Отгул в 1с рабочее времятабель

Отгул в журнале и табеле учета рабочего времени: особенности записи, правильность оформления приказов и служебных записок

Отгулы – вполне обычная вещь в рабочем процессе. Они позволяют уйти с работы, не теряя при этом рабочего места. Но важна должная фиксация таких пропусков, чтобы в будущем удавалось избежать споров и учесть все неотработанные часы или дни.

Отгул в табеле учета рабочего времени

Согласно ТК РФ работодатель обязан вести учет фактически отработанных сотрудниками организации часов. Табель позволяет систематизировать данные в отношении трудового режима работников, а также его пропуск по какой-либо причине, труде во внеурочное время. Именно по этому табелю идет начисление зарплаты, составляется отчетность в органы статистики. По этой документации проводится проверка ФСС, налоговыми службами, трудовыми инспекторами.

Чтобы в табель учета фактически отработанного времени ввести данные, обычно используется либо цифровая, либо буквенная кодировка. Госкомстатом на сегодня утверждены два типа форм, в которых ведется учет специалистами отработанного времени:

  • Т-12 (в частности – первый раздел);
  • Т-13.

Принимают их либо в исходном варианте, либо дорабатывают под особенности определенной организации. Это может быть необходимо из-за собственных особенностей порядка внесения данных в форму, которые нужно отразить в соответствующей документации, например, в инструкции или руководстве. В табелях работы отгулы имеют собственные обозначения:

Тип отгулов Обозначение в табеле учета РВ
Неоплачиваемые НВ и 28
Оплачиваемые ОВ и 27
За работу в праздники и выходные РВ и 03

Если работника нужно вывести в нерабочий день на смену, то следует получить его письменное согласие, а также составить соответствующий случая приказ. Таким образом будущий отгул за сверхурочные часы будет оформлен правильно.

Отгул в табеле учета рабочего времени (обозначение)

Табель учета — достаточно сложный документ, в котором есть множество колонок, требующих заполнения. Поэтому желательно до внесения соответствующей информации ознакомиться с ним и выяснить все нюансы заполнения каждого отдельного пункта. Делать это желательно без помарок, так как это официальный документ, который может в будущем проверяться соответствующими организациями.

Служебная записка

Служебная записка – тот документ, который подает работник руководителю с прошением на предоставление отгула. При этом важно правильно его составить, чтобы не возникло в процессе разночтения. Требуется подобный документ для того, чтобы предоставленный отгул в результате был отражен в табеле учета рабочего времени. То есть при отсутствии такой записи и заявления пропуск смены будет расцениваться как прогул.

Состоит записка из следующих пунктов:

  1. ФИО руководителя;
  2. Наименования предприятия;
  3. Должности и ФИО заявителя;
  4. Посередине листа пишется слово «заявление»;
  5. Тело документа в произвольной форме, где отражается:
    1. Вид выходного (за свой счет, в счет будущего отпуска, за отработанное ранее время и так далее);
    2. Период или конкретная дата выходных (не более 5-ти дней);
    3. Причина отгула.
  6. Дата и подпись заявителя.

Оформляется данный документ либо в письменной, либо в печатной форме. Важно точно указать даты, на которые требуется предоставление времени на отгул. Еще обязательно указывается причина, будь то труд в выходные и сверхурочная работа или по семейным обстоятельствам. Причина часто играет роль в том, как будет оплачиваться пропущенное время при начислении заработной платы.

А в некоторых случаях предоставление отгула за свой счет является невозможным по определенным причинам и работодатель в таких случаях имеет право отказать просителю. Вот почему нужно заранее четко продумать содержимое такого документа и обговорить этот вопрос с начальством.

Скачать бланк СЗ на отгул можно здесь.

Служебная записка на отгул (образец)

Приказ на отгул

Приказ – тот документ, который отражает хозяйственную жизнь в организации. По сути это первичный документ, который также создается и в отношении такого события, как предоставление отгула. Для того, чтобы правильно и без ошибок рассчитать заработную плату, необходимо отметить его в табеле учета. А для этого и издается соответствующий приказ.

Табель учета заполняется работником, в чьих полномочиях это заведено согласно приказу. Как правило, эти занимается сотрудник отдела кадров. Если организация крупная, то табеля учета могут вестись в каждом подразделении отдельно. Соответственно руководитель назначает на такие должности сотрудников в каждом филиале или отделе. Эти же сотрудники и составляют на основе приказа для отгула соответствующие записи в документации.

Конкретной формы, утвержденной на государственном уровне, для такого документа нет. В целом даже само понятие «отгул» было изъято из ТК РФ, считаясь устаревшим термином. Поэтому приказ создается в произвольной форме, единственное, что требуется – это наличие в бумаге всех требуемых реквизитов:

  • Наименования документа;
  • Названия предприятия;
  • Содержания операции;
  • Адресата, к кому относится приказ и так далее.

То есть в документе должны присутствовать все типичные для него данные и конкретные даты о предоставляемом отгуле. С приказом нужно ознакомить сотрудника под роспись.

Пример документа скачайте тут.

Как составить приказ на отгул

Журнал учета

Табели – это первый способ учета отгулов. В них, как уже выяснилось, отражаются отгулы, причем в кодированном виде, чтобы отобразить и причину отсутствия на рабочем месте сотрудника. Это важно, так как каждый отдельный случай предоставления отгула будет оплачиваться соответственно.

Вторым способом учета отгулов является Журнал. Его ведут параллельно табелю учета времени. В таком типе документа содержатся данные по дополнительному отдыху каждого отдельного сотрудника. Заверяет его сам руководитель. Данное ведение не требует использования каких-либо нормативных документов, а потому о его наличии решение принимается в каждой конкретной организации.

Журнал учета переработок и отгулов ведут по форме, которая установлена на конкретном предприятии. Бланков общего плана нет. Соответственно, какая именно информация будет в нем отражена, принимается в каждой отдельной компании. Далее принятую форму с правилами ведения закрепляют локальными нормативными актами.

  • В шапке документа (в Журнале) отображается дата составления и название.
  • Далее вносятся в этот же раздел краткие реквизиты и название компании. Эти пункты не являются обязательными, так как документ используется только для внутреннего использования. законодательный первичный документ – это табель учета рабочего времени.
  • После уже внутрь документа вносятся названия подразделения, ФИО руководителя, данные сотрудника (ФИО, Должность и квалификация).
  • В журнале отражаются сроки ведения сверхурочной деятельности в часах.
  • Дополнительный отдых также отражается в часах. Вписывается и причина его предоставления.

Образец журнала учета отгулов

Этот тип документа не считается обязательным. С его помощью удается четко контролировать именно запись времени, потраченного на сверхурочную работу или отгул. Заполнять его должен либо руководитель сотрудника, либо специалист, которого уполномочили вести этот документ (как правило, из отдела кадров).

Учет переработок и отгулов в программах 1С показан в этом видео:

Табель учета рабочего времени: обозначение отгула

  • 1 Табель – обязательный документ
  • 2 Другой день отдыха

Как отметить отгул в табеле учета рабочего времени. Понятно, что для целей учета рабочего времени все работодатели (организации и индивидуальные предприниматели) должны вести табель учета рабочего времени. Дело в том, что оклад начисляется исключительно за время, отработанное сотрудником. Поэтому в табеле должно быть отражено фактически отработанное время. Расскажем в статье, как учесть отгул в табеле.

Табель – обязательный документ

Чтобы вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником организации, заполняется табель учета рабочего времени. Именно на основании табеля рабочего времени персоналу начисляется заработная плата. На практике организации и индивидуальные предприниматели обычно используют форму №Т-12 (№Т-13), хотя учетный табель можно разработать самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письма Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Понятно, что в табеле рабочего времени должны быть отражены не только явки, но периоды отсутствия сотрудников на рабочем месте. Поговорим о том, как отразить отгул в табеле учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени заполняет сотрудник, уполномоченный на это приказом. Обычно это работник отдела кадров. В крупных организациях табель по каждому структурному подразделению может вестись отдельно. В этом случае ответственного сотрудника за ведение табеля в каждом подразделении также назначает руководитель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Другой день отдыха

По согласованию с администраций работник, вместо полагающейся ему повышенной оплаты за работу в выходной или праздничный день может взять отгул. Это день отдыха сотруднику не оплачивается, а выходной или праздник, который сотрудник провел на работе, подлежит оплате в одинарном размере (ст. 153 ТК РФ, письмо Роструда от 18.02.2013 № НГ/992-6-1).

Чтобы посчитать зарплату работника без ошибок нужно правильно отметить отгул в табеле учета рабочего времени. Обозначение дополнительно дня отдыха зависит от того, какой формой учетного табеля пользуется организация.

При использовании организацией самостоятельно разработанных форм код для обозначения отгула можно установить произвольно (ст.7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если компания применяет унифицированные формы, то отгул обозначается кодом «НВ» или «28». Именно так отмечается отгул в табеле учета рабочего времени в 1С.

Что касается организаций бюджетного сектора экономики, то для данной категории организаций разработана форма № 0504421 (приказ Минфина России от 30.03.20155 № 52н). Именно с ее помощью ведется учет рабочего времени. Однако она не предусматривает специального кода для обозначения отгула. Как отметить в табеле отгул за работу в выходной день в бюджетной организации? Все просто: нужно использовать код «А» (неоплачиваемая неявка с разрешения администрации). Подробнее об обозначениях в табеле учета рабочего времени можно прочитать в Методических рекомендациях, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Как заполняется табель учета рабочего времени в 1С?

Оставить заявку

Оставьте свое имя и номер телефона, оператор свяжется с Вами в рабочее время в течение 2 часов.

Хочу получать новости об акциях, скидках и мероприятиях от 1С:Франчайзи Виктория

Рассылка выходит раз в неделю, Ваш адрес не будет передан посторонним лицам.

Нажимая на кнопку Отправить, я даю согласие на обработку персональных данных

Расчеты с персоналом зависят от выполненной работы и от количества отработанного сотрудниками времени за определенный период. Когда нужен табель для учета рабочего времени и как он должен вестись в программе 1С Зарплата и кадры?

Табель рабочего времени: применение и оформление в 1С

При трудоустройстве работодатель в обязательном порядке обговаривает режим работы для каждого сотрудника и составляет график выхода на службу. В случаях, когда речь идет о стандартной пятидневке, то необходимости в составлении дополнительного документа для учета рабочего времени нет. По факту в конце месяца просто учитывается, уходил ли за рассматриваемый период, работник в отпуск или на больничный, уезжал ли в командировку или брал отгул, этих данных достаточно, чтобы по итогам месяца произвести начисление зарплаты.

Составление же табеля потребуется при вахтовом или сменном режиме работы, а также в любых других случаях, когда требуется соответствующий учет, например, при расчете в 1С УПП фактически отработанного времени.

Заполнить форму табеля учета фактически отработанного времени на каждого работника можно в программе 1С: ЗУП.

В разделе меню «Расчет зарплаты» есть сразу две ссылки на табель:

  • в разделе «Документы»;
  • в разделе «Отчеты» — печатная форма Т-13.

В разделе документов он доступен для редактирования и заполнения вручную, а в отчетах – подходит лишь для распечатки уже готового табеля с отметками по умолчанию в соответствии с плановым графиком работы.

Можно выбрать табель на отдельного сотрудника, работников одного подразделения или на весь коллектив. Варьирует и период составления табеля – можно заполнить его за первую или вторую половину месяца или полностью за календарный месяц. Информация о количестве отработанных часов выдается в двух форматах: сводно или с разбивкой по дням.

При заполнении табеля вручную в 1С придется внести данные о фактически отработанных часах. Но в ситуациях, когда есть определенные нестыковки в табеле, не надо спешить с их корректировкой в документах, к ошибкам такого рода относятся:

  • пропуск информации о командировке, отпуске, больничном;
  • отсутствие сведений о неявке сотрудника в определенные дни из-за прогулов, отпуска за свой счет и других причин;
  • вместо рабочих дней автоматом проставляется неявка.

При таких несоответствиях нужно искать проблемы в других кадровых документах и вносить исправления там и тогда произойдет автоматическое изменение самого табеля. Но если требуется вручную расставить часы отработанных смен, то сделать это придется непосредственно в табеле, редактируя в соответствие с реальными данными.

Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП и где его найти

Рассмотрим, где в 1С ЗУП 8.3 найти и как заполнить табель учета рабочего времени. Сразу скажу, что найти в 1С Бухгалтерии 8.3 табель учета времени работы не получится, так как его нет.

Табель необходим для сотрудников, у которых зарплата повременная. то есть зависит от фактически отработанного времени.

Перед началом работы с табелем рекомендую обновить или заполнить производственный календарь.

В программе 1С ЗУП учет отработанного времени можно вести разными методами, а точнее двумя:

  • первый метод — метод «отклонений». При этом методе регистрируются отклонения от графика (например, неявки или, наоборот, сверхурочные часы). За основу берутся данные графика работы;
  • второй метод — метод «сплошной регистрации». С применением этот метода одновременно ведутся документы-отклонения и регистрируется фактически затраченное время.

График работы в 1С ЗУП 8.3

Когда создается приказ о приеме сотрудника на работу, необходимо произвести настройку графика работы — в нем фиксируется запланированное рабочее время сотрудника. Если происходит кадровое перемещение, график тоже нужно обязательно указывать (назначать новый или оставлять прежний). Реквизит «График работы» в документах приема или перемещения обязателен. Графики работы в организации определяются в справочнике «Графики работы».

Расхождения с графиком в 1С 8.3 фиксируются следующими документами:

В разделе «Учет времени» (меню «Зарплата») можно настроить для сотрудника индивидуальный график на определенный период. При этом случае запланированное основным графиком время исчисляться для сотрудника не будет. Оно будет определяться по индивидуальному графику.

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Табель рабочего времени в 1С не заполняется в следующих случаях:

  • Когда все сотрудники предприятия работают по пятидневке.
  • Когда в организации действует несколько цикличных графиков и отсутствуют отклонения, кроме отгулов, отпусков, больничных и прочее.

Случаи, когда табель в 1С 8.3 заполнять необходимо:

  • При использовании сложных нецикличных графиков учета рабочего времени.
  • Когда в организации постоянно меняются смены между сотрудниками, работающими по сменным графикам.
  • При применении в организации вахтовых методов и так далее.

Работа с Табелем учета рабочего времени в 1С Зарплата

Рассмотрим пошаговую инструкцию по вводу и настройке табеля в 1С 8.3 ЗУП.

Табель учета в 1С ЗУП находится в меню «Зарплата», далее в разделе «Учет времени» перейти по ссылке «Табели» к списку табелей.

В списке нажмем кнопку «Создать». Откроется окно создания нового документа:

Заполнение табеля происходит в соответствии с утвержденными буквенными обозначениями. Они описаны в справочнике «Виды использования рабочего времени», который находится в меню «Настройка».

Можно заполнить табель автоматически, нажав кнопку «Заполнить», и потом при необходимости отредактировать его.

Обязательно предварительно нужно выбрать организацию и период табеля.

Внимание. При суммированном учете рабочего времени необходимо вводить часы отсутствия (например, командировки). Но кроме отпусков и больничных. Это необходимо для расчета часов, за которыми будет сохраняться средний заработок. Эти часы будут браться именно из табеля, а не из кадровых документов.

После заполнения табеля нажимаем кнопку «Провести и закрыть».

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Оформление отгула в табеле учета рабочего времени

Сотрудник, осуществляя трудовую деятельность в выходные или праздничные дни, может рассчитывать на получение отгула. Информация о нём фиксируется в табеле учета рабочего времени. Внесением данных отгула в табель учета рабочего времени занимается уполномоченное лицо. Фиксация сведений необходима для дальнейшего начисления заработной платы. Процедуру регламентирует действующее законодательство.

Отражать данные в документации нужно правильно. Ошибка в табеле учета рабочего времени может привести к возникновению проблем. Дабы не допустить этого, выполнение процедуры стоит начать с анализа актуальной информации по теме.

ТК РФ

Оплата труда праздничных и нерабочих дней регулируется трудовым кодексом РФ. Если человек вынужден работать во время положенного отдыха, он может рассчитывать на получение двойной выплаты или расчета за 1 календарный день с предоставлением 2 в качестве отгула. Закон позволяет задействовать сотрудников в неустановленное для этого время только в случае экстренной ситуации. В соответствии с трудовым кодексом РФ, основаниями для предоставления отдыха могут выступать:

  • работа в сверхурочное время, статья №152;
  • работа в праздничные дни или в дни отдыха, статья №153;
  • сдача донорской крови статья №186;
  • переработка при вахтовой работе статья №301.

К сведению

Форму компенсации человек может выбрать самостоятельно. Работодатель не имеет права навязывать гражданину свое мнение. Исключение из правила составляют работники, которые осуществляют трудовую деятельность по срочному договору. В этой ситуации потребность в выходе на работу в неположенное время компенсируется только оплатой в двойном размере.

Отгул в табеле учета рабочего времени образец

Если человек выходит на работу в выходной день, он должен написать заявление о согласии на подобное действие. Этот факт необходимо отразить в приказе. Время, которое отработает сотрудник, отражается в табеле рабочего времени в соответствии с распоряжением начальства. В последствие период оплачивается. Процедуру регламентирует Трудовой кодекс РФ и ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года.

Фиксировать данные в документации нужно в соответствии с установленными правилами. Чтобы не допустить ошибок, лучше использовать образец. Он позволит наглядно разобраться во всех особенностях заполнения документа.

