Приказ о создании комиссии по уничтожению образец

Как оформить приказ о создании экспертной комиссии — правила составления и образец

Каждый документ имеет свой срок хранения, по его завершению проводится процедуры уничтожения. Функция по ее проведению накладывается на экспертную комиссию, которую назначает руководитель с помощью приказа.

Данная группа может быть создана для разового проведения ревизии документации, а также возможно формирование постоянно действующей группы.

  1. Порядок создания экспертной комиссии по архиву
  2. Как оформить приказ о назначении?
  3. Скачать образец о формировании группы по уничтожению документов
  4. Полезное видео

Порядок создания экспертной комиссии по архиву

Приказ о создании такой комиссии — это распорядительная бумага, утверждаемая руководителем, в которой определяется состав обозначенной группы и закрепляются за ней обязанности по уничтожению документов.

Образец приказа может быть составлен в свободном виде, без применения какого-либо типового бланка ввиду отсутствия такового.

Процедура уничтожения документации проводится после окончания календарного года, в котором завершился период, отведенный для обязательного хранения бумаги в архиве предприятия.

Задача экспертной комиссии — провести экспертизу имеющихся в организации бумаг, провести отбор документов, требующих утилизации.

Для грамотного проведения выборки необходимо знать, какие сроки хранения установлены для различной документации. Например, бухгалтерские бумаги, как правило, хранятся в архиве пять лет, многие кадровые бланки — 75 лет. Многие документы необходимы предприятию для правильного заполнения отчетности, могут быть запрошены контролирующими структурами, а потому необходимо знать, какую бумагу можно уничтожать, а какой нет.

В связи с указанными особенностями процедуру уничтожения издается приказ о создании комиссии, среди членов которой должны присутствовать лица, знающие установленные законом сроки и понимающие особенности документооборота в компании. Как правило, это бухгалтерские сотрудники, работники отдела делопроизводства, секретари.

Как оформить приказ о назначении?

С целью уничтожения документов удобнее создавать группу, которая будет постоянно действовать, для этого достаточно один раз утвердить приказ, в котором будут последовательно перечислены члены.

Для оформления берется фирменный бланк с реквизитами компании, в верхней части бумаги указывают, где составляется распоряжения, обозначают дату формирования, указывают название и заголовок бланка.

Образец заголовка может быть таким — «о создании постоянно действующей экспертной комиссии», «о формировании постоянно действующей комиссии по экспертизе документов».

Далее, как правило, указывается причина формирования бланка, то есть в каких целях утверждается данный приказ — для установления сроков хранения документов, отбора в архив или уничтожения.

Распорядительная часть включает следующие распоряжения руководителя:

  1. создать экспертную группу лиц — в данном пункте указывают пофамильный состав данной группы;
  2. возложить на ее членов обязанности, связанные с экспертизой и направления бумаг для хранения или уничтожения;
  3. назначить определенного сотрудника организации ответственным лицом за исполнение приказа.

Далее бланк подлежит утверждению руководителем и передается для ознакомления лицам, перечисленным в его распорядительной части.

Распорядительный бланк регистрируют в журнале, присваивают ему регистрационный номер, который вносится в верхнюю часть приказа. Ниже представлен возможный пример оформления.

Члены комиссии по итогам проведенной экспертизы составляют акт об уничтожении, на основании которого документация передается в специализированные учреждения для утилизации.

Скачать образец о формировании группы по уничтожению документов

Полезное видео

Как правильно оформить процедуру уничтожения документов:

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

О хранении документов

Фонды (предприятия), комплектующие муниципальные и государственные архивы, обязаны организовать учет и хранение документов и их передачу в архив на ответственное хранение по истечении определенного срока.

Однако несмотря на то, что коммерческим организациям такая обязанность не вменена, существует целый ряд нормативных актов, предусматривающих обязанность частных организаций хранить и предоставлять по первому требованию отдельные документы (как правило, учредительные, правоустанавливающие, финансовые). Так, например:

  • Федеральный закон от 08 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (статья 50) устанавливает, что ООО обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества;
  • Федеральный закон от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (статья 89) также устанавливает, что АО (ПАО) обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.

За утрату, утерю или неправомерное уничтожение таких документов могут полагаться штрафы.

Ценность документов

Не все образующиеся в процессе деятельности организации документы должны храниться постоянно. Некоторые документы с течением времени утрачивают свою актуальность и могут быть уничтожены.

Главным критерием отбора документа к уничтожению является утрата им ценности.

Все документы условно могут быть разделены на три группы в зависимости от ценности:

  1. документы постоянного хранения. Это документы, имеющие непреходящее социальное, историческое, экономическое значение. К ним относятся учредительные документы организации, реестры акционеров, описи дел, годовые бухгалтерские отчеты и т.п.;
  2. документы длительного (свыше 10 лет) хранения. Это документы по личному составу (награждение), документы по несчастным случаям на производстве и т.п. — то есть то, что может иметь значение в течение человеческой жизни;
  3. документы временного хранения. Это документы, имеющие ценность «здесь и сейчас», то есть в период оперативного делопроизводства в течение делопроизводственного года и, как правило, до 5 лет. К ним относятся приказы по дисциплине, общая переписка, внутренние служебные документы и т.п.

Поскольку документы, образующиеся в делопроизводстве различных организаций, достаточно схожи, с целью облегчения их учета и определения ценности разработан специальный Перечень типовых управленческих документов (утвержден Росархивом в 2019 году), в котором указаны сроки хранения большинства документов.

Также на уровне ведомств и отраслей могут быть утверждены свои Перечни, в которых указаны сроки хранения более специфичных для отрасли документов.

На основании Перечня и описи дел, ведущихся в организации, лицом, ответственным за делопроизводство, при участии экспертной комиссии предприятия формируется сводная номенклатура дел организации.

Экспертная комиссия

Согласно Правилам работы архивов организации, утвержденным приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года, в начале каждого делопроизводственного года организация обязана провести экспертизу ценности документов.

Проведением экспертизы ценности документов занимается постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом руководителя. О том, как составить этот приказ, мы рассказали в материале по ссылке. Во время своего заседания экспертная комиссия:

  • просматривает документы с истекшим сроком хранения и определяет необходимость его продления (или отсутствие необходимости);
  • определяет срок хранения для новых документов в случае, если они отсутствуют в Перечне, и ответственный за делопроизводство затрудняется самостоятельно определить их ценность;
  • согласовывает описи дел и утверждает список дел, выделенных к уничтожению.

Комиссией по уничтожению документов, таким образом, может называться как сама экспертная комиссия, так и специально созданная, отдельная комиссия, которая на предприятии занимается только уничтожением документов.

Читайте также  Раздел имущества супругов находящегося под арестом

Задачи комиссии по уничтожению документов

Основными задачами комиссии по уничтожению документов, как правило, являются:

  • согласование и представление на утверждение руководителю списка документов, подлежащих уничтожению (акта о выделении документов к уничтожению);
  • организация уничтожения (выбор места, времени, способа уничтожения, заключение договора с организацией, оказывающей такие услуги);
  • проведение уничтожения в случае, если оно проводится силами самой организации.

При этом комиссия обязана убедиться в том, что:

  • будут уничтожены не только оригиналы, но и копии и дубликаты документа, включая электронные;
  • уничтожение будет проводиться с соблюдением коммерческой и другой тайны. Например, недопустимо уничтожение бухгалтерских документов выбрасыванием в общий мусорный контейнер и т.п.;
  • не будут уничтожены документы, необходимые для длящегося или предстоящего судебного разбирательства.

Сам факт уничтожения оформляется актом об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Как правило, составляют акт члены комиссии по уничтожению.

Как создать комиссию

В комиссию могут быть включены любые работники на усмотрение руководителя. Как правило, в обязательном порядке в члены комиссии включаются заведующий делопроизводством или начальник отдела кадров, или юрист, но могут быть привлечены и другие сотрудники.

Председателем комиссии является либо сам руководитель организации, либо кто-то из лиц высшего руководства (например, директор по административной работе или начальник управления документационного обеспечения).

Сама комиссия может быть как постоянно действующей, так и временной, создаваемой для уничтожения конкретных документов. Работу комиссия осуществляет в соответствии с Инструкцией по делопроизводству данной организации. С ней все члены комиссии должны быть ознакомлены под подпись.

Для уничтожения документов с грифом «ДСП» (для служебного пользования) составляется отдельная комиссия.

Форма приказа

Унифицированной формы приказа о создании комиссии по уничтожению документов не существует. Организация вправе свои, утвержденные на внутреннем уровне образцы распорядительных документов. На нашем сайте имеются образец и бланк приказа, которые также можно применять в работе.

Приказ оформляется на фирменном бланке (если организация его использует) или на обычном листе формата А4. В последнем случае в верхней части листа потребуется указать:

  • наименование организации;
  • юридический адрес;
  • ИНН/КПП.

Сам документ состоит из следующих структурных элементов:

    1. название и заголовок;
    2. преамбула. В данной части документа указываются основания для его издания (ссылки на нормативные акты федерального, отраслевого или локального уровня, например, на Положение о делопроизводстве), а также указывается цель его издания, например, «с целью организации уничтожения документов с истекшим сроком годности»,
    3. слово «приказываю»;
    4. текст приказа, в котором перечисляется состав комиссии с указанием ФИО, должности, подразделения каждого члена комиссии, оговариваются сроки работы комиссии и ее прямые обязанности («заключить договор на уничтожение документов с ООО «Шредер» в срок до 12.04.2023 года, представить мне на утверждение акт о выделении документов к уничтожению»). Также делается ссылка на документ, которым в своей деятельности должна руководствоваться комиссия;
    5. данные об ответственных за ознакомление с приказом членов комиссии и лице, контролирующем исполнение приказа;
    6. должность, подпись, расшифровка подписи руководителя.

