и интересы служащего. Наличие подписи руководителя и/или печати, а также инициалов и даты свидетельствует о верности скана.

Что должен предоставить работодатель работнику при увольнении: как себя вести при отказе

Причины, по которым начальство отказывается отдавать документы, бывают странными, а порой даже абсурдными, к ним могут относиться:

  1. Демонстрация неуважения и собственного превосходства.
  2. Незнание обязанностей перед сотрудником, а также игнорирование возможных последствий.
  3. Потеря или порча деловых бумаг.
  4. Нежелание отпускать подчиненного по личным мотивам.
  5. Неприязнь и предвзятость.

Однако, ни одна из них не является законной, более того, каждая причина нарушает ваши трудовые и конституционные права. Для того, чтобы защитить их, вам необходимо обратиться в инспекцию с письменным заявлением.

Подать жалобу можно не только лично, но и заказным письмом по почте.

Если сотрудник воспользовался вторым вариантом, к нему придет уведомление, информирующее о дате доставки заявления. Если возникнет необходимость подтвердить свои доводы, следует приложить материалы или их копии. Если процедура не повлияла на результат, у вас есть возможность обратиться в прокуратуру или суд, обозначив факт явного нарушения полномочий. Все заявления пишутся только в двух экземплярах.

Невозможно предсказать, как поведет себя начальство, поэтому нужно отстаивать ваши права, если кто-то начнет переступать закон. В подобном случае, наниматель не только выдаст вам все необходимые свидетельства, но и обязуется выплатить определенный штраф.

Стоит отметить, что передача документов по просьбе работника осуществляется не только при увольнении. Даже по прошествии нескольких лет, человек имеет право запросить выписки и справки с предыдущего места работы.

Штраф за невыдачу

Если правонарушение доказано, санкцией облагается не только непосредственный руководитель, но и сама организация.

Суммы значительно отличаются: взыскание на начальника составит от 1 до 5 тысяч рублей.

Для компании, в которой работал сотрудник — от 25000 до 50000 руб.

Кроме того, несвоевременная выдача запрашиваемых бумаг может привести к административной ответственности в соответствии со статьями. 5.27 и 5.39 Трудового кодекса Российской Федерации. Если исполнителю не выдают документы при увольнении, он может обратиться в суд с требованием выплаты морального вреда, который был причинен вследствие задержки. В подобных ситуациях суд остается на стороне потерпевшего.

В случае если инцидент произошел не в первый раз, суммы штрафа увеличиваются вдвое.

Подведем итоги

Начальник и подчиненный имеют свои права и обязанности друг перед другом, соблюдение которых определяется Трудовым кодексом РФ.

Нанимателю следует помнить, что все действия, противоречащие законам, могут караться не только штрафом, но и административной ответственностью.

Если вы оказались в подобной ситуации, следуйте рекомендациям специалистов. Не стоит забывать: подписывая любое свидетельство, нужно внимательно изучить его, а также понимать ответственность, что вы берете на себя и какими правами обладаете. Если вы знаете, какие документы вам обязательно должны выдать при увольнении по собственному, о необходимых сроках выдачи после, где взять оформляемые и подписываемые бланки, но видите, что работодатель пытается вас обмануть, опирайтесь на букву закона.

Важность справок и свидетельств обусловлена возможностью возникновения конфликтов между нанимателем и подчиненным. Наличие документации позволяет осуществить защиту своих прав. Рекомендуется иметь копию экземпляра любого документа, для избежания лишних проблем.

Дорогие читатели! У вас есть интересное сообщение для редакции? Хотите поделиться новостью? Задать нам вопрос? Пишите нам по электронной почте: news@tv-gubernia.ru, присылайте сообщения в WhatsApp, Viber или Telegram на номер 8 (952) 543-17-02.

И не забудьте подписаться на нас в соцсетях: «ВКонтакте», «Одноклассники», Facebook, Instagram. Также наше сообщество есть в Telegram.

