Гсм за счет предприятия личного авто сотрудника

Личный автомобиль для работы – как списать расходы?

Если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то вычет по ГСМ можно заявить на общих основаниях

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Ответ прошел контроль качества

С сотрудником организации заключен трудовой договор, который предусматривает разъездной характер работы. Для служебных поездок сотрудник использует личный автомобиль. Соглашения о компенсации расходов за использование личного имущества нет, договор аренды автомобиля или безвозмездного использования личного имущества с сотрудником не заключался. ГСМ сотрудник заправляет по топливной карте организации. Организация не является транспортной. Личный транспорт сотрудник использует для посещения клиентов с целью проведения переговоров. Ежемесячно сотрудник представляет путевой лист с указанием маршрута и количества истраченного и заправленного топлива.

Может ли в этом случае организация принять в расходы по прибыли стоимость ГСМ в пределах установленных для автомобиля норм? Может ли организация принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным от топливных компаний за указанные выше заправки?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В ситуации, когда работнику установлен разъездной характер, расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ или пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, при условии, что порядок компенсации ГСМ отражен в трудовом договоре, локальных нормативных актах.

Если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то вычет по ГСМ можно заявить на общих основаниях.

Обоснование позиции:

С точки зрения трудового законодательства, возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда (ст. 129 ТК РФ), а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (ст. 164, 168.1 ТК РФ). Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются. Смотрите также Энциклопедию решений. Заработная плата.

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. В частности, в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работодатели обязаны компенсировать разъездным работникам расходы на проезд, на аренду жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Главное, чтобы размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников был установлен коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

В рассматриваемом случае расходы осуществлены с согласия работодателя, поэтому могут быть классифицированы как иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

В целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль данные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Данные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 N 03-03-05/87.

Нужно иметь в виду, что ранее чиновники рекомендовали учитывать такие расходы в составе расходов на оплату труда (смотрите письма Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302, от 19.04.2007 N 03-03-06/1/250). Эта позиция вновь была озвучена в письме Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562, в котором сказано о возможности учета затрат на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в составе расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ) в размере и в соответствии с порядком, предусмотренным локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права, при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Однако, с учетом вышеприведенных норм ТК РФ, учет расходов на основании п. 3 ст. 255 НК РФ, на наш взгляд, является небесспорным (с учетом вышеприведенных положений ТК РФ и арбитражной практики).

Отметим также, что гл. 25 НК РФ не устанавливает каких-либо ограничений по размеру затрат на возмещение работникам расходов, указанных в ст. 168.1 ТК РФ. Однако такие расходы в любом случае должны соответствовать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 19.06.2017 N 03-04-06/38080). Например, по мнению контролирующих органов, необходимым условием для подтверждения расходов на ГСМ и использования автомобиля в производственных целях является путевой лист (или иной самостоятельно разработанный организацией первичный учетный документ), в обязательном порядке содержащий информацию о маршруте следования автомобиля (письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 14.11.2006 N 20-12/100253, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). В данном случае указанное условие выполняется.

Согласно п. 4 ст. 252 НК РФ если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты. Поэтому, на наш взгляд, организация вправе учесть понесенные затраты в рассматриваемом случае по нескольким основаниям (п. 25 ст. 270 НК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) при условии выполнения требований п. 1 ст. 252 НК РФ.

Использование топливных карт

Порядок оплаты приобретения ГСМ для служебных поездок, установленный соглашением сторон трудового договора или локальным нормативным актом работодателя, может предусматривать выдачу работнику корпоративной топливной карты в том числе при использовании автомобиля работника (смотрите также материал: Вопрос: В организации планируется установить работникам разъездной характер работы и компенсировать расходы на ГСМ путем выдачи топливных карт. Возможно ли компенсировать работнику расходы на ГСМ не в денежной форме, а путем выдачи топливной карты? Необходимо ли при компенсации ГСМ топливной картой при разъездном характере работы выплачивать работнику дополнительно компенсацию за использование личного автомобиля? Что необходимо выплачивать работнику при исполнении трудовых обязанностей вне места работы (разъезды)? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», август 2019 г.)).

Отметим, что, если работник не принят на должность водителя, не перевозит пассажиров или грузы, составлять путевой лист в этой ситуации с формальной точки зрения не требуется. Однако для того, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях, производственный характер расходов на ГСМ, считаем оправданным порядок составления путевых листов с указанием в том числе маршрута следования работника (апелляционное определение Омского областного суда от 01.02.2017 по делу N 33-674/2017).

Приобретение работником ГСМ для служебных целей посредством топливной карты может подтверждаться чеками АЗС, отчетами поставщика ГСМ, отчетом сотрудника о совершенных поездках по поручению работодателя (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

В общем случае сумма НДС, предъявленная поставщиком топлива, может быть принята к вычету после его оприходования и при наличии счета-фактуры, если топливо используется для осуществления операций, подлежащих обложению НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В таких случаях сумма «входного» НДС в фактическую стоимость топлива не включается и предъявляются к вычету.

На наш взгляд, если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то и по ГСМ, полученным по топливным картам, вычет можно заявить на общих основаниях.

Читайте также  Можно ли защитить фары пленкой

Вместе с тем в настоящее время мы не располагаем разъяснениями официальных органов по данному конкретному вопросу.

Для более объективной оценки налоговых рисков рекомендуем организации обратиться за письменными разъяснениями по данному вопросу в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России (пп.пп. 1, 2 п. 1 ст. 21 НК РФ).

Напомним, что выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений о порядке исчисления налога, данных ему финансовым или налоговым органом (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции на основании полной и достоверной информации исключают вину налогоплательщика в совершении налогового правонарушения, что освобождает его от привлечения его к ответственности (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 111 НК РФ).

Учет расходов при аренде личного автомобиля работника в БУ и НУ

Арендованный у работника автомобиль заправляется по топливной карте организации. Иногда работник использует этот автомобиль в личных целях. Как учесть в налоговом и бухгалтерском учете расходы на ГСМ в производственных целях? Есть ли налоговые риски в такой ситуации?

Расходы на ГСМ учитываются на основании документов о приобретении топлива и о его расходе. Списание ГСМ на расходы должно производится на основе путевых листов.

Договор аренды может предусмотреть использование автомобиля в личных целях. Например, по условиям договора автомобиль без экипажа арендуется в часы работы, с указанием, что за их пределами работник использует автомобиль в личных целях. Договором предусматривается момент сдачи-приемки автомобиля при передаче в аренду и обратно, путевой лист заполняется каждый раз по показателям на данный момент. То есть путевой лист заполняется для служебных целей на время аренды по акту приема-передачи.

Если работник заправлял автомобиль самостоятельно (во время использования его в личных целях), к акту также должны быть приложены документы (чеки ГСМ) или их копии подтверждающие покупку бензина, для подтверждения остатка топлива в баке. Такой документооборот разграничит бензин в баке, приобретенный за счет арендодателя и приобретенный за счет работника-арендодателя авто.

По риску переквалификации договора аренды без экипажа в договор аренды с экипажем или трудовой договор важно следующее: в договоре аренды автомобиля без экипажа не указываются отдельно стоимость услуг по управлению автомобилем, в то время как по факту работники сами управляют своим авто, по сути, оказывают услуги по вождению ТС (определение ВС РФ от 30.10.2017 N 308-КГ17-15395, определение ВС РФ от 13.05.2019 N 69-КГ19-4).

При этом выплаты по гражданско-правовым договорам оказания услуг облагаются страховыми взносами (пп. 1 п.1 ст.420 НК РФ). При фактическом оказании работником услуг по вождению своего автомобиля, переданного в аренду, налоговые органы могут начислить страховые взносы на всю арендную плату. Анализ судебной практики показывает, что суды квалифицируют договор как договор аренды ТС с экипажем на основании следующего (постановление АС СКО от 20.11.2017 N Ф08-8594/17 по делу N А32-1706/2017):

  • стороны не подписали акт приема-передачи ТС, в связи с чем невозможно однозначно сказать, что техника передавалась во владение арендатору;
  • в договоре страхования арендованного ТС указано, что автомобиль используется для личных целей;
  • в полис ОСАГО вписан только арендодатель, что свидетельствует о том, что только он может осуществлять управление переданным в аренду ТС.

Суд может признать договор как договор аренды ТС без экипажа на основе, например, следующих обстоятельств (постановления 14 ААС от 22.04.2019 N 14АП-699/2019 по делу N А66-15231/2018, 11 ААС от 14.11.2016 N 11АП-14678/16):

  • в ОСАГО указано несколько работников арендатора, допущенных к управлению, путевые листы оформлялись на различных сотрудников, а не только на арендодателя, обязанности водителя входят в служебные обязанности сотрудника (арендодателя) и оплачиваются в составе зарплаты;
  • на время болезни, отпуска или иного отсутствия на работе сотрудника — арендодателя арендованный автомобиль продолжает использоваться.

Если подобных доказательств организация не представит, то риск доначисления страховых взносов на всю сумму арендной платы по договору аренды транспортного средства без экипажа весьма высок.

Снизить его можно при заключении договора аренды ТС с экипажем с выделением суммы арендной платы за автомобиль и услуг по управлению им. Возможно также заключить два договора: аренды транспортного средства без экипажа и оказания услуг по управлению и технической эксплуатации ТС.

Компенсация ГСМ

С каждым годом темп жизни ускоряется, и, для того чтобы везде успеть и быть в самой гуще событий, сотрудникам многих компаний необходима машина. Особенно если должность работника подразумевает длительные и частые разъезды (риелторы, менеджеры-продажники, представители торговых фирм, специалисты по вызову и пр.). Оборот фирмы зависит от того, как быстро работник попадает к клиенту. Не у всех предприятий достаточно большой автопарк, поэтому многие работодатели предпочитают принимать на работу людей, имеющих личный автотранспорт. Таким работникам положена компенсация ГСМ и других затрат по содержанию автомобиля, так как эти статьи расходов должна нести организация.

Ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсации за эксплуатацию работодателем частной собственности сотрудников:

  • Выплаты за амортизацию автомобиля.
  • Выплаты, покрывающие все денежные затраты на содержание авто.

Что же такое компенсация ГСМ? Расшифровка проста – это возмещение денежных затрат на приобретение горюче-смазочных материалов, использованных в процессе эксплуатации автомобиля. Компенсация расходов ГСМ и на амортизацию транспортного средства не облагается НДФЛ, с нее не берутся взносы по страхованию при условии, что она не больше суммы, предусмотренной в договоре между работником и работодателем (ст. 217 НК РФ). Но для освобождения этих денежных выплат от налогов нужно документально доказать, что это не полученные работником доходы, а именно компенсации.

Документы

Документы для подтверждения статуса компенсаций для денежных средств:

  • Трудовой договор (или приложение к нему) с соглашением о привлечении транспортного средства работника к использованию в интересах предприятия.
  • Свидетельство о регистрации автомобиля (копия).
  • Финансовые документы о затратах на приобретение ГСМ (чеки, накладные).
  • Путевые листы или записи в «Журнале поездок по служебной необходимости» (если в договоре нет фиксированной суммы ежемесячной компенсации). В таких документах всегда указываются реквизиты компании, как и в любом первичном документе.

Компенсация сотрудникам, использующим личный транспорт, может быть произведена только после заключения соглашения, в котором работодатель и работник письменно оговаривают, что личное авто работника будут задействовать для выполнения служебных обязанностей. Есть два варианта, как оформить компенсацию ГСМ:

  1. Соглашение входит в трудовой договор.
  2. Соглашение об использовании автотранспорта оформляют отдельным документом.

Второй вариант более приемлем. Если условия соглашения перестают устраивать одну из сторон (подорожал бензин, изменилась марка автомобиля и пр.), договор компенсации ГСМ легче перезаключить.

Соглашение о использовании транспорта работника

При заключении данного договора указываются такие пункты:

  • Марка автомобиля и год выпуска.
  • Регистрационные номера и объем двигателя.
  • Размер компенсации ГСМ владельцу.
  • Перечень других расходов по техническому обслуживанию транспорта.
  • Каким образом и в какие сроки будет происходить компенсация затрат на ГСМ и др. расходы.
  • Какие документы будут предоставляться владельцем автотранспорта (чеки, путевые листы или другое).

К договору прилагаются такие документы:

  • Копия технического паспорта автомобиля.
  • Копия «Свидетельства о гос. регистрации автомобиля».
  • Копия страхового полиса ОСАГО (если сотрудник ездит по доверенности).

Как возместить затраты на ГСМ, если не заключено соглашение?

Иногда служебная необходимость вынуждает сотрудника воспользоваться личным автотранспортом. В таком случае, если руководство не возражает, работник пишет заявление на компенсацию ГСМ. Образец не нужен, так как заявление пишется в произвольной форме. К заявлению сотрудник прикладывает чеки с автозаправочных станций или другие документы, подтверждающие материальные затраты. На основании приказа руководителя предприятия бухгалтерией проводится компенсация ГСМ сотрудникам.

Читайте также  Список кто прописан в квартире по адресу

Как рассчитать положенную компенсацию на ГСМ?

Расход топлива автотранспорта – это особенность конкретной марки машины и зависит от ее характеристик. Грузовой транспорт потребляет больше бензина (дизельного топлива), тормозной жидкости или масла. Значит, при расчете возмещения затрат учитываются марка автомобиля и расход топлива из расчета пробега в 100 километров. Эти характеристики указаны в техническом паспорте автомобиля. Можно брать фактический расход горючего, исходя из показаний спидометра автомобиля или GPS-навигатора. Также можно применить для расчета официально установленные нормы Министерства транспорта для данной марки авто.

На основании прилагаемого чека АЗС (дата на чеке должна соответствовать дате, указанной в заявлении на компенсацию) устанавливается цена за 1 литр бензина. При известном нормативе расхода бензина на 100 км устанавливают расход горючего машиной на 1 километр.

Пример

Норма расхода топлива автомобилем – 10 л на 100 км.

  1. Рассчитаем расход топлива на 1 км: для этого 10 л делим на 100 км. Получаем расход горючего на 1 км пути – 0,1 л.
  2. Фактический пробег автомобиля (например, 120 км) умножается на установленный расход бензина на 1 км (0,1 л), в результате получаем 12 л израсходованного топлива.
  3. Далее 12 л бензина умножается на цену бензина за 1 л.

Сумма, полученная в итоге, и является суммой, положенной к компенсации ГСМ.

Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества

эксперт в сфере налогообложения, член Палаты налоговых консультантов

С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете

Кадровое оформление компенсации за использование личного имущества

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

  • автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

  • работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
  • размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.

  • Должен ли работодатель компенсировать сотруднику затраты на интернет и повышенный расход электричества? — подробно вы узнаете из статьи «Удаленная работа: кто платит за интернет? Разъяснения для кадровика».

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

  • организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

  • взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
  • для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц. Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными. Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

  • Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:
  • Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
  • Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
  • Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
  • Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.
Читайте также  На что расчитывать беременной ип

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

  • не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству. Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

  • в строке 040 подраздела 1.1;
  • в строке 040 подраздела 1.2;
  • в строке 030 подраздела 1.3.1;
  • в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
  • в строке 030 Приложения 1.1;
  • в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.

Бухгалтерский учет компенсаций

Чтобы учесть суммы выплат, бухгалтер должен сделать следующие проводки:

Использование работником организации личного автомобиля в служебных целях

Содержание хозяйственной операции

Дебет

Кредит

Начислена компенсация за износ (амортизацию) автотранспортного средства

Отражены выплата (перечисление) компенсации за износ (амортизацию) автотранспортного средства работнику, возмещение израсходованных сумм

«01» сентября 2009 г. г. Минск

ООО «Солнышко», именуемое в дальнейшем «Наниматель», в лице директора А.А. Солнцева, действующего на основании Устава, с одной стороны и В.Н. Павлов, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем:

1.6. Работник использует автомобиль в нерабочее и иное время в личных целях с употреблением собственных ГСМ.

2.2.2. Производить за свой счет капитальный и текущий ремонт автомобиля.

Для начисления амортизации используются следующие данные:

Наименование основного средства

Дата ввода основного средства

Договорная стоимость основного средства

Шифр

по ВРКОС

Нормативный

срок службы

Срок полезного использования

Нормы амортизации линейные (годовые в %)

«BMW-523», гос. номер 7777 КВ-7

1 сентября 2009 г.

Расчет сумм возмещения за месяц

«01» сентября 2009 г. г. Минск

ООО «Солнышко», именуемое в дальнейшем «Наниматель», в лице директора А.А. Солнцева, действующего на основании Устава, с одной стороны и В.Н. Павлов, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны по договору использования автомобиля в служебных целях № 01/09 от 1 сентября 2009 г. подтверждают факт передачи автомобиля от Работника Нанимателю с 1 сентября 2009 г.

1. Назначить специалисту отдела продаж В.Н. Павлову компенсацию за износ (амортизацию) автотранспортного средства по договору использования автомобиля в служебных целях № 01/09 от 1 сентября 2009 г.

2. Бухгалтерии осуществлять выплату компенсации согласно актам выполненных работ одновременно с выплатой заработной платы за отчетный период.
Основание: договор об использовании автомобиля в служебных целях № 01/09 от 1 сентября 2009 г.

Директор Подпись А.А. Солнцев

30 сентября 2009 г. г. Минск

Настоящий акт составлен о том, что согласно договору использования автомобиля в служебных целях № 01/09 от 1 сентября 2009 г. Работник использовал автотранспортное средство для нужд Нанимателя в целях решения организационных вопросов, связанных с хозяйственной деятельностью Нанимателя, для заключения договоров купли-продажи, доставки товаров в пункт назначения и выполнения других производственных поручений в период с 1 по 30 сентября 2009 г.

Наниматель начисляет работнику компенсацию за износ (амортизацию) автотран­с­портного средства в размере 135 000 (сто тридцать пять тысяч) руб.

Содержание хозяйственной операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражено поступление автотранспортного средства (основание (первичный документ) — договор, акт приема-передачи)

Начислена заработная плата работнику организации (основание (первичный документ) — бухгалтерская справка-расчет)

Начислена работнику организации компенсация за износ (амортизацию) автотранспортного средства, используемого в служебных целях (основание (первичный документ) — договор, акт приема-передачи, акт выполненных работ, бухгалтерская справка-расчет)

Удержан подоходный налог из доходов работника (1 000 000 +
+ 135 000 — 250 000) х 12 % (основание (первичный документ) — бухгалтерская справка-расчет)

Произведены выплата работнику заработной платы и компенсация за износ (амортизацию) автотранспортного средства (основание (первичный документ) — бухгалтерская справка-расчет)

Перечислен подоходный налог в бюджет (основание (первичный документ) — бухгалтерская справка-расчет)

Списаны расходы (без учета других операций) (основание (первичный документ) — бухгалтерская справка-расчет)

Если работники используют свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют при этом право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем в соответствии со ст. 106 ТК, то такие отношения регулируются трудовым законодательством, а не гражданско-правовым. Из данной нормы следует, что владелец транспорт­ного средства не меняется, поэтому в строке «Владелец автомобиля» накладной формы ТТН-1 указываются фамилия и инициалы работника — владельца автомобиля.

Что необходимо указать в строке «Заказчик автомобильной перевозки (плательщик)» товарно-транспортной накладной формы ТТН-1, если товар перевозится на автомобиле работника, использующего его в служебных целях, согласно договору об использовании личного транспорта в служебных целях, заключенному между владельцем транспорта и организацией?