Выдача дс под отчет счет

Выдача дс под отчет счет

  • Курсы и статьи
  • Бухгалтер отвечает

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

    Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.

Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.

  • Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.
  • Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

    Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

    1. Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.

    Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).

    Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.

  • Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.
  • Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО).

    Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

    Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

    В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

    Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

    • Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
    • Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на ЕНВД и УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

    Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.

    Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.

    Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.

    Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.

    Остался единственный способ — обратиться в суд.

    А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

    Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

    Авансовый отчет в “1С:Бухгалтерия предприятия”

    В данной статье мы рассмотрим оформление авансового отчета в конфигурации “1С:Бухгалтерия предприятия“ ред.3.0. Операции с подотчетными суммами обычно связаны с выдачей денежных средств и отчетом сотрудника об их использовании. По факту подтверждения расходов осуществляется окончательный расчет с подотчетным лицом по возврату неиспользованных денежных средств, если такие есть, или по выплате ему разницы между потраченными и выданными ранее подотчетными суммами.

    Остановимся на каждой из этих операций.

    Выдача денежных средств под отчет

    В зависимости от формы выдачи денежных средств (наличные через кассу или безналичное перечисление на карту сотрудника) в программе используем документы:

    • Расходный кассовый ордер
    • Платежное поручение

    Расходный кассовый ордер

    Доступ к документу в разделе “Банк и касса” — “Касса” ― “Кассовые документы”:

    Создадим новый документ по выдаче наличных с видом операции “Выдача подотчетному лицу”.

    Результатом проведения документа будет проводка, отражающая выдачу денежных средств сотруднику из кассы организации:

    Платежное поручение

    Для перечисления подотчетных сумм в безналичной форме создаем документ “Платежное поручение” с видом операции “Перечисление подотчетному лицу”:

    После заполнения реквизитов документа устанавливаем состояние “Оплачено” и вводим документ “Списание с расчетного счета”:

    который после проведения формирует проводку по перечислению сотруднику средств с банковского счета организации:

    Авансовый отчет

    Подтверждение понесенных затрат и использование подотчетных сумм оформляем документом “Авансовый отчет”, который доступен в разделе “Банк и касса” ― “Касса” ― “Авансовые отчеты”:

    Создавая новый документ, в шапке заполняем следующие реквизиты: сотрудник, который получил суммы под отчет, организация, выдавшая денежные средства, и склад, на который будут оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные сотрудником.

    Табличная часть документа содержит несколько закладок:

    • Авансы: формируем перечень документов, по которым были выданы денежные средства под отчет:

    • Товары: вносим информацию о ТМЦ, приобретенных подотчетным лицом: номенклатура, количество, цена, ставка НДС.
      Заполняем сведения о поставщике. Если поставщиком был выдан счет-фактура, следует сделать отметку в ячейке “СФ” и указать его реквизиты. После проведения авансового отчета счет — фактура будет сформирован автоматически.

    • Возвратная тара: закладка служит для информации о возвратной таре, которую подотчетное лицо получило от поставщиков.
    • Оплата: данные о суммах, которые уплачены поставщикам за приобретенные товары или в качестве предоплаты. Заполнение ячеек закладки понятно из наименований: реквизиты документа расхода, наименование поставщика и договор с ним. Описываем содержание операции для заполнения печатной формы авансового отчета. Указываем сумму оплаты. Счета расчетов 60.01.”Расчеты с поставщиками и подрядчиками” и 60.02.”Расчеты по авансам выданным” будут заполнены автоматически.

    • Прочее: закладку заполняем при следующих расходах: командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин и т. д. Подтверждение получения услуг по приобретенным и выданным денежным документам оформляем также на этой закладке.

    Заполняем реквизиты документа расходов для печатной формы авансового отчета. Аналогично заполнению закладки “Товары” в случае, если поставщиком был предоставлен счет-фактура, установим отметку о его наличии и заполним реквизиты. После проведения авансового отчета полученный счет-фактура будет сформирован в системе автоматически.

    Внесем сумму, процент ставки НДС. Сумма НДС и общая сумма операции будут рассчитаны автоматически.

    Заполним счета затрат по бухгалтерскому и налоговому учету и аналитику. Эти сведения необходимы для корректного формирования проводок:

    Печатная форма документа представляет собой унифицированную форму № АО-01:

    Окончательные расчеты с подотчетными лицами

    Состояние расчетов с подотчетными лицами можно проанализировать с помощью стандартного бухгалтерского отчета “Оборотно-сальдовая ведомость по счету” (раздел “Отчеты” ― ”Стандартные отчеты”). Пример отчета по счету 71.01. “Расчеты с подотчетными лицами” дан ниже:

    При расчетах с подотчетными лицами возможны следующие ситуации:

    • сумма израсходованных средств превышает выданные подотчетные денежные средства. В оборотно-сальдовой ведомости такие суммы будут отражены в кредитовом сальдо и представляют собой задолженность организации перед сотрудником. В таком случае сотруднику будут выданы денежные средства для погашения возникшей задолженности. Операции по выдаче подотчетных сумм аналогичны рассмотренным выше при первоначальной выплате.
    • после предоставленного авансового отчета подтвержденные расходы меньше ранее выданной суммы. В таком случае сотрудник может или использовать остаток денежных средств для других приобретений и подать новый авансовый отчет, или вернуть неиспользованные средства в предприятие.

    Возврат средств в кассу организации оформляется документом “Приходный кассовый ордер” с видом операции “Возврат от подотчетного лица”. В нашем примере дебиторская задолженность сотрудника Могова А.П. составляет 1400 руб., что демонстрирует дебетовое сальдо в оборотно-сальдовой ведомости по субсчету 71.01.

    Читайте также  Регистрация права собственности дол строит

    Убедимся, что после возврата денежных средств расчеты с подотчетным лицом закрыты:

    Материалы данной статьи иллюстрируют пошаговые операции по учету расчетов с подотчетными лицами для помощи в работе с данными документами начинающим пользователям программы.

    Подотчетное лицо – директор

    Andrei_R / Shutterstock.com

    Организация является субъектом малого предпринимательства. За несколько лет в подотчете у директора (он же учредитель) накопилось несколько миллионов рублей. Как можно уменьшить подотчет? Какие налоговые последствия возможны в ситуации, когда подотчетное лицо — директор?

    Выдача денег под отчет

    В настоящее время на территории РФ порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями установлен Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У)), в соответствии с которым наличные денежные средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, могут быть выданы под отчет сотруднику, работающему как на основании трудового договора, так и на основании договора гражданско-правового характера (пп. 5, 6.3 Указания № 3210-У).

    Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 6.3 Указания № 3210-У). По смыслу приведенной нормы она является императивной, иными словами, установленное данной нормой требование является обязательным для применения и не может быть изменено локальным нормативным актом организации либо учетной политикой. Таким образом, выдавать денежные средства под отчет, пока работник не отчитался за ранее полученную сумму наличных денег, нельзя.

    При этом необходимо учитывать, что выдача денежных средств под отчет подразумевает, что физическое лицо после совершения операций в интересах юридического лица должно отчитаться об израсходованных средствах, приложив к отчету оправдательные документы, а также вернуть остаток неизрасходованных сумм (при их наличии). На практике же подотчетное лицо может не вернуть неизрасходованные денежные средства (их остаток).

    Специалисты Минфина России (письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610) пояснили, что, поскольку денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены, организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры для обеспечения этого. Если срок для сдачи авансового отчета пропущен, то работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка сотрудника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

    Кроме того, компания вправе принять решение о прощении долга подотчетному лицу (ст. 415 ГК РФ).

    Отметим, что на сегодняшний день за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет, заключающееся в выдаче средств лицу, которое не отчиталось за ранее предоставленные под отчет суммы, административная ответственность не предусмотрена (в частности, ст. 15.1 КоАП РФ не называет такое нарушение в качестве основания для применения предусмотренных ею мер административной ответственности) (пост. Девятого ААС от 13.05.2013 № 09АП-10884/13, от 31.01.2013 № 09АП-34612/12).

    НДФЛ с подотчетного лица

    По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861, от 27.03.2006 № 28-11/23487).

    Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Президиум ВАС РФ (пост. Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08) указал, что выданные работнику из кассы под отчет денежные средства до момента утверждения авансового отчета являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ. Аналогичный вывод в свое время делал и Минфин России (письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5).

    Деньги, выданные под отчет, нельзя расценивать и как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ), подлежащего включению в налоговую базу по НДФЛ.

    При этом при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды исходят из фактических обстоятельств в каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении ВАС РФ (пост. Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12) указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно статье 210 Налогового кодекса указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

    Из анализа арбитражной практики можно сделать вывод, что если подотчетные суммы действительно были израсходованы, расходы обоснованы и документально подтверждены (в том числе с помощью документов, оформленных с нарушениями установленного порядка), ТМЦ (работы, услуги) оприходованы (приняты на учет) организацией, то в таком случае денежные средства, выданные работнику под отчет, не облагаются НДФЛ. Если же документальное подтверждение производственной направленности полученных директором под отчет денежных средств отсутствует, в этом случае, по мнению автора, велик риск переквалификации рассматриваемых сумм в доход, подлежащий обложению НДФЛ (пост. АС УО от 21.10.2015 № Ф09-7527/15, ФАС СЗО от 09.06.2014 № Ф07-3694/2014).

    В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга признается доходом физического лица и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Это обусловлено тем, что доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами 23 и 25 Налогового кодекса (ст. 41 НК РФ). При прощении долга с физического лица снимается обязанность по его возврату и у него появляется возможность распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению, то есть у физлица возникает экономическая выгода и, соответственно, доход в размере суммы прощенной задолженности.

    Страховые взносы подотчетного лица

    По мнению специалистов Минтруда России и ФСС России, в случае, если подотчетное лицо не отчиталось в срок, установленный Указаниями № 3210-У, и работодатель принял решение не удерживать сумму задолженности из заработной платы, то такие выплаты рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. При этом если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами в случае, когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, она вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов (письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609; п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250).

    Суды в этом вопросе придерживаются иной точки зрения. Так, в одном из дел (пост. ФАС ВВО от 18.07.2013 № Ф01-9880/13 по делу № А43-14173/2012 (определением ВАС РФ от 12.09.2013 № ВАС-12172/13 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано)) рассматривалась правомерность начисления ПФР страховых взносов на сумму задолженности бывшего работника по выданным ему под отчет денежным средствам. Поскольку работник был уволен, а подотчетные средства не были возвращены и авансовые отчеты не были представлены, ПФР посчитал, что выданные работнику денежные средства являются его доходом, на который организация должна была начислить страховые взносы.

    Читайте также  Аренда на 11 месяцев почему

    Судьи сочли доводы ПФР необоснованными и поддержали выводы судов первой инстанции (пост. Первого ААС от 11.04.2013 № 01АП-3952/12 по делу № А43-14173/2012) о том, что суммы, полученные под отчет на хозяйственные нужды организации, не соответствуют понятию дохода в смысле, придаваемом указанному понятию законодательством, поэтому они не подлежат учету в качестве базы для начисления страховых взносов. Арбитры подчеркнули, что отсутствие подтверждающих документов о расходовании подотчетных средств или возврате их в кассу организации не свидетельствует о получении работником дохода.

    Таким образом, в данной ситуации не исключено, что при проверке правильности исчисления страховых взносов организации будут доначислены страховые взносы на подотчетные суммы, не возвращенные в кассу организации.

    В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга, по мнению представителей ФСС России, также подлежит обложению страховыми взносами. Об этом свидетельствует судебная практика (пост. АС ВВО от 25.12.2015 № Ф01-5400/15, АС ПО от 07.05.2015 № Ф06-22902/15, АС УО от 06.04.2015 № Ф09-3743/14, ФАС СЗО от 17.03.2014 № Ф07-819/14). В указанных постановлениях суды поддержали компании и признали, что сумма прощенного долга (речь идет о прощении долга, возникшего из договора займа) не подлежит обложению страховыми взносами.

    Если организация освобождает физическое лицо от возврата денежных средств, то такая операция может быть квалифицирована как дарение. В соответствии со статьей 572 Гражданского кодекса по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом. Как указал Президиум ВАС РФ (Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 21.12.2005 № 104), квалифицирующим признаком дарения является его безвозмездность (п. 1 ст. 572 ГК РФ). При этом гражданское законодательство исходит из презумпции возмездности договора (п. 3 ст. 423 ГК РФ). Поэтому прощение долга является дарением только в том случае, если судом будет установлено намерение кредитора освободить должника от обязанности по уплате долга в качестве дара. Следует отметить, что в случае передачи подарка (в том числе в виде денежных сумм) работнику по договору дарения объекта обложения страховыми взносами не возникает (письмо Минтруда России от 22.09.2015 № 17-3/В-473, п. 5 письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260).

    Ираида Башкирова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

    Расчеты с подотчетными лицами

    Автор: Семина Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

    Расчеты с подотчетными лицами – наиболее распространенный вид расчетов в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждений. Что нужно знать бухгалтеру, чтобы правильно оформить взаимоотношения с подотчетными лицами и отразить расчеты с ними в бухгалтерском учете?

    Кому могут быть выданы подотчетные суммы?

    Подотчетные лица – это физические лица, которым выдаются денежные средства из кассы либо с использованием банковских карт на осуществление расходов, связанных с ведением деятельности учреждения.

    Подотчетными могут быть:

    любые работники учреждения;

    физические лица, с которыми учреждение заключило гражданско-правовой договор, например, исполнители, подрядчики (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);

    физические лица, привлекаемые учреждениями для выполнения отдельных полномочий без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, например, учащиеся образовательных учреждений, сопровождающие лица.

    Перечень подотчетных лиц может быть закреплен в рамках учетной политики учреждения.

    Не допускается выдача денежных средств подотчетным лицам, у которых есть просроченная задолженность по предыдущим авансам (п. 214 Инструкции № 157н).

    На основании какого документа выдаются деньги под отчет?

    Деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом заявление должно содержать назначение аванса, его расчет (обоснование) и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н).

    Распоряжение руководителя, как правило, оформляется в виде приказа. Его можно составить сразу на несколько подотчетных лиц с обязательным указанием по каждому суммы наличных денег и срока, на который они выдаются (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158).

    Следует ли соблюдать предельный размер наличных расчетов?

    Физические лица (за исключением ИП) не являются участниками наличных расчетов, поэтому денежные средства под отчет выдаются им без учета предельного размера наличных расчетов в 100 000 руб. (п. 2, 5, 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).

    Вместе с тем при оплате подотчетным лицом за наличный расчет приобретенного товара, услуги, работы следует соблюдать данный предельный размер, поскольку в этом случае физическое лицо выступает от имени учреждения.

    В какой срок подотчетное лицо должно отчитаться о расходах?

    О расходах, осуществленных за счет полученных ранее авансов, нужно отчитаться в течение трех рабочих дней:

    после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У);

    со дня выхода на работу (когда на момент истечения срока, на который был выдан аванс, подотчетное лицо находилось в отпуске, на больничном, то есть отсутствовало по уважительным причинам) (п. 6.3 Указания № 3210-У);

    со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения № 749, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

    Каков порядок признания расходов подотчетного лица?

    Сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету на основании утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к нему документов, подтверждающих расходы (п. 216 Инструкции № 157н).

    Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

    На каком счете учитываются расчеты с подотчетными лицами?

    Для учета расчетов с данными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н):

    по дебету отражается выдача денежных средств под отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету;

    по кредиту – принятие произведенных за счет подотчетных сумм расходов и возврат неизрасходованного аванса.

    Расчеты на счете 0 208 00 000 группируются в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности), по аналитическим группам синтетического учета объекта учета (п. 217 Инструкции № 157н):

    10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;

    20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;

    30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

    60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

    90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

    Расчеты с подотчетными лицами отражаются с применением в 24 – 26-м разрядах номера счета следующих подстатей КОСГУ:

    567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;

    667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».

    Как учесть наличные расчеты с подотчетными лицами?

    Выдача под отчет наличных денежных средств и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:

    Содержание операции

    Дебет

    Кредит

    Выданы наличные денежные средства под отчет из кассы

    0 201 34 610
    забалансовый счет 18

    Приняты к учету расходы на основании утвержденного авансового отчета

    Читайте также  Лица освобождающиеся от госпошлины в суде

    0 401 20 000
    0 109 00 000
    0 105 00 000
    0 106 00 000

    Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы

    0 201 34 510
    забалансовый счет 18

    Возмещен из кассы перерасход по авансовому отчету

    0 201 34 610
    забалансовый счет 18

    Сотруднику автономного учреждения культуры выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы:

    • суточные – 700 руб. (7 дн. x 100 руб.);
    • проживание – 4 900 руб.;
    • проезд – 3 000 руб.

    По возвращении из командировки сотрудник оформил авансовый отчет, приложив к нему акт об оказанных услугах по проживанию и кассовый чек на сумму 4 900 руб., а также проездные билеты на сумму 2 700 руб., которые тоже приняты в качестве подтверждения фактического срока его нахождения в командировке (7 дн.). Неизрасходованный остаток наличных средств в размере 300 руб. внесен в кассу.

    Согласно учетной политике командировочные расходы отнесены в состав общехозяйственных.

    Операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход.

    В бухгалтерском учете автономного учреждения данные операции отразятся следующим образом:

    Содержание операции

    Дебет

    Кредит

    Сумма, руб.

    Выданы наличные денежные средства из кассы на командировочные расходы:

    2 201 34 610
    забалансовый счет 18
    (код 212 КОСГУ)

    2 201 34 610
    забалансовый счет 18
    (код 226 КОСГУ)

    2 201 34 610
    забалансовый счет 18
    (код 226 КОСГУ)

    Начислены командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета:

    Возвращен в кассу неизрасходованный остаток наличных денежных средств
    (3 000 – 2 700) руб.

    2 201 34 510
    забалансовый счет 18
    (код 226 КОСГУ)

    Как отразить в учете расчеты с использованием банковских карт?

    Выдача под отчет денежных средств с использованием банковских карт и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:

    Содержание операции

    Дебет

    Кредит

    Перечислены с лицевого счета денежные средства на карту, выданную ОФК, для получения наличных денег на основании заявки учреждения

    0 210 03 561
    забалансовый счет 17

    0 201 11 610*
    забалансовый счет 18

    Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат с использованием карт, выданных ОФК, а также оплачены приобретенные услуги (работы, товары) с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт

    0 210 03 661
    забалансовый счет 18

    Приняты на основании авансового отчета и подтверждающих документов суммы расходов, произведенных подотчетным лицом

    0 401 20 000
    0 109 00 000
    0 105 00 340
    0 106 00 310

    Возвращены остатки неиспользованных подотчетных сумм на банковскую карту через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств

    0 201 23 510
    забалансовый счет 17

    Поступили (зачислены) на лицевой счет учреждения суммы полученных возвратов дебиторской задолженности с применением банковских карт

    0 201 11 510*
    забалансовый счет 18

    1 201 23 610
    забалансовый счет 18

    * Счет применяется бюджетными (автономными) учреждениями.

    ** Счет применяется казенными учреждениями.

    На банковскую карту работника бюджетного учреждения культуры на основании заявки перечислены с лицевого счета денежные средства в размере 3 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Сотрудник приобрел канцелярские товары на всю сумму, оплатив покупку банковской картой. К авансовому отчету он приложил товарный и кассовый чеки.

    Операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания.

    В бухгалтерском учете указанные операции будут отражены следующим образом:

    Содержание операции

    Дебет

    Кредит

    Сумма, руб.

    Зачислены на карту денежные средства

    4 210 03 561
    забалансовый счет 17
    (код 510 КОСГУ)

    4 201 11 610
    забалансовый счет 18
    (код 346 КОСГУ)

    Оплачены работником с банковской карты канцтовары

    4 210 03 661
    забалансовый счет 18
    (код 610 КОСГУ)

    Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета

    Пример 3.

    Воспользуемся условиями примера 2 и предположим, что работник снял с банковской карты всю сумму через банкомат. За наличные средства он приобрел канцтовары на сумму 2 950 руб., а неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внес на карту через банкомат.

    В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

    Содержание операции

    Дебет

    Кредит

    Сумма, руб.

    Зачислены на карту денежные средства

    4 210 03 561
    забалансовый счет 17
    (код 510 КОСГУ)

    4 201 11 610
    забалансовый счет 18
    (код 346 КОСГУ)

    Сняты работником денежные средства с карты через банкомат

    4 210 03 661
    забалансовый счет 18
    (код 610 КОСГУ)

    Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета

    Внесен через банкомат на карту остаток неизрасходованных наличных средств

    4 201 23 510
    забалансовый счет 17
    (код 510 КОСГУ)

    Зачислена на лицевой счет сумма, внесенная на карту

    4 201 11 510
    забалансовый счет 18
    (код 346 КОСГУ)

    4 201 23 610
    забалансовый счет 18
    (код 610 КОСГУ)

    Выделим основные моменты, которые следует учитывать при организации взаимоотношений с подотчетными лицами и отражении расчетов с ними в бухгалтерском учете:

    1) подотчетными лицами могут выступать не только работники учреждения, но и физические лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, а также сторонние лица, привлекаемые для выполнения отдельных полномочий;

    2) наличные деньги выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица;

    3) при выдаче средств «подотчетникам» учреждение не обязано соблюдать лимит расчета наличными. Однако не следует забывать, что, оплачивая такими средствами товар, услуг, работу, подотчетные лица выступают от имени учреждения (то есть юридического лица, которое не может превышать установленный лимит в рамках одного договора);

    4) сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемым к нему подтверждающим документам;

    5) подотчетному лицу дается три рабочих дня для предоставления отчета об осуществленных расходах;

    6) учет расходов с подотчетными лицами ведется на соответствующих аналитических счетах счета 0 208 00 000 с указанием в 24 – 26-м разрядах номера счета подстатей 567, 667 КОСГУ.

    Учет выдачи из кассы денежных средств

    Бухгалтерские проводки

    • Выдача денежных средств из кассы работникам организации
    • Выдача денежных средств из кассы контрагентам и физическим лицам, не являющимся работниками организации
    • Выдача денежных средств из кассы акционерам организации
    • Прочая выдача денежных средств из кассы организации

    Выдача денежных средств из кассы работникам организации

    Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции выдачи наличных денежных средств из кассы работникам организации

    Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
    70 50.01 Выплата зарплаты Сумма зарплаты Платежная ведомость. Форма № Т-53Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
    73.1 50.01 Выплата из кассы займа работнику организации Сумма займа Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
    71 50.01 Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу Сумма подотчет Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
    76.04 50.01 Выплата из кассы депонированной зарплаты работнику организации Сумма депонированной зарплаты Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2

    Выдача денежных средств из кассы контрагентам и физическим лицам, не являющимся работниками организации

    Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции выдачи наличных денежных средств из кассы контрагентам и физическим лицам, не являющимся работниками организации

    Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
    76.03 50.01 Выплата денежных средств контрагенту в счет погашения убытков от совместной деятельности Сумма убытка от совместной деятельности Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
    60 50.01 Выплата денежных средств поставщикам в счет погашения кредиторской задолженности Сумма задолженности Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
    60 50.01 Выплата аванса поставщикам наличными средствами Сумма аванса Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2
    76 50.01 Выплата денежных средств из кассы в счет расчетов с прочими контрагентами Сумма расчетов Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2

    Выдача денежных средств из кассы акционерам организации

    Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции выдачи наличных денежных средств из кассы акционерам организации