Служебные записки срок хранения

Срок хранения служебных записок

Любая компания, в которой следят за стабильностью документооборота, рано или поздно сталкивается с необходимостью фиксации переписок между членами коллектива, касающихся вопросов трудового характера. С этой целью уместно использовать служебные записки. Однако, это влечет ряд дополнительных обязательств, например, корректное оформление документов и соблюдение сроков хранения служебных записок в организации. Для этого кадровое подразделение должно иметь образец рассматриваемых бумаг, а также регламентацию их движения, закрепленную в локальном нормативе.

Назначение и преимущества служебных записок, нюансы использования журнала по их учету

Под служебной запиской понимается внутренний документ, посредством которого можно максимально оперативно и эффективно передавать информацию между членами трудового коллектива, в том числе между нанимателем и подчиненными.

К основным преимуществам использования служебных записок относится следующее:

  • именно посредством рассматриваемой записки возможно лаконично описать проблему или имеющиеся предложения по ее решению адресату. При необходимости, составитель также вправе приложить к ней определенные документы, которые позволят подтвердить или объяснить основную мысль бумаги;
  • передача и регистрация служебных записок обеспечивает прозрачность процесса деловой переписки. Подразумевается, что в каждом последующем документе должна делаться ссылка на предыдущий, что в будущем может помочь выявить недостающие элементы или предотвратить фальсификацию бумаг;
  • записка позволяет дополнительно подчеркнуть личную ответственность составителя за написанную информацию;
  • служебные записки существенно сокращают объем ошибок, допускаемых при получении распоряжения от вышестоящих подразделений или должностных лиц в устной форме;
  • бумага дойдет до адресата быстро, особенно если имеет срочный характер и фиксируется в соответствующем журнале.

Многие управленцы считают, что заполнять специальный регистр служебных записок не стоит, если их количество небольшое. Однако, ведение журнала, даже если количество записок за год не превышает 650 штук, все равно рационально. Отсутствие регистрации рассматриваемых документов может привести к путанице, а также искажению доносимой таким образом информации.

Нормативное регулирование сохранности документации на предприятии

Законодательство регламентирует хранение документации на предприятии. Подразумевается необходимость сохранности бумаг в кадровом подразделении или в архиве предприятия.

Служебные записки как один из способов коммуникаций внутри компании также подчиняются законодательной регламентации. В частности, нормативной базой для оформления данных документов выступают следующие правовые акты:

Положения ТК РФ, касающиеся требований к составлению того или иного документа. Например, ст. 230 и 230.1 ТК РФ регламентируют порядок хранения бумаг, касающихся несчастных случаев на производстве;

  • ФЗ № 125 от 22.10.2004г. «Об архивном деле РФ». Данный норматив фиксирует порядок хранения определенной документации на протяжении конкретных сроков, характерных для отдельных видов бумаг;
  • Приказ Минкульта РФ № 558 от 25.08.2010г. «Об утверждении перечня типовых архивных документов…». Указанный законодательный акт содержит список обязанностей компаний в части соблюдения сроков хранения разных видов документации (учитывая не только кадровую, но также налоговую и бухгалтерскую);
  • «Правила работы архивов компаний», утвержденные Постановлением Коллегии Росархива от 06.02.2002г. Данные Правила носят условно-рекомендательный характер и их соблюдение не является обязательным. Впрочем, большинство нанимателей, тем не менее, придерживаются их с целью упрощения и нормализации системы документооборота в фирме.
  • Правила хранения документации в компании в 2021 году

    Регистрация служебной записки наделяет бумагу юридической силой, а также упрощает учет входящих и исходящих документов. На основании проведенной регистрации в дальнейшем можно судить о движении записки, а также о ходе ее рассмотрения и исполнения.

    Регистрацией рассматриваемой документации зачастую занимается сотрудник кадрового подразделения. Однако, нередко данные обязанности вменяются делопроизводителю или секретарю.

    Служебную записку также можно направить в электронном варианте – документ сканируется, после чего направляется адресату. Однако для этого, тем не менее, бумагу следует зарегистрировать, после чего отметка о данном факте также предоставляется адресату в электронном формате.

    Субъект, являющийся ответственным за хранение документации кадрового подразделения, должен определяться посредством публикации распоряжения управленца. Обязанности, возлагаемые на данного сотрудника, следует отражать в соответствующей должностной инструкции.

    Все бумаги, являющиеся частью документооборота, должны фиксироваться в соответствии с принятой в компании номенклатурой. Понимается специальная группировка документов в папки.

    Оформление архива в соответствии с номенклатурой происходит в следующем порядке:

    1. При формировании папок необходимо отображать на них ряд реквизитов. К ним относятся название компании в полной форме, наименование подразделения, чьи бумаги систематизируются, номенклатурный номер конкретной папки, заголовок дела, а также срок хранения служебных записок.
    2. После формирования папки в нее могут подшиваться бумаги, которые были грамотно оформлены, зарегистрированы и исполнены. При этом подшиваться должен только подлинник записки. Важно также учитывать, что одна папка (как и журнал регистрации служебных записок) должна соответствовать одному календарному году.

    Внутри папки записки должны подшиваться по порядку, установленному нумерацией при регистрации. В случае, когда количество документов превышает 250 единиц, то дело должно делиться на тома, исходя из реального объема документооборота.

    Сроки хранения служебных записок в отделе кадров

    Срок хранения служебных записок по «Перечню типовых архивных документов», утвержденному Приказом Минкульта РФ № 558, может варьироваться, исходя из их содержания. В частности:

    Все распоряжения административного аппарата, предназначенные структурным подразделениям компании, включая выписки, докладные записки, заключения и прочие подобные бумаги, должны храниться 5 лет.

  • Записки, докладные, заявления, списки и иные документы о выдаче или утрате удостоверений, о пропусках и идентификационных картах должны находиться в сохранности на предприятии на протяжении 1-го года.
  • Бумаги, включая записки, которые не вошли в состав личных дел, хранятся в течение пяти лет.
  • Записки, подтверждающие нарушения внутреннего распорядка, должны храниться один год.
  • Все бумаги о проверках контролирующих инстанций на государственных предприятиях должны храниться постоянно.
  • Докладные, служебные записки, сводки и иные подобные бумаги должны находиться в сохранности в течение одного года, а также на протяжении еще одного года после их снятия с учета.
  • Бумаги о соблюдении правил внутреннего распорядка сохраняются на протяжении трех лет.
  • Служебные записки о фактах обращения к гражданским служащим различных третьих лиц с целью склонения первых к совершению коррупционного преступления, должны храниться постоянно.
  • Бумаги об организации охраны компании и безопасности трудовой деятельности сохраняются на протяжении пяти лет.
  • Документы об административно-организационной деятельности хранятся также в течение пяти лет.
  • Нюансы электронного хранения служебных записок

    Законодательство не предусматривает ограничений для компании при переводе хранения служебных записок в электронный режим.

    Однако при этом не избежать трудностей технического характера, так как появляется множество сложностей с переносом оригиналов документов в электронный формат. В основном это касается бумаг с длительным сроком хранения.

    Однако решение данного вопроса уже имеется – для этого существуют специализированные архивы в электронном виде, технические возможности которых позволяют обеспечивать юридическую силу документов, а также читаемость всех электронных оригиналов.

    В случае, когда управленец принимает решение хранить служебные записки в электронном виде, необходимо учитывать следующие нюансы:

    • в условиях, когда записка должна храниться 10 и менее лет, то в случае наличия в компании соответствующего технического обеспечения, весь период существования бумаги может протекать в электронном варианте;
    • если период сохранности документа более 10 лет, то формировать и утверждать служебную записку правомерно в электронном варианте, однако затем данная бумага должна оформляться в бумажном варианте и храниться как оригинал в стандартной папке в архиве компании.
    Читайте также  Партнерство пример текста

    Таким образом, период хранения служебных записок различен и зависит от информационного наполнения документа. Чаще всего подобные бумаги хранятся в компаниях 5 лет. Однако, кадровому служащему настоятельно рекомендуется заранее ознакомиться с рассмотренным в тексте Перечнем, где приводятся более детальные сведения об указанных сроках.

    Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги

    О замене объяснительных и докладных записок служебными

    Н ачнем с того, что в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термина «служебная записка» нет. В Общероссийском классификаторе управленческой документации (далее – ОКУД) как документ служебная записка не фигурирует. Зато там мы находим:

    • докладную записку о нарушении трудовой дисциплины (код 0286041) и
    • объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091).

    С другой стороны, «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации», разработанный ВНИИДАД в 2014 году (далее – Словарь), приводит термин «служебная записка» в следующей формулировке:

    • служебная записка – информационно-справочный документ (внутренняя переписка), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.

    В Словаре есть еще 2 термина:

    • докладная запискаслужебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения;
    • объяснительная запискаслужебная записка, объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка, имеющего негативный характер, составленная лицом, причастным к указанному событию.

    Получается, что докладная и объяснительная записки – это подвиды служебных записок!

    Теперь давайте посмотрим на сроки хранения таких документов в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). В соответствии с ним для служебных и докладных записок сроки хранения составляют 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно, в зависимости от их содержания (но в большинстве своем это все-таки короткие сроки):

    • ее автором является сотрудник организации (потому информацию он документирует по установленным в ней правилам и в рамках своей трудовой функции);
    • адресует ее руководству организации, а не во внешнюю среду;
    • за достоверность информации сотрудник несет ответственность, и его служебная записка выполняет функцию доказательства.

    На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа «служебная записка» повлиял и тот факт, что типовые формуляры 2 докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы. Все различие видов заключается в содержании документов, в вопросе, в тексте, в которых отражается цель их создания:

    • информационная справка – просто фиксирует и сообщает, передает информацию;
    • докладная записка – предлагает решение вопроса;
    • объяснительная (пояснительная) записка – уточняет и поясняет содержание какого-то основного документа или объясняет причины каких-либо действий / бездействия или решений;
    • заявление – отражает трудовые отношения с организацией-работодателем.

    Именно такие цели создания основных видов внутренних справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), в которой были даны соответствующие определения:

    • докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (отразилась цель создания – предложить проект решения, а не просто информировать, поэтому речевой оборот «Довожу до Вашего сведения. » в докладных записках считается недопустимым канцеляризмом и «маркируется» как признак непрофессионализма автора документа; докладная записка получила свой статус в конце XVIII века как письменный доклад / запись доклада секретаря, подготовившего проект решения на рассмотрение заседания присутствия);
    • справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (это универсальное определение цели создания можно отнести и к информационной справке, и к справке по личному составу);
    • объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

    При одинаковом типовом формуляре любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов и всех своих связей по должности гораздо удобнее составлять документ с единым унифицированным наименованием вида. Таким образом, практика документирования, а также процессы разработки электронных шаблонов в СЭД обусловили постепенное сокращение видового состава справочно-информационных документов и «поглощение» наименованием «служебная записка» всех докладных и объяснительных записок, информационных справок (внутренних).

    И в современных организациях обычно разрабатывают правила ведения регламентированной внутренней переписки как локальный нормативный акт (ЛНА), где устанавливается, по каким вопросам коммуникации должны быть в форме служебных записок, а по каким – в форме сообщений по электронной почте. С таким ЛНА знакомят всех сотрудников, поступающих на работу.

    Однако заметим, что в настоящее время:

    • пояснительные записки к концепциям, планам, положениям, регламентам и т.п. включаются в их состав, в структуру многостраничных документов;
    • а объяснительные записки и заявления нашли свою нишу в управлении персоналом и кадровом делопроизводстве.

    Законодательство

    Перечень типовых управленческих архивных документов,

    образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения ( Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558)

    образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

    Приложение
    к приказу Министерства культуры
    Российской Федерации
    от 25 августа 2010 г. № 558

    I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее в тексте – Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2008, № 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.

    1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее – документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте – организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

    1.3. Перечень состоит из 12 разделов:

    • раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
    • разделы 2–4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
    • раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
    • раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
    • раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
    • раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
    • раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
    • раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
    • раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
    • раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
    Читайте также  Гибдд томск председатель приемной комиссии

    1.4. Перечень имеет 4 графы.

    В графе № 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

    В графе № 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

    В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

    В графе № 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

    1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

    II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

    1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
    1.1. Руководство
    1.2. Организационные основы управления
    1.3. Контроль
    1.4. Правовое обеспечение деятельности
    1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

    2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
    2.1. Прогнозирование
    2.2. Текущее планирование
    2.3. Ценообразование

    3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
    3.1. Финансирование, кредитование

    4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
    4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
    4.2. Статистический учет и отчетность

    5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ И ИНЫЕ СВЯЗИ
    5.1. Организация связей
    5.2. Осуществление связей

    6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
    6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
    6.2. Распространение информации, реклама

    7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
    7.1. Организация труда и служебной деятельности
    7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
    7.3. Охрана труда

    8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
    8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
    8.2. Установление квалификации работников
    8.3. Повышение квалификации работников
    8.4. Награждение

    9. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
    9.1. Снабжение деятельности
    9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей

    10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ
    10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
    10.2. Эксплуатация зданий, помещений
    10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
    10.4. Обеспечение безопасности организации

    11. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ
    11.1. Социальное страхование
    11.2. Жилищно-бытовые вопросы
    11.3. Организация досуга

    12. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПЕРВИЧНЫХ ПРОФСОЮЗНЫХ И ИНЫХ ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ (ОБЪЕДИНЕНИЙ)
    12.1. Организация деятельности
    12.2. Осуществление деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений)

    7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

    * Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
    Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
    Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

    ** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

    Срок хранения документа*

    7.1. Организация труда и служебной деятельности

    Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников

    Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников

    Документы (справки, информации) о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий граждан

    Переписка по вопросам трудоустройства

    Направления, уведомления на/о трудоустройство/е

    Предложения органов власти субъектов Российской Федерации о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Российской Федерации

    Переписка о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Российской Федерации

    Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) по совершенствованию процессов труда

    Документы (нормативы численности, доклады, справки, расчеты, информации) о совершенствовании структуры аппарата управления

    Как написать служебную записку: примеры и образцы

    Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

    Для чего составляют

    Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

    Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

    Взяться за ручку стоит, если:

    • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
    • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
    • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
    • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
    • необходимо отправить кого-то в командировку;
    • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
    • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

    В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

    Виды писем

    Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

    • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
    • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
    • сообщение о направлении в командировку;
    • предложение о дополнительном премировании;
    • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

    Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

    Как оформить (образец по ГОСТу)

    Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

    • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
    • название документа;
    • текст — что необходимо сообщить руководству;
    • дата, подпись и обязательно должность автора.

    Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

    Пример 1

    Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

    Служебные записки срок хранения

    — РОСАРХИВ УСТАНОВИЛ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ПРОТИВОДЕЙСТВИЕМ КОРРУПЦИИ

    Исключительные права на представленный обзор принадлежат АО «Консультант Плюс».

    Читайте также  Водительский стаж как считается по закону

    Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 12.02.2020.

    С 18 февраля действуют новые сроки хранения документов, которые образуются в процессе деятельности органов власти и организаций. Мы уже рассказывали об изменениях для кадровых и бухгалтерских документов. Однако есть и другие нововведения. Так, появился отдельный раздел, который касается документов, связанных с противодействием коррупции. Рассмотрим его положения подробнее.

    Документы, полученные от служащих и работников

    Длительный срок хранения установлен для справок о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера — 50 или 75 лет в зависимости от того, до или после 1 января 2003 года было закончено делопроизводство.

    А вот различные уведомления должны храниться пять лет. Это касается уведомлений:

    — о намерении государственного или муниципального служащего выполнять иную оплачиваемую работу;

    — получении подарков в связи с протокольными или другими официальными мероприятиями, а также командировками;

    — обращениях с целью склонить к коррупции;

    — личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов.

    В прежних правилах упоминались только уведомления о фактах склонения к коррупции и об осуществлении иной оплачиваемой деятельности. Срок также был пять лет, однако экспертная комиссия могла его продлить.

    Документы работодателя и нанимателя

    Постоянно следует хранить планы противодействия коррупции, а также и соответствующие локальные нормативные правовые акты: порядки, перечни должностей и положения, связанные с противодействием коррупции.

    Для многих же «текущих» документов установлен пятилетний срок хранения. Речь идет, например, о таких документах, как:

    — акты, заключения, возражения и пояснения в связи с проверками соблюдения служащими антикоррупционного законодательства;

    — заявления, заключения, докладные, служебные и объяснительные записки, связанные с деятельностью комиссии по соблюдению требований к служебному поведению служащих и урегулированию конфликта интересов. По прежним правилам некоторые из этих документов нужно было хранить в течение пяти лет, а некоторые — постоянно;

    — заявления, служебные и объяснительные записки, заключения и протоколы о фактах склонения служащих к коррупции. По старым правилам эти документы должны были храниться постоянно;

    — акты, справки, служебные записки, связанные с применением к служащим взысканий за коррупционные правонарушения;

    — переписка по вопросам противодействия коррупции.

    Журналы регистрации и учета

    Пятилетний срок хранения установлен для журналов и баз данных учета и регистрации:

    — справок о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера;

    — уведомлений о фактах склонения к коррупции. По прежним правилам также было пять лет;

    — уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу. Здесь изменений нет: ранее также был пятилетний срок хранения;

    — уведомлений о личной заинтересованности;

    — уведомлений о получении подарков;

    — протоколов комиссий по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов. Раньше они должны были храниться постоянно;

    — обращений по «телефону доверия».

    Документ: Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236