Отчет аудиторской проверки отдела кадров

Кадровый аудит на примере организации

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

  • деятельности кадровой службы организации;
  • правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
  • соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг. Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

  1. Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
  2. Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
  3. Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
  4. Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
  5. Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

  1. Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
  2. Формирование эффективных кадровых методов управления.
  3. Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
  4. Сокращение кадровых затрат.
  5. Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

  1. Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
  2. Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

  • разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
  • изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
  • обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

  • методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
  • диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
  • проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

  1. Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
  2. Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
  3. Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
  4. Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

  1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
  2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

  1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
  2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
  3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
  4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
  5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

  • трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя). Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

  • в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
  • во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

  • название и номер документа;
  • сведения о лицах, проводивших аудит;
  • информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
  • подписи проводивших аудит лиц;
  • перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

  • информация о том, кем и когда утвержден документ;
  • наименование документа;
  • общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
  • сфера проведения аудита;
  • порядок проведения аудита;
  • заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

  1. В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 1 от 12.08.2018, в период с 15 по 25 августа 2018 года комиссией проведен кадровый аудит документации отдела кадров ООО «Ромашка».
  2. В результате проведенного кадрового аудита установлено, что в целом отдел кадров ООО «Ромашка» соблюдает требования трудового законодательства Российской Федерации.
  3. Вместе с тем установлены следующие нарушения:
    • отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов;
    • отсутствует локальный акт, определяющий должностные обязанности сварщика ООО «Ромашка»;
    • не созданы условия для хранения трудовых книжек (отсутствуют металлические шкафы);
    • отсутствует утвержденный график отпусков сотрудников ООО «Ромашка» на 2018 год.
  4. Заключение комиссии: необходимо устранение выявленных нарушений.
  5. Настоящий отчет составлен в двух экземплярах, один из которых передан начальнику отдела кадров Иванову А. А., другой — директору ООО «Ромашка» Свинцову С. С.

(подпись) /Петров П. П.

(подпись) /Сидоров С. С./

Таким образом, проведение кадрового аудита не обязательно, но рекомендовано в различных ситуациях. Например, он желателен в случае назначения нового руководства организации, начальника отдела кадров или включения фирмы в план проверок Государственной инспекции труда. Проведение аудита позволит избежать обнаружения нарушений ведения кадровой документации и, следовательно, привлечения к административной ответственности за их допущение. Образец плана кадрового аудита, содержащийся в положении, предлагаемом для скачивания по ссылке выше, позволит разобраться в порядке проведения проверки и перечне документов, подлежащих анализу.

Читайте также  Материальный отчет по форме м 19

Кадровый аудит

Готова ли Ваша компания к визитам трудовой инспекции и проверкам контролирующих кадровую деятельность органов? К сожалению, больше 93% компаний не могут положительно ответить на этот вопрос, так как сомневаются в правильности ведения кадровой документации в своей фирме.

Но ведь есть простой и действенный способ защиты своего бизнеса – кадровый аудит.

Кадровый аудит организации поможет защитить Ваш бизнес от трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, а так же от административных нарушений.

СТОИМОСТЬ КАДРОВОГО АУДИТА

Стоимость услуг кадрового учета зависит от вида кадрового аудита, объема работ, численности персонала и специализации Вашего бизнеса.

Содержание услуги

Стоимость

Выборочный кадровый аудит, проверка личных дел сотрудников или локально-нормативных актов, выбранных заказчиком по каким-то определенным критериям. Например: трудовые договора, личные карточки сотрудников, приказы и пр. Такой аудит помогает определить зоны риска и типичные ошибки в кадровом учете.

1000 руб./сотрудник, но не менее 15 000 руб. за услугу

Обзорный кадровый аудит, включает:
— Проверка локально-нормативных актов;
— Проверка наличия и правильности составления документов по учету кадров;
— Проверка и регистрация кадровых приказов;
— Проверка личных дел сотрудников;
— Проверка порядка ознакомления сотрудников с локально-нормативными актами.

до 10 сотрудников.

**В стоимость услуг не входит:

— устранение нарушений, выявленных в ходе кадровой проверки силами наших специалистов;
— повторная проверка кадровой документации, если заказчик устранил нарушения своими силами;
— разработка локально-нормативных актов под специфику Вашей компании.

Стоимость дополнительных услуг зависит от объемов работ наших специалистов.

Звоните: +7(495) 649-81-05

ЭТАПЫ КАДРОВОГО АУДИТА

1. Первичная оценка Вашего кадрового учета, для составления индивидуального коммерческого предложение, подписание договора на проведение кадрового учета, оплата услуги.

Наши специалисты подробно расскажут Вам об этапах проведения кадрового аудита и ответят на все интересующие Вас вопросы,

Звоните: +7(495) 649-81-05

СРОК ПРОВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО АУДИТА

Сроки проведения кадрового аудита зависит от вида и объема проверки документации, но обычно они составляют:

Выборочный кадровый аудит — от 1 до 3 дней;
Обзорный кадровый аудит – от 2 до 7 дней, в зависимости от количества сотрудников.

РЕЗУЛЬТАТЫ КАДРОВОГО АУДИТА

Отчет о кадровом аудите, представленный в письменном виде, в котором обозначаются все кадровые документы Вашей компании, которые были проверены.

Список нарушений в компании, который предоставляется Вам в отдельном документе расскажет Вам о нарушениях, которые требуется устранить в ближайшее время, чтобы оградить компанию от возможных трудовых споров с сотрудниками и претензий со стороны Государственной инспекции труда.

Экспертное заключение по кадровому аудиту, в котором подробно излагаются все выявленные в процессе кадрового аудита проблемы и риски, которые ожидают компании, если она не устранит нарушения. Кроме того, в заключении по кадровому аудиту Вы найдете рекомендации наших специалистов, нацеленные на улучшение работы отдела кадров.

Свидетельство об успешном прохождении кадрового аудита за указанный Заказчиком период. Данное свидетельство выдается в том случае, если в ходе проверки не было выявлено никаких кадровых нарушений или же после устранения Клиентом данных нарушений и повторном проведении кадрового аудита.

ДЛЯ ЧЕГО НЕОБХОДИМ КАДРОВЫЙ АУДИТ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Снижение возможных рисков и финансовых потерь от административных штрафов, за нарушение кадрового законодательства.

2. Услуги кадрового аудита минимизируют риски, связанные с трудовыми спорами и жалобами со стороны работников в правоохранительные и контролирующие государственные органы.

3. Грамотное и эффективное построение кадровой политики в Вашей компании.

4. Кадровый аудит поможет руководителю определить уровень квалификации работников кадрового отдела в организации, ведь наличие ошибок в кадровом учете и штрафов – вина кадровика.

Кадровый аудит от компании «Консенсус» — это уверенность в правильном оформлении кадровой документации.

Звоните: +7(495) 649-81-05

Так же мы предлагаем и другие кадровые услуги: постановка кадрового учета, ведение кадровой документации, восстановление кадровых документов, проведение кадрового аудита и аттестации персонала.

Кадровый аудит: польза, виды, процедура

В последние годы внесено множество новых норм и уточнений в Трудовой кодекс РФ. Основные уточнения коснулись проведения контрольных мероприятий по соблюдению норм трудового законодательства. Как правило данные мероприятия включают в себя анализ кадровой документации.

Понятие и виды кадрового аудита

Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.

Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг. Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.

Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.

Полный аудит — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

Выборочный аудит — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации. К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.

Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).

Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.

По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

В каких случаях рекомендуется проводить проверку кадровых документов

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Например, целесообразно провести кадровый аудит:

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
  • если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска и т.д.
  • если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);
  • при смене руководителя организации;
  • при массовом увольнении работников;
  • при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
  • если организации запланирована на проверку государственной инспекцией труда;
  • в некоторых других случаях.

Этапы кадрового аудита

Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Этап 1: организационный

Во время этого этапа необходимо:

  • выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);
  • определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;
  • издать приказ о проведении аудита кадровой документации.

Этап 2: согласование перечня документов, подлежащих проверке

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся:

  • штатное расписание (Т-3) с приказом об утверждении;
  • трудовые договора и договора о материальной ответственности;
  • приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
  • личные карточки (форма N Т-2);
  • график отпусков;
  • уведомления работников о времени начала отпуска;
  • графики сменности (в случае работы по сменам);
  • табеля учета использования рабочего времени;
  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
  • положение по защите персональных данных работника и расписки на обработку персональных данных;
  • трудовые книжки при их ведении на бумажном носителе;
  • книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
  • должностные инструкции;
  • локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);
  • локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа (ГОСТ положение о коммерческой тайне);
  • результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Этап 3: проверка и анализ документов

Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.

При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.

С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда). Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

Читайте также  Можно ли этап строительства зарегистрировать как незавершенку

Этап 4: оформление отчета по кадровому аудиту

Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.

Какую пользу принесет работодателю аудит кадровой документации

Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.

В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Отчет по кадровому аудиту пример

Рассмотрим основные этапы проведения аудита кадрового делопроизводства. Моё дело» собрали обширную базу унифицированных форм бланков и образцы договоров, в том числе и «отчет о результатах проведения кадрового аудита». Пример структуры отчета о проведении кадрового аудита. Подготовка отчета внутреннего аудитора в it audit аудитор.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Виды и методика кадрового аудита — Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Отчет по производственной практике по бухгалтерскому учету

ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников. Во всех подобных случаях следует руководствоваться нормами трудового законодательства. В том случае, если выявленные нарушения немногочисленны, они фиксируются в заранее составленной таблице. Для более значительного количества нарушений создают отдельную таблицу. Шаг 5. Процедура проверки другой кадровой документации В ходе проверки кадровых документов внутренняя или внешняя комиссия проверяет: Правильность ведения распорядительных документов;.

Чтобы компания могла избежать многих неприятностей, которыми чреваты проверки, хотя бы два раза в год проводите аудит документов. Процедура необходима и кадровой документации. Особенно востребован кадровый аудит перед проверкой ГИТ. Рассмотрим поэтапно, как нужно быстро и качественно проверять кадровые документы. Из материала вы узнаете:. Этап 1. Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка. Инфо Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров. Также нужно выяснить, что проверять:. Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании — довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания.

Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам. С чего начать Отправная точка кадрового аудита — издание приказа образец здесь. Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании — это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.

Создать и востановить записи Должностные инструкции Единый тарифно-квалификационный справочник нет Обязательны быть, если должностные обязанности не отрегулированы в трудовых договорах Штраф должностные лица и предприниматели подвергаются штрафу от до руб. Штраф с фирмы — 30 до 50 руб. Разработать и ознакомить сотрудников Личные карточки Т2 Постановление Госкомстата России от 5 января г. Внимание Остальным работникам должна быть установлены нормальная продолжительность рабочего времени.

Особенностью режима ненормированного рабочего дня является такой характер работы, который по не зависящим от работника причинам зачастую не позволяет выполнять определенные трудовые функции в рабочее время. Денежная компенсация за работу в режиме ненормированного рабочего дня не положена, но таким работникам предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, которого должна определяться коллективным договором или ПВТР, при этом она не может составлять менее трех календарных дней ст.

Что касается установления для отдельных категорий работников вахтового метода работы, то основные положения, связанные с особенностями регулирования труда лиц, работающих вахтовым методом, изложены в главе 47 ТК РФ. Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям. Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.

Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации. С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

Однако следует принять во внимание, что указанный приказ утратил силу с Общие выводы и рекомендации:В целом представленный на проверку коллективный договор нуждается в существенной доработке с учетом специфики проверяемой организации. Следует учитывать, что еще в г. Минтруд России разработал макет коллективного договора. Данный документ носит рекомендательный характер и может быть использован при разработке проекта коллективного договора.

При разработке коллективного договора необходимо руководствоваться примерным перечнем вопросов, включаемых в него и указанных в ст. Главная Без рубрики. Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров. Штраф должностные лица и предприниматели подвергаются штрафу от до руб. Остальным работникам должна быть установлены нормальная продолжительность рабочего времени.

Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас: 8

Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит

Заявление образец. Скачать Объектом проверки являлись кадровая документация.

Обычно, практика бывает студента бывает три раза за весь период прогрызания гранита науки в любом уважающем себя ВУЗе. Первым этапом требуется пройти учебную, потом в зависимости от специальности производственную. Заключительной галочкой будет прохождение преддипломной. С учебной практикой приходится столкнутся обычно на втором или третьем курсе.

Кадровый аудит на примере организации

Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит. Проверке подверглись следующие кадровые документы :. По результатам проверки были выявлены следующие нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства :. При поступлении на работу сотрудники не ознакамливаются под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностной инструкцией, с инструкцией по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, с положением об оплате труда, с положением о персональных данных работников. При приеме на работу запись в трудовую книжку вносится не в соответствии со штатным расписанием не указывается структурное подразделение, куда принимается работник. При возникновении необходимости, трудовые книжки выдаются на руки работникам без оформления расписки. Отсутствует утвержденный перечень бланков, действующих в организации. Форма трудовых договоров, заключенных с работниками, разная. В организации заключено большое количество срочных трудовых договоров без видимых на то оснований.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

В рамках проведения выборочной проверки ведения кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства Российской Федерации, была проверена кадровая документация в отношении 47 работников ООО «Буженинов», как числящихся в организации на момент проверки, так и уволенных. По результатам проверки были выявлены следующие нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства :. При поступлении на работу сотрудники не ознакамливаются под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностной инструкцией, с инструкцией по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, с положением об оплате труда, с положением о персональных данных работников. При приеме на работу запись в трудовую книжку вносится не в соответствии со штатным расписанием не указывается структурное подразделение, куда принимается работник.

Отчет по аудиту Пример

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению. Однако из положений п.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: «Кадровый аудит» Дмитрищук С.А.

Отчет по кадровому аудиту образец. Техническое задание для проведения кадрового аудита образец В процедуры кадрового. Кадровый аудит является комплексным анализом всей совокупности трудовых отношений внутри компании и ее взаимодействий со средой, в которой она. Кадровый аудит — полная информация о проведении кадрового аудита. Кадровый аудит — проведение проверки кадровых документов на соответствие их трудовому законодательству. Заранее благодарю за помощь.

Отчеты по кадровому аудиту

Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу. Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке? В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Кто должен проводить внутренний кадровый аудит? Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них п. При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников. Во всех подобных случаях следует руководствоваться нормами трудового законодательства. В том случае, если выявленные нарушения немногочисленны, они фиксируются в заранее составленной таблице.

Читайте также  Может ли рукеоводитель уволить подчиненного за грубость

Отчет по кадровой работе образец Сделайте выводы по отчету, проанализируйте работу с. Где можно посмотреть образцы ведения еженедельных отчетов по работе отдела кадров и. Отчет по кадровой работе образец. Отчет о работе отдела кадровой работы за.

Комплект аудитора СМК. Аудит проводился в соответствии с программой аудита и на основании приказа генерального директора. В ходе аудита программа аудита была выполнена. Проверены все подразделения и сотрудники, предусмотренные программой и все процессы.

Подборка наиболее важных документов по вопросу образец авансового отчета по командировке нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое. Как заполнить авансовый отчет по командировке — версия для печати. Как отразить суточные в авансовом отчете. В этой статье вы найдете образец авансового отчета по командировке, узнаете. После получения бланка сотрудник финансового отдела должен заполнить такие.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен. Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению. Однако из положений п. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры. Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:.

В последний год наблюдается значительный интерес к проведению регулярной проверки собственной кадровой документации как со стороны государственных организаций, так и частных компаний. Это обусловлено рядом факторов. Во-первых, усилившимся в последнее время вниманием государства к сфере документального оформления трудовых отношений работодателей с работниками. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда стали для многих кадровых служб привычным явлением.

Кадровый аудит

Кадровый аудит – это проверка всех документов Заказчика, касающихся деятельности службы управления персоналом. Аудит выполняется сотрудниками нашей организации, которые имеют опыт и знания в сфере кадрового менеджмента.

Опыт наших юристов в области аудита кадрового делопроизводства исчисляется годами, так же как и практические навыки исправления любой кадровой документации. Наши сотрудники знают, как провести кадровый аудит максимально качественно. Помимо высокого уровня профессионализма, наша Компания выгодно отличается от конкурентов гибкостью тарифов на услуги кадрового аудита.

Отдельно предлагаем рассмотреть вариант целевого кадрового аудита. В этом случае, Заказчик в сжатые сроки получает полноценный отчет о текущем положении дел. Целевой аудит кадровых документов выполняется по фиксированному тарифу.

Выполнив кадровый аудит, наши сотрудники составляют отчет с подробнейшим описанием работы кадровой службы Заказчика, в котором приводятся все нарушения и неточности, выявленные в ходе аудита кадровой документации. Качественная работа, равно как и соблюдение сроков, является приоритетом нашей деятельности.

Документы, проверяемые в ходе кадрового аудита

При выполнении кадровой проверки внимание уделяется:

  • Абсолютно всем кадровым документам, начиная от трудовых книг и договоров с приложениями, заканчивая внутренними приказами о перемещении сотрудников (назначения, переводы, увольнения, командировки и пр.). Также производится аудит кадрового учета в части заполнения графиков отпусков, личных карточек (форма Т-2), подписания должностных инструкций, ведения книг заявлений и табелей учета рабочего времени.
  • Внутренним документам, имеющимся у Заказчика. К ним можно отнести нормативные документы о заработной плате и обработке персональных данных, а также коллективный договор с сотрудниками.
  • Всевозможным инструкциям, касающимся энергорегламента, пожарной безопасности и охраны труда на производстве.
  • Договорам по приему и оформлению иностранных специалистов и лиц, не имеющих гражданства.
  • Задокументированным отчетам о проведении формальных процедур, таких как: реструктуризация или ликвидация подразделений, любые изменения в условиях труда, расширение либо сокращение штата, выговоры и другие дисциплинарные меры, перепрофилирование, аттестация и повышение квалификации сотрудников Заказчика.
  • Любым другим кадровыми документами, которые были предоставлены для проверки.

Разновидности аудиторской проверки

1. Аудит по выбранному нарушению.

Проверка документации производится на соответствие критериям одного из требований законодательства. Результаты поиска нарушений указываются в отчете в виде нескольких показательных примеров. Последующие исправления документации производятся после полной внутренней проверки самим Заказчиком согласно рекомендациям аудитора.

Востребованность выборочного аудита кадровой документации обусловлена желанием Заказчиков, имеющих небольшой штат сотрудников, сделать быструю и относительно недорогую проверку. Эта услуга будет значительно дешевле и займет сравнительно меньше времени, чем полноценный кадровый аудит.

2. Полноценная проверка кадрового делопроизводства

Мониторинг документации выполняется с позиции любых возможных нарушений повсеместно или в каждом отдельном случае. Аудиторский отчет включает в себя абсолютно все выявленные недочеты и документы, которые их содержат.

Неоспоримое преимущество полного кадрового аудита заключается в формировании объективной и независимой оценки реальной ситуации в кадровом делопроизводстве предприятия Заказчика. Более того, в нем указываются те недостающие документы, которые согласно законодательству нашей страны должны присутствовать в обязательном порядке.

Естественно, такая масштабная проверка займет немало времени, а также потребует более высокой оплаты в сравнении с выборочным кадровым аудитом. Иногда можно столкнуться с предложениями полноценного аудита за небольшую сумму и в сжатые сроки. Не стоит доверять таким компаниям, ведь подробный и тщательный анализ всей имеющейся документации не может быть быстрым и дешевым, поскольку требует привлечения настоящих профессионалов. Экономия на услугах профессионального аудитора сегодня может привести к негативным последствиям в виде санкций контролирующих органов уже завтра.

3. Целевая проверка кадровой службы

Для большинства Заказчиков это лучший выход из положения при недостатке временных и материальных ресурсов. Суть данного метода заключается в проверке выборки из 20 сотрудников. Вся документация, относящаяся к этим сотрудникам, анализируется на предмет полноценного оформления и соответствия законодательству. Если особых нарушений не нашлось – вероятность найти их, проверяя документы остальных работников, весьма невелика.

Важно правильно сформировать выборку. В нее должны входить представители разных направлений и должностей, как руководители, так и обычные специалисты.

Самостоятельное проведение кадрового аудита

Заинтересован ли сотрудник отдела кадров в выявлении нарушений в работе своего подразделения?

И ей зеркальце в ответ:
«Ты, конечно, спору нет:
Ты, царица, всех милее,
Всех румяней и белее».
«Сказка о мертвой царевне и о семи богатырях»,
Александр Пушкин.

В случае обнаружения критического числа нарушений в ходе целевого аудита кадрового учета, наши специалисты порекомендуют произвести уточненную проверку, которая досконально опишет всевозможные недостатки ведения кадрового делопроизводства.

Стоимость проведения целевого кадрового аудита — от 20000 руб.

На основании вышесказанного можно отметить следующие преимущества целевого аудита:

  1. Сравнительно небольшая цена (экономия на полном аудите, ведь при большом штате сотрудников потребуется лишь выбрать 20 человек, документы которых будут проанализированы на предмет типичных нарушений).
  2. Сжатые сроки. Целевой аудит кадрового делопроизводства проводится в течение 14 дней. Это позволяет Заказчику достаточно быстро прояснить реальную картину в кадровой службе и оперативно заняться исправлением недостатков.
  3. Проверка 20-ти сотрудников производится по схеме полноценного кадрового аудита, который включает в себя мониторинг не только трудовых соглашений, но и всей внутренней кадровой документации Заказчика, касающейся деятельности этих сотрудников.

Локальные нормативные акты: мониторинг в ходе аудита

Проверка данного вида кадровой документации производится в обязательном порядке вне зависимости от типа аудита. Информация анализируется самым подробным образом и предоставляется Заказчику вместе с путями исправления выявленных недочетов.

Выполнив услугу кадровый аудит локальных нормативных документов, мы предоставляем такие данные:

  • Соответствие имеющихся нормативных актов полному перечню, закрепленному в законодательстве РФ.
  • Подробный отчет о нарушениях с указанием тех локальных нормативных документов Заказчика, где они были допущены.
  • Информацию по содержанию имеющихся нормативных актов. Часто они бывают оформлены ненадлежащим образом либо отсутствуют некоторые данные.

Отчет о кадровом аудите

Это документ, который завершает аудит кадрового делопроизводства. Он включает в себя комплекс данных о состоянии дел в кадровом подразделении предприятия Заказчика, способы исправления недостатков, а также меры предупреждения возможных нарушений (на основании информации о предыдущих годах).

Схема отчета стандартизирована и состоит из таких основных пунктов:

  1. Документация либо направление, которое проверяется с помощью кадрового аудита.
  2. Нарушения и копии документов, в которых они были допущены.
  3. Информационное обоснование рекомендаций относительно устранения выявленных нарушений.
  4. Законодательные меры, применимые к Заказчику, в случае игнорирования имеющихся нарушений в кадровой документации.
  5. Пути и способы восстановления документов.

Предназначение кадрового аудита

Заказав аудит кадровой службы, наши клиенты получают:

  • независимую оценку текущей ситуации в части кадрового делопроизводства;
  • определение всевозможных рисков, которые могут возникнуть в случае несоблюдения законодательных нормативов, а также санкций, применимых к их предприятиям от контролирующих органов;
  • возможность оперативно осуществить комплекс действий по восстановлению правильного делопроизводства путем внедрения рекомендаций кадрового аудита;
  • реальный шанс избежать претензионных жалоб и прочих финансовых рисков в части трудовых отношений с наемными работниками.

Выполнение кадрового аудита самостоятельно

В некоторых случаях можно осуществить аудит кадрового делопроизводства собственными силами, ведь для ответственного сотрудника кадрового подразделения нет никаких препятствий в доступе к анализируемым документам.

Однако на пути к получению заключительного отчета могут возникнуть некоторые трудности:

  • нехватка времени для полноценной проверки всей документации, поскольку зачастую, сотрудники не освобождаются от своих прямых обязанностей;
  • длительный срок кадрового аудита по причине большого количества анализируемых документов;
  • человеческий фактор, который ставит под сомнение независимый взгляд на имеющиеся нарушения. Вполне закономерно, что сотрудник кадрового отдела не заинтересован в выявлении фактов несоблюдения законодательства в работе своего же подразделения.

Таким образом, достичь лучшего результата при сохранении временных и финансовых ресурсов можно только в случае обращения к независимым аудиторам, которые будут мотивированы на всесторонний и объективный кадровый аудит.

Частота аудиторской проверки кадровой документации

Периодичность проведения кадрового аудита зависит исключительно от Заказчика. Если по результатам предыдущих проверок были устранены все замечания, то вполне достаточно делать следующий аудит не ранее, чем через 3 года.

Процедура и срок выполнения аудита

Для выборочного аудита применимы сроки от 14 до 21 календарного дня. Длительность зависит от величины штата Заказчика. В течение трех первых дней мы осуществляем сбор всех документов, подлежащих проверке, а после – тщательно анализируем ее и готовим отчет.

Полноценная проверка кадрового делопроизводства займет не менее 21-го дня (иногда до 30-ти дней). Выемка документации производится за 5 дней, а все остальное время информация проверяется на соответствие законодательным нормам.

Выполнение целевого подвида кадрового аудита займет не более 14 дней. Первые 3 дня мы собираем документы, а потом проверяем их и готовим экспертное заключение о выявленных нарушениях.

Наша Компания предоставляет услуги в двух параллельных направлениях: аудит кадровой документации и проверка локальных нормативных актов на соответствие законодательству РФ. Последние проверяются нашими юристами, а результаты этого мониторинга изложены в отдельной главе финального отчета.

Экспертное заключение несколько раз перепроверяется нашими сотрудниками и только после контрольной проверки пишется итоговое резюме. Такой способ контроля не только улучшает качество предоставляемых услуг, но и нивелирует вероятность возникновения пробелов и недостатков в нашей работе. Объем финального отчета целиком зависит от вида проверки, количества сотрудников и срока, в течение которого производится аудит. К примеру, полноценная годовая проверка штата из 200 чел. будет отражена на 50-ти листах формата А-4.