Горячая линия

Наши Рассылки

Обучающие мероприятия

(347) 291 20 70

Полный список документов при увольнении работника

В последний день действия трудового договора с работником ему выдают пакет документов, касающихся деятельности в конкретной компании. Многие считают, что должны получить на руки только трудовую и расчетный лист, но это не так: законодательством утвержден намного более объемный перечень. Из этой небольшой памятки Вы узнаете, какие документы нужны при увольнении.

Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы

На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:

Читайте также  Как прописать человека в коммунальную квартиру

1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.

2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.

3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.

4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.

5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.

6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.

7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.

По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:

— форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;

— справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;

— копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;

— копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций

Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все документы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов. Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа.

Новые материалы в КонсультантПлюс на эту тему:

Что нужно сделать при увольнении работника, с зарплаты которого удерживались алименты?

Риски: при увольнении алиментщика необходимо направить получателю алиментов и судебному приставу не только сведения об увольнении такого работника, но и о его новом месте работы, месте жительства (если они известны).

При увольнении алиментщика нужно:

  • Заполнить исполнительный лист (иной исполнительный документ) работника-должника

На исполнительном листе (его копии, полученной от судебного пристава-исполнителя) необходимо сделать специальную отметку. Для этого на оборотной стороне исполнительного листа в специальной строке указывается (п. 2 ч. 4, ч. 4.1 ст. 98 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ):

— исполнение завершено в связи с переменой должником места работы;

На оригинале исполнительного листа, полученного от взыскателя, дополнительно указывается период, в течение которого исполнительный лист находился у Вас на исполнении (п. 1 ч. 4.1 ст. 98 Федерального закона об исполнительном производстве).

Данная отметка должна быть заверена печатью организации (при наличии) и подписью бухгалтера (Письмо ФССП России от 25.06.2012 N 12/01-15257).

Пример: На исполнении с 09.01.2019 по 05.04.2019. Исполнено в сумме 90 000 (девяносто тысяч рублей) 35 коп. Исполнение завершено в связи с переменой должником места работы.

  • Вернуть исполнительный лист (иной исполнительный документ) его взыскателю или судебному приставу-исполнителю

Исполнительный лист (его копия) возвращается тому, от кого он получен. То есть взыскателю нужно вернуть полученный от него оригинал исполнительного листа, а судебному приставу-исполнителю полученную от него копию. Сделать это нужно не позднее дня, следующего после дня увольнения работника. Такие выводы следуют из п. 2 ч. 4, ч. 4.1 ст. 98 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ.

За утерю или несвоевременное отправление исполнительного листа грозит административная ответственность по ч. 3 ст. 17.14 КоАП РФ — для организации это штраф от 50 000 до 100 000 руб.

Вернуть данный документ можно любым способом, главное — зафиксировать дату и сам факт возврата. Например, направить по почте ценным письмом с описью вложения, указав в ней реквизиты возвращаемого исполнительного листа, или вручить исполнительный лист лично взыскателю, либо сдать копию исполнительного листа в отделение ФССП России, в котором работает судебный пристав-исполнитель, направивший данный документ.

  • Сообщить об увольнении алиментщика получателю алиментов и судебному приставу-исполнителю

Сообщение об увольнении работника, обязанного уплачивать алименты, составляется в произвольной форме. В нем указывается ФИО работника, информация об увольнении и, если известно, его новое место работы и место жительства (п. 1 ст. 111 СК РФ).

Обратите внимание, что указание в таком сообщении основания увольнения (статьи) может быть расценено как нарушение порядка обработки персональных данных и повлечь административную ответственность по ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ.

Пример: В соответствии с п. 1 ст. 111 СК РФ сообщаем об увольнении Крикунова Юрия Павловича (приказ об увольнении от 05.04.2019 N 131-к), из заработной платы которого взыскивались алименты на несовершеннолетних детей на основании исполнительного листа ВС N 111367485, выданного мировым судьей судебного участка N 156 р-на Хорошево-Мневники г. Москвы.

Новое место работы и место жительства Крикунова Ю.П. неизвестны.

Такое сообщение в трехдневный срок после дня увольнения алиментщика нужно направить непосредственно получателю алиментов. А если работодатель получил копию исполнительного листа от судебного пристава-исполнителя, то также и ему — то есть адресатов может быть два. Такие выводы следуют из п. 1 ст. 111 СК РФ, ч. 4.1 ст. 98 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ.

