Кто имеет право подписывать акт взаимозачета

Как составляется акт взаимозачета в 2021 году

Нередко происходит такой сценарий сотрудничества, когда обе стороны друг другу отгрузили товар, предоставили услугу или выполнили работу. Тогда у них возникают взаимные требования по оплате выполненных работ. При этом если требования выражены в одинаковых суммах, то предприятия обмениваются актами взаимозачета о встречных однородных финансовых претензиях.

Согласно ст. 410 ГК РФ, акт взаимозачета между организациями может составляться согласно 3 сценариям:

  • В процессе сверки взаимных долгов с последующим погашением требований за подписями ответственных лиц с проставлением печати;
  • В процессе формирования протокола зачетных однородных притязаний;
  • При составлении соглашения между участниками сотрудничества о встречном погашении взаимных требований.

Зачет может быть оформлен между двумя или даже тремя организациями, в первом случае составляется двусторонний акт взаимозачета, во втором – трехсторонний.

Формировать акт взаимозачета доступно в электронном формате или от руки в произвольной форме, так как унифицированным вариантом документ не обладает. Для его составления достаточно взять обычный лист А-4, но можно и фирменный бланк организации с логотипом.

Важно: составлять акт зачета взаимных требований необходимо в том количестве экземпляров, сколько существует участников сделки, так как подобные отношения могут сложиться и между тремя организациями, а то и больше, все экземпляры обязательно подписываются руководителями предприятия.

Образцы трехстороннего и двустороннего акта зачета взаимных долгов скачайте ниже.

  1. Правила составления акта взаимозачета между организациями
  2. Когда зачет взаимных требований недоступен по закону
  3. В каких случаях используется трехсторонний взаимозачет
  4. Образец для скачивания 2017 – 2018
  5. Вопросы и ответы

Правила составления акта взаимозачета между организациями

Бланк зачета взаимных требований обязательно должен содержать следующие сведения:

  • Реквизиты и наименования предприятий;
  • Число и место составления;
  • Название самого документа;
  • Необходимо сослаться на удостоверяющие бумаги, на основании которых действуют представители компаний;
  • Указать основания – реквизиты документов, по которым возникли взаимные долги и требования, подлежащие зачету между организациями;
  • Перечень обязательств;
  • Окончательную сумму долга, подлежащую зачету.

При этом после составления в качестве приложений к акту прикладываются копии всех перечисленных документов.

Важно: акт взаимозачета должен содержать сведения, как погашается сумма – полностью или частично, а при наличии после взаимозачета оставшейся суммы необходимо указать срок полного погашения остаточного долга.

Примерный образец двустороннего и трехстороннего акта взаимозачета можно бесплатно скачать внизу статьи.

Страница 1

Страница 2

Когда зачет взаимных требований недоступен по закону

Законодательством четко регламентируются случаи, когда взаимозачет невозможен, такое может произойти в следующих вариантах:

  • При начале процесса ликвидации одной из сторон по причине банкротства или при истечении исковой давности;
  • Во время взыскания алиментов или возмещения вреда здоровью потерпевшему;
  • Если один из участников совершил вклад в уставной капитал компании;
  • Когда во взаимозачете фигурируют неоднородные требования;
  • При возникновении взаимозачета по разным валютным операциям;
  • Прочие противоречащие законодательству случаи.

В каких случаях используется трехсторонний взаимозачет

Если в сотрудничестве участвовали 3 фирмы, каждая из которых другому участнику предоставляла услуги, к примеру, одна организация поставила платья под продажу другой на такую-то сумму, а другая предоставила третьей ткань на пошив изделий на такую-то сумму.

В результате провелись сверки между тремя сторонами, которые утвердили выполнение взаимозачета на определенную сумму.

Составляется акт зачета взаимных требований между тремя организациями, в котором кроме формальностей указывается сумма долга каждого из участников и обязательства по взаимозачету определенной ранее суммы, а оставшиеся долги каждого из участников расписывается к полному погашению на определенный период.

  • Акт взаимного зачета требований трех организаций, как и полагается, должен быть подписан уполномоченными лицами каждой стороны и главным бухгалтером.
  • Кроме этого, все суммы, указанные в акте и приложениях, имеют отдельную строку для налога на добавленную стоимость.
  • К документу, кроме приложений и копий накладных, прилагаются акты сверки.

Трехсторонний акт может выглядеть так (образец скачайте ниже):

Страница 1

Страница 2

Что нужно учесть при составлении взаимного зачета требований

Утверждение, что вариант взаимозачета целесообразен только при недостатке средств к расчету неверно, такой вариант следует использовать при любой возможности, так как он является самым выгодным способом расчета.

Так как при финансовом расчете, если одна организация имеет достаточно средств и выполняет полное погашение своей задолженности, то не факт, что контрагент ответит тем же способом, он может полученные средства пустить на совершенно другие нужды, решив, что долг терпит.

А если в таком случае вместо расчета подписать акт взаимозачета, то существует обоюдная возможность погасить долги перед контрагентом, и тогда существует полная уверенность в том, что не только платежеспособная организация платит, но и та, которая стоит на грани банкротства.

Акт взаимозачета – достаточно удобный документ, применяемый во взаимоотношениях между деловыми партнерами, и его правильное и своевременное применения делает удобным обмен взаимными обязательствами, что ведет к погашению долгов.

Образец для скачивания 2017 – 2018

Скачать образец акта взаимозачета между двумя организациями – ссылка.

Скачать трехсторонний акт зачета взаимных требований – ссылка.

Вопросы и ответы

Вопрос 1: Как правильнее оформить взаимозачет задолженностей двух организаций – письмом или актом?

Ответ: Правильный составить двусторонний акт, где будут прописаны сведения об обеих сторонах, размер погашаемой взаимной задолженности и подписи обеих сторон в знак согласия.

Вопрос 2: Нашей компании был поставлен товар в декабре 2017 года, срок по оплате истекает в апреле 2018 года. В декабре наша компания оказала поставщику услугу по стоимости, совпадавшей с нашей задолженностью. Возможно ли провести взаимозачет?

Ответ: Да, можно оформить зачет взаимной задолженности при согласии обеих сторон – составить акт.

Если у вас остались вопросы – задайте их в комментариях ниже и получите ответ эксперта бесплатно!

Акт взаимозачёта между организациями

Акт взаимозачета обычно составляют в тех случаях, когда между предприятиями-контрагентами существует взаимная задолженность. Вид задолженности не имеет значения – она может быть финансовой или в форме каких-либо иных материальных ценностей. Однако при составлении акта взаимозачета важнейшее условие заключается в том, чтобы встречные требования носили однородный характер (например, денежные претензии с обеих сторон).

Акт оформляется при взаимном соглашении сторон, по заявлению одной из них.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Чаще всего акт взаимозачета используют представители малого и среднего бизнеса, столкнувшиеся с финансовыми проблемами. Этот вариант предлагает им возможность взаимного «списания» долгов грамотным и законным способом или же заключение сделок путем простого обмена какими-либо равнозначными материальными ценностями. Однако, существует ряд ситуаций, когда составление акта взаимозачета не представляется возможным. В частности:

  • если задолженность наступила в связи с взысканием алиментов;
  • если задолженность образована в связи с внесением средств в уставной капитал;
  • если задолженность случилась вследствие возмещения вреда, причиненного здоровью либо жизни;
  • если задолженность наступила при исполнении обязанностей по пожизненному содержанию;
  • задолженность утрачивает значение, если по ней истек срок исковой давности;
  • иных случаях, в соответствии с законом РФ или предусмотренных письменными договорными отношениями между сторонами.
Читайте также  Как заполнить направление на медосмотр мясник

Как составить Акт взаимозачета

В акте взаимозачёта может фигурировать как две стороны (основной вариант), так и более. Каждой — свой экземпляр!

Унифицированной, строго утвержденной формы акт взаимозачета не имеет, поэтому юридические лица вправе писать его по собственному разработанному шаблону или в свободном виде. Для оформления акта можно взять обычный лист А4 формата, при этом написать его можно от руки или напечатать на компьютере.

Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из заинтересованных сторон. В тех случаях, если в процедуре взаимозачета участвует третья сторона – для нее также должен быть создан отдельный экземпляр. Каждая копия акта должна быть в обязательном порядке подписана руководителями организаций (или уполномоченными на подписание подобного рода документов сотрудниками).

Если представители организаций хотят проштамповать документ, то его можно заверить печатью, хотя делать это не обязательно (с 2016 года юридические лица вправе не пользоваться в своей работе печатями и штампами, однако следует учесть тот момент, что многие государственные структуры, в том числе судебные инстанции, по прежнему требуют её наличия).

В Акт взаимозачета в обязательном порядке нужно внести

  • сведения о предприятиях, достигших договоренности по взаимозачету;
  • основания возникновения задолженностей (здесь достаточно указать документы, по которому они возникли);
  • список обязательств;
  • окончательную сумму долга.

К акту в обязательном порядке нужно приложить копии документов, по которым возникли задолженности.

Инструкция по заполнению акта взаимозачета

Акт имеет вполне стандартную структуру с точки зрения делопроизводства.

  • В «шапке» акта пишется название документа с коротким обозначением его сути. Далее вписывается населенный пункт, в котором ведет деятельность компания, выписывающая акт, а также дата его создания.
  • Затем указывается информация о первой компании: вносится ее наименование с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Указываем, на основании какого документа он действует (Устав, Доверенность, Положение и т.п.).
  • Далее аналогичная информация вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица и документ, на основании которого он действует.

Вторая часть акта касается подробных сведений о том, на основании каких договоров возникли взаимные задолженности (с указанием ссылки на них – номера и даты составления), а также полные их суммы с обеих сторон (цифрами и прописью).

Фиксируется факт согласия погашения взаимных финансовых (или иных материальных) претензий путем взаимозачета (здесь следует обязательно указать, полный или частичный взаимозачет). Если одна сторона должна второй большую сумму, то в акте следует прописать, в течение какого срока с момента его подписания, оставшийся долг должен быть погашен.

В завершающей части акт должен быть подписан всеми заинтересованными сторонами (здесь указывается должность, фамилия, имя отчество сотрудника подписывающего документ). Акт можно заверить печатями, но это не обязательно.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Акты взаимозачета

При взаимозачете составляется ли договор взаимозачета и как он оформляется? Или же только по акту (соглашению) о взаимозачете?

Будет ли договор взаимозачета являться подтверждением оплаты по договору? Или нужно составлять акт о взаимозачете вместо договора?

В акте взаимозачета зафиксирован курс на 31.07, встречные требования и дата акта взаимозачета 31/08, можно ли фиксировать более ранний курс в акте взаимозачета?

Пожалуйста прерывает ли течение срока исковой давности односторонний Акт взаимозачета, с оговоркой, что в случае, если до. числа не поступит отказ от акта взаимозачета, зачет считается проведенным (отказа от зачета не поступало). Стоит ли предъявлять иск, если в подтверждение о перерыве срока исковой давности есть только такие акты взаимозачета?

Заранее благодарна за ответ.

Акта взаимозачета между компаниями подписаны главными бухгалтерами. Имеют ли подписи главного бухгалтеру полномочия для проведения зачета? Или акты должен подписать именно руководитель?

У меня такая ситуация. Купила квартиру по взаимозачету с подрядчиком. Акт взаимозачета подписан тремя сторонами: застройщиком, подрядной организацией и мной. Предварительный договор купли-продажи квартиры заключен с застройщиком. В договоре прописано что квартира передается по акту взаимозачета с подрядной организацией. Также есть письмо от застройщика, в котором указано что приобретенная мной квартира отписана подрядчику. Ключи выдали, акт приема-передачи квартиры подписан, заключен договор на газ, платим квартплату за квартиру. Но застройщик не оформляет собственность уже год. Скажите пожалуйста, если я подам в суд, смогу ли я выиграть с иском обязать оформить квартиру в собственность?

И если вдруг я проиграю суд, возможно ли подать иск снова?

Нужно ли составлять акты взаимозачета между обществами при слиянии двух ОАО, если имеется ряд неисполненных обязательств.

Я ИП Потапова Е. А., полгода назад поменяла фамилию. Поставщик сейчас с меня требует акт взаимозачета от Лютовой Е.А. (моя бывшая фамилия) и Потаповой Е. А., потому что по его документам деньги получает от Лютовой, а отгружает Потаповой. Правомерно ли составление акта взаимозачета и как мне его оформить? Спасибо.

Может ли акт взаимозачета быть подтверждением оплаты по договору?

Как составить акт взаимозачета между сторонами по аренде нежилого помещения, если арендатором были закуплены стройматериалы в пользу арендодателя, для последующего взаимозачета по аренде за помещение.

Нужно ли составлять акты взаимозачета между обществами, которые приняли решение об объединении, если между ними имеется ряд неисполненных обязательств.

Можно ли на вашем сайте найти пример трехсторонний акт взаимозачета?

Прошу помочь советом по следующему вопросу. Дело в том, что управляющая компания подала на меня иск в мировой суд о взыскании задолженности за свои услуги. Однако у меня есть документы (справки, чеки), которые позволяют доказать, что путем взаимозачета у меня долга перед управляющей компании нет. Вопрос: каким образом можно обратиться в суд с просьбой о взаимозачете? На какие правовые акты и Постановления ВС РФ можно при этом сослаться, чтобы мировой судья обязан был принять мои документы к рассмотрению? Спасибо.

В течении года главный бухгалтер контрагента подписывал нам акты сверки и акты взаимозачёта по разным договорам, сейчас выясняется, что якобы всё он не имел права подписи таких документов. Что нам делать? Заранее спасибо!

Муниципальное образование сдает в аренду нежилое помещение коммерческой организации. Организация выполнила в помещении капитальный ремонт. Возможно ли зачесть сумму, потраченную на ремонт, в счет арендной платы? Нет ли противопоказания для взаимозачета исходя из того, что одна сторона взаимозачета муниципальное образование? Ответьте, пожалуйста, со ссылкой на нормативно-правовые акты!

Квартира в собственности меньше 3 лет (досталась по наследству). В 2014 продала за 2700000 р., в этом же году спустя пару месяцев (ждала одобрение ипотеки) купила другую квартиру в строящемся доме с использованием ипотеки за 3335000 р. Получение квартиры планируется в 3 квартале 2016, соответственно акта приема-передачи на руках пока нет, только договор покупки квартиры. 7 мая 2015 подала 3 ндфл в налоговую. Перед продажей-покупкой консультировалась у инспектора в налоговой о взаимозачете налога с продажи и вычета с покупки. Инспектор сказал, что взаимозачет возможен и платить сначала налог, а потом получать вычет не нужно. Спустя 3 месяца проверки документов мне позвонили с налоговой и сказали, что так нет акта приема-передачи квартиры, я должна была заплатить налог в размере 221000 р. еще до 15 июля и ни о каком взаимозачете не может быть и речи. Действительно ли в моем случае взаимозачет невозможен или все же налоговая не права. Что можно сделать в данной ситуации. Спасибо.

Читайте также  Акт возврата денежных средств по кассе 2019

Муж продал квартиру (в собственности менее 3-х лет) в июне, в августе купил в строящемся доме. Единственное жилье. Деньги внес полностью, есть договор купли-продажи и чек из Сбербанка. Акт осмотра квартиры подписан (в сентябре). Заселение откладывается третий месяц, что законно по условиям договора. В налоговой сказали, что взаимозачет НДФЛ не пройдет, т.к. квартира еще не получена — нет акта приемки. И покупка будет действительна в 2016 году, по факту заселения и подписания акта приемки квартиры. Но ведь договор подписан в 2015 году и деньги внесены в то же время. Расторжение сделки невозможно. Как можно оспорить отказ налоговой во взаимозачете? Спасибо. С уважением. Нина.

Наша организация должна денег другой компании. Эта компания 2 года не требовала возврата долга по устным договоренностям. В Августе этого года они сделали у нас заказ на сумму 4 мил. Руб. оплачивать они не собираются. Директор отказывается подписывать акт взаимозачета. Можно ли нам с них через суд взыскать эти 4 мил.? И суд не поставит взаимозачет за счет нашего перед ними долга? Вед у нас разные договора поставок и взаимоотношения по товарам тоже.

Если РАО «***» и АО «» акционеры большинством голосов приняли решение об объединении. Нужно ли составлять акты взаимозачета между обществами, поскольку между РАО «***» и АО «» имеется ряд неисполненных обязательств?

Можно ли подписывать акт взаимозачетов с нерезидентом? (Е. Коломейцева 12 января 2015 г.)

Е. Коломейцева,

САР, директор ТОО «Аbsolute Consult»

МОЖНО ЛИ ПОДПИСЫВАТЬ АКТ ВЗАИМОЗАЧЕТОВ С НЕРЕЗИДЕНТОМ?

«B» (Экспедиторы), резиденты Республики Казахстан, заключили международный договор по перевозке грузов в международном сообщении с нерезидентом, Компанией «M», являющейся оффшорной компанией и не являющейся налогоплательщиком. Согласно заключенному международного договору по перевозке грузов в международном сообщении, Нерезидент, Компания «B» является «Заказчиком», т. е. клиентом для ТОО «М», для которого ТОО «B», как экспедитор, представляет услуги по территории РК железнодорожным транспортом. Также между Сторонами было заключено дополнительное соглашение к международному договору по перевозке грузов в международном сообщении, где ТОО «B» является «Заказчиком, т. е. клиентом Нерезидента, Компании «М», которая в свою очередь представляют услуги как экспедитор для ТОО «B» по территории Республики Узбекистан железнодорожным транспортом. В международном договоре и дополнительном соглашении, заключенными между ТОО «B» и Компании «М» «ЗАКАЗЧИК», т. е. Клиент поручает, а Экспедитор принимает на себя обязанности за определенное вознаграждение и за счет Клиента, обязуется оказать экспедиторские услуги по организации перевозок грузов Клиента железнодорожным транспортом в республиканском и международном сообщениях, включая транзит. Существуют ли ограничения на проведение взаимозачетов расчетов между резидентами РК и нерезидентами (оффшорными компаниями), чтобы не перегонять денежные средства со счета, на счет и обратно, имеют ли законное право «Стороны» подписывать Акт взаимозачетов по выполненным работам друг перед другом? Если да, то имеются ли ограничения в сроках подписания данных Актов взаимозачетов по выполненным услугам?

Комментарии. В вопросе, приведенном выше, рассматривается ситуация, когда один и тот же контрагент, с точки зрения учета, рассматривается одновременно и как дебитор (который должен за оказанные ему услуги) и как кредитор (которому должны за оказанные им услуги).

Положения Налогового кодекса. На основании пункта 4 статьи 193 Налогового кодекса зачет требования долга, проводимого в счет погашения задолженности перед нерезидентом по выплате доходов из источников в РК, рассматривается как выплата дохода нерезиденту. То есть налоговым законодательством РК предусмотрен такой вариант выплаты дохода нерезиденту, при этом никаких ограничений по суммам кредиторской и дебиторской задолженности по которым проводится взаимозачет, не установлено.

В данном случае необходимо учитывать тот факт, что любой вид дохода, выплаченной нерезиденту, зарегистрированному в государстве со льготным налогообложением, путем проведения взаимозачета, на основании подпункта 4 пункта 1 статьи 192 Налогового кодекса будет являться доходом, подлежащим налогообложению КПН по ставке 20% (подпункт 2 статьи 194).

Стандарты финансовой отчетности, в частности, пункт 42 МСФО 32 уточняет, что взаимозачет должен применяться тогда, когда предприятие имеет на текущий момент юридически закрепленное право осуществить зачет признанных сумм, а также, чтобы данное право сохранялось при всех потенциальных будущих сценариях, включая дефолт, банкротство и реорганизацию. Но опять же, не содержит никаких ограничений по суммам кредиторской и дебиторской задолженности, по которым проводится взаимозачет.

Что касается сроков подписания актов взаимозачетов, то если рассматривать проведение взаимозачета, как аналог расчета за полученные/выполненные услуги, то срок подписания приравнивается к срокам оплаты, предусмотренными договорами, на основании которых возникла как дебиторская, так и кредиторская задолженность.

Сверка расчетов с контрагентом

Акт сверки, как принято, составляют организации, между которыми установлено продолжительное сотрудничество. Если одна компания отгружала другой товар, выполняла для нее работы или оказывала какие-нибудь услуги, а вторая перечисляла ей за это денежные средства, причем скорей всего округленными суммами, то почти наверняка у одной из сторон образовалась задолженность. Как подтвердить эту задолженность – подписать с контрагентом взаимный акт сверки. О том, как это сделать расскажем в данной статье.

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, рекомендуется делать это регулярно. Сверка расчетов с контрагентом избавит Вас от ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.

Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.02.2013 N 13096/12).

Законодательство не обязывает контрагентов сверять свои учетные данные для определения задолженности. Стороны сверку проводят по собственной инициативе. А результаты, полученные при сверке, оформляют специальным документом — актом.

Для чего нужен акт сверки расчетов

Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволяет избежать неточностей в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по Вашим учетными данными, то это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно и никакие платежи или отгрузки не пропущены и не «задвоены».

Помимо этого, акт сверки взаимных расчетов можно предъявить в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.

Также акт сверки является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давности (общий срок исковой давности составляет три года согласно ст. 196 ГК РФ). При этом, по п. 2 ст. 200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. То есть, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора. Однако срок этот прерывается и начинается заново, в частности со дня, когда должник совершил действия, свидетельствующие о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). А подписание акта сверки расчетов как раз и относится к этому (смотри п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 12.11.2001 N 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18). Таким образом, со дня подписания акта сверки расчетов срок исковой давности отсчитывается заново.

Читайте также  Номер закона об инвалидах

Есть и еще ситуация, когда сторонам обязательно потребуется составить акт сверки расчетов. Речь идет о взаимозачете. Если между компаниями заключены хотя бы два договора и по ним имеются взаимные задолженности, то проще заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по данным договорам. А уточнить сумму взаимных задолженностей поможет акт сверки расчетов.

По правилам бухгалтерского учета все организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Среди имущества и обязательств выделяют такой вид как расчеты, инвентаризация которых так же проводиться в обязательном порядке. И самый удобный и быстрый способ инвентаризировать Ваши расчеты с контрагентами – это оформление актов сверок.

Период сверки расчетов

Перед началом сверки, необходимо определить период, за который следует учитывать данные. Если сверка расчетов уже проводилась контрагентами ранее, тогда все просто: данные для новой сверки берутся за период со дня окончания предыдущей сверки. Соответственно, задолженность на конец предыдущей сверки будет являться суммой долга на начало текущей сверки.

В случае, когда сверка между контрагентами проводится первый раз, самое правильное — включить в нее данные за весь период сотрудничества. Но это бывает не так просто: операций могло быть очень много. Тогда сверку лучше провести поэтапно. Стороны должны договориться, например, что сейчас будет проводиться сверка за период с начала текущего или прошлого года по сегодняшнюю дату. При необходимости они могут сделать сверку позднее за предыдущие периоды, если по результатам сверки не придут к единой сумме задолженности.

Порядок сверки

Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности – формирует акт сверки (практически все программные продукты содержат в своем функционале данный документ) и сообщает об этом (передает акт сверки) представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации оформляет акт сверки в 2-х экземплярах, подписывает его со стороны своей организации и передает на подпись во вторую компанию.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то рекомендуем поступить по следующему алгоритму.

1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ бухгалтеру второй организации.

2. Бухгалтер второй компании вносит свою учетную информацию, и таким образом выявляются расхождения.

3. Сторона, допустившая ошибку в учете, корректирует свои учетные данные.

4. Бухгалтер первой организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.

5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Иногда акт сверки может быть подписан с расхождениями. Такие ситуации могут возникать, например, когда период, за который сверяются компании, уже «закрыт», то есть сформирована бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Отметим, что Вам не обязательно проводить сверку расчетов со всеми контрагентами. Сделайте выборку по количеству операций или по размерам сумм.

Если контрагент не желает сверяться, все равно направьте ему составленный Вами акт. И сделайте оговорку о том, что при молчании контрагента в течение недели Вы будете считать, что он с долгом согласен. Проигнорировать такой акт Вашему партнеру будет сложно. А чтобы подобных проблем у Вас впредь не возникало, изначально в договор включайте условие о том, что сверку проводить обязательно. Также в договоре целесообразно предусмотреть детальный порядок этой процедуры

Что отражается в акте сверки

Унифицированной формы акта сверки расчетов не существует (Письмо Минфина России от 18.02.2005 N 07-05-04/2). Поэтому советуем разработать свой бланк и утвердите его в качестве приложения к учетной политике.

Приведем список реквизитов, которые должен содержать акт сверки расчетов:

1) наименование документа;

2) период, за который проводится сверка;

3) наименования сторон;

4) даты подписания акта;

5) реквизиты договора, по которому проводится сверка;

6) ссылки на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.);

7) суммы операций (факта хозяйственной жизни) в денежном выражении;

8) начальное и конечное сальдо в денежном выражении;

9) подписи сторон и Ф.И.О. лиц, подписавших акт;

10) печати сторон.

Вместе с тем отметим, что отсутствие какого-либо из перечисленных реквизитов автоматически не влечет недействительность акта.

Далее должны фигурировать данные, которые Вы сверяете. То есть, с одной стороны, это показатели Вашего учета. А с другой — информация Вашего контрагента. Руководствуйтесь тем, что в учете контрагентов операции по одному и тому же договору отражаются зеркально. Так, если у Вас в учете значится дебиторская задолженность, то у контрагента будет кредиторская. В налоговых терминах это будет приход и расход.

Кто подписывает акт сверки?

Акт сверки составляют в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон. Он может быть подписан в качестве уполномоченных лиц единоличным исполнительным органом организации (генеральным директором, директором, президентом и т.д.), либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Судебная практика. Представленные продавцом акты сверок взаимных расчетов признаны судами недопустимыми доказательствами, поскольку они подписаны в одностороннем порядке и не подтверждаются первичными бухгалтерскими документами (Определение ВАС РФ от 30.01.2013 N ВАС-48/13).

Суды не принимают в качестве доказательства акты сверки, подписанные неуполномоченными лицами.

Судебная практика. Акт сверки расчетов не принят судом в качестве доказательства прерывания срока исковой давности, поскольку подписан неуполномоченным лицом (Определение ВАС РФ от 09.01.2013 N ВАС-17480/12).

Даже главный бухгалтер не является лицом, имеющим право выступать от имени предприятия без доверенности.

Судебная практика. При отсутствии в деле доверенности, подтверждающей полномочия главного бухгалтера, его подпись на акте сверки не является признанием долга ответчиком, а сам акт — основанием для перерыва течения срока исковой давности (Определение ВАС РФ от 21.08.2013 N ВАС-11147/13).