Структура документа заголовочная содержательная и оформительская части

2.3. носители экономической информации

2.3. носители экономической информации

Под носителем информации понимается физическая среда, используемая для записи и накопления информации. По способу записи и считывания информации носители подразделяются на ручные, электронные и гибридные.

К ручным носителям относятся бумажные документы, заполненные информацией и воспринимаемые человеком без использования технических средств. К электронным те, на которые записывается или с которых считывается информация с использованием технических средств (магнитные и оптические носители).

Гибридные носители в зависимости от способа записи и считывания представляют собой машиночитаемые документы, информацию на которые заносит пользователь, а считывается эта информация с помощью специальных технических средств.

До настоящего времени наиболее распространенным носителем информации является документ, под которым понимается информационное сообщение о взаимосвязанных экономических показателях, зафиксированное на бланке установленной формы и имеющее юридическую силу.

Для того чтобы разработать первичный документ, нужно сначала определить необходимый состав разрабатываемых показателей, при этом избежать лишней информации, но сохранить ту, которая необходима для решения целого комплекса задач. При этом особое внимание уделяется отбору постоянной и переменной информации.

Затем приступают к размещению реквизитов на бланке отчета. Практикой проектирования с целью эффективного использования различных средств вычислительной техники установлен следующий порядок размещения реквизитов: справочные реквизиты-признаки, группировочные и другие реквизиты-признаки, а также абсолютные и относительные реквизиты-основания.

Указанные группы реквизитов располагаются в определенных частях документа и могут иметь разные способы размещения: анкетный, линейный и табличный.

Линейный способ предусматривает размещение реквизитов в двух строках: в верхней располагаются наименования, а в нижней -их значения.

Анкетный способ применяется для размещения реквизитов в вертикальной последовательности обычно в виде двух граф: левая графа предназначена для наименований, а правая для их значения.

Табличный способ предусматривает размещение различных реквизитов в виде таблицы с графами по вертикали и строками по горизонтали. Табличный способ используется чаще всего для размещения реквизитов-признаков в сочетании с реквизитами-основаниями.

После окончательного уточнения разрабатываемого первичного документа и согласования с размещением его реквизитов на машинном носителе, приступают к расчету площади бланка. Бланки документов разрабатываются строго определенного, предусмотренного ГОСТом формата (мм): Аі 841×594, А2 594×420, Аз 420×297, А4 297×210, Аз 210×148, Аб 148×105 и А7 105x 74.

Для большинства первичных документов применяется типовая структура размещения информации, состоящая из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (см. табл. 2.з).

Заголовочная часть для большинства документов является стандартной. В ней приводятся постоянные справочные и группи-ровочные реквизиты-признаки и дается полное наименование документа с индексом его формы.

Для построения заголовочной части используются анкетный и линейный способы размещения информации.

Содержательная часть документа включает наименования реквизитов-признаков (строк и граф) и их числовые значения (реквизиты-основания), расположенные по табличному способу размещения.

Типовая структура размещения реквизитов в первичном документе (статистическом отчете)

Наименование объекта Место нахождения Получатели отчета

Унифицированная система документации и организация документопотока

Основным носителем информации при этом является документ — материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документационное обеспечение видов работ и функций управления называется документированием.

Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет собой систему документации.

Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений — выходными.

Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум группам документационных систем:

Организационно-распорядительная документация — это система, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-справочную документацию.

К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции.

К распорядительной относятся приказы, решения, распоряжения и прочая документация, с помощью которой оформляется распорядительная деятельность.

Справочно-информационная документация включает служебную переписку, документацию на оформление личного состава, справки, акты.

Специальные системы документации отражают специфику деятельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления. Например, система плановой, финансовой и учетной документации, документация по маркетингу и сбыту и др.

Применение автоматизированных систем обработки обусловил необходимость приспособления документации к требованиям машинной обработки, что ускорило процесс ее унификации и стандартизации.

Унифицированная система документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил оформления на основе применения средств вычислительной техники.