За несообщение (несвоевременное сообщение) при увольнении работника — плательщика алиментов судебному приставу-исполнителю о его новом месте работы (жительства) (если они вам известны) грозит административная ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ — для организации это штраф от 3 000 до 5 000 руб.

В остальном увольнение работника, обязанного уплачивать алименты, производится в том же порядке, что и других работников, в частности, нужно издать приказ, оформить трудовую книжку и произвести расчет при увольнении.

Обязан ли работодатель уничтожить копии документов, на основании которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника?

Обязан ли работодатель уничтожить копии документов, на основании которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника (копия паспорта, ИНН, СНИЛС, диплом и прочее), или они могут храниться вместе с карточкой формы N Т-2 (с работника было получено согласие на обработку персональных данных, которое не отозвано)? Обязан ли работодатель выдать копии этих документов по заявлению работника и в какой срок?

1. Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), является его персональными данными. Под обработкой персональных данных понимается в том числе хранение и уничтожение персональных данных. Уничтожением персональных данных признаются в том числе действия, в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется. В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Таким образом, если работодатель получает от работника, хранит лишь ту информацию, которая необходима для исполнения трудового договора, получение согласия работника на такие действия не требуется. Однако отсутствие согласия работника исключает возможность осуществления работниками кадровых служб многих стандартных действий, необходимость которых не вытекает из трудового договора. Так, например, без согласия работника работодатель не может получить и хранить копии предоставленных им при приеме на работу документов, содержащих в себе информацию, не требующуюся для исполнения трудового договора (например информацию о месте рождения), в том числе паспорта (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.10.2013 N 15АП-15175/13, решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013).

Читайте также  Гарантия на обувь не установлена статья

Согласно ч. 5, ч. 6 ст. 21 Закона N 152-ФЗ в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных оператор обязан прекратить их обработку и уничтожить их, если их сохранение более не требуется для целей обработки персональных данных. Для этого оператору предоставляется срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных данным законом или другими федеральными законами. При отсутствии возможности уничтожить персональные данные в 30-дневный срок оператор должен их блокировать и обеспечить их уничтожение в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами. Отметим, что обязанность оператора уведомлять субъекта персональных данных о прекращении обработки, блокировании или уничтожении его персональных данных действующим законодательством не предусмотрена. Такая обязанность будет возложена на оператора, только если соответствующие положения будут включены им в свои локальные нормативные акты (Положение об обработке персональных данных). При этом часть 2 ст. 9 Закона N 152-ФЗ специально оговаривает, что оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных в случае отзыва им согласия на их обработку при наличии оснований, указанных в пп. 2-11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10 и ч. 2 ст. 11 данного закона. К таковым относятся случаи обработки персональных данных без согласия работника. Таким образом, только в случае отзыва работником согласия на обработку его персональных данных у работодателя возникает обязанность прекратить их обработку и уничтожить (за исключением тех данных, которые могут обрабатываться без согласия работника).

Поскольку в рассматриваемой ситуации работник не отзывал свое согласие на обработку персональных данных, бывший работодатель не обязан уничтожать копии документов работника в связи с его увольнением.

2. В силу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

С учетом общих норм, регламентирующих понятия «работник» и «работодатель» и их статус (ст.ст. 15, 20-22, 56 ТК РФ), можно прийти к выводу о том, что данная норма действует только в отношении лица, состоящего в трудовых отношениях с работодателем на момент запроса копий документов. Однако при таком подходе указание в ст. 62 ТК РФ на обязанность работодателя выдать приказ об увольнении в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления становится бессмысленным: приказ об увольнении можно выдать настоящему (не бывшему) работнику только в день увольнения. В связи с этим мы полагаем, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель должен выдавать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней как лицам, с которыми у него имеются действующие трудовые договоры, так и тем, с которыми трудовые договоры уже прекращены. Судебная практика подтверждает данную позицию (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 16.12.2016 N 307-ЭС16-15862, апелляционное определение СК по гражданским делам Забайкальского краевого суда от 15.06.2016 по делу N 33-2543/2016 и т.д.).

