Оформление штатного расписания организации

Составление штатного расписания

«Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение», 2008, N 6

Нормы Трудового кодекса подразумевают наличие штатного расписания у работодателя (ст. ст. 15, 57). Этого уже достаточно для того, чтобы уделить ему должное внимание. Кроме того, бюджетные учреждения в соответствии со штатным расписанием составляют смету доходов и расходов, а также начисляют заработную плату сотрудникам. Рассмотрим особенности его составления и применения.

Как уже было сказано, штатное расписание является одним из документов для определения оплаты труда. Его наличие, отсутствие и содержание зависят от работодателя. Штатное расписание обязательно должно присутствовать в учреждении, если трудовыми договорами определены должности, специальности.

Квалификационная характеристика

При условии выполнения работ по определенным должностям, профессиям, специальностям, связанных с предоставлением компенсаций, льгот и с ограничениями, наименование таких должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).

Постановлением Минтруда России N 9 определен Порядок применения квалификационного справочника. Квалификационные характеристики каждой должности состоят из трех разделов:

  1. «Должностные обязанности» — содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему определенную должность.
  2. «Должен знать» — содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.
  3. «Требования к квалификации» — определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.

Постановление Минтруда России от 09.02.2004 N 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям квалификационных характеристик определяет аттестационная комиссия организации.

Квалификационные характеристики должностей служащих физической культуры и спорта утверждены Приложением 9 к Постановлению Госкомспорта СССР от 20.05.1991 N 6/4а-13 «О совершенствовании организации заработной платы работников ведущих профессий учреждений и организаций физической культуры и спорта».

Оформление штатного расписания

Форма штатного расписания (N Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России N 1 . В п. 2 данного Постановления говорится о ее применении всеми организациями независимо от формы собственности, следовательно, и бюджетными учреждениями. Данная форма используется уже не один год. Однако все еще возникает много вопросов по ее оформлению. Рассмотрим самые важные из них.

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

При необходимости учреждение на основании Постановления Госкомстата России N 20 может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты формы N Т-3 должны оставаться неизмененными, так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом учреждения. Если в какой-либо графе документа нет сведений, ее следует оставить пустой.

Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы.

Сначала необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Наименование организации допустимо указывать и полным, и сокращенным.

Номер штатного расписания может содержать буквенный индекс для удобства регистрации. Даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут как совпадать, так и не совпадать. Документ может быть утвержден не в день составления, а позже. Дата его вступления в законную силу может быть более поздней по сравнению с датой составления.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

При оформлении штатного расписания могут возникнуть вопросы о порядке заполнения некоторых граф (Указания по применению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенные в Постановлении Госкомстата N 1 (далее — Указания по применению унифицированных форм)):

  • при заполнении графы 4 неполная штатная единица указывается в долях, например 0,2, 0,5, 2,75;
  • в графе 5 указывается в рублях месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации;
  • в графах 6 — 8 показываются стимулирующие и компенсационные выплаты.

В ч. 4 ст. 133 ТК РФ перечислены доплаты, надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты. В настоящее время надбавки к заработной плате используются как стимул для повышения эффективности труда работников. В частности, они применяются за высокие производственные показатели, высокое профессиональное мастерство, высокие достижения в труде, за выслугу лет.

Надбавки и доплаты могут выплачиваться в твердой сумме (в этом случае при изменении оклада размер надбавок и доплат может быть как сохранен, так и изменен) либо в процентах (тогда их размер автоматически изменяется вместе с окладом). Премии, доплаты и надбавки, используемые в учреждении, должны быть зафиксированы в локальном нормативном акте — коллективном договоре, положении о персонале, положении о зарплате и премировании.

Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то допускается в соответствующих графах указывать проценты или коэффициенты.

Если произошло сокращение штата или численности работающих, то новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления, так как о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены работодателем персонально под расписку за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ).

Изменения и дополнения в штатное расписание могут вноситься работодателем в любом количестве без ограничения. Единственное условие: изменения должны быть внесены на основании локального нормативного акта (приказа или распоряжения). Обязательной является дата, с которой вводится данное штатное расписание. Для учета количества штатных расписаний бухгалтерия или отдел кадров должны вести специальный регистр, форму которого учреждение разрабатывает самостоятельно.

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

Штатный список (расстановка)

В настоящее время дополнительно к штатному расписанию многие организации составляют штатный список. Его также называют штатной расстановкой. Этот документ необязательный, но удобный для работы кадровиков и бухгалтеров. Он позволяет быстро отследить число занятых и свободных мест в организации, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа нет, поскольку это внутренняя разработка каждого работодателя.

По мнению автора, за основу штатного списка можно взять штатное расписание и добавить графу «Ф.И.О. сотрудника». Таким образом, будут видны и структурное подразделение (отдел), где работает сотрудник, и наименование его должности, а также оклад и полагающиеся ему надбавки. Кроме того, по штатному списку легко выяснить количество вакансий.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание до его утверждения должно быть подписано руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. В бюджетных учреждениях, как правило, штатное расписание утверждается вышестоящим органом, но согласно Письму Росспорта от 12.12.2006 N СК-02-10/3685 штатное расписание спортивной школы утверждается в пределах имеющегося фонда оплаты труда ее директором.

Практика применения штатного расписания

На практике возникают вопросы по поводу применения штатного расписания, в том числе связанные с налогообложением. Рассмотрим некоторые из них.

ЕСН, налог на прибыль

Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. В Налоговом кодексе нет прямой связи между обоснованностью затрат на оплату труда и наличием у налогоплательщика штатного расписания, но в отдельных разъяснениях судей, Минфина обосновывается данная зависимость. Рассмотрим подобный случай.

На практике налогоплательщик часто приглашает сторонние организации для выполнения определенных функций. При этом в штате имеется специалист, на которого возложены аналогичные функции. В данной ситуации уменьшить прибыль на данные расходы можно, если выполняемые функции не дублируют обязанности штатного специалиста (Письма Минфина России от 08.10.2003 N 04-02-05/3/78, от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/167). Также с этим согласны и судебные органы (Постановления ФАС ЗСО от 07.09.2005 N Ф04-5839/2005(14601-А46-26), ФАС ВВО от 19.01.2004 N А11-4426/2003-К2-Е-1961).

В другом случае налогоплательщики смогли документально доказать, что не происходит дублирования функций штатных работников (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 15.06.2005 N А40-9344/05-80-41).

При проведении выездных проверок Фонд социального страхования также обращает внимание на наличие штатного расписания (п. 89 Методических указаний N 24 , п. 57 Методических указаний N 134 ).

Постановление ФСС РФ от 17.03.2004 N 24 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам».
Постановление ФСС РФ от 04.12.2003 N 134 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам».

Отсутствие у организации штатного расписания проверяющие считают нарушением законодательства о труде и его охране, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5000 руб., а организация — от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Другие вопросы

Вопрос: Должны ли наименования должностей в документах кадрового учета (штатном расписании, личной карточке и т.д.) в обязательном порядке соответствовать их наименованиям в квалификационных справочниках?

Для ответа на данный вопрос сначала обратимся к Трудовому кодексу и Указаниям по применению унифицированных форм. Для большинства должностей, профессий, специальностей такие требования отсутствуют.

Далее рассмотрим Постановление Минтруда России от 21.08.1998 N 37, которым утвержден Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. В нем указано, что он рекомендован для применения в организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм, то есть он носит не обязательный, а рекомендательный характер.

Кроме того, квалификационные справочники устаревают, и отдельные современные должности в них отсутствуют, например должность секретаря-референта или офис-менеджера.

Поэтому в большинстве случаев, по мнению автора, строгого соответствия между наименованиями должностей, профессий, специальностей в кадровых документах учреждения и в квалификационных справочниках может не быть. Главное, чтобы в должностной инструкции работника были четко прописаны его обязанности.

Читайте также  Составить трудовой договор цена

Однако одним из обязательных условий трудового договора является указание трудовой функции работника. При этом не стоит забывать о нормах ст. 57 ТК РФ.

Аналогичные требования предъявляются и к заполнению трудовых книжек. Поэтому информация о внесении изменений и дополнений в квалификационные справочники доводится до сведения заинтересованных работников. После чего в их трудовые книжки на основании приказа работодателя вносятся соответствующие изменяющие или дополняющие записи (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек ).

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В такой ситуации стоит и в документах кадрового учета указывать наименование должностей, профессий, специальностей в соответствии с их наименованиями в соответствующих квалификационных справочниках. К тому же многие унифицированные формы первичной учетной кадровой документации заполняются именно на основании сведений, содержащихся в трудовых договорах и трудовых книжках (Постановление Госкомстата России N 1).

Вопрос: Сотрудники бюджетного учреждения, кроме заработной платы по штатному расписанию, получают единовременные выплаты за выполнение работ по госконтрактам. Могут ли начисляться сотруднику отпускные из бюджетных средств с учетом его доходов из внебюджетных источников при отсутствии у учреждения на момент ухода сотрудника в отпуск средств, полученных от предпринимательской деятельности?

При планировании расходов за счет средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, следует учитывать все затраты, которые необходимы для выполнения работ на основе соответствующих государственных контрактов, заключаемых государственными бюджетными учреждениями, включая дополнительные расходы, возникающие в результате принятия обязательств по их выполнению, в том числе выплату отпускных сотрудникам в соответствии с трудовым законодательством.

Статьей 38 БК РФ предусмотрен принцип адресности и целевого характера бюджетных средств, который означает, что бюджетные средства выделяются для распоряжения ими конкретным получателем на конкретные цели. Любые действия, приводящие к нарушению адресности предусмотренных бюджетом средств либо к направлению их на цели, не обозначенные в бюджете при выделении конкретных сумм, являются нарушением бюджетного законодательства.

Согласно положениям БК РФ бюджетное учреждение использует бюджетные средства в соответствии с утвержденной главным распорядителем бюджетных средств сметой доходов и расходов. Использование средств, выделенных из федерального бюджета на содержание бюджетного учреждения, на цели, не предусмотренные в утвержденной смете доходов и расходов на соответствующий финансовый год, в том числе на выплату заработной платы и отпускных сотрудникам, указанных в смете доходов и расходов от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, является нецелевым использованием средств федерального бюджета.

Как правильно составить штатное расписание в 2021 году

Штатное расписание — это документ, которым оформляется структура, численность и размер заработной как в целом по предприятию, так и по каждой отдельной должности. Его необходимость в организации часто вызывает споры.

  • Когда может выйти на пенсию многодетная мать
  • Как оплачивается труд при суммированном учете рабочего времени
  • Обзор законодательства за период с 25 по 31 октября
  • Сроки сдачи статформ в Росстат перенесли из-за коронавирусных выходных
  • Что грозит за работу в локдаун

Нормативная база

Что это такое

Это документ, который определяет структуру предприятия, его кадровый состав и численность. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 определено, как выглядит штатное расписание в унифицированной форме № Т-3. Этот бланк рекомендуется к использованию, но предприятие вправе разработать собственную форму, отличную от унифицированной.

Что касается споров о необходимости этого документа в организации, то мы рекомендуем иметь ШР, поскольку о нем упоминается в статьях 15 и 57 ТК РФ. Кроме того, в пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, указано, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся в соответствии со штатным расписанием, утвержденным в компании. На эти нормы будут ссылаться инспекторы, составляя протокол об АП по 5.27 КоАП РФ. Да, микропредприятия (а с 2021 г. и НКО, которые по характеристикам сходны с микробизнесом) избавлены от лишних документов, в том числе ПВТР, ШР, различного рода положений — они эту информацию «зашивают» в трудовые договоры, но им это позволяет глава 48.1 ТК РФ. А остальным организациям мы рекомендуем ШР иметь под рукой.

Ниже на картинке представлен пример штатного расписания организации на текущий год по унифицированной форме № Т-3.

Если руководство вашей организации решило, что нужна собственная форма штатного расписания на 2021 год (любой другой), обратите внимание на обязательные реквизиты. В обязательном порядке в документе должны быть:

  • наименование подразделения;
  • наименование должностей;
  • количество штатных единиц;
  • размер оклада;
  • надбавки, если они предусмотрены положением об оплате труда.

Скрывать какие-либо сведения в ШР нельзя. Если единица есть, она обязательно указывается в форме.

Для чего готовят штатное расписание

Этот локальный нормативный акт необходим в связи с тем, что он:

  • дает возможность наглядно сравнивать подразделения по численности работающих, их квалификации, уровню оплаты их труда;
  • используется при оценке эффективности существующей структуры предприятия;
  • полезен для анализа трудовой загрузки сотрудников, оценки объема выполняемых ими работ, уточнения и изменения должностных инструкций;
  • необходим при взаимодействии с проверяющими органами — его обычно требуют предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Отсутствие рассматривается как нарушение законодательства о труде и охране труда, что влечет за собой наложение штрафа, который, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, составляет 1000-5000 рублей — с должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей — с организации;
  • требуется для обоснования увольнения сотрудников по сокращению штата в случае рассмотрения дела в суде. Без него работодателю сложно доказать оправданность увольнения и отсутствие доступных вакансий для сокращаемых сотрудников (ТК РФ обязывает работодателя предоставлять сокращаемому работнику подходящую ему вакантную должность на предприятии при наличии таковой).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить сокращение 0,5 ставки в штатном расписании. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как оформить по всем правилам

Для ответа на вопрос, как составить штатное расписание в новом году, предлагаем пошаговую инструкцию по заполнению бланка унифицированной формы Т-3.

Шаг 1. Заполняем шапку

Все стандартно: указываем полное наименование организации в соответствии с уставными документами. На этом же этапе указываем и период, на который составляется этот документ. Период указывают либо на год, либо просто пишут, что он применяется с такой-то даты, без указания терминального срока.

Шаг 2. Указываем штатные единицы

В утвержденный на предприятии шаблон штатного расписания вносятся все наименования профессий и должностей, которые есть в фирме. Здесь они подлежат своеобразному учету и компоновке по подразделениям, если они, конечно, есть. Обратите внимание: если по профессии подразумевается применение профессионального стандарта или должность указана в списке, который позволяет досрочно уйти на пенсию, то в этом документе наименования должности или профессии строго идентичны профстандарту или списку.

Шаг 3. Прописываем должностные оклады и надбавки

Указываем конкретные цифры. Если у вас используются только оклады (в статье рассматривается подобный пример штатного расписания ООО на 2021 год), то разделы о надбавках и компенсациях не заполняются. Пусть вас не смущают пустые клетки, закон это позволяет. Такая у вас система оплаты труда.

Шаг 4. Подписываем

Сводные сведения, как правило, подписывают два человека: кадровик и бухгалтер. Но в небольших компаниях за двоих разрешено расписаться и одному, например, тому же бухгалтеру.

Шаг 5. Утверждаем

Утверждает генеральный директор своим приказом, который составляется в свободной форме. В дальнейшем все изменения в ШР вносятся исключительно приказами.

Когда составляется и как внести изменения

Расписание составляется и утверждается, как правило, при открытии предприятия. В дальнейшем коррективы и изменения при необходимости установить новые оклады или добавить новые единицы вносятся в него новыми приказами.

Изменения вносятся, как правило, в случае:

  • переименования структурных подразделений или должностей;
  • изменения оклада;
  • реорганизации предприятия;
  • сокращения численности или штата работников.

Разница между последними двумя пунктами состоит в том, что при сокращении численности исключаются отдельные единицы (то есть происходит реорганизация), а при сокращении штата — отдельные подразделения. Работники, замещающие сокращаемые должности, подлежат увольнению по соответствующим статьям ТК РФ.

Вносятся изменения исключительно тем же способом, что и утверждались, то есть приказами. В качестве основания указывается одна из следующих причин:

  • усовершенствование организационной структуры компании;
  • улучшение работы отдельных структурных подразделений;
  • реорганизация компании;
  • расширение или сокращение компании;
  • изменение законодательства;
  • оптимизация организационных процессов;
  • планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом;
  • устранение дублирования функций.

Все работники, которых затронули изменения, обязаны ознакомиться с приказом под подпись. Но перед этим работодатель обязан сделать официальное объявление о предстоящих изменениях и уведомить своих работников о грядущих переменах не менее чем за два месяца. Особенно это касается ситуаций с увольнениями работников, где каждое действие подлежит документальному подтверждению.

Оформление штатного расписания организации

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Штатное расписание организации содержит указание на размеры окладов работников. В связи с изменением окладов возникает необходимость изменения и штатного расписания. Дополнительные соглашения к трудовым договорам с работниками уже подписаны. Каким образом необходимо оформить изменение штатного расписания?

Согласно ст. 15, ст. 57 ТК РФ трудовой функцией является выполняемая в соответствии с трудовым договором работа по должности в соответствии со штатным расписанием.
Отсюда следует, что штатное расписание является локальным нормативным актом, принимаемым работодателем в обязательном порядке.
Унифицированная форма штатного расписания N Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1). Согласно этому постановлению штатное расписание — организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, количественный состав должностей с указанием их должностных окладов, а также надбавок, отражающих существующую систему оплаты труда и премирования работников.
Обратим внимание, что заработная плата работника, составной частью которой является тарифная ставка (оклад), согласно ст. 135 ТК РФ устанавливается трудовым договором в соответствии с коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя, требованиями нормативных правовых актов. Как видим, размер оклада обязательно согласовывается работником и работодателем в трудовом договоре, даже если он устанавливается в соответствии со штатным расписанием организации.
Таким образом, при изменении окладов по всем или некоторым должностям помимо внесения изменений в штатное расписание работодателю необходимо подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым работником, занимающим соответствующую должность.
Отсюда, кстати, вытекает, что в случае если работник не согласен на изменение условий трудового договора, то приказ работодателя о внесении изменений в штатное расписание по должности этого работника не будет соответствовать требованиям трудового законодательства.
Изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в случаях, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, за исключением изменения трудовой функции работника (часть первая ст. 74 ТК РФ).
Именно о таких предстоящих изменениях и об их причинах работник должен быть уведомлен работодателем в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения (часть вторая ст. 74 ТК РФ). При этом, как разъяснено в п. 21 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2. «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», на работодателя возложена обязанность доказать, что изменение условий трудового договора явилось следствием изменений организационных или технологических условий труда.
Если же основания для применения ст. 74 ТК РФ отсутствуют, то изменение размера оклада должно производиться в порядке ст. 72 ТК РФ, то есть по соглашению сторон трудового договора.
Изменения в штатное расписание, в том числе в части размера оклада работников, вносятся работодателем на основании приказа руководителя организации (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением N 1).
Однако ни форма приказа об утверждении штатного расписания, ни форма приказа о внесении изменений в штатное расписание Постановлением N 1 не установлена. Соответственно, такие приказы составляются в свободной форме.
Существует два варианта оформления изменений, внесенных в штатное расписание: либо штатное расписание может быть принято полностью в новой редакции, либо изменение оформляется в качестве приложения к основному штатному расписанию, содержащего только внесенные изменения.
При этом согласно части второй ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, а, следовательно, и с измененным штатным расписанием. Однако срок, в течение которого работник должен ознакомиться под роспись с локальными нормативными актами, трудовым законодательством не установлен.
При этом, по нашему мнению, работник не обязательно должен быть ознакомлен со всем штатным расписанием (измененным штатным расписанием): поскольку в приведенной выше норме говорится об ознакомлении с актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, по нашему мнению, работник может быть ознакомлен и с выпиской из штатного расписания.
Уточним, что издавать отдельный приказ о повышении оклада каждому сотруднику не нужно.
Каких-либо требований, связанных с учетом (регистрацией) приказов, оформляемых в деятельности коммерческой организации, законодательство не содержит. Поэтому работодатель своим локальным актом (приказом, распоряжением, положением о делопроизводстве) вправе установить порядок ведения журналов (книг) регистрации приказов и порядок их нумерации. Этот документ будет являться обязательным для применения в пределах отдельно взятой организации.

Читайте также  С какого месяца поднятие за квартиру

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Штукатурова Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Серков Аркадий

6 октября 2010 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Оформление штатного расписания организации

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Для его подготовки применяется унифицированная форма № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Как заполнить форму № Т-3, рассмотрим. В ней 10 граф, к которым можно добавлять новые. А вот исключать какие-либо из них запрещено (постановление Госкомстата России от 24.03.99 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»). Если по какой-либо из граф документа нет сведений, ее следует оставить пустой.

Сначала необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Проблем с указанием этих реквизитов, как правило, не бывает. Наименование организации допустимо указывать и полным, и сокращенным.

Зачастую возникает путаница с тем, какие даты указать в строке «на период ____ с “____” ______________ 200__» и в графе «Дата составления». В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать, а во втором — число, когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «Утверждено приказом организации от “____” ______________ 200__ № __».

Графа 1 «Наименование» заполняется в порядке, который работодатель определяет сам. Удобнее всего располагать структурные подразделения по иерархии — от администрации до обслуживающих подразделений.

В графе 2 «Код» должны быть перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации. Предположим, в компании есть финансовый департамент, в состав которого входит два отдела — финансовый и бухгалтерия. Если код департамента — 03, финансовому отделу и бухгалтерии можно присвоить коды 03.01 и 03.02 соответственно. Если в отделах есть еще более мелкие подразделения, например, группа по учету основных средств в бухгалтерии, у нее может быть код 03.02.01.

В графу 3 необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, ведущие специалисты и т. д.

Обратите внимание: по статье 57 ТК РФ в том случае, если «с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений», наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:

— Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 367);

— Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37).

В графе 4 следует указать число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа — 1 (для работников на полной ставке), так и неполные — 0,25, 0,5 и т. д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — Указания Госкомстата России).

Здесь имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые указаны в штатном расписании.

При заполнении графы 4 необходимо помнить о том, что количество штатных единиц и количество фактически работающих сотрудников не всегда совпадают. Например, в организации могут работать на одной должности несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. Тогда в штатном расписании нужно указать суммарное число штатных единиц по должности.

Например, на должности корректора работают три человека по 0,1 ставки (то есть трудятся не более 4 часов в неделю при 40-часовой рабочей неделе). В таком случае в графе 4 «Количество штатных единиц» будет стоять 0,3. Другой пример: два бухгалтера работают на условиях полной ставки и один — на 0,5, тогда в графе 4 нужно указать 2,5 штатной единицы.

В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) и тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России).

При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили «вилку» в окладах — то есть заработную плату разного уровня для сотрудников одной квалификации, что является незаконным. В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса, работодатель обязан «обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности».

В штатном расписании каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Например, у менеджера из отдела продаж и менеджера из отдела рекламы могут быть разные оклады.

В графах 6, 7 и 8 отражаются надбавки — стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Они делятся:

на установленные законодательством, которые работодатель обязан выплачивать («северные» надбавки, надбавки за ученую степень);

утвержденные в организации (за интенсивность работы, высокий уровень профессионализма, знание иностранного языка).

Если в штатном расписании необходимо отразить надбавки, установленные законодательством, здесь указывается минимальный размер надбавок. Например 10% для «северной» надбавки, поскольку на работу могут быть приняты сотрудники с различным стажем (разной должностной или ученой степенью), а значит, и надбавки им будут полагаться разные.

Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. Предпочтительно, чтобы все надбавки имели единый эквивалент (денежный, процентный или в коэффициентах), но это не всегда возможно, поэтому допустим смешанный вариант. Если отведенных граф не хватает, можно добавить новые.

Читайте также  Мособлгаз узнать задолженность по лицевому счету

Чтобы установить надбавки, работодателю необходимо внести условие о таких выплатах в правила внутреннего трудового распорядка или положение об оплате труда, трудовой договор с работником и издать соответствующий приказ (распоряжение). Образец приказа смотрите на с. 118.

Обратите внимание: в графах 6, 7 и 8 нужно указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Соответственно в итоговой графе 9 будет отражаться сумма окладов, приходящихся на все штатные единицы, с учетом положенных надбавок по данной должности.

Руководитель организации обычно определяет сам, какие суммы надбавок из положенных по должности в итоге получит сотрудник. Например, в ООО «Рассвет» заместителю генерального директора кроме оклада в размере 20 000 руб. положена надбавка 20% за ненормированный рабочий день, то есть 4000 руб. (20 000 руб. х 20%), и 15% за интенсивность работы — 3000 руб.

В организации в этой должности трудятся два сотрудника. Одному руководитель компании предоставляет все надбавки и работник получает сумму вознаграждения в размере 27 000 руб. (20 000 руб. + 3000 руб. + 4000 руб.). А другому — только одну надбавку за интенсивность работы — 3000 руб., поэтому выплата в этом случае составит 23 000 руб. (20 000 руб. + 3000 руб.).

В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности. Рассмотрим заполнение графы 9 на примере штатного расписания ООО «Рассвет» (образец в приложении 1).

Так, должностной оклад секретаря (две единицы) составляет 9000 руб., по этой должности установлена надбавка за интенсивность работы в размере 10% должностного оклада (900 руб.) и надбавка за знание иностранного языка — 1500 руб. Просуммировав эти значения и умножив результат на количество штатных единиц, получаем:

(9000 руб. + 900 руб. + 1500 руб.) х 2 = 22 800 руб.

Эту сумму и нужно указать в графе 9.

Графа 10 в большинстве случаев останется пустой. Есть всего несколько ситуаций, когда ее нужно заполнить.

Первая — если сотрудникам полагаются «северные» надбавки или надбавки за ученую степень. Тогда в графе «Примечания» нужно дать ссылку на Закон РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» или на Федеральный закон от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании». Напомним, что в графе 6 указан только минимальный размер надбавок. Их фактический размер можно определить по нормам упомянутых законов.

И вторая ситуация — когда в компании есть работники-сдельщики. Что в этом случае нужно отражать по графе 10, рассмотрим в разделе «Особенности составления штатного расписания для сдельщиков».

Итак, графы 1—10 заполнены. В самом конце таблицы есть строка «Итого». Подводить итог нужно по графе 4 «Количество штатных единиц» и графе 9 «Всего в месяц, руб.». Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке «Штат в количестве». Итог по графе 9 — фонд оплаты труда в организации. Заметьте, этот показатель плановый. В действительности он может изменяться в большую или меньшую сторону. В большую — в случае работы в выходные дни или сверхурочно, в меньшую — когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т. д.

После того как штатное расписание составлено, его подписывают начальник отдела кадров или лицо, на которое возложена обязанность вести кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер.

Штатное расписание — плановый документ. И чаще всего его составляют на один год. Однако в нем невозможно предусмотреть все изменения организационной структуры, окладов, надбавок, которые могут произойти за календарный год. Поэтому достаточно часто штатное расписание приходится корректировать. Для этого существует два способа.

Первый — издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (образец смотрите ниже). Такой вариант удобен, если они незначительны.

Второй — более масштабный. Если в организации происходят значительные перемены, лучше издать приказ об утверждении нового штатного расписания.

Обратите внимание: при сокращении штата, переименовании должностей, изменении размера должностного оклада приказ по планируемым коррективам в штатное расписание нужно утвердить не менее чем за два месяца (ст. 74 и 180 ТК РФ).

Штатный список (Расстановка)

В настоящее время дополнительно к штатному расписанию многие организации составляют штатный список. Его также называют штатной расстановкой. Этот документ не обязательный, но удобный для работы кадровиков и бухгалтеров. Он позволяет быстро отследить число занятых и свободных мест в компании, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа нет, поскольку это внутренняя разработка каждого работодателя.

На мой взгляд, за основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание и добавить графу «ФИО сотрудника». Таким образом, будут видны и структурное подразделение (отдел), где работает сотрудник, и наименование его должности, а также оклад и полагающиеся ему надбавки. Кроме того, по штатному списку легко выяснить количество вакансий.

Скачать форму Т-3 Штатное расписание можно здесь

Штатное расписание

Штатное расписание — нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.

Форма штатного расписания

Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, так как эта форма она содержит все необходимые реквизиты.

Кто составляет штатное расписание

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.

Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, главный бухгалтер.

Сведения, прописанные в штатном расписании

Штатное расписание содержит следующие сведения:

наименование структурных подразделений;

наименование должностей, специальностей, профессий;

количество штатных единиц;

размер оклада и (или) тарифной ставки;

наличие и размер надбавки;

Порядок внесения сведений в штатное расписание

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;

код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;

«Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.

При этом заполняются следующие графы:

графа 1 «Наименование структурного подразделения»;

графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;

в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;

в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;

графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;

графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Кто подписывает штатное расписание

Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:

— руководителя кадровой службы;

Штатное расписание может быть подписано другими работниками.

В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае штатное расписание следует прошить его и пронумеровать.

Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.

При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.

Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.

При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.

Сроки утверждения штатного расписания

Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.

Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.

Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».