Какую печать ставить в кадровых документах

Куда можно ставить печать для документов — образец?

  • Какой должна быть печать для документов?
  • В какую часть документа ставится печать?
  • Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?
  • Итоги

Какой должна быть печать для документов?

Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:

  • основную;
  • структурного подразделения;
  • специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).

В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.

Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.

С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:

  • посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
  • они имеют круглую форму;
  • название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).

Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.

В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.

ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.

Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Но если фирма всё же использует собственную печать для документов — куда можно ставить ее, в какую часть листа?

В какую часть документа ставится печать?

Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.

Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:

  • распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
  • удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.

Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.

Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).

Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.

Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?

Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.

Итоги

В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.

Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.

Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.

Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».

Поставьте печать, пожалуйста!

договор

унифицированная (типовая) форма

командировки

Валентина Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом ДОУ ВНИИДАД, г. Москва

Какие бывают печати

Условно их можно подразделить на три группы.

  • Гербовые. Применяются не всеми организациями, а только федеральными органами государственной власти; иными государственными органами, организациями и учреждениями; органами, организациями и учреждениями (независимо от форм собственности), наделенными отдельными государственно-властными полномочиями; органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния. Это прописано в Федеральном конституционном законе от 25.12.2000 №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (ст.4).
    Порядок применения гербовых печатей регламентируется Постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», а требования к таким печатям установлены ГОСТ Р 51511–2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».
  • Обычные печати организаций. На них нет изображения двуглавого российского орла – это понятно, а что есть? В частности, в Федеральном законе от 26.12.1995 №208-ФЗ «Об акционерных общес­твах» (п. 7 ст. 2) сказано: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Аналогичные положения есть в Федеральных законах от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 5 ст. 2), от 12.01.1996 №7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (п. 4 ст. 3) и др.
  • Простые печати. К таковым относятся печати структурных подразделений, а также печати для отдельных видов документов. Применение так называемых простых печатей, в частности, кадровыми службами, характерно для многих организаций. В практике закрепилось также применение непредусмотренных законодательством печатей для отдельных видов документов. Это, например, печати «Для договоров», «Для накладных», «Для копий», «Для пакетов». Как правило, право использовать печать с собственным наименованием закрепляется в Положении о структурном подразделении, а право использовать печати для заверения отдельных видов (групп) документов устанавливается Приказом (распоряжением) руководителя организации.

это важно

На данный момент не предусмотрено никаких нормативных актов, устанавливающих требования к цвету печати. На практике для проставления оттиска печати на документах применяют синюю мастичную краску, поскольку это позволяет отличать подлинник документа от копии, полученной на копировальном автомате.

В действующем ГОСТ Р 6.30–2003 п. 3.25 читаем: «Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации». Последнее утверждение не носит общего характера, поскольку в соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях документы могут заверяться печатью подразделения или личной печатью лица, выполняющего определенные функции. Так, на медицинских рецептах мы видим личную печать врача, на доверенностях – нотариуса, на мягких чеках – индивидуального предпринимателя и т.д.

На каких документах нужна печать, и где ее ставить? Сложность в том, что, отвечая на эти вопросы, следует основываться только на действующем законодательстве. В конкретной организации виды документов, заверяемых печатью, устанавливаются инструкцией по делопроизводству, которая обычно содержит перечень документов, требующих заверения печатью организации. Рассмотрим некоторые ситуации, наиболее типичные для службы кадров.

Приказ (распоряжение) по личному составу

Законодательные и иные нормативные акты не содержат каких-либо указаний о заверении приказов (распоряжений) по личному составу печатью организации или иной печатью. Следовательно, можно сказать, что закон не требует заверять эти документы печатью (так же, как и приказы по основной деятельности). Да и на унифицированных формах приказов (распоряжений), утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», нет указания, что вот тут – место для оттиска. Однако известны случаи, когда инспекторы, проверяющие кадровые службы, в актах проверок отмечали как нарушение отсутствие печатей в таких бумагах. Имейте в виду: подобные замечания совершенно недопустимы, и вы должны высказывать свое несогласие с ними. Инспекторы будут обязаны дать разъяснение со ссылкой на законодательство, а никакого законодательного обоснования в данном случае нет.

Читайте также  Можно отказаться от оплаты ремонта в кварплате

Право использовать печать с собственным наименованием закрепляется в Положении о структурном подразделении.

Трудовой договор

Содержание трудового договора, его форма, порядок заключения установлены ТК РФ. Статья 67 ТК РФ определяет: «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя». Таким образом, норма ТК РФ предусматривает лишь подписи сторон, заверение трудовых договоров (как и большинство гражданско-правовых – подряда, купли-продажи, поставки, возмездного оказания услуг и др.) печатью законом не предусмотрено. А что на практике? Редкая организация не поставит печать на трудовом договоре.

Соглашения об изменении (дополнении) трудового договора оформляются по тем же правилам, которые приняты для оформления договоров.

Унифицированная форма Т-73

Этот бланк применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключен­ному на время выполнения определенной работы. Акт является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ. Составляет его ответственный за прием выполненных работ, утверждает – руководитель организации или уполномоченное им лицо.

правовая коллизия

В связи с изменениями, внесенными в ТК РФ, индивидуальных предпринимателей также обязали вести трудовые книжки на работников. Однако на сегодняшний день в законодательстве нет положений, обязывающих индивидуального предпринимателя иметь собственную печать. Получается, если у такого работодателя нет печати, то в трудовой книжке достаточно только его подписи при увольнении работника?

Форма акта, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», предусматривает заверение подписи руководителя организации печатью в грифе утверждения. Место для оттиска обозначено отметкой «М. П.».

Командировочное удостоверение (форма Т-10)

Этот вид документа также оформляется на основе унифицированной формы, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. В бланке предусмотрена подпись руководителя организации на лицевой стороне и заверение печатями отметок о выбытии работника в командировку, прибытии его в пункты назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы.

Обратите внимание: подписью ответственного должностного лица и печатью подтверждаются все отметки о прибытии и выбытии (места для оттисков обозначены «М. П.»). Печати на лицевой стороне документа не предусмотрены ни указаниями по применению формы Т-10, ни самой формой командировочного удостоверения. На практике же довольно часто можно встретить командировочные удостоверения, в которых имеется печать на лицевой стороне, заверяющая подпись руководителя. Почему? Очевидно, кадровики помнят «Инструкцию о служебных командировках в пределах СССР» (от 07.04.1988 №62), принятую двадцать лет назад Минфином СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС. Кстати, в части, не противоречащей ТК РФ, она применяется до сих пор. Приведенная в инструкции форма командировочного удостоверения (теперь уже не действующая) на лицевой стороне действительно содержала отметку «М. П.» для проставления печати, удостоверяющей подпись руководителя организации.

это важно

Заверять трудовые договоры, а также приказы по личному составу печатью закон не требует.

Какой печатью (организации или службы кадров) следует заверять отметки на оборотной стороне командировочного удостоверения? Поскольку формой предусмотрена подпись должностного лица (это может быть руководитель службы кадров), то, соответственно, можно использовать и печать службы кадров, если это подразделение имеет собственную печать.

Трудовая книжка

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регламентирован двумя документами – «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225) и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек» (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69).

В частности, в п. 35 «Правил…» сказано: «При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника…». А «Инструкцией по заполнению трудовых книжек» установлено (п. 2.2.): «Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка». Аналогичным образом заверяются записи об изменении сведений, указанных на титульном листе трудовой книжки, – об изменении фамилии, имени, отчества и даты рождения (см. п. 2.3. Инструкции).

Какую печать ставить на копии кадровых документов?

Если обязанность по их заверению возложена на руководителя кадровой службы, печати кадровой службы будет достаточно.

Таким образом, нормативные документы содержат вполне определенные положения: записи в трудовой книжке заверяются печатью организации или печатью службы кадров.

Копии документов

В обязанности кадровых служб входит заверение копий документов, которые необходимы самим кадровым службам, другим подразделениям организации, а также могут выдаваться по запросу гражданина или иной организации.

ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» включает два понятия: «копия документа» и «заверенная копия». В чем разница? Заверенная, в отличие от просто копии, не только полностью воспроизводит информацию подлинника и все его внешние признаки, но и снабжена в соответствии с установленным порядком необходимыми реквизитами, придающими ей юридическую силу. Можно сказать, что заверенная копия, с точки зрения юридической силы, соответствует подлиннику документа.

Порядок заверения копий в дело­производстве установлен в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003. Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения».

Стандарт также отмечает: «До­пускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Печать на копии ставится в тех случаях, когда она выдается по запросу гражданину или организации. Копии, используемые в деятельности кадровой службы, а также копии, направляемые в другие подразделения организации (бухгалтерию, отдел труда и заработной платы и др.), печатью не заверяются, они содержат только заверительную надпись.

Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 №9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится в данной организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30–2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) №… за … г.».

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

  • Кто может быть уполномочен заверять копии документов? Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, обычно закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции.
  • Какой печатью заверять подпись лица, свидетельствующего верность копии? При решении этого вопроса также нужно исходить из того, кто именно заверяет копию. Если подпись ставит руководитель, то используется печать организации; если иное должностное лицо, то допустимо ставить печать подразделения. Следовательно, если обязанность по заверению копий кадровых документов возложена на руководителя кадровой службы, печати кадровой службы на них будет достаточно.
  • В каком именно месте копии должен находиться оттиск, если документ оформляется не на унифицированной форме, где есть отметка «М.П.»? На наименовании должности, на подписи (росписи лица) или на свободном месте? ГОСТ Р 6.30–2003 не содержит никаких указаний относительно того, где следует ставить печать. Хотя в п. 11 ГОСТ 6.38–90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утратил силу – ред.) указано: «Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ».
Читайте также  Обещали рассрочку оказался кредит можно ли расторгнуть

Печать кадровой службы: ставить или нет?

Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна? Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров? Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

Может ли у отдела кадров быть отдельная печать? – Да, может.

Гербовая печать и печать работодателя – одно и то же? – Нет.

Может ли печать отдела кадров быть равносильна печати работодателя? – Да, в определенных случаях.

Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна?

Положения о требованиях применения того или иного вида печати содержатся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах.

Действующим законодательством устанавливаются определенные требования и к печатям организаций. Количество печатей, которое может иметь в своем арсенале та или иная организация, законодательно не установлено. По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные. Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров.

Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр. 56)*.

Таким образом, печать отдела кадров – это одна из вспомогательных печатей организации, которая служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется на документах, которые работник кадровой службы вправе заверять своей подписью и которые в соответствии с действующим законодательством должны иметь оттиск печати.

Применение печатей

Вид печати

Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров?

Прежде всего, хотелось обратить внимание читателей на то, что размещать герб России на своих печатях разрешено только федеральным органам государственной власти и иным государственным органам, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями. Печати, имеющие в своем составе герб России, называются гербовыми.

Организации же, не относящиеся к перечисленным выше (а именно общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества и некоммерческие организации), вправе иметь зарегистрированную в установленном порядке эмблему. Их печати не могут называться гербовыми. Такие организации могут иметь как одну, так и несколько печатей. Отличаться друг от друга они могут лишь дополнительной надписью (например «Отдел кадров», «Отдел снабжения» и т. д.).

Теперь давайте разберемся, что означает термин «Работодатель». Трудовое законодательство определяет работодателя, как физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 ТК РФ).

Таким образом, когда мы говорим о печати работодателя, мы подразумеваем печать (печати) либо организации, либо физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя.

Если работодателем является организация и в ее структуре имеется отдел кадров, то печать отдела кадров имеет право на существование.

Такая печать будет равносильна основной печати организации при заверении только кадровых документов в случае соблюдения ряда обязательных условий (см. схему выше).

Документы в тему

Документ

Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

К документам, которые можно заверять печатью отдела кадров, относятся:

  • трудовые книжки и вкладыши к ним**;
  • копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников***;
  • справки с места работы;
  • заявления на загранпаспорт.

Особое внимание хотелось бы уделить вопросу использования оттиска печати кадровой службы для заверения подписи должностного лица, наделенного правом ведения трудовых книжек.

Как известно, в марте 2008 года Правительством России**** были внесены некоторые изменения в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*****. Изменения, в частности, коснулись пункта 35 Правил, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя».

Данная поправка была принята в связи с внесенными в Трудовой кодекс изменениями, в соответствии с которыми после 6 октября 2006 года трудовые книжки на работников обязаны вести не только работодатели – организации, но и работодатели – индивидуальные предприниматели. Именно эта замена слов вызвала в рядах кадровиков споры о возможности или невозможности заверять печатью кадровой службы блок записей в трудовых книжках при увольнении работников.

Совет
Помните, что печатью заверяется не сам документ, а подпись уполномоченного лица.

Но поскольку работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей и все они являются печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица, что позволяет определить их принадлежность), то логично предположить, что печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя.

Исправляем ошибку

Ошибка

Многие работники кадровых служб заверяют запись об увольнении работника печатью отдела кадров.

Как правильно

В пункте 35 Правил указано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.

Что будет, если…

Если при проверке это будет обнаружено уполномоченным органом, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Чтобы избежать негативных последствий, работодателю следует поставить в трудовой книжке основную печать организации, не зачеркивая ранее поставленную печать отдела кадров.

В противном случае, чья же она?

Пример

В организации есть структурное подразделение «Отдел кадров», руководитель которого наделен полномочиями заверять записи в трудовой книжке работника при его увольнении. Эти полномочия закреплены в его должностной инструкции, а обязанность по ведению трудовых книжек возложена на него приказом генерального директора. Начальник кадровой службы организации вносит запись об увольнении в трудовую книжку работника. Остается заверить свою подпись печатью. Встает вопрос, какой именно печатью: основной печатью организации или печатью отдела кадров? Доступа к основной печати нет по объективным причинам. Что следует предпринять начальнику отдела кадров – задержать выдачу трудовой книжки работнику до тех пор, пока не удастся поставить основную печать организации, или поставить печать отдела кадров и своевременно выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику? Многие кадровики предпочитают второй вариант, поскольку слишком формальный подход может существенно затруднить для работодателя выполнение своих обязанностей при увольнении работников.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Ольга Абашникова,
ведущий специалист по кадровому администрированию БДО «Юникон Бизнес Сервис» (Москва):

– Заверять записи в трудовой книжке при увольнении работника желательно основной печатью работодателя – юридического лица во избежание разногласий с проверяющими инстанциями. При невозможности своевременного доступа к основной печати возможно заверение записей печатью отдела кадров во избежание нарушений трудового законодательства.

Юлия Сафина,
юрист группы компаний «Юрконсул» (Москва):

– Печать отдела кадров организации имеет право на существование при наличии отдела кадров как структурного подразделения. Пунктами 2.2 и 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек допускается проставление печати кадровой службы в трудовых книжках (на титульном листе, внутренней стороне обложки). Кроме того, печатью кадровой службы можно заверять копии кадровых документов, выдаваемых по просьбе работника.

Екатерина Добрикова,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

– Руководитель организации имеет право подписывать кадровые документы, заверяя свою подпись основной печатью, а не печатью отдела кадров. В то время как работник кадровой службы вправе заверять свою подпись на таких документах печатью отдела кадров.

Читайте также  Заявление на получение имущественный вычета от ифнс

Галия Измалкова,
начальник отдела кадров ООО «Рисар» (г. Казань):

– Далеко не все кадровые документы нуждаются в печати. Но, к сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и, если да, какую именно печать. Поэтому в большинстве случаев руководство самостоятельно решает, когда и какие печати использовать. А затем закрепляет выбранный порядок в положении о кадровой службе.

* Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003.

** При оформлении титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней использование печати кадровой службы организации разрешается Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (п. 2.2).

*** Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003.

**** Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225».

***** Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Кадровые приказы

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов. В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной «Журналы регистрации кадровой документации».

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии
  • Приказ Об изменении отчества

Кадровик отказывается ставить печать.

Кадровик отказывается ставить печать на характеристику, подписанную начальником. Ее действия неправомочны. Директор от спора самоустранился. Что делать?

Ответы на вопрос:

Наличие печати не влияет на юридическую силу документа, законодательством не предусмотрено наличие печати на характеристике, достаточно подписи руководителя или сотрудника отдела кадров.

вам не стоит беспокоиться по данному поводу, печать придает документу юридическую силу и она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики

печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения, командировочные, трудовые книжки и т.д.. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют в т.ч. и характеристика.

Действующим законодательством не предусмотрено наличие печати на характеристике. Вам не стоит расстраиваться по этому поводу. Самое главное подпись Вашего непосредственного начальника. Всего Вам хорошего и спасибо за обращение на сайт 9111 за оказанием юридической помощи.

Посоветовала бы Вам не переживать, .так как главное, что есть подпись директора, а печать на характеристики не обязательно ставить.

За помощью Вы можете обратиться к выбранному Вами юристу на сайте!

Похожие вопросы

Нужна характеристика на ученика школы подписанная классным руководителем и директором школы заверенная гербовой печатью. Директор не хочет ставить свою подпись и печать, ссылаясь на то, что нигде не написано, что она должна это делать, достаточно подписи классного руководителя. Что делать? Какими нормативными актами регламентирован процесс выдачи характеристик школьникам?

Что делать если начальник не хочет ставить печать на характеристике.

Что делать если начальник не хочет ставить печать на характеристике?

Заканчивается срок срочного трудового договора. Прошу у руководителя выдать характеристику. Он отвечает, что характеристика на работника выдается только по официальному требованию сторонних организаций. Но мол, мой непосредственный руководитель структурного подразделения может мне ее написать. Но печать на данный документ директор не поставит, т.к. это не финансовый документ. На основании какого документа, я могу обосновать свою просьбу поставить печать организации на характеристике? Или на основании какого документа я могу обосновать просьбу заверить печатью подпись руководителя структурного подразделения (все печати находятся у директора и ставит он их лично все сам). При телефонном обращении в трудовую инспекцию, мне сказали, что Трудовой кодекс не регулирует этот вопрос.

Мне работодатель поставил запись о приеме на работу без печати, теперь отказываться ставить запись об увольнении и печать, что мне делать?

Мне нужна характеристика в органы опеки. Нужно ли на характеристике ставить печать и подпись ип.

Лишаем род. прав. Сказали нужна характеристика, написали соседи подписались куда идти ставить печать на характеристике.