Примерный перечень документов, подлежащих предоставлению по письменному заявлению работника, приводится в ст. 62 ТК РФ. В их числе указаны копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое. Как видно, данный перечень является открытым, в связи с чем работник вправе обратиться к работодателю с требованием о выдаче при увольнении любых копий документов (справок, выписок), содержащих информацию о его трудовой деятельности.

Так, в судебной практике имеется точка зрения, согласно которой ст. 62 ТК РФ является основанием предоставления работнику служебной характеристики (смотрите, например, кассационное определение Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2012 N 33-410). В ряде случаев судебная практика исходит из того, что ст. 62 ТК РФ распространяется лишь на те документы, которые содержат сведения, связанные с работой конкретного работника, и не является основанием для представления документов, касающихся работы других работников или деятельности работодателя в целом (смотрите, например, определения Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда от 17.02.2012 N 33-3019/2012, от 20.06.2011 по делу N 33-18698, постановление президиума Московского областного суда от 08.02.2012 по делу N 44г-24/12, определение Московского городского суда от 25.11.2010 по делу N 4г/8-10206/10). Вместе с тем существует точка зрения, что работодатель обязан предоставить работнику на основании ст. 62 ТК РФ также копии тех документов, которые хотя и не содержат сведений о работе конкретного работника, однако непосредственно затрагивают его права и обязанности. В частности, к таким документам практика иногда относит коллективный договор (смотрите, например, определение Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда от 24.08.2011 N 33-25677, кассационное определение Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда от 21.09.2010 N 33-29697).

В то же время нельзя забывать, что на основании части первой ст. 88 ТК РФ работодатель не имеет права представлять документы, содержащие персональные данные работника, без его письменного согласия третьей стороне, в том числе другому работнику. Таким образом, если работник запрашивает документы, содержащие в том числе информацию о других работниках (например приказ о премировании работников), то работодатель вправе представить лишь выписку из этого документа, содержащую информацию, относящуюся конкретно к этому работнику, или обезличенную информацию, относящуюся ко всем работникам организации в целом или к некоторой группе работников, включающей в себя работника, обратившегося с просьбой о выдаче копий документов.

По вопросу об обязанности работодателя выдать бывшему работнику по его требованию копии документов, которые не издавались работодателем, в которые работодатель не вносил какие-либо записи и которые представлялись работодателю самим работником в период действия трудовых отношений (в том числе копий таких документов, как паспорт, диплом об образовании работника, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования), отметим следующее.

Согласно ч. 7 ст. 14 Закона N 152-ФЗ субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе информации, содержащей обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом. В силу ч. 1 ст. 20 Закона N 152-ФЗ оператор обязан сообщить в порядке, предусмотренном ст. 14 Закона N 152-ФЗ, субъекту персональных данных информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении субъекта персональных данных или его представителя в течение тридцати дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя.

Следует также отметить, что работодатель не обязан хранить у себя копии документов, предоставленных ему работником (смотрите также ответ на вопрос: Обязан ли работодатель делать и хранить копии трудовых книжек уволенных работников? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2015 г.)). Поэтому отказ работодателя в предоставлении информации о персональных данных, содержащихся на материальных носителях, которые работодатель хранить не обязан и которые были уничтожены работодателем по собственной инициативе после прекращения трудовых отношений с работником, не является нарушением прав бывшего работника.

Таким образом, на работодателе, являющемся оператором персональных данных бывшего работника, лежит обязанность ознакомить бывшего работника по его просьбе с теми персональными данными, которые он сообщал работодателю и которые имеются у работодателя в наличии. Обязательных требований к форме ознакомления с этими данными не установлено, поэтому мы полагаем, что работодатель вправе в указанный в ст. 20 Закона N 152-ФЗ срок самостоятельно сделать копию с копии документа и представить ее работнику или сообщить бывшему работнику о способах ознакомления с интересующими его данными, в том числе и о возможности самому воспроизвести копию документа с помощью любых доступных ему технических средств. При этом заверять воспроизведенные изображения печатью организации-работодателя или подписью какого-либо должностного лица организации не требуется.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория