Короткие ответы о выполнении поручений

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

  • ГЛАВНАЯ
  • ВОПРОС/ОТВЕТ
  • СЛОВАРИК
  • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
  • НОРМАТИВКА
  • ТЕСТ
  • КАРТА САЙТА
  • О СЕБЕ

13 мая, 2015

10 самых распространенных деловых писем

Деловое письмо

Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.

В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

Какие же деловые письма согласно статистике мы используем чаще всего?

. В этом письме официально запрашиваются информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:

В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от …

Продолжается описанием сути запроса

Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.

В часто устанавливается срок

Информацию просим предоставить до .

. — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:

В ответ на ваш запрос…

В ответ на ваше письмо…

Затем идет изложение ответа

Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.

. начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:

В связи со сложившейся ситуацией на производстве…

Продолжается описанием самой просьбы

Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.

Завершается письмо стандартными фразами

Заранее благодарим за участие…,

С наилучшими пожеланиями….

. Этот вид письма может быть как ответом на , так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.

Завершается письмо фразами

С наилучшими пожеланиями…

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Надеемся на продолжение сотрудничества.

Сопроводительное письмо . Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.

Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.

Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:

Статистические данные на 2 л. в 1 экз.

. Это письмо напоминает о событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.

Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с на .

(информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.

Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в с .

. Этим видом письма мы подтверждаем участие в , получение документов, факт оказания услуг.

подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, в 09–00.

. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в .

Приглашаем организацию принять участие в городском субботнике .

. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа.

В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство»

и вежливо завершить письмо

Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.

Оформление делового письма любого вида стандартно, меняется только содержание.

Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.

Уважаемый Петр Петрович!

Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?

Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.

Ваша помощь была бы неоценима для нас.

Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата. Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.

Используйте шаблон официального делового письма и вставляйте свой текст!

Короткие ответы о выполнении поручений

В целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации приказываю:. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации. Начальникам подразделений центрального аппарата МВД России, подразделений, непосредственно подчиненных МВД России, главных управлений МВД России по федеральным округам, министрам внутренних дел, начальникам главных управлений, управлений внутренних дел по субъектам Российской Федерации, начальникам органов внутренних дел на железнодорожном, водном и воздушном транспорте, органов внутренних дел на закрытых территориях и режимных объектах, управлений материально-технического снабжения, отделов управлений внутренних дел по районам, городам и иным муниципальным образованиям, образовательных, научно-исследовательских, лечебно-профилактических учреждений системы органов внутренних дел Российской Федерации:. Организовать изучение и выполнение требований Инструкции в части, их касающейся.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как нельзя давать поручения

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Как ставить задачи, чтобы они исполнялись в срок

Мы постоянно работаем с руководителями и видим очень похожую картину. У современного руководителя часто просто нет времени остановиться и задуматься, нужно ли вообще это поручение, принесёт ли оно пользу бизнесу.

Разумеется, на эту тему написано множество трудов. Есть готовые схемы. А мозг руководителя в повседневной рутине просто отказывается постоянно переключаться. Это не только короткая последовательность шагов, это культура, которая способна изменить к лучшему бизнес и саму жизнь. Это очень важно. В процессе короткой записи часто меняется сама суть поручения.

В тексте поручения уже должен быть указан полезный результат. Эти ответы помогают исполнителю сориентироваться быстрее. В этот момент сразу становится понятно, насколько исполнители поняли поручение и насколько они готовы к такой задаче.

Первый враг руководителя — это личные блокноты подчиненных. Пока все записи скрыты в личных блокнотах, ни кто не узнает, как именно исполнители поняли свою задачу. Чтобы отвечать на все вопросы разом без постоянных переключений руководителя и сотрудников.

Руководитель — тот, кто имеет конкретное виденье, знает, ЧТО нужно сделать, тот, кто передаёт это виденье команде исполнителей так, что виденье со временем превращается в реальность. Руководитель может опираться на помощь советников для формирования виденья и на помощь координатора для передачи виденья команде.

Но только руководитель отвечает по какому конкретно пути нужно пойти и с какой командой. Исполнитель — тот, кто должен знать, КАК именно выполнить порученную задачу. Важно помогать исполнителям преодолевать трение покоя — проводить планирования с руководителем, где исполнители сами определяют первый шаг к выполнению каждого поручения.

Трение покоя — инертность перед началом дела, тот первый момент времени, когда уже нужно приступить к решению проблемы, но мозг всеми силами отказывается в неё погружаться, чтобы сдвинуться с мёртвой точки. Команда — группа исполнителей, создающих общий результат, поэтому членам команды важно знать промежуточные результаты друг друга. Проблема — это ситуация, которая требует вмешательства, но сейчас не ясно, какого именно.

Из анализа возникшей проблемы рождаются поручения. Саму проблему тоже можно не превращать в поручения, а делегировать исполнителям «как есть», но нужно чётко осознавать, какая команда сможет справиться именно с решением проблемы, а не просто с исполнением поручения. Поручение — это осознанная и готовая для делегирования задача по решению конкретной проблемы. Следующий шаг — простое понятное действие, которое можно и нужно сделать сразу, как только мы выделим время на решение конкретной проблемы.

Шагов всегда много, но сфокусироваться полезно только на следующих шагах. Эти шаги важно выделить заранее, до того, как непосредственно приступить к решению проблемы.

Критерий приёмки результатов — это ответ на вопросы: как можно определить, что это поручение выполнено, что именно руководитель ожидает получить в конце, как руководитель будет принимать результаты работ по этому поручению от исполнителя. SMART-цель — очень популярная методика формализации бизнес-целей и поручений. Но на практике это сложно и редко приживается.

Аббревиатура расшифровывается так:. Представьте себя исполнителем этого поручения, когда пишите его. Воображайте после того как запишите, как оно будет восприниматься в уме исполнителя. Учтите, что исполнитель не обладает всем вашим набором знаний и, главное, ощущений по теме поручения. Не отправляйте поручение сразу. Сделайте семь вдохов и выдохов или хотя бы досчитайте до семи, а потом перечитайте поручение.

Эти потраченные минуты сэкономят вам часы и дни за счёт качественного исполнения поручений. Поручение — это важная часть работы руководителя, но не единственная. Нельзя становиться пленником формулирования идеальных поручений. Поручение должно оставлять свободу для самоорганизации. Мы сами виновны в том, что подсаживаем коллег на «разжёванные» задачи для спинного мозга. После такого уже никакая работа не выполняется без пристального внимания руководителя.

Вовлечение — это самый важный принцип организации всей работы, он выходит за рамки формулы поручения. Для того, чтобы поручения выполнялись в срок и в соответствии с целями компании, сотрудники должны понимать, зачем это нужно им лично.

Этого можно добиться через вовлечение в общие для всех ценности и цели. Например, обеспечить стабильность, добиться достойного результата, поднять уровень комфорта, победить общего врага, принять профессиональный вызов, сделать мир лучше в конкретном аспекте. Любое дело нужно назвать, хотя бы для собственного понимания. Делайте короткие названия для больших поручений, их удобнее произносить вслух при обсуждении, чтобы не путаться. Поручение ценно, только если сотрудник его понимает. Оцените это, предложите пересказать коротко своими словами суть и назвать следующий шаг.

Поручение не должно вызывать ступор у исполнителя, даже если задача очень сложна. Из самой формулировки или описания должен следовать простой следующий шаг — с чего можно начать уже прямо сейчас. Поручение будет выполнено гораздо охотнее, если сотруднику понятна его значимость, ясно, зачем оно сейчас нужно, какую цель преследует, и как будет использоваться результат.

Хорошо сформулированного поручения мало для достижения результата в работе команды. Важен выстроенный процесс с планированием, постоянной обратной связью, короткими этапами, демонстрацией результата и самоанализом команды. Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Getting things done. Многолетний опыт команд iDecide-Flexis, а также команд, членов Сообщества Бизнес-Практиков, включая участников проекта «Три инструмента».

Семь типов поручений, которые точно не будут выполнены в срок. Как блокноты вредят бизнесу. Войти Зарегистрироваться. Сама формула поручения Не будем откладывать, перейдём сразу к простой последовательности действий: Шаг первый. Зачем это поручение нужно?

Шаг второй. Что я жду в результате? Шаг третий. Шаг четвёртый. Интересные понятия Руководитель — тот, кто имеет конкретное виденье, знает, ЧТО нужно сделать, тот, кто передаёт это виденье команде исполнителей так, что виденье со временем превращается в реальность.

Например: «Встретиться с юристом», — слабое поручение. Аббревиатура расшифровывается так: Specific Конкретная Measurable Измеримая Attainable Достижимая Relevant Соответствующая цели проекта Time-bound Ограниченная во времени Принципы и полезные приёмы Представьте себя исполнителем этого поручения, когда пишите его.

Ключевые источники Дэвид Аллен. Хенрик Книберг. Scrum и XP: заметки с передовой. Хенрик Книберг, Маттиас Скарин. Scrum и Kanban: выжимаем максимум. Александр Остервальдер, Ив Пинье. Построение бизнес-моделей.

Михай Чиксентмихайи. Поток: Психология оптимального переживания. Элия Голдратт. Та самая цель. Александр Прохоров.

Русская модель управления. Владимир Тарасов. Принципы жизни. Управленческая элита: как мы её отбираем и готовим. Илья Алябушев Семь типов поручений, которые точно не будут выполнены в срок Как блокноты вредят бизнесу. Gartner об организации цифрового рабочего пространства. Принципы внутрикорпоративных услуг.

Здравствуй, далёкий друг! Электронное правосудие. Как оформить скриншот и выиграть дело 5 комментариев. Искусственный интеллект. Чем рискуют работник и работодатель 1 комментарий. Электронное подписание наряд-допусков на работы повышенной опасности 1 комментарий.

Кадровые документы, от которых можно отказаться 4 комментария. Самым важным и сильным методом воздействия является ультимативная позиция — более не принимать бумажные документы 2 комментария.

Контроль исполнения поручений

Мы постоянно работаем с руководителями и видим очень похожую картину. У современного руководителя часто просто нет времени остановиться и задуматься, нужно ли вообще это поручение, принесёт ли оно пользу бизнесу. Разумеется, на эту тему написано множество трудов.

Изображения Включить Выключить. Выберите шрифт: С засечками Без засечек. Интервал между буквами Кернинг : Стандартный Средний Большой. Вернуть стандартные настройки Закрыть панель.

Выполнение поручений руководителя

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. П режде чем говорить о сроках исполнения документов, поговорим о сроках их доведения до исполнителей. Как правило, все документы, поставленные на контроль, должны доводиться до исполнителей в течение 1 дня с даты вынесения резолюции руководителем или подписания им документа, а срочные и оперативные — в течение нескольких часов. Приведенные данные являются примерными и должны конкретно устанавливаться в каждой организации в соответствии с требованиями ее руководства. Доведение поручений до исполнителей и контроль их исполнения обеспечиваются Аппаратом Правительства, как правило, в 2-дневный срок, а срочных и оперативных поручений — незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания. Такую отметку ставят справа на верхнем поле первой страницы документа см. Пример 1. Обычно на предприятии создается специальная служба отдельное подразделение, группа или отдельный сотрудник , на которую возлагаются обязанности и по доведению документов до исполнителей, и по контролю их исполнения.

Как определить сроки исполнения?

Активировать демодоступ. Большинство из способов организации бизнеса построено на принципах подчиненности. А это подразумевает возможность выдачи распоряжений и поручений одних сотрудников другим. Но поставить задачу мало — необходимо проконтролировать ее выполнение. А это целая система контроля исполнения поручений.

Как правильно написать ответ на деловое письмо.

Как правильно написать ответ на деловое письмо? Этот вопрос возникает почти у каждого, кто пишет письма. Да, каждый может написать ответ. Но вопрос, сможете ли вы написать его правильно с точки зрения содержания письма? Поймет ли вас адресат? Или у него возникнут вопросы к вашему письму? Так что же следует писать в ответе на официальное письмо?

Для начала необходимо знать, что каждое ответное письмо индивидуально, и однозначного способа по его написанию нет!

В этой статье мы разберем, на какие письма пишут ответы, дадим общие рекомендации для составления писем ответов, слова и фразы для писем ответов и приведем примеры ответных писем.

В каких случаях пишут письма ответы?

Письма ответы пишут по самым разнообразным поводам.

Наиболее часто письма ответы пишут на письма, требующие ответа (условно их можно назвать «письмами вопросами»). К таким письмам относятся письма просьбы, письма обращения, письма запросы, претензии (рекламации), письма требования и письма предложения (оферты, коммерческие предложения).

Иногда письма ответы пишут на письма о сотрудничестве, приглашения, поздравления, сопроводительные письма, письма заявления и другие.

Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать ссылку на исходящий номер и дату того письма, на которое вы отвечаете.Письмом ответом также является письмо подтверждение. Вот полезная ссылка на тему писем подтверждений https://delovoe-pismo.com/pismo-podtverzhdenie-pismo-podtverzhdenie-obrazets/

Но даже если все письма-ответы по характеру ситуаций, поводов и вопросов разнообразны, существуют общие рекомендации, характерные для составления писем ответов.

Итак, при написании писем ответов следуйте следующим рекомендациям:

  1. В обращении перед текстом вашего ответа по возможности общайтесь к получателю письма адресно (например, Уважаемый Иван Иванович, Уважаемые Коллеги и т.п.).
  2. Или в случае, если вы не знаете адресата по имени, то начните писать сразу текст без обращения.
  3. В письмах по электронной почте также можно просто поприветствовать адресата (например, «Добрый день!», «Добрый вечер!», «Здравствуйте!»…).
  4. В начале текста письма указывайте номер и дату письма, на которое вы отвечаете. Например, «В ответ на Ваше письмо исх.№234-11 от 24.05.2017г. сообщаем…» и т.д.
  5. Если вы отвечаете не на письмо, а на какой-то устный вопрос (в деловых переговорах, по телефону и т.п.), то в начале текста письма укажите, что вы отвечаете на этот устный вопрос. Например, «В ответ на Ваш устный запрос о ремонте кабельного провода, сообщаем …».
  6. На электронные письма общепринято давать ответ в течение одного дня с момента его получения, а оптимальное время ответа в течение 2-х часов. Своевременность — это дань деловому этикету.
  7. Если по каким-то причинам вы не можете дать своевременный ответ, то в течение 2-х часов с момента получения письма отправьте сообщение адресату следующего содержания: «Благодарим Вас за письмо. К сожалению, мы не сможем ответить вам в ближайшее время. Мы обязательно отправим Вам ответ в течение 48-ми часов.». Или укажите другой срок, в который вы сможете ответить адресату, и по возможности укажите причину задержки вашего ответа. Ответив таким образом, вы выразите уважение и внимание к адресату. И это положительно отразится на ваших деловых взаимоотношениях.
  8. Всегда пишите ответ, используя информацию полученного письма. Например, Благодарим Вас за предложение участвовать в конкурсе молодых талантов…
  9. Если в полученном вами письме есть вопрос, дайте на него исчерпывающий ответ. Например, Согласно п.7 Договора об оказании клининговых услуг ущерб не может быть возмещен.
  10. Если вопрос полученного вами письма может быть решен каким-то иным способом, напишите просьбу или пожелание, с помощью которого адресат может разрешить свою проблему. Например, Чтобы уточнить детали будущего Договора свяжитесь, пожалуйста, с нашим менеджером по тел. ХХХХХХХ…
  11. Отвечая на письмо, если есть подтверждение вашего ответа, укажите источник , на который вы ссылаетесь. Например, в соответствии с Регламентом корпоративного этикета №444-1 от 12.09.2017г. сотрудники операционных подразделений банка обязаны приходить на работу в специальной форме одежды.
  12. Если в письме адресата вам не понятны некоторые моменты, обязательно попросите адресата дать определенный ясный ответ на него. Например, Касательно встречи вашего Директора хотелось бы уточнить, в какое время 29 сентября 2017 года его встретить на вокзале г. Новосибирск? …
  13. Можно писать короткие ответы, но так чтобы они давали исчерпывающий ответ или побуждали адресата к определенным действиям. На какие виды писем можно написать короткий ответ? Это письма о сотрудничестве, коммерческие предложения (оферта), приглашения, сопроводительные письма к резюме и другие письма, ответы на которые предполагают краткого ответа.
  14. Более развернутого ответа требуют письма -запросы, рекламации, просьбы, претензии и жалобы. Причем все эти виды писем могут быть отправлены вам по самым разнообразным поводам, обстоятельствам и ситуациям. Поэтому написать короткий ответ на подобные письма сложнее. Такие ответы требуют более детального и критического подхода.
  15. Поставьте подпись — с уважением, ФИО.
  16. Оставьте ваши контактные данные — Контакты: e- mail: com, телефон +7xxxxxxxx98

Слова и фразы, применяемые в ответных письмах:

«В ответ на Ваше письмо …», «Согласно Вашему запросу …», «Согласно п.7 Договора об оказании клининговых услуг ущерб не может быть возмещен. «, «Исходя из Вашего письма …», «В соответствии с постановлением …», «В ответ на Ваш устный запрос о ремонте кабельного провода, сообщаем …», «Благодарим Вас за предложение о …», » Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы …», «Благодарим Вас за письмо. К сожалению, мы не сможем ответить вам в ближайшее время.», «Приношу свои извинения, если наше обслуживание (наши услуги) не оправдало(-ли) Ваших ожиданий …», «Товар прибыл в хорошем состоянии …», «Приносим извинения за ….», «Позвольте нам извиниться за …», «Мы получили …», «Подтверждаем», «Основываясь на событиях, которые Вы описываете …», «Мы делаем всё возможное (всё, что в наших силах), чтобы убедиться, что данная проблема устранена», «Касательно встречи вашего Директора хотелось бы уточнить …», «Чтобы уточнить детали будущего Договора свяжитесь, пожалуйста, с нашим менеджером по тел. ХХХХХХХ…» и так далее. Прочитайте также полезную статью по этой теме https://delovoe-pismo.com/primery-phraz-delovogo-pisma-delovoy-slovarik/

Пример письма ответа о невозможности приехать

Уважаемый Имя Отчество,

В ответ на Ваше письмо №12-123 от 20.07.2021 года сообщаем, что в связи с пандемией мы не сможем приехать в ваш город.

Но очень надеемся, что в будущем мы обязательно приедем к Вам.

Пример ответа на запрос об учете канцелярских товаров

Уважаемый Имя Отчество,

На Ваш запрос о предоставлении информации об учете канцтоваров в Отделе по обслуживанию клиентов сообщаем, что к сожалению, наш отдел не ведет учет канцелярских товаров.

По этой причине мы не можем предоставить Вам информацию об учете канцтоваров.

Пример письма ответа о задержке товара

Уважаемый Имя Отчество,

В ответ на ваш запрос сообщаем, что в связи с техническими проблемами отгрузка товара задерживается.

Мы можем отправить Вам товар только до конца следующей недели в срок до 20 февраля 2020 года.

Надеемся на взаимопонимание и дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Пример ответа на запрос по количеству постов охраны и количеству охранников на объекте

Уважаемый Имя Отчетсво,

В ответ на Ваш запрос исх. №123-3 от 12.01.2020 года направляем следующую информацию по количеству постов и охранников с указанием их заработной платы:

— На объекте по адресу ул. Гоголя д.3 находится три поста охраны.

— На данном объекте работают четыре охранника: 1. Стаков Б.И. (заработная плата 20 000 рублей); 2. Ильин С.А. (заработная плата 20 000 рублей); 3. Мусин В.Е. (заработная плата 20 000 рублей); 4. Быков П.П. (заработная плата 20 000 рублей).

Пример ответа на запрос о принудительном взыскании и оплате денег за сотрудника

Уважаемый Имя Отчество,

В ответ на Ваш запрос исх. №123-3 от 12.01.2020 года о взыскании денег с Асина В.В. сообщаем, что мы не можем взыскать и оплатить деньги за данного гражданина, так как он не работает в нашей компании.

Пример ответа о предоставлении прав на дистрибуцию товара

Уважаемый Имя Отчество,

Настоящим сообщаем Вам о предоставлении прав на дистрибуцию товара.

Пример ответа на приглашение на конференцию

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за приглашение участвовать на конференции и встрече по теме «Энергетика, Электротехника и Энергетическое машиностроение» и сообщаем Вам о нашем участии на конференции.

Пример письма ответа на запрос о дополнительной информации.

Уважаемый Имя Отчество,

Мы получили Ваше письмо №123-1 от 12 мая 2018 года и благодарим Вас за проявленный интерес к деятельности нашей компании.

К настоящему письму прилагаем все подробные ответы на Ваши вопросы, с помощью которых Вы сможете лучше ознакомиться с деятельностью нашей компании. Также Вы можете ознакомиться с актуальной информацией и анонсами интересных акций на нашем веб-сайте www.reklama.com.

В случае, если у Вас возникли дополнительные вопросы обращайтесь к нам по телефону +7ХХХХХХХХ.

Пример ответа на запрос.

Уважаемый Имя Отчество,

В ответ на ваш запрос №12-21 от 21.10.2019 г. сообщаем, что у нас нет обособленного подразделения по работе с клиентами.

Пример ответа на приглашение по повышению квалификации работников

АО «М» в ответ на Ваше письмо №32-2 от 12.09.2019 года направляет к Вам на обучение по повышению уровня квалификации работников бухучёта двух специалистов: Иванова В.В. и Репину А.И.

Оплата за обучение данных специалистов переведена на указанный Вами счёт.

Пример ответа на коммерческое предложение

Уважаемый Иван Иванович,

В ответ на Ваше коммерческое предложение о закупке товаров исх. №123-03 от 12.11.2019г. сообщаем, что Ваше предложение в настоящее время находится на рассмотрении у руководства компании.

И в случае положительного решения нами будет произведена закупка предложенных товаров.

Пример ответа на письмо об оферте.

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за предложение о поставке товаров и подтверждаем покупку товаров на предложенных Вами условиях.

Пример ответа на претензию о поставке товара.

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы, наша продукция всегда отличалась превосходной прочностью и качеством.

Мы всегда готовы принять продукцию назад, если возникают проблемы с качеством. Однако пятна на товаре, о которых Вы указываете могут быть причиной неправильной распаковки и эксплуатации товара.

Пример ответа на вопрос о о времени размещения информации на сайте

Приносим извинения за временные неудобства.

В связи с техническими проблемами на сайте Ваша информация будет размещена на сайте 26 сентября 2019 года.

Пример ответа на запрос об изготовлении изделий

На Ваш запрос о возможности изготовления подарочных сувениров сообщаем, что мы можем изготовить данные изделия.

Стоимость изготовления сувениров составит десять тысяч рублей. Счет для оплаты прилагается к письму.

Пример развернутого ответа на письмо запрос (обращение физического лица к гос. органу)

Уважаемый Имя Отчество,

Рассмотрев Ваше обращение, поступившее с Акимата г. Алматы за вх. №ТР-А-2247 от 15.09.2018 года по поводу законности проведения строительно-монтажных работ на асфальтировнной дороге, прилегающей к южной стороне земельного участка и жилого дома переулок 2, дом 3 в коттеджном городке «ЗХ» г. Алматы и принятии соответствующих мер, Управление градостроительного контроля сообщает следующее.

По вышеуказанному адресу произведены аварийно-восстановительные работы на водопроводных сетях силами ТОО «Ж» . В настоящее время прорыв устранен. ТОО «Ж» обязуется восстановить места производства аварийных работ в срок до 30.09.2018 года.

В соответствии с пунктом 32 статьи 1 Закона РК «Об архитектурной и строительной деятельности в РК» аварийно-восстановительные работы не входят в перечень строительно-монтажных работ и контролю со стороны Управления градостроительного контроля.

Ставим Вас в известность о том, что на основании п.6 ст.14, п.1 ст.10, ст.12 Закона РК «О порядке рассмотрения обращений физических лиц и юридических лиц», настоящее письмо может быть обжаловано или опротестовано в порядке, предусмотренном законодательством РК в вышестоящий орган или в суде.

Приложение: письмо от ТОО «Ж» на 1 листе.

Пример ответа запрос о сравнительных технических параметрах

В ответ на Ваш запрос №21-1 от 12.09.2018 года сообщаем, что в насосной установке пожаротушения, заложенной в проектной документации и в предлагаемой нами установке, используются одинаковые насосы.

То есть технические характеристики этих двух установок идентичны.

Если у Вас возникают сложности при написании ответов, Вы можете задать вопрос в комментариях к этой статье или бесплатно заказать письмо. Опытный специалист поможет Вам подготовить ответ на любое сложное письмо.

Распоряжение №02-01/81 от 08.10.2014

Калужская область

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОБНИНСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

08.10.2014 № 02-01/81

О внесении изменений в распоряжение
Администрации города Обнинска от 26.12.2013
№ 02-01/117 «Об утверждении и введении в действие
Правил ведения делопроизводства в
Администрации города Обнинска»

С целью приведения Правила ведения делопроизводства в Администрации города Обнинска (далее Правила), утвержденных распоряжением Администрации города Обнинска от 26.12.2013 № 02-01/117 в соответствии с постановлением Губернатора Калужской области от 14.11.2012 №555 «О мерах по совершенствованию организации контроля за исполнением поручений Губернатора Калужской области и Правительства Калужской области»
1. Внести следующие изменения в Правила:
— абзац 1 п. 1.1. изложить в следующей редакции:
«Правила ведения делопроизводства в Администрации города регламентируют организацию делопроизводства, создание и печатание материалов, порядок работы с документами, обращениями граждан, организаций и общественных объединений в Администрации города, а также порядок контроля за их рассмотрением и исполнением, составления номенклатуры и формирования дел, подготовки документов, обращений граждан к их дальнейшему хранению и использованию.»;

— пункт 1.2. изложить в следующей редакции:
« Правила разработаны в соответствии с государственными стандартами Российской Федерации: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России 27.002.1998 № 28; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст; Федеральным законом РФ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Федеральным законом РФ от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»; постановлением Губернатора Калужской области от 14.11.2013г.

№ 555 «Порядок организации контроля за исполнением поручений Губернатора Калужской области и Правительства Калужской области», Уставом МО «Город Обнинск»;

— пункт 1.5. изложить в следующей редакции:
«Методическое руководство ведения делопроизводства и организации контроля, а также контроль за соблюдением настоящих Правил в подразделениях осуществляется общим отделом совместно с организационно-контрольным отделом Администрации города»;

-пункт 4.1.1. изложить в следующей редакции:
«Документы, поступающие в Администрацию города на бумажных и электронных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение главой Администрации города, заместителями главы Администрации города и доставляются исполнителям»;

— в пункте 4.3.3. слова «- контроль за прохождением и сроками рассмотрения обращений граждан» заменить словами «- контроль за прохождением и сроками рассмотрения обращений граждан, организаций и общественных объединений, поручений Губернатора и Правительства Калужской области, поручений главы Администрации города»;

— в пункте 4.3.6. после слов «обязаны своевременно» добавить слова «в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа»;

— в пункте 4.3.12. после слов «ведение делопроизводства» добавить слова делопроизводства «и организация контроля»;

— абзац 5 пункта 4.4.4. изложить в следующей редакции:
«Письма, адресованные в прокуратуру города, Обнинское городское Собрание, Губернатору и Правительству Калужской области, Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, в обязательном порядке визируются заместителем главы Администрации города по вопросам управления делами и правовым управлением»;

— раздел 4.5. изложить в следующей редакции:

«4.5. Контроль исполнения документов, в том числе за исполнением
поручений Губернатора и Правительства Калужской области,
поручений главы Администрации города.

4.5.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контроль осуществляется организационно-контрольным отделом, общим отделом, руководителями подразделений

4.5.2. Контроль осуществляется за исполнением документов, срок исполнения которых указан в правовых актах, срок исполнения которых указан в документе, в поручении руководителей.
На документах, взятых на контроль, делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К», штампом «Контроль».

4.5.3. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан; сроков исполнения, которые указаны в документе, осуществляет общий отдел.
Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений от организаций и общественных объединений, поручений Губернатора и Правительства Калужской области, поручений главы Администрации города осуществляет организационно-контрольный отдел.

4.5.4. Контроль за исполнением документов в сроки, указанные в законодательстве, осуществляют руководители подразделений, которые несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.

4.5.5. Сроки исполнения документов.
Общий срок исполнения документов составляет 30 дней со дня регистрации или определяется сроками, установленными законодательством.
Срок исполнения поручений определяется должностными лицами, подписавшими данные поручения. Документы имеющие пометку:
— «срочно», «незамедлительно», «безотлагательно», «прошу переговорить», «доложить», «обсудить» — исполняются в 3-дневный срок;
— «оперативно», «прошу ускорить решение», «в кратчайшие сроки», «в возможно короткие сроки» — в 10-дневный срок
Срок исполнения депутатского запроса составляет 30 дней от даты запроса. Запрос депутатов Обнинского городского Собрания о предоставлении документов и материалов – не позднее трех недель от даты запроса.
Поручения Президента и Правительства Российской Федерации исполняются в указанный срок, в ином случае — не позднее 15 дней (с выездом на место).
Поручения Губернатора или Правительства Калужской области, поручения главы Администрации город, в случае если не указана дата исполнения, исполняется в течение 25 дней.

4.5.6.Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в электронной регистрационной карточке. Документ длительного действия контролируется через установленные руководителем промежуточные сроки путем представления справок или информации.

4.5.7. Заместитель главы Администрации города, являющийся исполнителем документа по поручению главы Администрации города, несет персональную ответственность за надлежащее исполнение документа и своевременное информирование главы Администрации города о ходе его исполнения. В том случае, если исполнение документа носит длительный характер, заместитель главы Администрации города направляет ежеквартально (если не установлен иной срок) в адрес главы Администрации города области информацию о ходе исполнения поручения с указанием причин, вследствие которых поручение невозможно исполнить в более короткий срок.

4.5.8. В случае, если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель поручения в течение трех дней после истечения срока, данного на исполнение, представляет в адрес заместителя главы Администрации города по вопросам управления делами объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения.

4.5.9. Если исполнитель поручения (ответственный исполнитель) считает, что исполнение поручения не относится к его компетенции или что для своевременного и качественного исполнения поручения необходимо участие других должностных лиц Администрации города, то он не позднее срока продолжительностью в одну пятую часть срока, установленного для исполнения поручения, направляет в адрес руководителя, давшего поручение, предложения о привлечении дополнительных соисполнителей или определении исполнителем другого должностного лица. В случае, если исполнитель (ответственный исполнитель) не направил в указанный срок данные предложения, то он несет персональную ответственность за исполнение поручения

4.5.10. Начальник организационно-контрольного отдела вправе запрашивать и получать необходимую информацию от соответствующих должностных лиц о ходе, результатах и планах исполнения поручений.
Ответы на указанные запросы должны предоставляться в организационно-контрольный отдел в двухдневный срок, если до окончания срока исполнения поручения остается более десяти дней, и в течение одного дня, если время до окончания срока исполнения поручения составляет менее десяти дней.

4.5.11. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения в установленный срок, исполнитель не позднее, чем по истечении половины установленного срока представляет на имя руководителя, давшего поручение, обоснованные предложения по корректировке срока исполнения либо предложения по устранению обстоятельств, препятствующих своевременному исполнению документа.
В случае, если в ходе исполнения документа возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель не позднее пяти дней до истечения указанного срока представляет на имя руководителя, давшего поручение, просьбу о продлении срока исполнения документа объемом не более 20 машинописных строк, которая должна содержать информацию:
о проведенной работе по исполнению поручения с указанием затраченного на нее времени;
о причине неисполнения поручения в установленный срок;
о планируемой работе по исполнению поручения (при продлении на длительное, более одного месяца, время — план мероприятий или план-график исполнения поручения), обоснование срока продления поручения.
Изменение контрольного срока исполнения документа, поручения, находящегося на контроле в общем отделе, вносится сотрудниками общего отдела в контрольно-регистрационную карточку соответствующего документа в систему электронного документооборота PAYDOX и далее документ передается исполнителю для дальнейшей работы.

4.5.12. Решение о продлении срока исполнения поручения принимаемся руководителем, давшим данное поручение. Решение о корректировке либо о продлении срока исполнения поручения, данного Губернатором или Правительством Калужской области, принимает Губернатор Калужской области либо заместитель Губернатора Калужской области – руководитель администрации Губернатора Калужской области.
4.6.9. Решение о корректировке либо о продлении срока исполнения поручения, данного главой Администрации города, принимает глава Администрации города либо заместитель главы Администрации города по вопросам управления делами.

4.5.13. Решение о продлении срока исполнения поручения главы Администрации города, срок исполнения которого продлевался два раза и более, принимает глава Администрации города. В том случае, если ответственным исполнителем поручения, данного главой Администрации города, является заместитель главы Администрации города, информация об исполнении данного поручения и предложение о снятии с контроля или продлении срока исполнения в адрес главы Администрации города направляются исключительно за подписью заместителя главы Администрации города, являющегося ответственным исполнителем данного поручения, либо в случае его временного отсутствия – лицом, исполняющим его обязанности.

4.5.14. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, давший поручение по исполнению документа.
Решение о снятии с контроля поручения главы Администрации города, срок исполнения которого был продлен главой Администрации города, принимает глава Администрации города.
Основанием для снятия с контроля может служить:
— изданный и подписанный соответствующий документ;
— информация (справка) исполнителя о результатах исполнения документа;
-письменная резолюция заявителя на регистрационной карточке.
В информации о результатах исполнения документа должны быть отражены конкретные результаты работы по исполнению документа.
Одновременно вносится предложение о снятии с контроля исполненных документов. Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки.
В случае, если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.
Информация об исполнении документа вместе с подлинником документа (или копиями) и поручением по его исполнению направляется в общий отдел для помещения в дело.

2. Начальнику Общего отдела (Беляковой Л.Н.) обеспечить опубликование настоящего распоряжения на сайте Администрации города Обнинска и довести его до сведения всех сотрудников Администрации города в электронном виде.
3. Возложить контроль за исполнением настоящего распоряжения на заместителя главы Администрации города по вопросам управления делами
Шапшу В.В.

Глава Администрации города А.А.Авдеев

Шаблонные фразы для деловой переписки

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

• Просим.
• Также просим.
• А также просим.
• Сообщаем.
• Одновременно сообщаем.

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

• Во-первых. Прежде всего.
• Во-вторых. Затем.
• В-третьих. В заключение.
• Переходя к следующему вопросу.
• Что касается вопроса о.
• Учитывая все вышесказанное.
• Исходя из вышесказанного.
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о.
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть.
• В заключение выражаем надежду на.
• В заключение хотим напомнить Вам о.

Стандартные выражения деловой переписки

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты.
• В связи с неполучением счета-фактуры.
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям.
• Ввиду задержки получения груза.
• Вследствие изменения цен на энергоносители.
• Учитывая, что производственные показатели снизились на.
• Учитывая социальную значимость объекта.

При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от.
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью.
• Ссылаясь на Ваш запрос от.
• Ссылаясь на устную договоренность.
• В ответ на Ваше письмо (запрос).
• В соответствии с нашей договоренностью.
• На основании нашего телефонного разговора.
• На основании устной договоренности.
• Согласно постановлению правительства.
• Согласно Вашей просьбе.
• Согласно протоколу о взаимных поставках.
• Согласно спецификации.
• Ссылаясь на переговоры.

Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса.
• В целях выполнения распоряжения.
• Для согласования спорных вопросов.
• Для согласования вопросов участия.
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов.
• В целях безопасности прохождения груза.
• В ответ на Ваш запрос.
• Во избежание конфликтных ситуаций.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.

Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:

• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным,
деятельность — успешной,
вклад — значительным,
позиции — конструктивными (прочными),
доводы — вескими,
необходимость — настоятельной,
спектр (услуг) — широким,
скидки — значительными / незначительными,
предложение — конструктивным,
разногласия — существенными / несущественными,
рентабельность — высокой / низкой,
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.