Кто разрабатывает должностные инструкции в учреждении

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?

  • Кто должен разрабатывать должностные инструкции в частной организации
  • Кто должен составлять должностные инструкции на государственном предприятии

Кто должен разрабатывать должностные инструкции в частной организации

Сразу отметим, что Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) такого термина, как должностная инструкция (далее — ДИ), не содержит в принципе, поэтому ее отсутствие в организации не будет нарушением законодательства.

Вместе с тем Роструд дает свои комментарии на этот счет: по указанной выше причине работодатель сам правомочен определить, каким образом происходит оформление ДИ в организации и вносятся изменения в них (письмо Роструда № 4412-6).

Вывод! Таким образом, работодатель сам определяет, кто составляет должностные инструкции в организации, и теоретически любой работник может быть назначен ответственным за разработку, оформление и ознакомление штатного состава с ДИ. Хотя чаще всего эта функция возлагается на работников кадровой службы или юристов предприятия, начальников структурных подразделений.

Если в организации имеется специальное положение о ДИ, то их разработка производится в соответствии с положением. В противном случае такая обязанность возлагается на конкретного специалиста или подразделение распорядительным документом руководителя организации.

Об особенностях составления ДИ для того или иного работника можно прочитать в других статьях на нашем сайте, например по ссылкам: Должностная инструкция помощника генерального директора или Должностная инструкция исполнительного директора ООО — образец.

При составлении ДИ необходимо учитывать действующие профстандарты. Подробнее о применении профстандартов вы узнаете из наших статей Закон о профстандартах в 2021 году — основные положения и Методические рекомендации по применению профессиональных стандартов.

Множество должностных инструкций предлагает КонсультантПлюс в путеводителе по кадровым вопросам. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Кто должен составлять должностные инструкции на государственном предприятии

Обратите внимание! ТК РФ не содержит комментариев и в отношении вопроса, кто составляет должностные инструкции на предприятии, являющемся государственным. Вместе с тем деятельность госучреждений, как правило, регламентирована специальными положениями, утвержденными на соответствующем уровне органов исполнительной власти, и практика введения ДИ для госслужащих, сотрудников бюджетных учреждений распространена практически повсеместно.

Как мы указали выше, разработка ДИ производится в соответствии с утвержденными положениями для той или иной сферы деятельности, например:

  • Приказом ФТС России «Об утверждении положения о порядке разработки и утверждения ДИ сотрудника таможенного органа» от 11.08.2009 № 1458. В приложении 5 к данному приказу обозначены должности лиц, ответственных за разработку, согласование и утверждение ДИ для каждого уровня управления.
  • Приказом Госнаркоконтроля РФ «Об утверждении положения о порядке разработки и утверждения ДИ. » от 25.11.2003 № 235. Распределение обязанностей по контролю за разработкой, а также по согласованию и утверждению ДИ производится в соответствии с приложением 3 и т. д.

Обратите внимание! Также имеются, например, рекомендации Министерства труда РФ по разработке ДИ для госслужащих федеральных органов исполнительной власти, согласно которым руководитель такого органа утверждает ДИ для своих заместителей и начальников структурных подразделений. Для остальных же должностей инструкции типовые (см. письмо Минтруда РФ от 13.03.1996 № 482-ВК).

Итак, обязанность по разработке должностных инструкций на частном предприятии может быть возложена на любого сотрудника — в соответствии с положением о должностных инструкциях или по приказу руководителя. В госучреждениях теоретически действует аналогичное правило, однако на практике данная функция обычно регламентируется специальными отраслевыми актами.

Кто должен писать должностные инструкции

  • Когда может выйти на пенсию многодетная мать
  • Как оплачивается труд при суммированном учете рабочего времени
  • Обзор законодательства за период с 25 по 31 октября
  • Сроки сдачи статформ в Росстат перенесли из-за коронавирусных выходных
  • Что грозит за работу в локдаун

История

На официанта поступила жалоба – получив от клиента заказ, он уходил, спустя пять или десять минут возвращался и сообщал, что заказанного блюда нет, изучив меню и сделав новый заказ, посетители вновь после некоторого перерыва узнали, что и данное блюдо отсутствует. После третьего отказа разъяренные гости написали жалобу, обвинив не только официанта, но и все руководство ресторана в испорченном обеде, настроении и кражи 40 минут личного времени. (Правда, все беды можно было подправить некой денежной компенсацией).

— Это что такое?! – тряс управляющий бумагами перед носом официанта. – Ты понимаешь, что такое потеря клиентов? Это не только упущенная разовая прибыль, теперь они к нам не только сами не придут, но еще и всем знакомым расскажут, как у нас плохо! Да мы вообще без посетителей останемся! Разорить всех и оставить без работы хочешь?!

Молоденький официант искренне не понимал, в чем его вина.

— Я с ними очень вежливо разговаривал… Получил заказ, пошел на кухню, там заказ приняли, потом спохватились, что делать не из чего… Я вернулся, извинился, получил следующий заказа, пошел на кухню…

— А какого дьявола ты сразу не спросил, что можешь предлагать гостям?!

— Инструкцию свою должностную помнишь?!

— Конечно. Сервировать стол, своевременно принимать заказы, убирать посуду перед подачей новых блюд…

— А советовать, предлагать?

— Так они не спрашивали, вот я и не стал навязываться.

— Смотри, какой щепетильный… — Управляющий достал папку с должностными инструкциями. Обязанность своевременно узнавать на кухне наличие возможности приготовить то или иное блюдо в ней действительно отсутствовала. – Самому-то не лень было лишний раз порожняком на кухню бегать?

Ну да, сам искал исполнительных работников, вот и получил обратную сторону этого качества.

— Ладно, иди. В следующий раз в подобной ситуации узнавай сразу, что можно предлагать, и не трать время людей.

«Сначала разобраться, почему на кухне отказывались готовить сразу несколько блюд, потом позвать опытных официантов и переработать должностную инструкцию. И больше никакого доверия интернету!», решил управляющий.

Шпаргалка

Должностная инструкция (ДИ) не является обязательным документом (за исключением отдельных ведомств, например МВД) и ни разу не упоминается в ТК. И тем не менее этот документ необходим. Наличие ДИ позволяет:

  • унифицировать форму трудового договора, исключив из него перечень должностных обязанностей;
  • равномерно распределять обязанности между сотрудниками;
  • легко знакомить работников с полным перечнем их обязанностей, при необходимости применять дисциплинарные взыскания за их невыполнение;
  • избавить организацию от доплаты за выполнение дополнительной работы;
  • упростить процедуру аттестации работников;
  • ускорить процесс подбора персонала, т.к. необходимые квалификационные характеристики перечислены в ДИ;
  • оптимизировать бизнес-процессы, исключив дублирующие функции.

Без ДИ невозможно пройти сертификацию о соответствии международными стандартами качества ISO 9000, получить лицензию на ряд видов деятельности (например, работу с наркосодержащими препаратами для лечебных учреждений).

Поскольку эффективной ДИ станет только при соблюдении требований законодательства и доскональном описании всех рабочих процессов, а также правильного определения уровня квалификации работника, составлять ее должны непосредственный руководитель (или иной специалист, досконально знающий содержание работы по конкретной должности) и юрист или кадровик. В идеале – все трое.

Читайте также  Сумма компенсации сбитому пешеходу

Разработка должностных инструкций

Законодательством предусмотрено, что трудовой договор должен содержать должностные обязанности подчиненного, границы его ответственности и гарантируемые ему права. Из этого следует, что наличие в хозсубъекте должностной инструкции необязательно. Однако, каждое изменение функционала работника будет сопровождаться заключением с ним допосглашения, что не всегда удобно. Для упрощения делопроизводства управленцу стоит позаботиться о разработке должностных инструкций.

Что такое должностная инструкция, для чего необходимо ее разрабатывать

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, определяющий положение отдельной штатной единицы в структурном подразделении хозсубъекта.

Она является эффективным управленческим инструментом, решающим разноплановые задачи. Так, на указанные в ней положения управленец ссылается в случае привлечения подчиненного к дисциплинарной ответственности (в частности, при расторжении рабочих отношений согласно п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Штатная единица же заинтересована в наличии четкого перечня требований, предъявляемых к ней, вверяемого ей фронта работы, границ ответственности, а также своих полномочий и прав.

Таким образом, должностная инструкция разрабатывается для:

  • документальной фиксации квалификационных требований к соискателю на трудоустройство;
  • четкого закрепления за работником определенных обязанностей, определения его прав и видов ответственности;
  • предотвращения дублирования функциональных обязанностей различных штатных единиц и установления нормальной рабочей атмосферы в коллективе, снижения риска возникновения конфликтов;
  • разграничения обязанностей и прав работников;
  • обеспечение равномерной нагрузки на коллектив;
  • определения взаимосвязи между отдельными должностями;
  • оценивания работы отдельного подчиненного;
  • стимулирования решения задач.

Она действует бессрочно. После ее морального устаревания разрабатывается другой документ.

Источники информации для формирования должностной инструкции

Базисом для разработки документа, зачастую, являются:

локальное положение об организационной структуре хозсубъекта;

  • классификатор управленческих функций;
  • Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее – Справочник);
  • действующие трудовые нормативы;
  • итоги анкетирования и других видов опросов коллектива.
  • Разработка должностных инструкций: кто должен разрабатывать

    Первое, на что следует обратить внимание, разбираясь в том, кто разрабатывает должностные инструкции в организации, это отсутствие законодательно регламентированного механизма их формирования и каких-либо требований к сути. То есть содержание документа, а также ответственное за его формирование лицо, определяются ЛНА субъекта и административными распоряжениями.

    Кадровая практика демонстрирует, что наиболее результативной является совместная разработка документа несколькими членами коллектива, а не одним сотрудником. Это объясняется тем, что итоговый документ, над которым работал один специалист (из отдела кадров, бухгалтерии или менеджмента), как правило, не учитывает реального положения дел и не является рабочей.

    В подобную рабочую группу могут входить:

    • кадровик, руководящий решением методических вопросов;
    • руководитель отдела, определяющий круг полномочий и обязанностей подчиненного, для должности которого составляется инструкция;
    • штатный юрист, проверяющий положения составленного документа на соответствие законодательным положениям;
    • директор, утверждающий подготовленную инструкцию.

    Так, хорошее знание специфики деятельности отдела или подразделения – важное условие составления функциональной инструкции. Поэтому участие руководства отдела обязательно.

    Без методических рекомендаций, даваемых сотрудником кадровой службы, процесс может не состояться, поскольку он ознакомлен со всеми квалификационными характеристиками, предъявляемыми к должности, ориентируется в обязательных составных элементах будущей инструкции, ежедневно работает с большим количеством кадровых документов и способен обеспечить их единообразную структуру.

    Без взгляда на документ юриста нельзя говорить о том, что он не противоречит закону.

    После всех согласований документ передается руководителю организации для окончательного утверждения, а потом членам коллектива для их ознакомления.

    После того, как подпись поставлена, штатная единица отвечает за соблюдение содержащихся в инструкции требований. Эта обязанность аннулируется только в случае ее увольнения или внутреннего перевода.

    Разработка должностных инструкций и правила их оформления

    Процесс начинается с определения ответственных лиц.

    Далее сотрудник или рабочая группа действует в рамках, установленных «Положением о разработке должностных инструкций», если оно утверждено нанимателем. Если же нет, они знакомятся с таким документом, как Справочник. В нем содержится исчерпывающий перечень требований к различным специалистам. Все квалификационные характеристики определяют содержание функционала штатных единиц и направлены на:

    • максимально эффективную и высокоорганизованную работу;
    • разумное вменение рабочих обязанностей;
    • поддержание дисциплины и порядка;
    • улучшение системы кадрового управления.

    Данные характеристики применяются на каждом субъекте, независимо от его формы собственности и рыночного сектора функционирования. Именно с их учетом разрабатываются инструкции для должностей, содержащихся в штатном расписании.

    Далее им стоит выбрать один из трех методов разработки документа, выделяемых на практике:

    1. на основании анализа имеющихся в субъекте документов и их редактирования;
    2. по итогам опросов и анкетирований рабочего коллектива;
    3. с учетом протекающих в субъекте бизнес-процессов.

    Первый метод подразумевает подготовку инструкции с учетом справочников и отраслевых типовых документов, утвержденных на федеральном уровне. При этом, ответственными за разработку инструкции:

    систематизируется имеющаяся в компании или организации документация;

  • анализируется система организации труда.
  • изучаются функции как отделов, так и штатных единиц.
  • При втором подходе в ходе соответствующих мероприятий выясняется, как обстоят дела с распределением полномочий в данном субъекте. Вначале опрос проходят ведущие специалисты и руководители направлений, а затем – остальные сотрудники подразделений.

    На практике этот метод дополняет первый.

    Третий подход базируется на изучении происходящих в субъекте бизнес-процессов. Благодаря этому методу реализуются две задачи: оптимального делегирования трудовых функций и создания комплекса должностных инструкций, адаптированных к рабочим условиям. Впрочем, он используется редко из-за отсутствия бизнес-процессов во многих хозсубъектах. Методика не пользуется популярностью еще и потому, что для ее воплощения требуется формирование детальной цепочки трудовых процессов, что занимает много времени и сил.

    Все три подхода коррелируют со способом организации труда субъекта (то есть, если она происходит по документам, то и инструкции составляются соответственно). Они могут успешно сочетаться для получения оптимального результата.

    Независимо от способа, в процессе составления документа нельзя забывать о принципе равномерности и эквивалентности меры ответственности лица, занимающего ту или иную должность.

    На основании вышенаписанного рабочей группой составляется проект инструкции.

    При этом унифицированной формы документа не существует, поэтому он составляется субъектами по своему усмотрению.

    Желательно при этом опираться на ГОСТ Р 6.30-2003 г. и принятые с 1 июля 2016 года профстандарты, разработанные для более чем 814 профессий и, в некоторых случаях, обязательные к применению (ст. 195.2 и 195.3 ТК РФ). К таковым случаям относится наличие:

    • участия госсектора (особенно актуально для медучреждений, ПАО, образовательных и иных учреждений);
    • должностей, предполагающих досрочный выход на пенсию (образовательная и спортивная сферы, а также сельское хозяйство и т.д.);

    Составленный с учетом этих рекомендаций проект важно согласовать с:

    • профсоюзом либо иным представительным органом трудящихся;
    • заинтересованными в содержании документа членами коллектива (например, начальником юротдела или, если такового нет, юристом, руководителем кадровой службы, если проект составлен его подчиненным).

    Они ставят свои подписи на последнем листе документа. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (п.3.24), виза согласования включает подпись лица, ее расшифровку и дату.

    Далее инструкция согласовывается с управленцем. Он ставит свою подпись в грифе «Утверждаю».

    Читайте также  Договор купли продажи дома без согласия супруга

    Издание инструкций должно учитываться в соответствующем журнале, содержащем, помимо всего прочего, сведения об их корректировках.

    Срок действия должностной инструкции не ограничен, поэтому ее положения актуальны до момента замены на другую. Впрочем, в вопросах продолжительности ее хранения можно руководствоваться «Перечнем типовых управленческих документов …. с указанием сроков хранения».

    Итоговый документ должен одинаково трактоваться обеими сторонами трудовых отношений (нанимателем и нанимаемым). Он должен быть структурированным, разбитым на пункты и подпункты.

    Кто должен писать должностные инструкции на работников учреждений? Должен ли работник писать сам на себя должностную инструкцию?

    Кто должен писать должностные инструкции на работников учреждений?

    Должен ли работник писать сам на себя должностную инструкцию?

    Ответы на вопрос:

    Обычно, написание должностных инструкций возлагается на юриста предприятия. Если написание должностной инструкции не входит в содержание Ваших трудовых обязанностей, установленных трудовым договором, Вы вправе отказаться от ее написания.

    Похожие вопросы

    Работодатель говорит что я должен сам разработать на себя должностную инструкцию. Правомерно ли это?

    Руководство нашей организации требует знать должностную инструкцию наизусть, до запятой. В противном случае грузятся применить меры по наказанию в материальном плане, вплоть до увольнения. Законны ли их действия и на что ссылаться в случае конфликта? Спасибо.

    Кто составляет (ответственен) за должностные инструкции на предприятии, учреждении?

    Кто должен составлять должностные инструкции? Мастер участка или экономист, охрана труда имеются на предприятии.

    Должностные инструкции кто утверждает, и кем согласовано, и кто составляет их.

    Должностная инструкция заверяется подписью юриста?

    Работаю на предприятии уже почти год. В отделе 4 блока, у всех блоков совершенно разные обязанности, но в ТК у каждого сотрудника отдела указана одна и та же должность — специалист отдела. Сейчас нам выдали должностную инструкцию, одинаковую для всех сотрудников, в которой описаны все обязанности для сотрудника отдела. Естественно блок А не хочет, чтобы им могли поручить выполнять обязанности блока Б и т.п.. потому что чисто физически выполнять эти обязанности дополнительные никто не сможет. Инструкцию просят подписать, не указывая даты подписи. В ТД указано, что ЛИ является неотъемлемой частью трудового договора. При приеме на работу все сотрудники расписывались в листочке, где перечислены все положения внутренние (по оплате труда, распорядку и ТП), в том числе и за ознакомление с ЛИ, при этом кадровый работник каждому обещала в течение дня инструкцию обязательно принести. Как поступать сотруднику в данной ситуации? Будет ли иметь право работодатель после подписания ЛИ требовать от любого сотрудника отдела выполнения обязанностей сотрудника другого блока? Можно ли подписать ЛИ, но указать, что не согласен с определенными ее пунктами?

    На основе чего составляются должностные инструкции?

    Кто разрабатывает должностные инструкции в организации

    Грамотно составленная должностная инструкция повысит эффективность управления персоналом в любой компании, независимо от ее размера и вида деятельности. Данный документ является основанием для решения трудовых споров, определения правомерности дисциплинарных взысканий.

    Правильное оформление

    Должностная инструкция (в дальнейшем – ДИ) – это основной организационно-правовой документ юридического лица, который составляется по каждой штатной должности.

    В ней четко прописаны обязанности и ответственность сотрудников компании при осуществлении ими трудовой деятельности на конкретной должности.

    ДИ состоит из таких разделов:

    1. «Общие положения». Здесь указывают наименование должности и информацию о ней, порядок назначения и освобождения, профессиональные и квалификационные требования, перечень документов, регламентирующих должностные обязанности.
    2. «Основные задачи и функции». В данном разделе прописывают перечень задач, которые обязан выполнять сотрудник.
    3. «Обязанности». Здесь указывают требования, которых должны придерживаться работники во время выполнения ими должностных функций.
    4. «Права». В разделе описывают круг прав, необходимых рабочему персоналу для реализации возложенных на них обязанностей.
    5. «Ответственность». Раздел содержит перечень форм ответственности работников за результаты и последствия осуществленной деятельности.
    6. «Взаимосвязи». Здесь следует прописать порядок взаимодействия должностного лица с другими сотрудниками и подразделениями.

    Кому поручить составление должностных инструкций? Руководитель любой организации прежде всего заинтересован в правильном оформлении ДИ, поэтому он должен сам решить, кто будет заниматься этим.

    Разработку документов можно доверить сотрудникам отдела кадров или руководителю кадровой службы. При наличии соответствующих знаний работодатель может самостоятельно составить должностные инструкции.

    Нормативная база

    Трудовое законодательство прямо не обязывает организации к разработке ДИ. Предполагается, что работодатель сможет описать должностные права и ответственность сотрудников в тексте трудового договора.

    Но если на предприятии не будут разработаны ДИ или рабочий персонал не будет с ними ознакомлен под роспись – работодателю будет крайне сложно спросить работу с вольготных сотрудников. Ведь у него не будет законных оснований для этого.

    В ст. 29 КЗоТ РФ указано, что работодатель обязан ознакомить принятого сотрудника с его правами и обязанностями, а также проинформировать об условиях труда, наличии вредных и опасных факторов производства. Это необходимо сделать под расписку.

    Основным законодательным документом является Постановление Минтруда РФ №37. Нормативный акт содержит перечень квалификационных характеристик должностей для всех отраслей экономики. Работодатели могут взять их за основу для создания ДИ.

    При разработке документов можно руководствоваться такими нормативно-правовыми актами:

    • Трудовой кодекс РФ;
    • ОКПДТР (от 26 декабря 1994 года №367);
    • ЕТКС по различным отраслям экономики.

    Особенности для частной организации

    Так как ТК РФ не содержит термина «должностная инструкция», отсутствие этого документа в частной организации не будет являться нарушением законодательства. В Письме Роструда от 31.10.2007 №4412-6 указано, что работодатель имеет право самостоятельно определить, кто будет составлять ДИ, каким образом будет происходить их оформление и будут вноситься изменения и дополнения.

    Чаще всего эта функция возлагается на сотрудников кадровой службы или юристов. Если в организации имеется положение о должностных инструкциях – их разработку проводят в соответствии с ним.

    Разработка для крупной компании

    Разработкой ДИ в крупных компаниях, как правило, занимаются менеджеры по персоналу. Если в организации учреждено не более 20 должностей, задача менеджера состоит в том, чтобы провести анализ и составить описание работ, а затем на основании полученной информации составить ДИ.

    Но как быть, если в компании есть более 100 должностей? В таких случаях обязанность составлять нормативные документы ложится на руководителей структурных подразделений. Именно они учитывают роль каждого сотрудника как одного из ключевых ресурсов организации.

    Проект по разработке ДИ в крупной компании реализуется в несколько этапов:

    • определение задач, сроков их выполнения, ответственных должностных лиц;
    • согласование плана реализации проекта с высшим руководством компании;
    • подготовка опросника для сбора сведений;
    • мотивация линейных менеджеров к разработке ДИ;
    • отслеживание сроков заполнения опросников в подразделениях;
    • анализ полученной информации, подготовка комплектов ДИ для подразделений, внесение корректив;
    • утверждение должностных инструкций приказом по компании, введение в действие.

    Реквизиты и срок действия

    Для всех должностных инструкций обязательными являются такие реквизиты:

    1. Наименование юридического лица.
    2. Наименование структурного подразделения.
    3. Наименование документа.
    4. Присвоенный регистрационный номер.
    5. Место составления (населенный пункт).
    6. Гриф «УТВЕРЖДАЮ».
    7. Гриф согласования.
    8. Отметка о заверении копии ДИ.
    9. Отметка об исполнении.
    10. Дата утверждения документа.
    11. Подпись.
    Читайте также  Бюджет россии по субъектам 2018 в цифрах

    Срок действия документа не установлен действующим законодательством, он определяется внутренними актами организации. В большинстве случаев срок действия ДИ привязывают к периоду, на протяжении которого трудовая функция конкретного сотрудника сохраняется без изменений.

    Положение о должностных инструкциях

    Положение о ДИ относится к локальным актам компании. Его утверждает руководитель организации или уполномоченное лицо. Далее приведена стандартная структура положения о ДИ:

    • область применения и сфера действия;
    • используемые определения, обозначения;
    • общие положения;
    • требования к форме и содержанию ДИ;
    • порядок составления, утверждения и введения в действие ДИ;
    • порядок пересмотра документов.

    Составление по профессиональному стандарту

    Инструкции, составленные в соответствии с профессиональными стандартами, сегодня крайне востребованы в организациях. При их разработке следует учитывать положения действующих профстандартов для конкретных должностей.

    Четкая форма документа не регламентирована законом, работодатель имеет право самостоятельно утверждать ее. Должностные инструкции обладают четкой и лаконичной структурой, в них отражаются основные функции, которые возлагаются на сотрудника.

    • краткая информация об организации;
    • схема подчиненности;
    • общие сведения о занимаемой должности;
    • описание выполняемой работы;
    • права и должностные обязанности рабочего персонала;
    • сведения о возможном замещении;
    • критерии оценки результатов работы;
    • условия работы;
    • перечень основания для прекращения деловых отношений;
    • личностные качества сотрудника.

    Заключение

    Роль должностных инструкций в организациях нельзя недооценивать. Именно этот документ является нормативным основанием для применения к рабочему персоналу мер воздействия.

    Унифицированная форма документа не утверждена законодательством. При составлении ДИ можно использовать Постановление Минтруда РФ от 21.08.1998 №37 и другие нормативные акты.

    Информация о том, как эффективно разрабатывать должностные инструкции, представлена ниже.