Нужно ли выплачивать аванс вместе с отпускными

Нужно ли выплачивать аванс вместе с отпускными

6 МИН

Как рассчитать отпускные

Каждому сотруднику полагается ежегодный основной отпуск, который оплачивает работодатель. О том, как рассчитать сумму к выплате, когда перечислить и какие налоги с неё заплатить, — в этом тексте.

Из чего состоят отпускные

Есть 3 типа отпусков:

  • ежегодный оплачиваемый — основной и дополнительный;
  • неоплачиваемый (за свой счёт, без сохранения заработной платы); есть разновидности — например, учебный или с последующим увольнением; в некоторых случаях такой отпуск может быть оплачиваемым;
  • в связи с рождением ребёнка — по беременности и родам, по уходу за ребёнком.

В этой статье рассказываем только об основном оплачиваемом отпуске на круглогодичной работе. Его стандартная ежегодная продолжительность — 28 календарных дней. В первый год работы в компании воспользоваться им можно только через шесть месяцев, но по договорённости работник может получить оплачиваемый отпуск и раньше.

Отпускные — это средний дневной заработок, помноженный на количество дней отдыха. Нерабочие праздничные дни, которые входят в отпуск, не оплачиваются.

Почему отпускные всегда меньше зарплаты

Средний дневной заработок (СДЗ) — база отпускных — считается по календарным дням, поэтому обычно он меньше стоимости одного рабочего дня.

К примеру, оклад составляет 100 000 рублей. Если в месяце 22 рабочих дня, за каждый из них сотрудник получает примерно 4545 рублей. При расчёте СЗД берётся среднемесячное количество дней в году, которое равно 29,3 дня. При делении 100 000 рублей на 29,3 дня сумма выходит меньше — 3412 рублей.

Так, если в сентябре 22 рабочих дня, а в июне — 20, то один рабочий день в июне стоит дороже, чем в сентябре.

Как рассчитать сумму к выплате

Для расчёта отпускных используют следующую формулу:

средний дневной заработок (СДЗ) = доход за расчётный период ÷ отработанное время в календарных днях

В сумму дохода за расчётный период (последние 12 месяцев или меньше в случае неполного года работы) входят надбавки и премии за последний год, но в неё не включают другие выплаты: больничные, отпускные, материальную помощь, командировочные и всё, что не предусмотрено системой оплаты труда.

Допустим, доход за последние 12 месяцев составляет 390 000 рублей. Из них 20000 — это командировочные и больничный.

Срок больничного — девять дней в августе. Получается, полностью отработанными считаются 11 месяцев из 12, то есть 322,3 календарного дня (29,3 × 11).

Считаем количество календарных дней, пришедшихся на отработанный период в августе: (31 − 9) ÷ 31 × 29,3 = 20,79.

Отпускные будут начисляться исходя из такого количества дней: 322,3 + 20,79 = 343,09.

(390 000-20 000) руб. / 343,09 дня= 1078,43423 руб.

Значит, сумма отпускных за две недели — 15 098,0792 рубля.

Сроки выплаты отпускных

Отпускное пособие нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. В случае задержки выплаты пособия по вине компании работнику положена денежная компенсация в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченных сумм за каждый день задержки.

Какие налоги надо заплатить

Согласно ТК РФ, если отпуск оплачен работодателем, сумма отпускных облагается налогами. НДФЛ — 13 % для резидентов РФ и 30 % для нерезидентов — удерживается в день выплаты отпускных. Крайний срок перечисления налога назначен на последнее число месяца, в котором оплачен отпуск работника.

Кроме того, с отпускных нужно заплатить страховые взносы. Их начисляют за тот же отчётный период, что и отпускные, и переводят в бюджет не позднее 15-го числа следующего месяца.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Деньги за дни неиспользованного ежегодного отпуска выплачивают в день увольнения работника или, если речь об увольнении не идёт, а количество накопившихся дней превышает 28, по письменному заявлению сотрудника. Во втором случае компенсацию выплачивают только за дни, которые не использованы в течение прошлых лет.