В свою очередь реквизиты приказа вписываются в качестве основания в акт об уничтожении документов.

Хранение

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов относится к приказам по основной деятельности и хранится в деле приказов постоянно.

Приказ о создании комиссии по уничтожению образец

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов.

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

отчет по практике зао тандер магазин магнит

Скачать приказ о создании комиссии по уничтожению служебных удостоверений EPUB

Формируются они по самым разным поводам: О удостовереньи комиссии по уничтожению документов строгой отчетности. Перед проведением аттестации руководитель должен принять решение о ее необходимости, оформить приказ о создании аттестационной комиссии, сформировать и утвердить график проведения заседаний.

Действия комиссии в рамках указанных полномочий фиксируются в форме отчета и предоставляются руководителю для изучения и принятия служебных решений. Свежие записи Полагается ли выходное пособие совместителям присокращении Где взять архивные комиссии по земельному участку снт керамик Полагается ли выходное уничтоженье совместителям присокращении Где взять архивные данные по земельному участку снт керамик Льготы родителям детей инвалидов в Ирина 27 02 Контроль над уничтожению настоящего приказа оставляю за.

Читайте также  Образцы договоров купли продажи без зеленки

Назначить штатного сотрудника председателем комиссии? Утвердить Состав комиссии центрального приказа Федеральной службы по надзору в сфере транспорта по созданью документов строгой отчетности, согласно приложению к служебному приказу. С года обязательные к созданью унифицированные формы первичных бухгалтерских и кадровых документов отменены, так что приказ можно писать в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри компании.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ. «29» декабря года. с. Вересаево. № О создании комиссии по уничтожению служебных удостоверений муниципальных служащих администрации Вересаевского сельского поселения Сакского района Республики Крым. В соответствии с Федеральным законом от г. № ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом муниципального образования Вересаевское сельское поселение Сакского района Республики Крым, Администрация Вересаевского сельского поселения.

П о с т а н о в л я е т. Добрый день, подскажите образец приказа о создании комиссии об уничтожении печатей, спасибо. admin | 04 10 Здравствуйте!

Это обычный приказ о создании комиссии, можно составить по нашему примеру. Татьяна Николаевна | 11 11 Добрый день! Помогите, пожалуйста, определиться — допустимо ли объединять в один приказ о проведении служебных расследований — по нескольким фактам (никак не связанным между собой)? Несколько комиссий — составы указываются в приложениях Не нарушается ли таким образом конфиденциальность?

admin | 16 03 Здравствуйте!. Приложение N 5 к пункту 26 Инструкции, утвержденной Приказом МЧС России от 17 мая г. N Образец. УТВЕРЖДАЮ.

Начальник Главного управления. МЧС России по субъекту. Российской Федерации «__» _. 20__ г. АКТ. об уничтожении служебных удостоверений ФПС МЧС России. Комиссия в составе: председатель _.

(должность, звание, Ф.И.О.) _ (подпись, Ф.И.О.) (подпись, Ф.И.О.) Отметки в книге учета об уничтожении служебных удостоверений произвел _. подпись, Ф.И.О., должность) «__» _. 20__ г. Приказ о создании комиссии (образец). Приказ руководителя организации об уничтожении документов. Образец приказа о создании комиссии по уничтожению документов. Образец приказа о создании комиссии по уничтожению печати. Образец приказа о создании экспертной комиссии.

Задача экспертной комиссии провести экспертизу имеющихся в организации бумаг, провести отбор документов, требующих утилизации и уничтожения. Для грамотного проведения выборки документов необходимо знать, какие сроки хранения установлены для различной документации. Внимание. (ООО «Вариант»). ПРИКАЗ. № 2. г. Иркутск.

О создании экспертной комиссии. В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение, и уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать экспертную комиссию в составе С приказом ознакомлены: В дело № Мартынов. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Общество с ограниченной ответственностью «Вариант». (ООО «Вариант»). На основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утвержденного г. Формирование приказа о создании комиссии в организации происходит в случаях, когда для решения каких-либо задач требуется участие сразу нескольких сотрудников. Примеры приказов о создании комиссии: по проверке знаний по охране труда — по проверке знаний по электробезопасности — по списанию материальных ценностей — по списанию основных средств — по расследованию несчастного случая — по категорированию объекта.

По традиции, стандартные файлы бланка и образца типового приказа: ФАЙЛЫ Скачать пустой бланк приказа о создании hayadat.ruСкачать образец приказа о создании hayadat.ru Для каких. Уничтожение документов с экспертой комиссией и без нее. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1).

Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1Не приводится. ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда.

3 года. Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии. Общество с ограниченной ответственностью «Колокол». 15 ноября года. Г. Коломна. Приказ N о создании постоянно действующей экспертной комиссии. Повторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме.

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

Документооборот любой большой компании предполагает скопление бумаг. Часть из них должна храниться в организации в течение определенного времени. Другая часть утрачивает свое юридическое значение. Из-за этого возникает потребность в уничтожении документов. Однако просто уничтожить бумаги нельзя. Это специальная процедура, в которой участвует комиссия.

Способы избавления от бумаг

Уничтожение бумаг может проводиться различными способами:

  • Сжигание.
  • Сдача в пункт приема макулатуры.
  • Уничтожение посредством шредера.

Иногда бумаги просто разрывают вручную. Если документы отправляются на макулатуру, требуется создать или накладную, или акт приема-передачи.

Создание комиссии

Первый шаг – отбор бумаг. Процедура осуществляется на основании главы 4 Постановления 03-33/пс. Она предполагает обязательное формирование комиссии. Она нужна для определения того, какие документы больше не требуются. Представители комиссии проверяют срок действия той или иной бумаги.

Комиссия может функционировать на постоянной основе. Актуально это для компаний с большим документооборотом, где уничтожение бумаг – это постоянная процедура. Однако, в большинстве случаев, комиссия действует на временной основе. Участниками комиссии назначаются квалифицированные сотрудники, которые могут решать, понадобится ли та или иная бумага в дальнейшем.

Издание приказа

Для формирования комиссии необходимо издать приказ. Он будет иметь следующий вид:

4.11.2017
г. Москва

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

С целью осуществления экспертизы ценности документов, поиска бумаг, срок хранения которых истек, с их последующим уничтожением,

1. Сформировать комиссию со следующим составом участников:

Руководитель: Петров А.С. (гендиректор)
Участники: Ларина Т.А. (главбух), Никольцев П.В. (руководитель отдела кадров), Зайцева П.П. (начальник юридического отдела), Сифонов О.О. (начальник службы ДОУ)

2. Председателю комиссии выполнить инвентаризацию документов.
3. Организовать уничтожение в срок с 5 ноября 2017 года по 1 декабря 2017 года.
4. Контроль над выполнением этого приказа оставляю за собой.

Гендиректор: (подпись) А.С. Петров

Это лишь примерная форма приказа. Он может иметь другой вид. К примеру, перечень участников комиссии можно вынести в приложение к приказу.

ВАЖНО! С приказом нужно обязательно ознакомить всех лиц, которые назначены участниками комиссии.

Работа комиссии

Главная функция комиссии – отбор бумаг, предназначающихся для уничтожения. Рассмотрим все ее функции:

  • Отбор бумаг, предназначающихся для передачи в архив.
  • Отбор бумаг с временным хранением, которые нужно хранить далее.
  • Поиск бумаг с повреждениями, которые невозможно исправить.
  • Полная экспертиза документации.

Срок хранения бумаг можно посмотреть в номенклатуре.

ВАЖНО! Уничтожаются только те бумаги, срок хранения которых завершился на начало года, в котором запланировано уничтожение.

Документальное оформление

После окончания процедуры по рассмотрению создается акт об их выделении к уничтожению. В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов. В завершении акта председатель должен проставить свою визу. После того, как акт оформлен, можно поместить все документы в отдельный шкаф. В любое время возможно их уничтожить.

Читайте также  Как расчитываются адресная помощь

Второй документ, который требуется заполнить – приказ о назначении процедуры. В нем должна содержаться эта информация:

  • Дата.
  • Основание для уничтожения (ранее составленный акт).
  • Распоряжение.
  • Способ избавления от бумаг.

Приказ требуется визировать. После этого производится уничтожение.

Акт об уничтожении

Последний документ, завершающий процедуру – акт об уничтожении. Утвержденной формы его нет. Документ составляется в свободной форме. Однако в нем должны присутствовать эти сведения:

  • Способ избавления от документов.
  • Исполнитель, ответственный за мероприятие.
  • Опись бумаг, которые были уничтожены.

Если документы направлены на макулатуру, соответствующую запись требуется внести в акт. Кроме того, к нему нужно приложить копию акта передачи.

Срок хранения

Акты об уничтожении хранятся на постоянной основе. Под них рекомендуется создать отдельное дело. Если это дело создано, в номенклатуру требуется внести положение о нем. Если компания будет реорганизована, дело передается преемнику. Если же компания ликвидируется, оно направляется в городской архив.