Отгул в табеле учета рабочего времени в 1с

Отразить информацию об отгуле в табеле учета рабочего времени можно при помощи специальной программы 1С. Она существенно упрощает внесение данных об отгуле. Чтобы научиться пользоваться программой, гражданину потребуется ознакомиться с основными принципами работы. Если необходимо зафиксировать работу в выходной или праздничный день в табеле учета рабочего времени, данные нужно вводить с помощью кодов «РВ» или «03». Во внешних строках фиксируется продолжительность осуществления трудовой деятельности в этот период. Если сотрудник решил взять отгул, этот факт фиксируется в документе при помощи кодов «НВ» или «28». Нижняя строка при этом не заполняется.

Предоставленный работодателем отдых входит в трудовой стаж. Период, в течение которого сотрудник отсутствовал на своем месте, регистрируется в программе документом “невыходы в организациях”. В нем отмечается следующая информация:

  • какой промежуток времени отсутствовал работник предприятия (полная или неполная смена);
  • дата начала отсутствия;
  • дата окончания отсутствия.

Во время предоставленного отдыха происходит начисление заработной платы. Этот факт также фиксируется в табеле учета рабочего времени при помощи программы 1С. Для осуществления действия используется документ “оплата праздничных и выходных дней”. Особенности заполнения зависят от размера начисления. Если сотрудник получает выплату в двойном размере, на него создается две строки. В графу “начисление” вносится запись оплаты праздничных и выходных дней и доплата за работу в выходные и праздничные дни. Если присутствует вторая формулировка, это значит, что денежные средства перечисляют в двойном размере.

Оплачиваемый и неоплачиваемый отгул в табеле учета рабочего времени

Сегодня существует два типа отгулов: оплачиваемые и неоплачиваемые. В первой ситуации мероприятия, зафиксированные в законе, компенсируются при помощи предоставления оплачиваемого выходного. Информация в обязательном порядке фиксируется в табеле учета рабочего времени. Для простоты заполнения документа применяются буквенные обозначения. Если гражданину был предоставлен оплачиваемый выходной, в табеле будет проставлена следующая отметка (ОВ, 27). Буквенное обозначение проставляется в бланке документа напротив фамилии сотрудника.

Дополнительная выплата предоставляется не всегда. Если человек работал в выходной или общий государственный праздник и выбрал в качестве компенсации дополнительный день отдыха, выплата предоставляется одинарная. Сам дополнительный выходной не оплачивается. В этой ситуации в табеле будет зафиксировано (НВ, 28).

Обозначения могут меняться. Закон не фиксирует точный перечень символов, которые нужно использовать для отражения информации об отгуле в документации. Компания имеет право ввести собственную систему шифров для фиксации данных в табеле. Решение о введении индивидуальных обозначений должно быть отражено во внутренней документации фирмы.

Отгул за работу в выходной день

Время, отработанное в выходной день, также обозначается кодом. Если гражданин вышел на работу, когда имел право отдыхать, уполномоченный сотрудник должен проставить в табеле учета рабочего времени (РВ, 03). Если на предприятии принята иная система кодов, обозначение может меняться.

Нюансы

Периодически в действующее законодательство вносят изменения. Они могут касаться и фиксации информации об отгуле в табеле учета рабочего времени. Так, в силу вступило новое правило, которое обязывает заверять вносимые изменения у руководителя. При этом сегодня разрешается вести сплошной табель учета рабочего времени или фиксировать в нем любые разновидности отдыха работников.

Существуют и другие коды, при помощи которых можно конкретизировать причину предоставления отдыха. В табеле могут быть проставлены следующие обозначения:

  1. (Я, 01) – обычное рабочее время. Обозначение дополняется количеством отработанных часов.
  2. (С, 04) – сверхурочная работа. Уполномоченный сотрудник обязан зафиксировать количество переработанных часов, за которые в последующем можно получить компенсацию.
  3. (Г, 23) – донор не явился в день сдачи крови.

Период отдыха должен учитываться и фиксироваться в соответствии с нормами, закрепленными в ТК РФ. Дабы упростить ведение отчётности и начисление заработной платы, сведения отражаются в табеле учета рабочего времени. Документ позволяет быстро получить интересующую информацию без дополнительного поиска. Форма бумаги зафиксирована законодательно, однако компания имеет право вносить в нее изменения. Грамотно заполняя документ, работодатель упростит контроль за временем работы и особенностями начислений, совершаемых в пользу сотрудников.