Личное дело водителя рф

Программа «Ежегодное повышение квалификации водителей предприятий в целях обеспечения безопасности дорожного движения»

Программа повышение квалификации водителей предприятий в целях обеспечения безопасности дорожного движения (далее — Программа), реализуемая АНО ДПО «ЭНЕРГОБЕЗОПАСНОСТЬ», разработана в соответствии с требованиями Федерального закона от 10.12.1995 г. № 195-ФЗ «О безопасности дорожного движения».

Программа разработана в соответствии с федеральным законом от 29.12.2012 № 273 — ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», приказа Минобрнауки России от 01.07.2013 № 499 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам», ФЗ от 10.12.1995 г. № 195-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (ред.02.07.2021), ФЗ от 08.11.2007 г. № 259-ФЗ « Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (ред.02.07.2021), постановления Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О правилах дорожного движения» (ред. от 31.12.2020 — действ. с 01.07.2021), «Порядком прохождения профессионального отбора и профессионального обучения работниками, принимаемыми на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (утв. приказом Министерства транспорта РФ от 29.07.2020 N 264), Положением о повышении профессионального мастерства и стажировке водителей (РД-200-РСФСР-12-0071-86-12), утвержденным Минавтотрансом РСФСР 20 января 1986 г., в части, не противоречащей законодательству, «Программа ежегодных занятий с водителями автотранспортных предприятий. РД-26127100-1070-01» (утв. Минтрансом РФ 02.10.2001).

Целью реализации Программы является повышение профессионального мастерства водителей предприятий, учреждений, организаций, осуществляющих перевозки пассажиров и грузов в целях сокращения дорожно-транспортных происшествий, нарушений правил дорожного движения, травматизма в ДТП, производственного травматизма и профессиональных заболеваний.

В соответствии с ст.20 ФЗ «О безопасности дорожного движения» от 10.12.1995г№ 196-ФЗ (ред.02.07.2021) в рамках повышения квалификации водителей и других работников автомобильного и городского наземного электрического транспорта, обеспечивающих безопасность дорожного движения, обучение по 20-часовой программе должен проходить весь численный состав водителей предприятия ежегодно. Сведения об обучении и результаты итогового зачета заносятся в личное дело водителя.

Основные разделы программы:

  • обновленная нормативно-правовая база транспортного законодательства в области обеспечения безопасности дорожного движения
  • нормативно-правовые документы, вступившие в силу с 1 января 2021 года
  • нормативно-правовое регулирование дорожного движения;
  • типичные дорожно-транспортные ситуации повышенной опасности;
  • изучение условий перевозок пассажиров и грузов на опасных участках маршрутов движения;
  • оказание первой медицинской помощи пострадавшим в ДТП;

Форма обучения: Дистанционно

Категория слушателей: водители предприятий, учреждений, организаций, осуществляющих перевозки пассажиров и грузов, а также организаций, эксплуатирующих любой легковой, грузовой автомобиль или автобус.

Цель обучения: получение слушателями знаний, необходимых для решения задач в области обеспечения безопасности движения.

Периодичность обучения: один раз в год.

По окончании курса вы получаете удостоверение установленного образца.

Личное дело работника

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

Состав документов личного дела работника

  • заявление о приеме на работу;
  • трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;
  • личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
  • анкета (автобиография);
  • документы об образовании (копии);
  • документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;
  • рекомендательные письма или характеристики;
  • должностные инструкции (регламенты);
  • аттестационные листы, отзывы, представления;
  • паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);
  • заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;
  • документы о награждении, наложении взысканий (копии);
  • сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
  • невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);
  • заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;
  • иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):

  • заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
  • в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

  • в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2013 году, «А»-«Н»

  • согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);
  • в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);
  • срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;
  • важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

Оформляем на работу водителя

Кандидат на вакансию водителя найден; он имеет соответствующую категорию, опыт безаварийного вождения автомобиля, навыки мелкого ремонта автотранспорта, умеет заполнять путевые листы, а также не имеет вредных привычек. Рассмотрим, какие документы с него надо запросить (а он должен их представить), чтобы грамотно как с юридической, так и с практической точки зрения оформить его на работу.

Чтобы понять, какие документы необходимы водителю при устройстве на работу, обратимся к ст. 65 ТК РФ, которая устанавливает перечень документов, предъявляемых работодателю (работнику кадровой службы) при заключении трудового договора.

Итак, запросить с работника следует:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Для удобства следует сделать копии страниц документа, содержащих фамилию, имя, дату и место рождения, а также адрес регистрации. Кадровику необходимо убедиться, что соискатель на должность водителя старше 18 лет, поскольку несовершеннолетние к такой работе не допускаются в соответствии с ч. 1 ст. 265 ТК РФ, п. 2111 Перечня, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 25.02.2000 N 163 «Об утверждении Перечня тяжелых работ и работ с вредными и опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц моложе восемнадцати лет».

Читайте также  Капитальный ремонт чита задолженность по адресу

2. Трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждены форма трудовых книжек и форма вкладыша в нее. Проверьте, соответствует ли бланк году выдачи трудовой книжки, правильно ли заполнен титульный лист, а также стоят ли даты, подписи, печати.

Желательно, чтобы стаж работы водителем был подтвержден записями в трудовой книжке.

Также обратите внимание, что работникам, труд которых связан с управлением транспортными средствами, не разрешается работа по совместительству, непосредственно связанная с управлением или движением транспортных средств.

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (делаем ксерокопию документа). На основании Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» этот документ свидетельствует о постановке гражданина на персонифицированный учет в органах Пенсионного фонда.

Если у водителя отсутствует страховое свидетельство пенсионного страхования, уточняем причины и делаем СНИЛС.

4. Документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (делаем ксерокопию страниц документа). В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» такими документами для граждан, пребывающих в запасе, является военный билет, а для тех, кто только собирается служить, — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

5. Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. При оформлении на работу водителя автотранспорта необходимо руководствоваться ст. 328 ТК РФ, согласно которой работники, принимаемые на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств, должны пройти профессиональный отбор и профессиональную подготовку в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области транспорта .

В нашем случае российское национальное водительское удостоверение с разрешающими отметками в графах (A, B, C, D и т. д.) подтверждает наличие права на управление транспортными средствами соответствующих категорий (делаем ксерокопию документа).

В настоящее время действуют водительские права трех видов:

— нового образца (выдают с 01.03.2011);

— международное водительское удостоверение. Международное водительское удостоверение выдается на срок до 3 лет, но не более чем на срок действия российского национального водительского удостоверения, которое выдается на 10 лет.

Кадровому работнику следует обратить внимание на категории/подкатегории и виды транспортных средств, которые прописаны в водительском удостоверении будущего сотрудника (см. таблицу).

Категории и виды транспортных средств

Категория и подкатегория Вид транспортного средства
1 2
Категория A Мотоциклы
Категория B Автомобили (за исключением транспортных средств категории A), разрешенная максимальная масса которых не превышает 3500 килограммов и число сидячих мест которых, помимо сиденья водителя, не превышает восьми; автомобили категории B, сцепленные с прицепом, разрешенная максимальная масса которого не превышает 750 килограммов; автомобили категории B, сцепленные с прицепом, разрешенная максимальная масса которого превышает 750 килограммов, но не превышает массы автомобиля без нагрузки, при условии что общая разрешенная максимальная масса такого состава транспортных средств не превышает 3500 килограммов
Категория C Автомобили, за исключением автомобилей категории D, разрешенная максимальная масса которых превышает 3500 килограммов; автомобили категории C, сцепленные с прицепом, разрешенная максимальная масса которого не превышает 750 килограммов
Категория D Автомобили, предназначенные для перевозки пассажиров и имеющие более восьми сидячих мест, помимо сиденья водителя; автомобили категории D, сцепленные с прицепом, разрешенная максимальная масса которого не превышает 750 килограммов
Категория BE Автомобили категории B, сцепленные с прицепом, разрешенная максимальная масса которого превышает 750 килограммов и превышает массу автомобиля без нагрузки; автомобили категории B, сцепленные с прицепом, разрешенная максимальная масса которого превышает 750 килограммов, при условии, что общая разрешенная максимальная масса такого состава транспортных средств превышает 3500 килограммов
Категория CE Автомобили категории C, сцепленные с прицепом, разрешенная максимальная масса которого превышает 750 килограммов
Категория DE Автомобили категории D, сцепленные с прицепом, разрешенная максимальная масса которого превышает 750 килограммов; сочлененные автобусы
Категория Tm Трамваи
Категория Tb Троллейбусы
Категория M Мопеды и легкие квадрициклы
Подкатегория A1 Мотоциклы с рабочим объемом двигателя внутреннего сгорания, не превышающим 125 кубических сантиметров, и максимальной мощностью, не превышающей 11 киловатт
Подкатегория B1 Трициклы и квадрициклы
Подкатегория C1 Автомобили, за исключением автомобилей категории D, разрешенная максимальная масса которых превышает 3500 килограммов, но не превышает 7500 килограммов; автомобили подкатегории C1, сцепленные с прицепом, разрешенная максимальная масса которого не превышает 750 килограммов
Подкатегория D1 Автомобили, предназначенные для перевозки пассажиров и имеющие более восьми, но не более шестнадцати сидячих мест, помимо сиденья водителя; автомобили подкатегории D1, сцепленные с прицепом, разрешенная максимальная масса которого не превышает 750 килограммов
Подкатегория C1E Автомобили подкатегории C1, сцепленные с прицепом, разрешенная максимальная масса которого превышает 750 килограммов, но не превышает массы автомобиля без нагрузки, при условии что общая разрешенная максимальная масса такого состава транспортных средств не превышает 12 000 килограммов
Подкатегория D1E Автомобили подкатегории D1, сцепленные с прицепом, который не предназначен для перевозки пассажиров, разрешенная максимальная масса которого превышает 750 килограммов, но не превышает массы автомобиля без нагрузки, при условии что общая разрешенная максимальная масса такого состава транспортных средств не превышает 12 000 килограммов

К сведению. С 9 мая 2014 г. водители-иностранцы, имеющие лишь национальные или международные права, не могут быть допущены к управлению транспортом на территории нашей страны (Федеральный закон от 07.05.2013 N 92-ФЗ «О внесении изменений в Закон «О безопасности дорожного движения» и Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях»). Лица, не являющиеся гражданами РФ, могут получить российские водительские права, если у них есть документ о регистрации на территории России. Получить водительское удостоверение можно после сдачи экзаменов на общих основаниях. При этом права выдаются не на 10 лет, а на срок регистрации иностранца в РФ.

Поэтому кадровику надо запросить у водителя-иностранца российские водительские права и документы для миграционного учета в соответствии с Федеральным законом от 18.07.2006 N 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации»:

— копию паспорта (1-й страницы и страницы с отметками о пересечении границы);

— копию миграционной карты;

— визу (при визовом порядке въезда) или разрешение на работу (для временно пребывающих иностранных граждан).

Кадровым сотрудникам, проверяющим документы кандидата по профессии водителя, стоит обратить внимание также на то, что изменения затронули правила сдачи экзаменов на управление транспортным средством. Теперь их можно сдавать на транспортных средствах и с механической, и с автоматической трансмиссией.

Однако лицам, сдавшим экзамены на транспортных средствах с механической трансмиссией, будет предоставляться право на управление транспортными средствами с любым видом трансмиссии, включая коробку-автомат. Тем же, кто сдавал экзамены на транспортных средствах с автоматической трансмиссией, предоставляется право на управление транспортными средствами только с автоматической коробкой передач.

Другими словами, если сдал экзамены на коробке-автомат, то и права будут с особой отметкой, не дающей права управления автомобилем с механической коробкой передач.

Причем если водитель, не имеющий права управлять автомобилем с механической трансмиссией, будет уличен в нарушении законодательства, его привлекут к административной ответственности как за управление транспортным средством без водительского удостоверения, оштрафовав при этом на 500 руб. (ч. 1 ст. 12.3 КоАП РФ).

Кстати, если вдруг иностранный гражданин — водитель потеряет иностранное национальное или международное водительское удостоверение, выданное в другом государстве, либо у него украдут его, то выдача российского национального и международного водительского удостоверения взамен утраченного не производится.

Если организация допустит к управлению транспортным средством водителя, не имеющего российского национального водительского удостоверения или временного разрешения на право управления транспортными средствами, то должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, будет оштрафовано на 50 000 руб. (ст. 12.32.1 КоАП РФ).

Во избежание штрафа кадровым сотрудникам не следует:

— допускать к управлению транспортными средствами водителей, не имеющих российских национальных водительских удостоверений, подтверждающих право на управление транспортными средствами соответствующих категорий и подкатегорий;

— в какой бы то ни было форме понуждать водителей транспортных средств к нарушению ими требований безопасности дорожного движения или поощрять за такое нарушение.

6. Медицинскую справку о допуске к управлению транспортными средствами (делаем ксерокопию документа). Из ст. 328 ТК РФ следует, что прием сотрудника на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств, производится после обязательного предварительного медицинского осмотра (обследования).

В соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 28.09.2010 N 831н «Об утверждении единого образца Медицинской справки о допуске к управлению транспортными средствами» в данной форме фиксируется наличие или отсутствие у водителя транспортного средства медицинских противопоказаний или установления в отношении него условий допуска к управлению транспортным средством по результатам осмотров врачей-специалистов, включая врача-психиатра и врача-нарколога.

Справка имеет высокую степень защиты и относится к категории документов строгой отчетности. Ограничения по состоянию здоровья к управлению транспортными средствами перечислены в Приказе Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда». Это хронические заболевания глаз и органов слуха, некоторые заболевания сердца и сосудов, ряд хирургических заболеваний, хронические психические заболевания (алкоголизм, наркомания, токсикомания, эпилепсия, пограничная умственная отсталость и задержки умственного развития).

Читайте также  Покупака непригодного для проживания жилья

Срок действия медсправки для водителя-профессионала составляет два года, причем если возраст его младше 21 года, то один год. Организация вправе отказать в приеме на работу водителю, если справка просрочена и в заключении указано о профессиональной непригодности.

7. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) (не обязательно, при наличии). В соответствии со ст. 84 НК РФ каждому налогоплательщику присваивается единый на всей территории РФ по всем видам налогов и сборов идентификационный номер.

В заключение напомним, что согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) следует ознакомить принимаемого водителя под личную подпись с локальными нормативными актами организации (в том числе правилами внутреннего трудового распорядка, требованиями охраны труда), заключить трудовой договор между работником и работодателем в двух экземплярах, издать приказ о приеме на работу, заполнить личную карточку сотрудника и не позднее чем на пятый день его работы в организации — трудовую книжку (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). А затем подписанные и отксерокопированные документы работнику отдела кадров необходимо оформить в личное дело сотрудника с внутренней описью.

Куда передается личное дело, после решения мировым судьей о лишении водительских прав.

Куда передается личное дело, после решения мировым судьей о лишении водительских прав.

Ответы на вопрос:

Гражданское дело передается в архив.

Дело хранится в архиве суда.

Похожие вопросы

20.07.2011 года был составлен протокол об административном правонарушении, 29.07.2011 было подано ходатайство о переносе рассмотрения дела по месту жительства, 08.09.2011 года было вынесено постановление мирового судьи о лишении водительских прав, подали кассационную жалобу, 14.102011 года было вынесено решение о пересмотре дела, 07.11.2011 года мировой судья рассмотрела вторично постановление и игнорируя решения Федерального судьи вынесла постановления о лишения прав,11.11.2011 года будет подана вторично кассационная жалоба.

Имел ли право мировой судья вынести решение на суде о лишении водительских прав на 3 года по ст.264 п.1 и дать срок 9 месяцев лишения свободы, если настоящих прав не было, а были купленные права?

Заранее благодарю за ответ! Ольга.

Мировой судья вынес решение об лишении водительских прав, т.к. водитель отъезжая якобы зацепил машину и скрылся. Федеральный судья оставил решение мирового судьи в силе, хотя двое свидетелей не явилось, а один из свидетелей, ничего не видел, кроме номера отъезжающей машины. Экспертиз не проводилось, не при принятии решения мировым судом, ни федеральным. Куда можно обжаловать еще решения и постановления мирового судьи, кроме как федеральному?

ГИБДД оформил два постановления о нарушении ПДД п.9.10 и п.2.5.

Мировой судья постановлением лишил водительских прав ч.2.ст.12.27 КоАП РФ.

Районный судья решением признал отсутствие состава адм. правонарушения ч.1.ст.12.25 КоАП РФ.

Районный судья постановлением оставил без изменения решение мирового судьи о лишении прав.

Верховный суд Татарстана оставил без изменения постановления районного судьи и мирового судьи о лишении прав.

Если при лишении водительских прав было три протокола (решения суда): 1 — лишение на 1,5 года; 2 — 1,5 года, 3 — 1 года. Как исчисляется течение срока? И возможно ли вернуть водительские права раньше? Прошло 2,5 года лишения.

30.03.08 г. на меня был составлен протокол об управлении автотранспортом в состоянии алкогольного опьянения. Мировой судья рассмотрел дело без моего присутствия, так как, я, якобы был извещен телефонограммой и дал свое согласие на рассмотрение дела об административном правонарушении без меня. Решение мирового судьи я оспорил в городском суде. Судья из города отменил решение мирового судьи 20.06.08 г. и отправил дело на повторное рассмотрение тому же судье. На мой вопрос о сроках давности, сообщил, что срок рассмотрения дел о безопасности дорожного движения — 1 год.

Вопрос: прав ли городской судья по срокам давности (никаких причинений вреда здоровью и т.п. в моем деле нет)? Какое решение вынесет мировой судья при повторном рассмотрении дела? Должен ли мировой судья отменить свое решение о лишении прав в связи с двухмесячным истечением срока давности административного правонарушения?

Дело в том, что на момент лишения прав у сына были уже утеряны водительские права, но заявление об утере не писал, но и после решения суда о лишении водительских никто ему не говорил, что он обязан их сдать.

Мировой судья вынес решение о лишении водительских прав за отказ от прохождения мед освидетельствования на наличие алкоголя в крови. хотя водитель через час после остановки гаи сам прошел освидетельствование и алкоголя в крови обнаружено не было. стоит ли обжаловать решение мирового судьи?

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Несмотря на отсутствие прямой обязанности, личные дела на сотрудников заводят в большинстве коммерческих организаций. Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. В статье мы рассмотрим состав личного дела, процесс его формирования и хранения, а также порядок подготовки к сдаче в архив.

Личные дела в обязательном порядке ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), остальные же организации или индивидуальные предприниматели могут вести их по желанию. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. Это связано с тем, что наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.

Напомним, что дело представляет собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст).

Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для организаций и предпринимателей никак не регламентирован, то будет целесообразно разработать и утвердить положение о порядке формирования и ведения личных дел. В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т. д.

Состав личного дела сотрудника

В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.

Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:

  • анкета;
  • резюме;
  • рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии);
  • копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • заявление о приеме на работу;
  • медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ);
  • трудовой договор;
  • личная карточка по форме Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
  • копия приказа о приеме на работу и т. д.

Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:

  • копии свидетельства о браке (разводе), свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений;
  • договор (его копия) о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
  • должностные инструкции;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. п.;
  • справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
  • копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
  • соглашение о неразглашении информации (если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации);
  • аттестационные листы;
  • докладные, объяснительные записки, служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
  • различные акты и уведомления;
  • копии документов о повышении квалификации и т. д.

В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например:

  • заявление работника об увольнении;
  • копия приказа об увольнении.

Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Напомним, что трудовые и вкладыши к ним хранятся как документы строгой отчетности, то есть в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, и выдаются лицу, ответственному за их ведение, только по его заявке.

Читайте также  Как оплатить налог письмо не пришло

Формирование и ведение личного дела

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

  • наименование организации;
  • структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
  • номер личного дела;
  • заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
  • дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
  • дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
  • количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
  • срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).

Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:

  • личная карточка по форме Т-2;
  • анкета;
  • резюме;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:

  • номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
  • графу «порядковый номер документа»;
  • графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
  • графу «дата документа»;
  • графу «заголовок документа»;
  • графу «дата включения документа в личное дело»;
  • графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).

Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Хранение личного дела

Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел. При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.

Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:

  • на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
  • свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
  • определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
  • доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
  • требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
  • требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
  • обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Закрытие личного дела

Если сотрудник увольняется, то личное дело закрывается в день его увольнения. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Для этого следует проверить наличие всех документов и их расположение в папке (документы должны располагаться в хронологическом порядке), а также нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

На отдельном листе составляется лист-заверитель (форма приведена в приложении 9 к Правилам). В нем указываются:

  • цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела;
  • количество листов внутренней описи;
  • особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов);
  • наличие в личном деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Далее личное дело подшивается. При этом в конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела внутренняя опись. Если данные документы к делу не были подшиты, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела, а лист-заверитель приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.

Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, то есть дата издания приказа об увольнении и срок его хранения. Исчисляется срок хранения с 1 января года, следующего за годом закрытия личного дела. Согласно статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может составлять как 50 лет (если личное дело создано после 2003 года), так и 75 лет (если личное дело создано до 2003 года). Обратите внимание, если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения (например, у приказа о приеме на работу он составляет 75 лет, а у приказа об увольнении – 50 лет), то все дело храним по старшему сроку.

При наличии невостребованных личных документов работника (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его личному делу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Изольда Светличная, юрист

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!