Каждой утвержденной Госстандартом России форме документа присваиваивается в соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой деятельности — ОКУД код, который располагается в верхней правой части документа. Основой построения стандартных форм документов являются утвержденные формуляры образцы.

Унифицированная система документации устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.

Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской (рис.3.1).

Заголовочная часть содержит: наименование предприятия, организации, работающего, оборудования; характеристику документа (ОКУД); наименование документа; зону для размещения постоянных на документ реквизитов-признаков и их кодов (предприятие, склад, видоперации, цех, требование и т. д.).

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк играф, в которых размещаются переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания (наименование, номенклатурный номер, количество, код производственных затрат и т. д.)

Оформительская часть документа содержит подписи лиц, несущих юридическую ответственность за составление документа (отпустил, получил).

Результатная информация предназначена для целей управления и передается непосредственно потребителям. Для лиц, которые анализируют информацию и принимают на ее основании решения, важно в каком виде эти данные выведены машиной — форма представления результатной информации.

Рис. 3.1. Пример построения документа табличной формы

Наиболее распространенной и удобной для пользователей формой вывода результатов обработки является печать информации в разнообразных документах, сводках, отчетах, таблицах, удобных для восприятия человеком.

К выходным сводкам предъявляются следующие требования:

· состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления;

· особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению;

· сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос;

· машина должна изготовлять готовые для использования таблицы: печатный титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть.

Документопотоки. Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота, последовательностью прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.

Выделяют внутренние и внешние потоки информации. Внутренние потоки циркулируют внутри предприятия и отражают производственно-хозяйственные вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальную связь отражают потоки информации, передаваемые с высшего уровня управления на низшие.

Горизонтальные связи отражают обмен информацией между различными подразделениями, и связывают равноправные элементы организации, обеспечивая их координацию.

Внутренние потоки в свою очередь подразделяются на потоки прямой и обратной связи.

Потоки информации, циркулирующие oт управляющей системы к управляемой и реализующие функции планирования, контроля и регулирования, называют прямой связью (нисходящей).

Читайте также  Нужно ли обязательное страхование в такси?

Потоки обратной связи формируются в основном во время выполнения производственно-хозяйственных функций и передаются oт управляемой системы к управляющей. С их помощью руководство узнает о положении дел на предприятии, о результатах принятых решений, о возникших трудностях и проблемах.

Внешние потоки обеспечивают обмен информацией с внешней средой. К ним относятся вышестоящие организации, банки, биржи, таможенные службы, налоговые органы, акционеры и инвесторы фирмы, поставщики и потребители товаров фирмы.

Для создания благоприятного общественного мнения на предприятии создаются специальные отделы по связи с общественностью (пабликрилейшнз), которые распространяют необходимую для этого информацию.

Движение документов — создание, согласование, подписание, исполнение и, наконец, списание в архив — должно соответствовать схеме функционирования предприятия и отражать его управленческую иерархию.

Таким образом, при разработке системы документооборота еще на этапах предпроектного обследования и построения функциональных моделей выстраивается логика и проверяется целостность важнейших элементов функционирования предприятия — его структура и производственно-технологический цикл. Без этого невозможна дальнейшая работа по построению эффективно работающей ИС.

Для интеграции всех подсистем ИС в единый комплекс необходимым условием является доступ подсистем к нужным документам или их частям. Неважно, на каком производственном участке предприятия начинается работа с документом — он должен быть «виден» тем модулям информационной системы, которым это необходимо для реализации своих производственных функций.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.

  • Программа «1C: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет:
    • разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями,
    • формализовать жизненные циклы документов,
    • установить маршрутные схемы прохождения документов,
    • контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков,
    • обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте,
    • автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов,
    • отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их.
  • Программой «1C: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных.
  • В программе «ГАЛАКТИКА» модуль «Управление документооборотом» предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т. д.) в электронной форме.
  • Система автоматизации документооборота «Документ-2000» ядро для создания корпоративных информационных систем крупных российских предприятий

Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность управления.

Структура экономической информации

Главная » Все дисциплины » Информатика » Структура экономической информации

Экономической информации свойственны некоторые особенности, вытекающие из ее сущности (все перечислять не будем, остановимся на одном). Важной характеристикой экономической информации является ее структура. Структура экономической информации играет ту же роль, что и синтаксис любого языка. Говоря о структуре информации, различают два взаимосвязанных между собой аспекта:
• состав элементов, образующих структуру экономической информации;
• взаимосвязь между элементами этой структуры.

Рассматривая с этих позиций структуру экономической информации, выделяют простые и составные единицы информации. Составной единицей информации (СЕИ) называют единицу информации, состоящую из совокупности других единиц информации, ассоциативно связанных между собой, т.е. связанных по смыслу. Простой, элементарной составляющей единицей экономической информации является реквизит. Реквизиты – это элементарные неделимые единицы экономической информации, выражающие определенные свойства объекта. Реквизитам присущи два свойства, важных с точки зрения их обработки:
• отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать экономический процесс или объект;
• отдельный реквизит может входить в состав различных экономических показателей.

Каждый реквизит характеризуется именем (наименованием), типом и значением. Именем реквизита служит его условное обозначение в процессах преобразования. Значением реквизита называется величина, характеризующая некоторые свойства объекта, явления, процесса в конкретных обстоятельствах. Все допустимые значения реквизита образуют множество, называемое доменом реквизитов.

В зависимости от характера отображаемого ими свойства реквизиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизиты-признаки отражают качественные свойства экономического объекта, процесса или явления (время и место действия, фамилия, имя, отчество исполнителя, наименование работы и т.д.). Они могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно-цифровом виде. Реквизиты-признаки служат для логической обработки составных единиц, т.е. для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д.

Реквизиты-основания характеризуют количественную сторону процесса или объекта. выраженную в определенных единицах измерения (сумма вклада в рублях, ставка налога в процентах и т.д.). Они чаще всего выражаются в цифровой форме. Над ними могут выполняться логические и арифметические операции.

Для исчерпывающей характеристики экономического процесса, объекта или явления необходима определенная совокупность реквизитов, описывающих качественные и количественные свойства отображаемого объекта.

Основной структурной единицей, состоящей из определенной совокупности реквизитов, характеризующей какой-либо конкретный объект, факт, процесс и т.п. с количественной и качественной стороны, является показатель. Показатель – это совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл. Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Экономический показатель как составная единица информации включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-признаков. Экономический показатель – основная единица экономической информации.

Например, показатель «выпуск 120 тысяч банок консервов» несет количественную величину и качественные признаки этой величины. При этом нужно иметь в виду, что в данном показателе фраза «выпуск банок консервов» – это реквизит-признак, а «120 тысяч» – это реквизит-основание.

Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. (т.е., на основе показателей строятся документы) В документах каждому показателю присваивается наименование. По количеству и составу показателей определяется уровень его информативности и рассчитывается объем информации в документе. Кроме этого, на основе показателя или его реквизита создаются базы данных, которые используются при решении экономических задач.

Экономический документ представляет собой определенным образом организованную совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Экономический документ является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как наряду с наглядностью представления информации, необходимой для решения задачи или являющейся результатом решения задачи, он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.

Наиболее распространенной формой представления экономических документов является табличная форма, которая в самом общем виде включает общую (заголовочную), предметную (содержательную) и оформительскую часть.

Общая часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе. Наличие общей части документа позволяет избежать дублирования информации при характеристике всех показателей, входящих в состав многостраничного документа.

Предметная часть включает реквизиты, характеризующие особенности экономических показателей многостраничного документа. (размещаются переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания: наименование, номенклатурный номер, количество, код производственных затрат и т.д.)

Оформительская часть содержит атрибуты, как правило, непосредственно не участвующие в процессе обработки информации, однако они придают документу юридическую силу, так как включают подписи лиц, участвовавших в подготовке документа.

Помимо табличной формы представления документов в практике организационно-экономического управления могут использоваться также документы упрощенной табличной формы, в которых наименование реквизитов приводятся не в шапке документа, а в боковике, рядом с которым проставляются конкретные значения соответствующих реквизитов. Наконец, экономические документы могут содержать как шапку, так и боковик. Документы такой формы широко используются при подготовке различной отчетности (статистической, финансовой, бухгалтерской, налоговой и т.п.). В качестве носителя информации для отображения содержимого документов наиболее распространенными являются: бумажные, электронные (экранные) и магнитные носители.

Читайте также  Частные организации и лица занимающиеся оформлением инвалидности

В целях упрощения организации процессов обработки, передачи и хранения информации, содержащейся в документах, она может объединяться в виде информационных массивов (файлов).

Информационный массив с позиции логической структуры представляет собой набор данных (документов) одной формы (одного названия) со всеми значениями либо сочетание таких наборов данных, относящихся к одной задаче. Во втором случае массив называется укрупненным. Сущность массива выражается через логический смысл и естественную целесообразность его структуры. В системах обработки информации массив является основной структурной единицей, предназначенной для хранения, передачи и обработки информации.

Массивы могут объединяться в более крупные структурные единицы. Самой крупной является информационная база, а самой простой формой объединений – информационный поток.

Информационный поток – это совокупность информационных массивов, в том числе документов, относительно конкретной управленческой деятельности, имеющая динамический характер (Информационный поток – группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов).

Информационная база – все совокупность информации реального экономического объекта.

5rik.ru

Материалы для учебы и работы

Внемашинное информационное обеспечение. Унифицированная система документации и организация документопотоков.

Содержанием процесса управления является взаимодействие субъекта и объекта управления. Оно осуществляется посредством управленческих функций и выражается в преобразовании, анализе и оценке необходимой для принятия решений информации.

Основным носителем информации при этом является документ — материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документационное обеспечение видов работ и функций управления называется документированием.

Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет собой систему документации.

От правильной и тщательно разработанной системы документации во многом зависят сокращение объемов работ по ее оформлению и подготовке к вводу в персональный компьютер, уменьшение числа возможных ошибок и повышение надежности системы в целом. Четкое построение документов, унификация и упрощение их форм способствуют сокращению цикла обработки и своевременному получению всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации.

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т. е. утвержденной формы бумажные или экранные носители информации, имеющие юридическую силу.

Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений — выходными.

В зависимости от места возникновения документы подразделяются на внешние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации. К внешним документам относятся планы, утвержденные вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др.

В зависимости от выполняемых функций управления выделяют документы бухгалтерского учета, плановые, статистические, документы оперативного управления.

Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум группам документационных систем:

Организационно-распорядительная документация — это система, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-справочную документацию.

К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции.

К распорядительной относятся приказы, решения, распоряжения и прочая документация, с помощью которой оформляется распорядительная деятельность.

Справочно-информационная документация включает служебную переписку, документацию на оформление личного состава, справки, акты.

Специальные системы документации отражают специфику деятельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления. Например, система плановой, финансовой и учетной документации, документация по маркетингу и сбыту и др.

Применение автоматизированных систем обработки обусловило необходимость приспособления документации к требованиям машинной обработки, что ускорило процесс ее унификации и стандартизации. Унифицированная система документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники.

В 1970-х годах был утвержден, а в 1994 г. подтвержден ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации. В него вошел комплекс стандартов на составление: актов делового письма, докладной записки, постановлений, заявлений, инструкций, кадровой анкеты, объяснительной записки, правил, представлений, приказов, распоряжений, структуры и штатной численности, устава, штатного расписания и др.

Пересмотрены и утверждены новые государственные стандарты на ряд специальных унифицированных систем документации: плановую документацию, по бухгалтерскому учету, материально-техническому снабжению, финансам, статистическую документацию и др.

Каждой утвержденной Госстандартом России форме документа присваивается в соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой деятельности — ОКУД код, который располагается в верхней правой части документа. Основой построения стандартных форм документов являются утвержденные формуляры-образцы.

Так, составление организационно-распорядительных документов регламентируется государственными стандартами; это — основные положения о составлении и оформлении документов и формуляр-образец, представляющий собой модель формы, присущей данной унифицированной системе.

Унифицированная система документации устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.

Так, в соответствии с правилами, утвержденными ГОСТом, первичные документы должны: содержать достоверные данные о состоянии объекта и минимальный, но достаточный объем исходных данных для получения максимальной результатной информации, используемой для управления организацией; обслуживать все звенья и виды хозяйственного руководства и обеспечивать выполнение не только функции учета, но и функции регулирования и оперативного управления; быть максимально приспособленными для машинной обработки и удобными для восприятия человеком; содержать минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных; реквизиты, вводимые с клавиатуры в машину, должны быть по возможности сконцентрированы в одной части документа и обведены утолщенной линией.

Первичный документ включает определенный состав реквизитов-признаков, справочных и группировочных, и реквизитов-оснований, исходных и результатных. Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской (рисунок 2).

Рисунок 2- Пример построения документа табличной формы

Заголовочная часть содержит: наименование предприятия, организации, работающего, оборудования; характеристику документа (ОКУД); наименование документа; зону для размещения постоянных на документ реквизитов-признаков и их кодов (предприятие, склад, вид операции, цех, требование и т. д.)

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, в которых размещаются переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания (наименование, номенклатурный номер, количество, код производственных затрат и т. д.)

Оформительская часть документа содержит подписи лиц, несущих юридическую ответственность за составление документа (отпустил, получил).

Варианты организации внутримашинного информационного обеспечения.

Внутримашинное информационное обеспечение связано с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Оно включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами. Внутримашинное ИО может быть создано либо как множество локальных (независимых) файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например, «Ведомость подетальных норм расхода материалов в натуральном и стоимостном выражении», «Применяемость деталей в изделии»), либо как база данных. При создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Поэтому структура файлов базы данных часто не соответствует структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы БД разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (иерархическую, сетевую, реляционную).

Читайте также  Как правильно составить жалобу по административному правонарушению

Организация, состав, структура внутримашинного информационного обеспечения зависят от информационных характеристик предприятия, состава решаемых задач, методов их решения, возможностей программных средств, организации массивов (файлов), используемых технических средств.

Данные во внутримашинном ИО могут храниться, как известно, двумя способами — непосредственно в виде файлов или в базе данных.

Организация информационной базы на основе концепции баз данных позволяет обеспечить многоаспектный доступ к совокупности взаимосвязанных данных, интеграцию и централизацию управления данными, устранение излишней избыточности данных, возможность совмещения эффективных режимов пакетной и диалоговой обработки данных.

Вопросы для подготовки к зачету

1. Процедура документирования. Делопроизводственные операции.

2. Понятия «унификация» и «стандартизация». Объекты и задачи унификации в сфере ДОУ. Виды стандартов, их статус.

3. Понятия «унифицированная форма документа», «формуляр-образец». Формуляр современного управленческого документа.

4. Структура документа. Заголовочная, содержательная и оформительская части.

5. ГОСТ Р 6.30–2003. Его содержание, значение, область применения, статус. Состав и расположение реквизитов документов.

6. Требования к конструированию бланков. Виды бланков. Бланки предприятий различных форм собственности. Реквизиты, используемые для изготовления бланков.

7. Реквизит «наименование организации-автора документа», требования к нему. Реквизит «место составления документа».

8. Реквизит «справочные данные об организации – авторе документа», его состав. Правила оформления почтового адреса.

9. Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.

10. Даты в документе. Требования к их оформлению. Дата как составная часть других реквизитов.

11. Реквизиты «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату документа».

12. Порядок согласования документов. Внутреннее и внешнее согласование. Оформление реквизита на отдельном листе.

13. Состав удостоверения документа. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ.

14. Отметки на документе, их значение и оформление.

15. Резолюция, ее значение, предъявляемые требования. Особенности оформления резолюции на отдельном листе.

16. Унификация текста документа. Структура текста различных служебных документов. Общие требования к тексту документа.

17. Заголовок к тексту документа, приложения к тексту, требования к их оформлению.

18. Способы утверждения документов. Правила оформления реквизита «гриф утверждения».

19. Требования к проставлению реквизита «оттиск печати». Перечень документов, на которых проставляется оттиск печати. Оттиск гербовой печати на документах.

20. Изображение гербовой символики на документах. Реквизит «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», регламентация использования.

21. Порядок подписания документов. Способы оформления реквизита «подпись».

22. Заверение копий документа.

23. Поисковые признаки документа. Реквизиты, идентифицирующие документ, его автора в электронной форме.

24. Понятие «системы документации», развитие систем. Классификация систем документации. Унифицированные системы документации.

25. Общая характеристика системы организационно-правовой документации.

26. Классификация документов по признакам. Документы официальные, служебные, личные, личного происхождения.

27. Понятие «документооборот». Основные правила организации документооборота.

28. Технология обработки входящих документов.

29. Отправка исходящих документов.

30. Особенности движения внутренних документов.

31. Порядок регистрации документов.

32. Контроль за исполнением документов.

33. Назначение, виды и порядок разработки номенклатуры дел, требования к оформлению.

34. Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения.

35. Требования к проведению экспертизы ценности документов.

36. Организация работы с документами, которые отнесены к государственной тайне.

37. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

38. Виды письменных обращений граждан.

39. Требования, предъявляемые к оформлению письменных обращений.

40. Этапы работы с письменными обращениями.

41. Контроль за исполнением сроков обращений.

42. Сроки хранения письменных обращений.

43. Структура устава юридического лица, общие положения о порядке его составления и оформления.

44. Структура и оформление положения об организации или о структурном подразделении.

45. Оформление доверенностей. Виды доверенностей.

46. Структура и особенности оформления регламента коллегиального органа.

47. Правила оформления инструкций.

48. Структура должностной инструкции, методика составления.

49. Требования к должностному регламенту.

50. Система плановой документации. Назначение и состав плановой документации. Виды, составление и оформление плановых документов.

51. Состав информации, особенности оформления и процедура удостоверения организационных документов – структура и штатная численность, штатное расписание.

52. Требования к составлению и оформлению постановлений, решений.

53. Этапы подготовки распорядительного документа.

54. Требования к составлению и оформлению приказов по личному составу.

55. Оформление приказов, распоряжений по основной деятельности.

56. Состав и общая характеристика документов системы информационно-справочной документации.

57. Требования к составлению и оформлению служебных, объяснительных и докладных записок. Внутренние и внешние документы.

58. Требования к составлению и оформлению справок. Виды справок. Справки внутренние и внешние.

59. Требования к составлению и оформлению акта. Виды актов. Особенности удостоверения.

60. Переписка как вид делового общения. Состав и назначение переписки.

61. Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем. Особенности оформления гарантийного письма. Использование стандартных выражений в деловых письмах.

62. Документирование коллегиальной деятельности федеральных органов исполнительной власти, организации, структурного подразделения, советов комиссий и т. д. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания.

63. Требования к составлению и оформлению протокола. Краткие и полные протоколы. Особенности протоколов заседаний федеральных органов исполнительной власти. Протоколы акционерных обществ.

64. Требования к составлению и оформлению телеграмм, телефонограмм. Структура факсимильного сообщения, особенности оформления.

65. Правила составления и оформления рецензий, отзывов и заключений.

66. Этикет служебного письма.

67. Язык и стиль служебных документов.

68. Правила оформления проектов законодательных и нормативных актов, принятых в федеральных органах исполнительной власти.

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет