Порядок заполнения трудовой при изменении наименования учреждения

О новых формах сведений о трудовой деятельности работника и порядке их заполнения

Автор: Комиссарова Т., эксперт журнала

7 марта вступил в силу Приказ Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н (далее – Приказ № 23н), которым утверждены порядок заполнения и формы сведений о трудовой деятельности работника, предоставляемых работнику работодателем (СТД-Р) и предоставляемых из информационных ресурсов ПФ РФ (СТД-ПФР). На первый взгляд они очень напоминают форму СЗВ-ТД. В чем разница, узнаем, изучив эти формы и порядок их заполнения.

Как сказано в Приказе № 23н, СТД-Р и СТД-ПФР формируются на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между работодателем и работником.

Эти формы содержат сведения:

о трудовой деятельности работника;

о приеме на работу;

о переводах на другую постоянную работу;

Как и СЗВ-ТД, эти формы могут быть представлены на бумажном носителе или в виде электронного документа.

Порядок заполнения формы СТД-Р.

Как и форма СТД-ТД, форма СТД-Р содержит сведения:

о подаче работником заявления о ведении бумажной или электронной трудовой книжки;

о трудовой деятельности.

Сведения о работнике.

Поле

Порядок заполнения

«Отчество (при наличии)»

Заполняются на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами.

«Фамилия» и (или) «Имя» обязательны для заполнения

Указывается дата рождения работника в формате ДД.ММ.ГГГГ

Указывается страховой номер индивидуального лицевого счета зарегистрированного лица, в отношении которого формируется СТД-Р.

СНИЛС должен состоять из 11 цифр по формату XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX

Сведения, указанные в вышеперечисленных полях, должны соответствовать сведениям, указанным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета Пенсионного фонда, утвержденном Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п.

Сведения о работодателе.

Поле

Порядок заполнения

«Регистрационный номер в ПФР»

Указывается регистрационный номер страхователя, присвоенный ему при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию.

Регистрационный номер должен состоять из 12 цифр по формату XXX-XXX-XXXXXX

Указываются наименование организации в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции), наименование отделения иностранной организации, осуществляющей деятельность на территории Российской Федерации, обособленного подразделения

Указывается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

Для юридического лица, образованного согласно законодательству РФ, ИНН указывается в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения на территории РФ,

В поле, состоящем из 12 знакомест, ИНН плательщика, имеющий 10 знаков, записывается в первых 10 знакоместах,
в 2 последних ставится прочерк

Указывается код причины постановки на учет по месту нахождения организации (КПП) в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного согласно законодательству РФ, по месту нахождения на территории РФ.

КПП по месту нахождения обособленного подразделения указывается в соответствии с уведомлением о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного согласно законодательству РФ, по месту нахождения обособленного подразделения на территории РФ. КПП должен состоять из 9 цифр либо отсутствовать

Сведения о подаче заявления.

Этот раздел заполняется, если работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

В поле «Дата подачи» указывается дата подачи соответствующего заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ. Это поле заполняет тот работодатель, которому подано соответствующее заявление.

Сведения о трудовой деятельности работника.

Графа

Порядок заполнения

«Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения»

Указывается дата кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ

«Сведения о приеме, переводе, увольнении»

Указываются следующие мероприятия:

– ПРИЕМ – прием на работу (службу);

– ПЕРЕВОД – перевод на другую работу;

– ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ – изменение наименования страхователя;

– УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) – установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации. Необходимо указание разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т. п.);

– УВОЛЬНЕНИЕ – увольнение с работы

«Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение»

Указываются наименования должности (работы), специальности, профессии в соответствии со штатным расписанием, с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор).

Для государственных и муниципальных служащих также указывается код должности по соответствующему реестру должностей.

Установление (присвоение) работодателем работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации

отражается с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и др.).

При расторжении трудового договора с работником, лишенным в соответствии с приговором суда права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься)

«Код выполняемой функции (при наличии)»

Заполняется с 1 января 2021 года на основании профессиональных стандартов в случае принятия работодателем решения об их применении

«Код выполняемой функции (при наличии)»

Указывается соответствующий код, состоящий из 7 цифро-буквенных знаков в формате XX.XXX-X-X, где:

– первые 5 цифровых знаков, разделенные точкой, – это код наименования вида профессиональной деятельности (разд. I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (разд. III профессионального стандарта);

– последние 2 цифро-буквенных знака (разд. II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак уровня квалификации, к которому относится данная функция

«Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» подраздела «На­именование»

Указываются без каких-либо сокращений причина расторжения трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса или иного федерального закона и пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса или иного федерального закона, являющиеся основанием для увольнения

«Наименование документа» подраздела «Основание»

Указываются данные документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и др.), – наименование, дата и номер документа (приказа (распоряжения), иного решения или документа)

«Дата» подраздела «Основание»

Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ

«Номер документа» подраздела «Основание»

Указывается номер приказа (распоряжения) или иного документа без указания знака «№»

Сведения о трудовой деятельности в случае ошибки могут быть отменены. В этом случае полностью заполняются графы с 1 по 10 и в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется «X».

Если сведения были скорректированы (исправлены), то в форме отражаются как отмененные сведения с заполненной графой «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении», так и скорректированные (исправленные) сведения.

Изменение наименования работодателя.

Если за время работы сотрудника наименование работодателя изменяется, то отдельной строкой в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» раздела «Сведения о трудовой деятельности» указывается «Переименование».

В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» указывается дата, с которой произошло изменение наименования страхователя, в формате ДД.ММ.ГГГГ.

В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» – что «Старое наименование работодателя» с конкретного числа переименовано в «Новое наименование работодателя».

В графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» подраздела «Основание» отражаются реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования работодателя.

Правила представления.

Форма СТД-Р представляется работодателем по заявлению работника или при его увольнении и содержит сведения о периоде работы у данного работодателя. СТД-Р формируется и представляется способом, указанным в заявлении работника. Само заявление может быть подано в письменной форме или направлено в порядке, установленном работодателем, по адресу его электронной почты.

Работодатель обязан предоставить работнику соответствующие сведения не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления, а при увольнении – в день расторжения трудового договора (ст. 66.1 ТК РФ).

Форма в виде электронного документа подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

На бумажном носителе форма заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Позиции «Должность уполномоченного лица», «Расшифровка подписи» (указываются фамилия, имя, отчество (при наличии)) обязательны к заполнению.

Порядок заполнения формы СТД-ПФР.

Эта форма заполняется на основании сведений, хранящихся в информационных ресурсах ПФ РФ.

Сведения о зарегистрированном лице (работнике), о дате подачи заявлений и о трудовой деятельности отражаются в порядке, аналогичном порядку заполнения формы СЗВ-Р. При этом сведения о работодателе заносятся в графу 2 «Работодатель (наименование), регистрационный номер в ПФР» таблицы. Там указываются на­именование страхователя, представившего сведения о трудовой деятельности на зарегистрированное лицо, его регистрационный номер в ПФ РФ для хранения в информационных ресурсах ПФ РФ.

СТД-ПФР формируется и представляется способом, указанным в обращении работника.

Форма СТД-ПФР на бумажном носителе заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью территориального органа ПФ РФ. Позиции «Должность уполномоченного лица территориального органа ПФР», «Расшифровка подписи» (указывается фамилия, имя, отчество (при наличии)) обязательны к заполнению.

Если работник делает запрос в «личном кабинете» на сайте ПФ РФ или через Единый портал государственных услуг, СТД-ПФР формируется в электронном виде и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица территориального органа ПФ РФ.

Переименование организации в СЗВ-ТД

pereimenovanie_organizacii_v_szv-td.jpg

Похожие публикации

С января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. В связи с этим работодатели должны подавать в ПФР сведения о трудовой деятельности каждого работника в виде отчета по форме СЗВ-ТД. Мы уже рассказывали о некоторых нюансах заполнения этой формы. Как отразить переименование предприятия в СЗВ-ТД – расскажем в этой статье.

Необходимо ли заполнение СЗВ-ТД при переименовании организации?

Форма СЗВ-ТД утверждена постановлением Правления ПФР № 730п от 25.12.2019, этим же документом утвержден Порядок ее заполнения.

Отчитываться в ПФР работодатель должен по каждому работнику в срок не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Но если никаких кадровых мероприятий по сотруднику в отчетном месяце не происходило, СЗВ-ТД на него подавать не нужно.

Читайте также  Сдача экзамена на трактор город луховицы

Организации в процессе своей деятельности могут менять свое название и организационно-правовую форму. Нужно ли отражать в СЗВ-ТД переименование организации-работодателя?

Кадровые мероприятия, которые являются основанием для подачи формы, перечислены в п. 1.4 Порядка заполнения – в частности, это:

  • прием на работу;
  • увольнение;
  • перевод на другую работу (постоянную);
  • установление второй (и последующей) профессии, квалификации и т.п.;
  • подача работником заявления о продолжении или отмене ведения его «бумажной» трудовой книжки;
  • другие мероприятия, к которым относится и переименование работодателя.

П. 2.5.3 Порядка заполнения подтверждает необходимость отражения переименования в СЗВ-ТД, приводя его в списке мероприятий, которые указываются в графах 3 и 4 формы.

Если в большинстве случаев форма СЗВ-ТД подается только по работникам, в отношении которых имелись кадровые изменения в отчетном месяце, то при переименовании работодателя заполнять сведения СЗВ-ТД придется сразу на всех сотрудников. Сделать это необходимо, как обычно, не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло переименование.

Переименование: заполнение СЗВ-ТД

Рассмотрим порядок внесения сведений в СЗВ-ТД — как заполнить переименование организации.

В отчете, как обычно, заполняются сведения о страхователе-работодателе (при этом указывается его новое наименование) и зарегистрированном лице (работнике), отчетный период (месяц и год).

Данные о переименовании отражают в основной таблице формы:

  • в графу 1 вносится порядковый номер записи;
  • графа 2 – дата изменения наименования (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
  • графа 3 – указывается код события «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ»;
  • графа 4 – запись о том, что с соответствующей даты изменено наименование, при этом указывается и прежнее и новое название работодателя;
  • графы 5, 6 – не заполняются;
  • графа 7 – название документа, которым утверждено переименование (приказ, решение и т.д.);
  • графа 8 – дата документа;
  • графа 9 – номер документа о переименовании.

Пример 1

Работник принят на работу в декабре 2019 года, иных кадровых событий по нему не было, заявление о выборе трудовой книжки он не подавал. С 02.03.2020 г. компания изменила свое наименование.

В данном случае в мартовском отчете СЗВ-ТД запись о переименовании организации будет внесена после записи о последнем кадровом изменении по состоянию на 01.01.2020 г., поскольку это первый отчет по данному работнику. То есть, сначала вносится запись о приеме на работу в 2019 г., а уже потом – о переименовании.

СЗВ-ТД переименование организации – образец по сотруднику, на которого отчет ранее не подавался:

szv-td_1.jpg

Пример 2

Сотрудник устроился на работу в январе 2020 г., а компания переименована с 01.04.2020 г. Поскольку прием на работу состоялся в январе, это кадровое событие должно было отразиться в отчете за январь 2020 г. Переименование компании состоялось в апреле, поэтому оно войдет в отчет за апрель, в котором будет заполнена лишь одна строка – об изменении названия.

СЗВ-ТД переименование – образец заполнения, если по работнику уже подавался отчет в 2020 году:

szv-td_2.jpg

Пример 3

Работник трудился в компании с июня 2010 года, а в мае 2020 г. уволился. В августе 2019 г. компания была переименована. Как отразить в СЗВ-ТД последнее кадровое мероприятие на 01.01.2020 г., подавая сведения за май об увольнении работника?

Исходя из информации, представленной на сайте ПФР (ответы на вопросы вебинара от 06.02.2020), в СЗВ-ТД сведения о переименовании работодателя ранее 2020 года отражать не нужно. Последним кадровым мероприятием будет прием на работу в июне 2010г. Таким образом, в отчете за май 2020 г. будут заполнены две строки – о приеме в 2010 г. и об увольнении в мае 2020 г. При этом запись о переименовании в августе 2019 г. должна обязательно отразиться в бумажной трудовой книжке работника.

Пример 4

В компании было переименовано подразделение: с 25.02.2020 отдел по работе с клиентами стал именоваться отделом продаж. Как отразить в СЗВ-ТД переименование отдела?

Подобная ситуация никак не отражена в Правилах заполнения отчета, отсутствуют пока и официальные разъяснения ПФР по этому поводу. Исходя из того, что код «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» предполагает изменение названия работодателя, а не его подразделений, логично предположить, что переименование отдела следует отражать как «ПЕРЕВОД».

Тогда образец заполнения СЗВ-ТД при переименовании подразделения может выглядеть так:

szv-td_3.jpg

Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.

Ошибки в трудовой книжке

Ошибки в трудовой книжке

Ошибки в трудовой книжке могут создать проблемы при назначении пенсии

Как отмечают специалисты Управления Пенсионного фонда в Большеигнатовском муниципальном районе РМ районе, при оформлении трудовых книжек работодатели зачастую допускают ряд существенных ошибок, которые впоследствии могут создать гражданину серьезные проблемы при назначении пенсии. Ведь не надо забывать, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим страховой стаж.

— Из-за нарушений в заполнении трудовых книжек и отсутствия подтверждающих документов при назначении пенсии могут быть исключены периоды работы из страхового стажа, что может привести к установлению пенсии в меньшем размере, а в отдельных случаях — к невозможности назначения пенсии в связи с недостаточным страховым стажем, — объясняет начальник отдела НПВП и ОПП ЗЛ Т.В.Вертянова.

Основные нарушения, которые допускаются при заполнении трудовых книжек:

• отсутствие или нечеткий оттиск печати на записях при увольнении с работы;

• отсутствие названия организации, должности в записи о приеме на работу;

• случается, что при реорганизации предприятия или учреждения в трудовую книжку работника не вносится соответствующая запись, в результате наименование организации в записи о приеме на работу не соответствует наименованию предприятия в печати на записи об увольнении;

• при заполнении трудовой книжки работодатель может допустить исправления или подчистки, но не заверить эти изменения в установленном порядке;

• на титульном листе трудовой отсутствуют или представлены неполные сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения. Между тем такая информация обязательно должна быть внесена работодателем со ссылкой на реквизиты документа (серия, номер, дата, кем выдан) и заверена подписью должностного лица и печатью организации;

• может быть не заполнен какой-либо реквизит трудовой книжки — например, в графе «на основании чего внесена запись» отсутствует ссылка на приказ о приеме на работу, или не указаны номер или дата приказа;

• бывает, что из-за небрежного хранения трудовых книжек стираются некоторые записи, в результате становится невозможным прочесть записи о работе.

Устранить все эти нарушения в записях трудовых книжек можно, но в установленном порядке, — пояснила Татьяна Викторовна. — Так, для подтверждения периода работы, запись о котором внесена с нарушениями в трудовую, достаточно представить справку организации или архивную справку (в случае ликвидации предприятия или передачи документов действующей организации в архивное учреждение).

Если организация не ликвидирована, то ошибки могут быть устранены работодателем путем внесения в трудовую соответствующих изменений и дополнений в порядке, установленном инструкцией по заполнению трудовых книжек. Если к моменту обращения гражданина произошла реорганизация предприятия и изменилось его наименование, то должна быть приобщена соответствующая справка о реорганизации.

Сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения, о которых говорилось ранее, могут быть внесены в установленном порядке работодателем по последнему месту работы гражданина.

Если исправить нарушения невозможно — например, отсутствуют первичные документы или же они имеются, но в них также допущены ошибки, — такие вопросы могут быть решены в судебном порядке.

Особое внимание стоит обратить на то, что запись об увольнении с работы обязательно заверяется уполномоченным лицом, полномочия которого заверяются печатью организации. Если проставлена печать отдела кадров, то таким лицом может быть только начальник отдела кадров. Если запись об увольнении подписана руководителем, то заверена она может быть только печатью организации, печать кадровой службы в таком случае не допускается. Печати других отделов — общего отдела или канцелярии — не допускаются.

Заполнение трудовой книжки: основные правила

Кто должен быть ответственным за ведение трудовых книжек? Какие сложности возникают при заполнении титульного листа? Как внести запись путем переноса красителей? Попробуем разобраться в этих и других вопросах с учетом тех изменений, которые вступили в силу с 1 сентября.

До 31 декабря 2020 года у работников была возможность подать заявление работодателю о переходе на электронную трудовую. Для тех, кто решил не цифровизировать информацию о своей трудовой деятельности, книжку оставили в бумажном виде. Стоит отметить, что таких работников пока большинство. По данным Пенсионного Фонда РФ, лишь 6 млн человек выбрали электронную книжку взамен обычного формата.

Таким образом, у работодателей по-прежнему остается обязанность правильно вести и хранить бумажные трудовые.

Какой документ установил новые правила ведения трудовых

С 1 сентября 2021 года начал действовать Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н (далее – Приказ Минтруда). Он утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Срок действия документа – до 1 сентября 2027 года.

В основном Приказ содержит положения Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу. При этом в новом документе появились важные изменения.

Также утратило силу Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69, которое содержало инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Когда использовать новую форму трудовой книжки

  • Трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 года. Но такая необходимость может возникнуть только в двух случаях – если книжка была утеряна или испорчена. Тем сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются, нужно сразу заводить электронные трудовые.
  • Имеющиеся трудовые книжки старого образца остаются действительными и обмену на новые не подлежат.
  • Имеющиеся бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца могут использоваться без ограничения срока.

Ответственный за ведение трудовых книжек

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Приказа Минтруда уточняется, что уполномоченное лицо назначается приказом работодателя.

Читайте также  Имущемтво еоторое подлежит при разводе

Приказ можно подготовить в произвольной форме. При этом в нем важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначено отдельным приказом. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто эту работу поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Учет трудовых книжек

На работодателе лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

С этой целью он должен самостоятельно разработать книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых.

В п. 40 Приказа Минтруда уточняется, что обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и печатью. При этом с 1 сентября 2021 года отменяются требования по сургутной печати и опломбированию.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Приложении 2 к Приказу Минтруда. В частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование световодостойких чернил (паста, краска, гель);
  • цвет чернил — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются.

Запись в трудовой путем переноса красителей

Новый порядок ведения трудовых книжек предусматривает возможность внесения записи путем переноса красителей.

В Письме Минтруда РФ от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976 уточняется, что имеется в виду под этим способом внесения записей. Это значит, что они могут производиться с использованием технических средств, например, принтера.

Запись в трудовой с помощью печати

Можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации?

До 1 сентября 2021 года такой способ внесения записей не соответствовал установленным требованиям. Хотя за это ГИТ, как правило, не привлекала работодателей к ответственности.

С 1 сентября 2021 года в правила заполнения трудовых книжек были внесены изменения. Теперь записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска печати.

Как заполнить титульный лист трудовой

ФИО и дата рождения заполняются на основании документа, удостоверяющего личность. Отчество указывается при его наличии.

Информация об образовании вносится на основании документа об образовании. Если в документе указаны магистратура или бакалавриат, то можно писать «Высшее – бакалавриат» или «Высшее – магистратура».

В строке «профессия, специальность» нужно указать профессию, специальность, квалификацию. Если в документе об образовании указано только направление, то сроку можно не заполнять.

Больше всего вопросов возникает о подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В практику прочно вошла привычка указывать ФИО. Эксперты Роструда считают, что именно так и надо делать: на титульном листе вписать фамилию лица, ответственного за ее ведение.

Однако если ориентироваться на ГОСТ р 7.0.97-2016, то подпись должна включать:

  • наименование должности лица, подписывающего документ;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Но очевидно, что формат трудовой книжки не позволит уместить всю эту информацию в одну строчку.

Обратите внимание, что в новом бланке трудовой на титульном листе появляются указания, что печать нужна при ее наличии.

Сведения о работе в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности. Заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами, также вносится сокращенное наименование (при его наличии).

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер вносимой записи. В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графу 4 вносится информация о приказе (дата и номер), на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

Что делать, если сотрудник сменил фамилию?

Записи в трудовых о фамилии, имени, отчестве и дате рождения можно изменить только на основании соответствующих документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.

В новых правилах подробно расписано, как именно это нужно делать:

  • изменения вносятся на титульный лист;
  • одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные;
  • ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

Как вносить изменения об образовании и профессии

Способ внесения изменений и дополнений относительно образования отличается от поправок, которые работодатель делает, когда у сотрудника меняется фамилия.

В данном случае изменение тоже вносится на титульном листе трудовой. При этом ничего зачеркивать не нужно. Правила позволяют лишь дополнить имеющиеся записи или заполнить строки без зачеркивания ранее внесенных записей.

