Лица ответственные за ведение трудовых книжек

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

Зачем нужен приказ

Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Кто пишет приказ

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

  1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
  2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение к содержанию документа.
  3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.

Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике
фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.

Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

«Шапка» документа должна включать в себя:

  • название документа(с обозначением сути);
  • его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
  • наименование предприятия;
  • дату и место (населенный пункт) составления приказа.

Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

  • дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
  • назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.

Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

Хранение документа

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.

Кто обязан вести трудовые книжки?

kto_obyazan_vesti_trudovye_knizhki.jpg

Похожие публикации

До того момента, пока система сведений о трудовом стаже работника не будет полностью переведена в электронный формат, личные трудовые книжки будут оставаться основным документом о трудовой деятельности граждан. Ответственность за ведение трудовых книжек (ТК) и достоверность вносимых в них данных определена законодательно. Информацию о том, какими законодательными нормами определена ответственность за ведение ТК, кто обязан вести трудовые книжки согласно требованиям закона, и на основании чего осуществляются такие функции, вы найдете в этом обзоре.

Что говорит закон

Нормы статьи 66 Трудового Кодекса РФ устанавливают обязанность и ответственность работодателя по ведению трудовых книжек работников, проработавших в его подчинении свыше 5 рабочих дней, если эта работа для них является основной. Как трактовать эту правовую норму, и какие работодатели обязаны вести трудовые книжки в соответствии с ней?

С учетом современных экономическо-правовых реалий, под понятием «работодатель» в данном контексте подразумеваются:

юридические лица (предприятия и организации всех форм собственности);

физические лица – индивидуальные предприниматели, осуществляющие свою деятельность без образования юрлица, и состоящие в трудовых правоотношениях с наемными работниками.

Обязанность оформлять, вносить сведения и вести учет ТК не распространяется на юридических и физических лиц, взаимодействующих с наемными работниками в рамках договоров ГПХ, а также на физических лиц, использующих наемный труд, но не имеющих статуса ИП.

Еще одна законодательная норма, которая учитывается при ведении трудовых книжек – Правила ведения и хранения ТК, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 (ред. от 25.03.2013). Пункт 45 данных Правил также возлагает на работодателя обязанности по ведению, обеспечению сохранности, учету и обращению трудовых книжек работников.

Резюмируем: выше обозначенными правовыми актами (ст.66 ТК РФ и п.45 Правил ведения и хранения трудовых книжек) закон прямо указывает, что не каждый работодатель обязан вести трудовые книжки, а только юридические лица и ИП, которые несут ответственность также за их хранение, выдачу, учет и достоверность вносимых данных. Обычные физлица (не ИП) не ведут трудовые книжки на работающих у них граждан.

О чем свидетельствует практика

Несмотря на то, что закон определяет работодателя в качестве лица, обязанного вести ТК сотрудников, в реальности не часто можно встретить ситуацию, когда руководитель (он же – работодатель) лично занимается оформлением и учетом трудовых книжек, особенно когда речь идет о предприятиях многочисленным штатом и большим перечнем профессий и специальностей. Так кто же в таких случаях ведет трудовые книжки?

В общепринятой практике, обязанность ведения трудовых книжек работодатель делегирует:

должностным лицам, осуществляющим кадровый учет на предприятии (типично для крупных организаций);

лицам, ответственным за делопроизводство и документооборот (обычно на небольших производствах);

любому сотруднику, уполномоченному на данную деятельность (в малочисленных компаниях).

Читайте также  Может ли рукеоводитель уволить подчиненного за грубость

Однако следует помнить, что к работе по ведению трудовых книжек сотрудник не может быть привлечен по устному распоряжению работодателя. Допуск должен быть оформлен соответствующим образом, т.е., если оформление и учет ТК осуществляет:

штатный работник кадровой службы – в его должностной инструкции, в перечне функциональных обязанностей должен быть отражен пункт о ведении ТК. Причем, эта должностная инструкция должна быть утверждена руководителем, согласована с профсоюзом (при наличии) и внесена в номенклатуру дел предприятия;

уполномоченный сотрудник (таковым может являться любое должностное лицо из числа служащих – секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и проч.) – работодатель должен издать приказ по предприятию, о вменении в обязанность данной функции и ответственности сотрудника за достоверность сведений и качество работы.

Для выполнения данной обязанности, лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно ориентироваться в трудовом праве, иметь навык работы с кадровой документацией, знать порядок ведения и хранения ТК.

Важное дополнение — при издании распоряжения о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек (речь об уполномоченных сотрудниках), в приказе должно быть оговорено право подписи под вносимыми сведениями, т.е.:

либо оставить это право исключительно за руководителем – тогда сотрудник будет приносить ТК всех высвобождаемых сотрудников с записью об увольнении на подпись руководителю;

либо оговорить в приказе полномочия сотрудника на заверение личной подписью вносимых записей.

Об ответственности работодателя

Делегирование руководителем обязанностей по ведению трудовых книжек должностному или уполномоченному лицу не снимает ответственности работодателя, предусмотренной законодательством. Независимо от того, кто по факту вносит записи о трудоустройстве, перемещениях и увольнении работника в трудовую книжку, работодатель:

обязан возместить работнику материальный ущерб, в случае если уволенный сотрудник не смог трудоустроиться на новое место работы ввиду нарушения сроков выдачи ТК, а также недостоверности или неправильности внесенной в трудовую записи об увольнении (ст.234 ТК РФ);

несет административную ответственность, сопряженную со штрафными санкциями (ст. 5.27 КоАП РФ), если ведение трудовых книжек осуществлялось с нарушениями норм трудового права.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

Нормативная база

Несмотря на то, что с 2021 года вновь принимаемым сотрудникам бумажная трудовая книжка выдаваться не будет (ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ), она из оборота не изъята и по-прежнему ведется работодателями на тех работников, кто решил ее сохранить.

Поэтому работодатель по-прежнему обязан обеспечивать организацию учета, хранения, ведения и выдачи книжек.

Об этом говорят и Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. В этих же правилах (п. 45) оговаривается и назначение ответственного за ведение трудовых книжек лица из числа работников, которые непосредственно этим занимаются.

Как правило, ответственным назначается начальник отдела кадров, однако закон не запрещает назначить и определенного сотрудника. Именно назначенное руководителем лицо будет нести непосредственную ответственность в случае утери книжки или неверного внесения в нее сведений.

СЗВ-ТД и бумажные трудовые книжки

Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ установил обязанность работодателя с начала 2021 года подавать в Пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-ТД, содержащий в себе сведения о движении кадров. О том, что это за отчет и что туда включается, мы рассказали в отдельной статье по ссылке.

В отчет вносятся и сведения из бумажных трудовых книжек в случае, если:

  • работник увольняется;
  • работник переводится на другое место работы.

Форма приказа

Унифицированной формы приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек не существует. Работодатель может составить их по образцу распорядительных документов, утвержденных положением или инструкцией по делопроизводству, принятыми в конкретной организации.

Оформление приказа на фирменном бланке является обязательным только в случае, если организация его использует. Если бланки не применяются, то в «шапке» приказа потребуется обозначить основные данные об организации:

  • наименование;
  • юридический адрес;
  • ИНН, КПП.

На нашем сайте имеются бланк и образец приказа, которыми можно воспользоваться в работе. Документ состоит из следующих обязательных элементов:

  1. Название — Приказ.
  2. Заголовок — «О назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек».
  3. Преамбула приказа — то есть основание и обоснование. В данном случае в качестве основания можно привести ссылки на упомянутую выше ст.66 ТК РФ и Правила. Обоснованием будет непосредственно цель издания приказа — «С целью организации учета, хранения…».
  4. Слово «приказываю», располагающееся по центру под преамбулой.
  5. Текст приказа, в котором указывается ответственное лицо. Здесь же можно указать, какими документами это ответственное лицо должно руководствоваться в работе.
  6. Указание на лиц, ответственных за доведение приказа до сведения заинтересованных сотрудников, и за исполнение приказа.
  7. Должность, подпись, расшифровка подписи руководителя, подписавшего приказ.

После подписания руководителем приказ регистрируется в журнале регистрации приказов или в электронной системе делопроизводства.

Ознакомление и хранение

Ответственное лицо должно быть ознакомлено с приказом под подпись. Сделать это можно как на листе ознакомления с приказом, так и в журнале ознакомления с распорядительными документами.

Приказы по основной деятельности, к которым относится, в том числе и приказ назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, хранятся в деле приказов постоянно.

По истечении периода оперативного делопроизводства (спустя год после завершения года, в котором они были изданы) приказы оформляются в дело и передаются на хранение в архив организации.

Заполнение трудовой книжки: основные правила

Кто должен быть ответственным за ведение трудовых книжек? Какие сложности возникают при заполнении титульного листа? Как внести запись путем переноса красителей? Попробуем разобраться в этих и других вопросах с учетом тех изменений, которые вступили в силу с 1 сентября.

До 31 декабря 2020 года у работников была возможность подать заявление работодателю о переходе на электронную трудовую. Для тех, кто решил не цифровизировать информацию о своей трудовой деятельности, книжку оставили в бумажном виде. Стоит отметить, что таких работников пока большинство. По данным Пенсионного Фонда РФ, лишь 6 млн человек выбрали электронную книжку взамен обычного формата.

Таким образом, у работодателей по-прежнему остается обязанность правильно вести и хранить бумажные трудовые.

Какой документ установил новые правила ведения трудовых

С 1 сентября 2021 года начал действовать Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н (далее – Приказ Минтруда). Он утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Срок действия документа – до 1 сентября 2027 года.

В основном Приказ содержит положения Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу. При этом в новом документе появились важные изменения.

Также утратило силу Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69, которое содержало инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Когда использовать новую форму трудовой книжки

  • Трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 года. Но такая необходимость может возникнуть только в двух случаях – если книжка была утеряна или испорчена. Тем сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются, нужно сразу заводить электронные трудовые.
  • Имеющиеся трудовые книжки старого образца остаются действительными и обмену на новые не подлежат.
  • Имеющиеся бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца могут использоваться без ограничения срока.

Ответственный за ведение трудовых книжек

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Приказа Минтруда уточняется, что уполномоченное лицо назначается приказом работодателя.

Приказ можно подготовить в произвольной форме. При этом в нем важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначено отдельным приказом. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто эту работу поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Читайте также  Пожаловаться на полицию горячая линия московская область

Учет трудовых книжек

На работодателе лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

С этой целью он должен самостоятельно разработать книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых.

В п. 40 Приказа Минтруда уточняется, что обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и печатью. При этом с 1 сентября 2021 года отменяются требования по сургутной печати и опломбированию.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Приложении 2 к Приказу Минтруда. В частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование световодостойких чернил (паста, краска, гель);
  • цвет чернил — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются.

Запись в трудовой путем переноса красителей

Новый порядок ведения трудовых книжек предусматривает возможность внесения записи путем переноса красителей.

В Письме Минтруда РФ от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976 уточняется, что имеется в виду под этим способом внесения записей. Это значит, что они могут производиться с использованием технических средств, например, принтера.

Запись в трудовой с помощью печати

Можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации?

До 1 сентября 2021 года такой способ внесения записей не соответствовал установленным требованиям. Хотя за это ГИТ, как правило, не привлекала работодателей к ответственности.

С 1 сентября 2021 года в правила заполнения трудовых книжек были внесены изменения. Теперь записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска печати.

Как заполнить титульный лист трудовой

ФИО и дата рождения заполняются на основании документа, удостоверяющего личность. Отчество указывается при его наличии.

Информация об образовании вносится на основании документа об образовании. Если в документе указаны магистратура или бакалавриат, то можно писать «Высшее – бакалавриат» или «Высшее – магистратура».

В строке «профессия, специальность» нужно указать профессию, специальность, квалификацию. Если в документе об образовании указано только направление, то сроку можно не заполнять.

Больше всего вопросов возникает о подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В практику прочно вошла привычка указывать ФИО. Эксперты Роструда считают, что именно так и надо делать: на титульном листе вписать фамилию лица, ответственного за ее ведение.

Однако если ориентироваться на ГОСТ р 7.0.97-2016, то подпись должна включать:

  • наименование должности лица, подписывающего документ;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Но очевидно, что формат трудовой книжки не позволит уместить всю эту информацию в одну строчку.

Обратите внимание, что в новом бланке трудовой на титульном листе появляются указания, что печать нужна при ее наличии.

Сведения о работе в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности. Заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами, также вносится сокращенное наименование (при его наличии).

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер вносимой записи. В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графу 4 вносится информация о приказе (дата и номер), на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

Что делать, если сотрудник сменил фамилию?

Записи в трудовых о фамилии, имени, отчестве и дате рождения можно изменить только на основании соответствующих документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.

В новых правилах подробно расписано, как именно это нужно делать:

  • изменения вносятся на титульный лист;
  • одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные;
  • ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

Как вносить изменения об образовании и профессии

Способ внесения изменений и дополнений относительно образования отличается от поправок, которые работодатель делает, когда у сотрудника меняется фамилия.

В данном случае изменение тоже вносится на титульном листе трудовой. При этом ничего зачеркивать не нужно. Правила позволяют лишь дополнить имеющиеся записи или заполнить строки без зачеркивания ранее внесенных записей.

Заполнение сведений по дистанционному сотруднику

В новых правилах появились уточнения, как вносить записи по удаленщикам. Сведения об их трудовой деятельности вносятся:

  • по их желанию;
  • при условии, что для этого они предоставили трудовую (она может быть направлена по почте заказным письмом с уведомлением).

Сведения о переводах

Предыдущие правила предусматривали внесение в трудовую книжку записей только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадали.

В правилах, действующих с 1 сентября, прописано, как вносить записи в случае признания временного перевода постоянным.

Следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 раздела «Сведения о работе» — указываем порядковый номер записи.

В графе 2 — проставляем дату перевода, то есть фактического начала исполнения работником обязанностей.

В графе 3 — делаем запись наименования структурного подразделения с указанием должности (работы), специальности, профессии («Переведен(а) »). Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

Запись о времени военной службы

Согласно п. 14 Приказа Минтруда записи о военной службе и госслужбе иных видов вносятся по месту прохождения службы.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Как это делать правильно, сформулировано в п. 15 Приказа Минтруда.

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Работник уволен или трудовой договор расторгнут?

Ст. 84.1 ТК РФ, регламентирующая порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так:

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

При этом п. 17 Приказа Минтруда обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. Примеры: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Читайте также  Почему необходимо наказание за превышение необходимой самообороны

Возникает противоречие, и непонятно, как действовать на практике. Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Приказа Минтруда будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Приказ Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 17 Приказа Минтруда на этот счет есть разъяснение:

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ч. 1 ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 ч. 1 указанной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (п. 36 Приказа Минтруда). Подпись работника под записью об увольнении с 1 сентября 2021 года не требуется.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, если все страницы одного из ее разделов заполнены.

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому без нее он недействителен. Его оформление так же регламентировано правилами, подобно трудовой.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш», указывается его серия и номер.

Эту запись нужно делать на титульном листе трудовой. Но может случиться так, что место для записи о выдаче последующего вкладыша уже не будет. Тогда запись вносится на титульный лист первого вкладыша.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Ответственность работодателя за ведение трудовых книжек

Нормы, определяющие порядок ведения трудовых книжек, относятся к законодательству о труде. Исходя из этого лица, ответственные за ведение трудовых книжек, в случае нарушения правил их ведения, могут быть привлечены к административной ответственности за нарушение законодательства о труде.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Согласно пункту 45 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках») ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Приказом работодателя назначается уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную статьей 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее КоАП РФ). Кроме того, отсутствие в организации книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее также является серьезным нарушением, за которое предусмотрена ответственность, установленная статьей 5.27 КоАП РФ:

1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда-

влечет наложение административного штрафа

на должностных лиц в размере от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение,

влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии с Постановлением Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 марта 2005 года №5 «О некоторых вопросах возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»:

Под аналогичным правонарушением, указанным в части 2 статьи 5.27 КоАП РФ, следует понимать совершение должностным лицом такого же, а не любого нарушения законодательства о труде и охране труда (например, первый раз должностное лицо не произвело расчет при увольнении одного, а позднее — при увольнении другого работника).

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным разбирательствам. Если это обстоятельство работодателем не оспаривается, и он в добровольном порядке произвел соответствующие изменения записей в трудовой книжке, то при доказанности того, что неправильная формулировка причин увольнения лишала работника возможности поступить на работу к другому работодателю, работник может предъявить иск о материальной ответственности работодателя.

Обязанность возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться согласно статье 234 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) наступает, если заработок не получен в результате:

— незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;

— отказа работодателя от исполнения или несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе;

— задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

— других случаев, предусмотренных федеральными законами и коллективным договором.

К примеру, неполучение трудовой книжки в день прекращения трудовых отношений может быть вызвано отсутствием работника на работе в этот день либо его отказом от получения трудовой книжки. При таком положении работодатель, согласно статье 62 ТК РФ, обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Период времени со дня прекращения трудового договора до дня отправления уведомления рассматривается как период задержки выдачи трудовой книжки, подлежащей оплате. Поэтому, в случае неполучения уволенным работником трудовой книжки в день увольнения, работодатель должен на следующий же день отправить уведомление бывшему работнику. Тем самым он оградит себя от материальной ответственности. В противном случае работодатель обязан выплатить работнику заработную плату за весь период задержки трудовой книжки.

Кроме того, статьей 237 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом.

Действующим в настоящее время законодательством за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов статьей 13.20 КоАП РФ установлена ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда, а на должностных лиц организаций — от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.

Более подробно с вопросами, касающимися трудовых книжек, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Трудовые книжки: порядок заполнения».