Размер компенсации считают так же, как отпускные: доход за последние 12 месяцев делят на фактически отработанное за этот период время, а потом умножают на количество неиспользованных дней отпуска.

При этом важную роль играет стаж: сотрудник получает 28 дней отдыха за каждый год, а срок работы округляют до количества месяцев. Если сотрудник отработал два года и семь с половиной месяцев, его стаж составит два года и восемь месяцев.

Нельзя заменить компенсацией отпуска: беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, а также сотрудникам, занятым на вредных работах.

Меньше, больше или равно зарплате: «прозрачно» об отпускных

⏱ Время прочтения — 5 минут

Право на отпуск и отпускные есть у всех

По закону у каждого трудящегося есть право на 28 дней отпуска за рабочий год. У некоторых профессий — врачи, учителя, работники вредных производств — отпуск больше.

Воспользоваться правом на отпуск можно через полгода работы в компании. Каждый отработанный месяц «стоит» 2,33 дня отпуска. Через шесть месяцев у нового сотрудника в запасе ровно 14 дней отдыха.

Еще есть особые категории работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы. В частности, это женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, несовершеннолетние работники, совместители (им отпуск полагается одновременно с отпуском по основной работе), а также те, кто воспитывает ребенка-инвалида, и многодетные с тремя и более детьми до 12 лет (ст. 122, 286, 262.1, 262.2 ТК РФ).

В отпуск не входят государственные праздники. Если вы взяли 10 дней отдыха, и на них выпадает 12 июня, то выход на работу отложится — праздник переносится на рабочий день. Но дополнительные отпускные за такой празднично-отпускной день не выплачивают.

Отпускные дни, которые вы не истратили, копятся. Но начальника оштрафуют, если сотрудник не был в отпуске больше двух лет (ст. 124 ТК РФ и ст. 5.27 КоАП РФ). Для работника график отпусков — тоже обязательный документ. Отказываться от отпуска значит нарушать внутренний трудовой распорядок (ст.192 ТК РФ). За это работнику может грозить дисциплинарное взыскание.

Деньги вместо отпуска — только при увольнении

В некоторых случаях работодатель компенсирует работнику неистраченные дни отдыха. Не ходить в отпуск, а взять деньгами можно в двух случаях.

При увольнении, когда остались неистраченные дни отпуска

Если сотрудник решил уволиться, компания возместит ему неистраченный отпуск. Например, человек отработал шесть месяцев и «накопил» свои 14 дней. Написал заявление об увольнении, а в отпуске не был. В таком случае компания выплатит компенсацию за эти 14 дней.

И наоборот: с того, кто отработал первые полгода, успел отгулять 28 дней и после решил уволиться, могут удержать часть выплат. Потому что половину этого срока работник отгулял как бы авансом. По закону удержать можно не более 20% от выплачиваемой при увольнении зарплаты. Если они не покрывают долг, остаток можно получить, только если работник согласится вернуть его добровольно.

За дни сверх обычных 28-ми (для некоторых профессий)

Если вы учитель или врач, не собираетесь в отпуск, а хотите получить выплаты, можно написать заявление на имя руководителя. Платить или нет — остается на усмотрение начальства. Надо учитывать, что деньгами компенсируют не весь отпуск, а только дни свыше обязательных 28.

Как считают отпускные

Порядок действий такой: за две недели до отпуска оформляют приказ и сотрудник его подписывает; потом составляют записку-расчет, где указано, сколько положено отпускных. Расчет можно попросить в бухгалтерии.

По закону выплаты должны быть сделаны не позже чем за три дня до отпуска. Это с учетом выходных, праздничных и рабочих дней.

Читайте также  Шуточная расписка о дарении денежных средств

В расчет СДЗ не входят периоды отпуска, больничного, командировок и других дней, когда сотрудник также получает не обычную зарплату, а средний заработок. Расчет регулируется статьей 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней зарплаты №922.

Можно самостоятельно рассчитать отпускные — например, с помощью онлайн-калькулятора.

Почему отпускные меньше зарплаты

Неприятный факт: часто отпускные оказываются меньше зарплаты.

Зарплату за отработанные дни считают просто: оклад делят на количество рабочих дней в месяце и умножают на количество отработанных дней. Например, в августе этого года 23 рабочих дня, а в мае — 20. Один рабочий день в мае будет стоить дороже, чем в августе.

Средний дневной заработок — основа отпускных — считается по календарным, а не рабочим дням. Поэтому обычно СДЗ меньше, чем стоимость рабочего дня.

Когда отпуск приходится только на рабочие дни — например, понедельник, вторник и среду, — то за эти три дня человек получает три СДЗ. А из его зарплаты вычитают три рабочих дня, которые, как правило, стоят дороже.

Отпускные могут оказаться неприятно маленькими:

  • если сотрудник был в декрете, на больничном, в командировке, в отпуске, участвовал в днях сдачи крови;
  • когда в течение года было повышение зарплаты;
  • в течение года не было премий (или были, но не за работу, а поощрительные выплаты в честь юбилея, например);
  • в месяце есть праздничные дни.

Особый случай: сотрудники на больничном, в декрете и владельцы бизнеса

Если сотрудник долгое время был на больничном, ему не оформляли отпуск, а затем он уволился — полагается компенсация. Потому что в стаж работы включают и те дни, когда человек фактически не работал, но место за ним сохранялось.

Бывает, что сотрудник, который собирается в отпуск, только вернулся из декрета. Тогда отпускные рассчитывают исходя из оклада, который указан в трудовом договоре. То же и с теми, кто только что устроился на работу.

Отпуск и выплаты в связи с ним по закону положены только наемным работникам (ст.114 ТК РФ). Если отдыхать собирается индивидуальный предприниматель, то ему не нужно оформлять себе выплаты. Потому что он, с точки зрения закона, сам является нанимателем.

Для сотрудников компаний, где принято выдавать зарплату в конверте, по «серой» схеме, ситуация осложняется. Так как отпускные рассчитывают по официальному годовому доходу, то стоит заранее выяснить детали у бухгалтера. Если в вашем трудовом договоре и во всех официальных бумагах стоит небольшой символический оклад, то и расчет отпускных выплат по всем нормам закона, к сожалению, будет не в вашу пользу.

Как правильно начислять и выплачивать отпускные

Мы собрали сложные случаи расчета и выплаты отпускных и предложили читателям 38-го выпуска журнала «Я бухгалтер» проверить, насколько хорошо они разбираются в вопросах «отпускного» законодательства. Хотите проверить себя и узнать, какие вопросы оказались самым трудными, или посмотреть правильные ответы? Решайте задачи и читайте пояснения к правильным ответам.

Проверьте себя

Те читатели, которые решили задачи правильно до 30 сентября, стали участниками розыгрыша призов. Вы можете решить задачи вне конкурса, чтобы проверить себя, а потом прочитать пояснения эксперта к правильным ответам — они приведены сразу после опроса.

Пояснения к решению задач

Когда выплачивать отпускные, если отпуск начинается на следующий день

Задача

Хоббит Бильбо Бэггинс попросил своего работодателя гнома Торина предоставить ему внеплановый отпуск со следующего дня, чтобы навестить заболевшего племянника Фродо. Торин в замешательстве: когда он должен выплатить Бильбо полагающиеся отпускные, если закон обязывает сделать выплаты не позднее чем за три дня (72 часа) до начала отпуска?

Варианты Ответы, %
Верный Предложить Бильбо сначала оформить три дня как отпуск без содержания, а затем уйти в оплачиваемый отпуск, полагающуюся сумму выплатить в день обращения 92
Оформить отпуск, как просит Бильбо, со следующего дня и выплатить отпускные в день обращения 7
Оформить отпуск со следующего дня и выплатить отпускные в течение трех рабочих дней 1

Решение

Эта задача оказалась самой легкой. Неудивительно, что Торин в замешательстве: если он выплатит Бильбо отпускные менее чем за 72 часа до начала отпуска, то его настигнет кара — административное наказание в виде штрафа (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). Однако Торин не возражает против внепланового отпуска и готов выплатить отпускные в день обращения. Поэтому он предложил Бильбо оформить отпуск без сохранения зарплаты на ближайшие три дня, а уже потом — оплачиваемый отпуск. Так Бильбо сможет отправиться к Фродо уже на следующий день.

Можно ли выплатить зарплату вместе с отпускными

Задача

Гномы Фили и Кили собрались навестить старого друга Бильбо в Шире. Они написали заявления на отпуск с 29 июня и просят Торина выплатить им 25-го числа вместе с отпускными и зарплату за весь отработанный месяц. Может ли Торин пойти навстречу гномам и перечислить деньги раньше?

Варианты Ответы, %
Верный Да, Торин может провести расчет за реально отработанное время, то есть до 25 июня включительно. Остальные дни учесть позже, когда будет произведен расчет за месяц для всех сотрудников, и оставшуюся сумму провести второй выплатой в день выдачи заработной платы 75
Нет, согласно Федеральному закону от 03.07.2016 № 272-ФЗ, работодатель обязан выплачивать зарплату два раза в месяц, и нарушать это правило нельзя 16
Да, Торин может пойти навстречу работникам и в установленный день аванса, 25 июня, выплатить работникам аванс, отпускные и вторую половину заработной платы за отработанный месяц 9

Решение

В нормативной базе нет запрета выплачивать часть зарплаты раньше установленной даты. Поэтому Торин может пойти навстречу Фили и Кили и выплатить вместе с отпускными аванс за дни, отработанные до 25 июня. Если расчеты идут не через кассу, а через банковскую карту, то в ранних выплатах нет нужды — бухгалтерия перечислит деньги гномам в установленные сроки. Главное правило для бухгалтера — убедиться, что зарплата будет начисляться каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ).

Нужно ли оплачивать день отпуска, который совпал с праздником

Задача

Гном Балин давно спланировал отпуск с 15 по 28 октября для поездки на лыжный курорт в Мглистые горы. Однако отпускные Балина оказались меньше, чем он ожидал, и гном обратился за разъяснениями к бухгалтеру Двалину. Тот рассказал, что в расчет отпускных вошли лишь 13 дней, а выпавший на период отпуска праздник — день Дурина — оплате не подлежит. Гном Балин не согласился с бухгалтером и потребовал пересчитать отпускные. Кто прав?

Варианты Ответы, %
Верный Прав бухгалтер Двалин: оплачены должны быть лишь 13 дней, потому что официальные государственные праздники, попавшие в период отпуска, не оплачиваются и не учитываются как дни отпуска 75
Оба ошибаются: в расчет отпускных не входят официальные государственные праздники, попавшие в период отпуска, а сокращенные предпраздничные дни оплачиваются по фактически отработанному времени 15
Прав Балин: работодатель обязан оплатить весь период, когда работник находится в отпуске 10

Решение

Бухгалтер Двалин оказался прав, когда не включил праздничный день Дурина в отпускные Балина. Нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются, а вот дни переноса уже не попадают под это правило. Дни переноса — это, по сути, выходные дни, совпавшие с праздничными. Переносятся именно выходные дни, поэтому они включаются в продолжительность отпуска и оплачиваются в общем порядке (ст. 120 ТК РФ).

Как отразить отпускные в 6-НДФЛ

Задача

Главный бухгалтер Двалин в период отчетности тяжело заболел. Готовить форму 6-НДФЛ доверили молодому стажеру Гимли. В первом же отчете он запутался в заполнении данных по выплатам за отпуск. Как правильно заполнить нужные строки в разделах 1 и 2 для сотрудника, отдыхавшего со 2 по 15 июля?

Варианты Ответы, %
Верный В разделе 1 суммы отпускных отражаются в том периоде, когда они были выплачены, то есть во втором квартале, а в разделе 2 за третий квартал должно быть: по строкам 100 и 110 — 28.06.2018, а по строке 120 — 02.07.2018 62
В разделе 1 суммы отпускных отражаются в том периоде, когда они выплачены, а в разделе 2 должно быть: по строке 100 — 28.06.2018, а по строкам 110 и 120 — 30.06.2018 26
В разделе 1 суммы отпускных отражаются в том периоде, к которому они относятся, то есть во втором квартале, а в разделе 2 должно быть: по строке 100 — 28.06.2018, по строке 110 — 30.06.2018, по строке 120 — 02.07.2018 12

Решение

Эта задача оказалась самой сложной — с ней справились только 62 % бухгалтеров. Неудивительно, что стажер Гимли запутался в заполнении данных. Отпускные выплаты отражаются в разделах 1 и 2 формы 6-НДФЛ. В разделе 1 суммы отпускных вносятся в тот период, когда они выплачены. В разделе 2 в строчках 100 и 110 указывается дата выплаты отпускных, а в строке 120 — последний день месяца, в котором были выплачены отпускные. Если это выходной, то в строке 120 нужно указать следующий рабочий день.

Как рассчитываются отпускные при индексации зарплаты

Задача

Гном Гимли работает бухгалтером совсем недавно. Однажды к нему пришел рудокоп Ори с требованием доплаты за часть отпуска. С 8 по 28 июня Ори был в отпуске, а с 18 июня всем сотрудникам организации был проиндексирован оклад на 5 %. Как поступить Гимли, нужно ли компенсировать Ори разницу в расчете отпускных при индексации зарплаты?

Варианты Ответы, %
Верный Да, средний заработок Ори и других сотрудников должен быть увеличен с 18 июня, когда была проиндексирована заработная плата, то есть Ори должен получить доплату за отпуск в размере 5 % за период с 18 по 28 июня 71
Нет, доплачивать не требуется. Средний заработок должен быть проиндексирован на 5 %, но только с момента выхода Ори из отпуска, ведь на момент индексации он фактически не работал. Увеличенный средний заработок пойдет в расчет уже в следующий отпуск 27
Нет, доплата требуется только в том случае, если индексация коснулась всех частей оплаты труда: и оклада, и премиальных выплат 2

Решение

С этой задачей не справились почти 30 % бухгалтеров, что неудивительно. В Постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 указано несколько вариантов повышения зарплаты, от которых и зависит расчет суммы отпускных:

  • если повышение тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения произошло в расчетный период, то все выплаты в этом периоде подлежат индексации;
  • если повышение произошло после расчетного периода, но до наступления основания выплат, учитывающих средний заработок, то повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период;
  • если рост тарифов/окладов и пр. произошел в период основного отпуска, то средний заработок повышается только с момента повышения тарифной ставки и до окончания отпуска.

Поскольку оклад вырос у всех остальных рудокопов, то у них должна произойти индексация среднего заработка, поэтому Ори должен получить доплату за отпуск в размере 5 % за период с 18 по 28 июня.

Чтобы знать больше о расчете отпускных и начислении зарплаты, читайте также другие статьи:

Как в Эльбе

Как работать с сотрудниками

Перед началом работы заполните раздел Реквизиты → Сотрудники.

Эльба сформирует отчёты, рассчитает налоги и страховые взносы на основании начислений, которые вы покажете в разделе Сотрудники.

Сотрудники по трудовому договору

С зарплаты таких сотрудников нужно платить НДФЛ и страховые взносы: на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование + взносы на травматизм в ФСС. Ставка НДФЛ зависит от статуса сотрудника: резидент не резидент. А ставка страховых взносов — от ваших льгот.

Эльба рассчитает НДФЛ и страховые взносы автоматически, если правильно указать все реквизиты, зарплату, льготы и вычеты.

Начисления показывают в личной карточке сотрудника. Там же можно посмотреть подробный расчёт налога и взносов.

Под конец месяца в разделе Отчётность появятся задачи с готовыми платёжками по зарплате, НДФЛ и страховых взносов.

Постепенно будут появляться задачи по отчётам, ближайшие вы увидите внизу раздела Отчётность — «Задачи на будущее».

Если сотрудников нет, а в разделе Отчётность много ненужных задач по ним, уберите галочку напротив поля «Я зарегистирован как работодатель» в разделе Реквизиты → Сотрудники.

Как добавить аванс

По Трудовому кодексу зарплату работникам нужно выплачивать два раза в месяц — иначе никак. Установите дату выплаты аванса в разделе Реквизиты → Сотрудники → Дополнительно.

А его размер укажите в личной карточке каждого работника в разделе Сотрудники → Нужный сотрудник → Зарплата.

В разделе Отчётность будут появляться задачи по выплате аванса. Помните: НДФЛ при выплате аванса не платят, поэтому платёжек на его уплату там не будет — они будут в задачах по выплате зарплаты по итогам месяца.

Работники по договору подряда или ГПХ

В Эльбе добавьте таких исполнителей в разделе Сотрудники по договору «ГПХ или подряда».

В карточке сотрудника появится подраздел ГПХ — в нём и нужно будет начислять вознаграждение работника. День начисления = день выплаты вознаграждения.

За сотрудников на договоре подряда нужно платить НДФЛ и страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование + в ФСС на травматизм, если это предусмотрено договором.

Эльба предложит заплатить взносы в общей задаче за сотрудников.

А вознаграждение с НДФЛ — в отдельной задаче «Заплатить по договору подряда».

Важно: задача не появится, если вы начислите вознаграждение задним числом. Эльба будет считать, что вы уже рассчитались с работником, поэтому платёжки придётся подготовить самостоятельно.

НДФЛ нужно заплатить не позже следующего рабочего дня после расчёта с сотрудником.

А если расплачиваетесь с исполнителями по договору ГПХ в день зарплаты остальных сотрудников, то при начислении выберите «Вместе с зарплатой за…». Платёжки на выплату будут в общей задаче «Выдать зарплату и заплатить НДФЛ за…».

Как добавить арендодателя — физлицо

Если арендуете помещение у физлица, не забудьте удержать НДФЛ с арендной платы. Вы должны это сделать как налоговый агент.

В Эльбе добавьте арендодателя в раздел Сотрудники «по договору аренды имущества».

Затем покажите выплаты по аренде в подразделе ГПХ.

Эльба автоматически рассчитает НДФЛ с этих сумм и предложит заплатить в разделе Отчётность.

Важно: задача не появится, если вы начислите аренду задним числом. Эльба будет считать, что вы уже рассчитались с сотрудником, поэтому платёжки придётся подготовить самостоятельно.

НДФЛ нужно заплатить не позднее следующего рабочего дня после расчёта с арендодателем.

А если расплачиваетесь с физлицом в день зарплаты остальных сотрудников, то при начислении выберите «Вместе с зарплатой за…» — платёжки на выплату будут в задаче «Выдать зарплату и заплатить НДФЛ за…».

Как добавить вычет по НДФЛ

В разделе Сотрудники → Нужный сотрудник → Вычеты → Добавить вычет.

В Эльбе можно добавить только стандартные вычеты по НДФЛ: за себя или за ребёнка. Остальные вычеты и для работодателя, и для сотрудника легче получить в налоговой самостоятельно.

Вычет на ребёнка автоматически перестанет предоставляться, если доход сотрудника превысит 350 000₽.

Вычет не переходит автоматически на следующий год, поэтому не забывайте добавлять вычеты ежегодно и проверять, имеет ли сотрудник до сих пор право на них. Например, не исполнилось ли ребёнку 18 или 24.

Как добавить больничный

В разделе Сотрудники → Нужный сотрудник → Больничные/пособия. Здесь же можно добавить декретные пособия.

Эльба не умеет рассчитывать больничные автоматически, но при добавлении будет ссылка на калькулятор, который поможет с расчётом.

Если сотруднику продлили больничный, измените у первичного больничного в Эльбе дату конца на дату выписки. Такой способ подойдёт, если вы ещё не выплачивали больничный и он принес все больничные листы сразу.

Если больничный уже выплачивали, а продление оплачиваете дополнительно, то заведите его как новый больничный. Чтобы расчёт по страховым взносам сформировался правильно, обнулите сумму за счет работодателя вручную.

Как добавить отпуск

В разделе Сотрудники → Нужный сотрудник → Отпуска.

Рассчитать отпускные поможет калькулятор.

По Трудовому кодексу выплатить отпускные работнику нужно не позже чем за 3 календарных дня до начала отпуска, поэтому добавьте отпуск в Эльбу заранее. После этого в разделе Отчётность появится задача по выплате отпускных и НДФЛ с них.

Отпускные можно выдать и раньше чем за 3 дня. Часто работодатели выплачивают отпускные вместе с зарплатой, если даты близко друг к другу. Например, сотрудник уходит в отпуск 15 августа, а зарплату в организации выдают 10 августа.

В Эльбе так тоже можно сделать — поставьте галочку напротив поля «Выдать вместе с зарплатой» и она предложит заплатить всё вместе в задаче «Выдать зарплату и заплатить НДФЛ за…».

Если добавите отпуск сегодняшним днём или днём из прошлого, задача по выплате отпускных в разделе Отчётность не появится. Эльба будет считать, что вы уже рассчитались с сотрудником, поэтому платёжки придётся подготовить самостоятельно.

Когда добавляете отпуск в карточку сотрудника, в поле «Дата выплаты отпускных:» укажите реальную дату выплаты. Это важно для 6-НДФЛ, потому что срок перечисления НДФЛ с отпускных — последний день месяца, в котором выплачены отпускные.

Чтобы добавить отпуск без содержания, поставьте галочку рядом с полем «Без содержания».

Как уволить сотрудника

Зайдите в личную карточку сотрудника в разделе Сотрудники → Работает → Уволить. Если показывали в Эльбе все отпуска, больничные и зарплату — компенсация за неиспользованный отпуск рассчитается автоматически. Если не показывали — придётся считать вручную.

Если увольняете сотрудника последним днём месяца, авторасчёт может быть неправильным, потому что в расчете среднего дневного заработка Эльба не учтёт доход этого месяца.

Чтобы это исправить, нужно:

  1. Выбрать вариант «Да, все»
    — поставить дату увольнения — последний день месяца,
    — скопировать число дней неиспользованного отпуска.

2. Выбрать вариант «Нет, не все»
— указать дату увольнения — первый день следующего месяца,
— ввести скопированные выше дни неиспользованного отпуска,
— скопировать авторассчитанную сумму компенсации.

3. Вернуть корректную дату увольнения — последний день месяца
— подставить скопированную сумму компенсации.

Отдельная задача появится в разделе Отчетность, если указать текущую дату увольнения или дату из будущего.

Если уволили сотрудника задним числом, задача не появится и платёжки придётся подготовить вручную.

Сумма в задаче включает полный расчет при увольнении = компенсация за неиспользованный отпуск + зарплата за отработанную часть месяца.

О том, какие документы оформить при увольнении, читайте в статье «Как уволить сотрудника».

Расчёт аванса

Согласно трудовому законодательству, а именно ч. 6 ст. 136 Трудового кодекса РФ работодатели должны расплачиваться с сотрудниками за работу минимум 2 раза в месяц. Чаще – можно, реже – нет.

Из этой статьи вы узнаете, в какие сроки выплачивается аванс, в каком размере и в каком порядке его рассчитывать.

Обязательно ли выплачивать сотрудникам аванс

Все работодатели независимо от того, какую систему оплаты труда используют, обязаны выплачивать зарплату два раза в месяц – за первую половину месяца, и за вторую.

Перечислять зарплату только один раз в месяц нельзя. Это будет нарушением, за которое работодателя накажут. Причём даже согласие сотрудников получать зарплату раз в месяц не дает работодателю права не выполнять требования Трудового кодекса и не освободит от ответственности за невыплату аванса.

В какой день перечислять аванс

Работодатель сам должен определить день выдачи аванса и закрепить это в документах компании (трудовой договор, коллективный договор, Положение об оплате труда).

При определении даты нужно учитывать следующие правила:

  1. Согласно статье 136 ТК РФ расплатиться с работником нужно в течение 15 календарных дней по истечении отработанного периода. Это значит, что перечислить аванс за 1-ю половину месяца нужно с 16 по 30-е число текущего месяца, а оставшуюся часть – с 1 по 15 число следующего месяца.
  2. В документах должны быть указаны конкретные дни выдачи первой и второй части зарплаты (то есть аванса и основной части), а не промежуток. Формулировка «Зарплата выплачивается 2 раза в месяц: с 9-го по 13-е число и с 24-го по 28-е число каждого месяца» будет неправомерной.
  3. Между двумя выплатами не должно быть больше 15 дней. Например, если установить сроки выплаты аванса и основной части зарплаты 26 и 6 числа месяца, то это будет нарушением, т.к. один из промежутков между двумя выплатами будет составлять 20 дней.

Учитывая эти правила, можно установить дни выплаты аванса и второй части зарплаты 20 и 5 числа, или 22 и 7, или 25 и 10 и т.д.

Если срок выплаты аванса или основной зарплаты выпадает на выходной, работодатель обязан рассчитаться с сотрудниками заранее, в последний перед этим рабочий день.

В каком размере выплачивать аванс

Закон не указывает прямо, какого размера должен быть аванс, работодатель может определять его самостоятельно.

Но нужно иметь в виду, что речь идет именно о зарплате за первую половину месяца, поэтому надо учитывать фактически отработанное время при расчете аванса. Такой позиции придерживается Министерство труда России в письме № 14-1/10/В-660 от 2 февраля 2016г.

Соответственно, минимальная сумма аванса должна соответствовать тарифной ставке сотрудника за отработанное время, без учёта НДФЛ.

Учитывать ли при расчёте аванса другие выплаты (надбавки, доплаты)? Минтруда России считает, что да, и говорит об этом в письме от 10 августа 2017 года N 14-1/В-725.

Речь идет о тех дополнительных выплатах, которые не зависят от результатов работы за месяц в целом. Это, к примеру, надбавки к зарплате за работу в особых климатических условиях, доплаты за стаж, за совмещение должностей и т.д.

Премии, которые зависят от производственных показателей и рассчитываются по результатам работы за весь месяц, при расчете аванса не учитывают. Такие премии выплачивают вместе со второй частью зарплаты.

Облагается ли аванс НДФЛ

Нет, если его выплачивают не в последний день месяца. Подтверждение в письмах Минфина № 03-04-05/44802 от 13.07.2017г., № 03-04-06/63250 от 28.10.2016г., № 03-04-06/4321 от 01.02.2016г.

В соответствии с п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ при исчислении НДФЛ с заработной платы датой получения дохода признается последний день месяца. Если аванс выплатили, например, 25 числа, то удержать с него НДФЛ невозможно, ведь последний день месяца ещё не настал. Поэтому, НДФЛ работодатель удержит, когда пройдет весь месяц, при выплате основной части зарплаты.

Для того, чтобы не делать лишнюю работу и не перечислять НДФЛ дважды в месяц, лучше не оставлять выплату аванса на последний день месяца, а прописать в документах более ранний срок.

Пока вы занимаетесь развитием бизнеса, мы посчитаем зарплату, отпускные, больничные и подготовим документы на оплату труда