Заполнение сведений по дистанционному сотруднику

В новых правилах появились уточнения, как вносить записи по удаленщикам. Сведения об их трудовой деятельности вносятся:

  • по их желанию;
  • при условии, что для этого они предоставили трудовую (она может быть направлена по почте заказным письмом с уведомлением).

Сведения о переводах

Предыдущие правила предусматривали внесение в трудовую книжку записей только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадали.

В правилах, действующих с 1 сентября, прописано, как вносить записи в случае признания временного перевода постоянным.

Следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 раздела «Сведения о работе» — указываем порядковый номер записи.

В графе 2 — проставляем дату перевода, то есть фактического начала исполнения работником обязанностей.

В графе 3 — делаем запись наименования структурного подразделения с указанием должности (работы), специальности, профессии («Переведен(а) »). Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

Запись о времени военной службы

Согласно п. 14 Приказа Минтруда записи о военной службе и госслужбе иных видов вносятся по месту прохождения службы.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Как это делать правильно, сформулировано в п. 15 Приказа Минтруда.

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Работник уволен или трудовой договор расторгнут?

Ст. 84.1 ТК РФ, регламентирующая порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так:

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

При этом п. 17 Приказа Минтруда обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. Примеры: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие, и непонятно, как действовать на практике. Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Приказа Минтруда будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Приказ Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 17 Приказа Минтруда на этот счет есть разъяснение:

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ч. 1 ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 ч. 1 указанной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (п. 36 Приказа Минтруда). Подпись работника под записью об увольнении с 1 сентября 2021 года не требуется.

Читайте также  Образец трудового договора работником склада

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, если все страницы одного из ее разделов заполнены.

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому без нее он недействителен. Его оформление так же регламентировано правилами, подобно трудовой.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш», указывается его серия и номер.

Эту запись нужно делать на титульном листе трудовой. Но может случиться так, что место для записи о выдаче последующего вкладыша уже не будет. Тогда запись вносится на титульный лист первого вкладыша.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек

Приказ Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 30 ноября 2015 года № 929. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 29 декабря 2015 года № 12621.

  • Текст
  • Официальная публикация
  • Информация
  • История изменений
  • Ссылки

Примечание РЦПИ!
Вводится в действие с 01.01.2016.

В соответствии с подпунктом 25) статьи 16 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года ПРИКАЗЫВАЮ:

1) форму трудовой книжки согласно приложению 1 к настоящему приказу;

2) Правила ведения и хранения трудовых книжек согласно приложению 2 к настоящему приказу.

2. Департаменту труда и социального партнерства Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан направление на официальное опубликование в периодических печатных изданиях и информационно-правовой системе «Әділет»;

3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан;

4) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан представление в Департамент юридической службы Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1), 2) и 3) настоящего пункта.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан Нурымбетова Б.Б.

4. Настоящий приказ вводится в действие с 1 января 2016 года и подлежит официальному опубликованию.

и социального развития

Приложение 1
к приказу Министра здравоохранения
и социального развития
Республики Казахстан
от 30 ноября 2015 года
№ 929

Форма трудовой книжки

Әкесінің аты (ол бар болса)__________________________________________

Отчество (при его наличии)

Туған күні __________________________________________________________

Мамандығы, біліктілігі ______________________________________________

Толтырылған күні 20__ жылғы «__» _______________

Қызметкердің қолы ___________________________________________________

Жұмыс беруші уәкілеттік

берген адамның қолы _________________________________________________

Подпись уполномоченного работодателем лица

Жұмысы туралы мәліметтер Сведения о работе

Сведения о приеме

причин и ссылок

на законодательные акты)

Жазбаны енгізу негіздемесі

(құжат, оның күні мен нөмірі)

его дата и номер)

Марапаттаулар мен көтермелеулер туралы мәліметтер

Сведения о награждениях и поощрениях

почетных званий и

Жазбаны енгізу негіздемесі (құжат,

его дата и номер)

Приложение 2
к приказу Министра здравоохранения
и социального развития
Республики Казахстан
от 30 ноября 2015 года
№ 929

Правила ведения и хранения трудовых книжек
1. Общие положения

1. Настоящие Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 25) статьи 16 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года (далее — Кодекс) и определяют порядок ведения и хранения трудовых книжек.

2. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

1) трудовая книжка — документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника;

2) акты работодателя — приказы, распоряжения, инструкции, положения, правила трудового распорядка, издаваемые работодателем;

3) работодатель — физическое или юридическое лицо, с которым работник состоит в трудовых отношениях;

4) вкладыш — неотъемлемая часть трудовой книжки, которая оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек

3. Трудовая книжка (при ее наличии) ведется работодателем для подтверждения трудовой деятельности работника и состоит из двух разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях».

4. В трудовую книжку вносятся:

1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (при его наличии), дата рождения, образование, квалификация, специальность;

2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, прекращение трудового договора;

3) сведения о награждениях и поощрениях.

Записи о применении дисциплинарных взысканий в отношении работника в трудовую книжку не вносятся.

5. Все записи в трудовой книжке о датах заключения трудового договора либо его прекращения, перевода на другую работу, а также о награждениях и поощрениях производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными цифрами, год указывается полностью) и вносятся первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом после издания соответствующего акта работодателя и соответствуют его тексту. При прекращении трудового договора запись в трудовой книжке вносится не позднее дня прекращения трудового договора.

6. Сведения о работнике записываются на первой странице трудовой книжки и заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации (при ее наличии).

Фамилия, имя, отчество (при его наличии) (полностью без сокращений) и дата рождения указываются на основании документов, удостоверяющих личность.

Образование, специальность и квалификация указываются на основании документов об образовании.

7. В разделе «Сведения о работе» отдельной строкой в виде заголовка указывается полное наименование работодателя.

8. Записи о наименовании должности, на которую принят работник, производятся на основании трудового договора, акта работодателя, штатного расписания организации.

9. Если за время работы работника изменится наименование работодателя, то в графе 3 раздела «Сведения о работе» отдельной строкой производится соответствующая запись, а в графе 4 раздела «Сведения о работе» указывается основание изменения наименования (дата и номер справки о государственной регистрации (перерегистрации) юридического лица или удостоверение личности физического лица — работодателя).

10. В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» вносятся следующие сведения:

1) о награждениях государственными наградами Республики Казахстан и присвоении почетных званий;

2) о награждениях почетными грамотами, нагрудными знаками, дипломами;

3) о поощрениях за успехи в труде, в соответствии с трудовым, коллективным договорами и актами работодателя.

11. В случае выявления в трудовой книжке неправильной или неточной записи сведений о трудовой деятельности работника исправления производятся работодателем, которым была внесена соответствующая запись.

12. Если работодатель — юридическое лицо, внесший неправильную или неточную запись, реорганизовано, исправления вносятся его правопреемником.

13. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве (при его наличии) и дате рождения работника производится работодателем по последнему месту работы на основании документов, удостоверяющих личность, свидетельства о браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при его наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации (при его наличии).

14. Исправление сведений о работе производится в следующем порядке: после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 раздела «Сведения о работе» производится следующая запись: «Запись за № ___ недействительна. Принят на должность_______» и в графе 4 раздела «Сведения о работе» повторяется дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В случае незаконного расторжения трудового договора, перевода и восстановления на прежней работе производится следующая запись: «Запись за № ______ недействительна, восстановлен на прежней должности».

При изменении формулировки причины расторжения трудового договора производится следующая запись: «Запись за № ____ недействительна, трудовой договор прекращен (или расторгнут)» и указывается новая формулировка. В графе 4 раздела «Сведения о работе» в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины прекращения трудового договора.

15. Сведения о трудовой деятельности исправляются в соответствии с документами, подтверждающими трудовую деятельность работника согласно статье 35 Кодекса.

16. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

17. При прекращении с работником трудового договора все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы у работодателя, заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации (при его наличии).

18. В случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в нее вшивается вкладыш между последней страницей и обложкой трудовой книжки.

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

19. По желанию работника трудовая книжка в период действия трудовых отношений хранится у работодателя по месту работы. Порядок хранения трудовых книжек определяется работодателем самостоятельно.

20. Кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников, а также выданные работникам.

При получении трудовой книжки в связи с прекращением трудового договора работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

21. В случае смерти работника трудовая книжка выдается его родственникам под роспись или высылается почтой по их требованию.

Трудовые книжки, не полученные работниками при прекращении трудового договора либо его ближайшими родственниками, в случае смерти работника хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек.