Акт утилизации документов из архива

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  • Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

    Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

    Инструкция по заполнению акта

    1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
    2. В основную часть акта вписывают
      • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
      • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
      • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
    3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

    Хранение акта

    После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

    Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

    Акт на уничтожение документов

    Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.

    В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.

    Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

    Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.

    Читайте также  Должностная инструкция старшего менеджера по продажам автомобилей

    Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. При том, что чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более. Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.

    Оформляется акт на уничтожение в соответствии с приложением N 4 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года. Если в акте на уничтожение указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

    Акт на уничтожение утверждается руководителем предприятия – владелицы перечисленных в нем документов. Он в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией организации. Если организация входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива, акт на уничтожения согласовывается с ним.

    В заключении акта на уничтожение документов и дел должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. К акту на уничтожение требуется приложить акт о проведенном уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без завершающего документа акт на уничтожение не действителен, т.к. факт уничтожения не подтвержден.

    Акт об уничтожении документов

    Бумажный документооборот сопровождает деятельность любой организации. Как бы мы ни хотели отказаться от использования бумаги и полностью перейти на «цифру», сделать это не представляется возможным по ряду причин.

    К примеру, когда речь касается организационно-распорядительных документов, трудовых договоров, приказов, то их распечатка необходима в соответствии с законодательством. То же самое касается подотчетных документов, которые составляются «под роспись», требуют заверения печатью организации, нотариального заверения и т.п.

    Вся эта бумажная документация не просто составляется по определенной форме, но и требует внимательного и бережного отношения. За нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрено наказание в виде административного штрафа (в соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ). Для юридических лиц штраф может достигать 300 тысяч рублей.

    Если организация не сможет предоставить какой-то из документов по запросу контролирующего органа, сославшись, например, на его потерю, то избежать штрафа вряд ли удастся. Это означает, что ни в коем случае нельзя просто так выбрасывать или уничтожать документы.

    Порядок уничтожения документов

    У любого документа есть срок обязательного хранения. К примеру, договоры, налоговые декларации, оборотные ведомости, журналы и другие аналогичные бумаги должны храниться в организации не менее 5 лет. По истечении этого срока документы можно уничтожать, но делать это нужно тоже с соблюдением особого порядка.

    Запрещено рвать старые документы на части, пускать на черновики или выбрасывать на свалку.

    Самый простой способ избавиться от архива по всем правилам — это обратиться в специализированную организацию. Предприятия из Санкт-Петербурга и Ленинградской области могут воспользоваться услугами компании «Корона». Мы выполняем весь комплекс работ по уничтожению:

    • кадровых и бухгалтерских документов;
    • архивов и секретной документации;
    • налоговой отчетности;
    • первичных документов;
    • документов с истекшим сроком обязательного хранения

    Уничтожение документов возможно тремя способами: варкой в бумагоделательной машине, шредированием и кипованием. Каждая технология позволяет использовать отходы переработки в качестве вторсырья для производства санитарно-гигиенической продукции. При этом вероятность передачи информации третьим лицам сведена к нулю.

    Заказчик или его представитель может присутствовать при утилизации лично или наблюдать за происходящим по видеосвязи в режиме реального времени. Процедура уничтожения документов осуществляется с соблюдением конфиденциальности, а по факту физической ликвидации архива составляется соответствующий акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

    Инструкция по заполнению акта об уничтожении

    Акт составляется в соответствии с утвержденной формой. Документ условно можно разделить на две части:

    • в первой приводится перечень подлежащих уничтожению бумаг
    • во второй описывается порядок и способ уничтожения

    При составлении акта следует придерживаться определенных правил:

    • В графе «Наименование организации» должно быть указано полное или краткое наименование в соответствии с уставом организации.
    • Дата регистрации акта должна соответствовать дате его утверждения, документу присваивают внутренний порядковый номер.
    • Документ утверждается руководителем организации (как правило, гендиректором) — именно он принимает решение об уничтожении и несет за это ответственность.
    • В основной части акта дают ссылку на приказ или иное распоряжение, ставшее основанием для проведения процедуры.
    • Далее указывают состав комиссии с указанием ФИО и должности каждого члена.
    • В виде таблицы составляется перечень подлежащих утилизации документов. Если уничтожаемые бумаги были внесены в описи, то в акте указывают их номер.
    • Во второй части акта обязательно указывают способ уничтожения. Если операцию выполняет подрядная организация, в акте указывается общий вес принятого на уничтожение архива, а также данные договора, на основании которого оказывается услуга.
    • Внизу документа должны поставить свои подписи все члены комиссии

    Компания «Корона» работает по договору, а по факту выполнения заказа выдает акт об уничтожении документов, в котором подробно прописываются ключевые обстоятельства: факт уничтожения, способ утилизации и использованное оборудование, уровень секретности и объем документации.

    Если общий вес подлежащих уничтожению бумаг превысит 500 кг, то услуга оказывается бесплатно, а заказчик получает денежное вознаграждение за предоставленное вторсырье. Нужно уничтожить большой архив? Выполним эту работу предельно ответственно и предоставим все необходимые документы!

    Уничтожение документов бухгалтерского учета

    Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.

    Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

    Основания для уничтожения документов

    Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

    Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

    В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

    Читайте также  Подлежат ли возврату и обмену памперсы

    Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

    При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

    Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

    Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

    Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

    Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

    Порядок уничтожения документов

    Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

    Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

    По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

    Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

    Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

    Документальное оформление уничтожения документов

    Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

    Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

    Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).

    Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

    Передача документов на утилизацию по накладной.

    Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

    Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек


    Марина Пивоварова
    , эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

    Уничтожение документов

    В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

    Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

    Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

    Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм). Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы. Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

    Порядок уничтожения документов

    Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

    Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

    Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их .

    При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

    Порядок составления акта

    Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

    В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел. Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

    Читайте также  Можно переоформить страховку на другой автомобиль

    Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

    Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

    Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться. Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

    Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

    Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

    • для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
    • для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

    Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

    Как уничтожить

    Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

    Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию. В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

    Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

    Списание документов

    Списание документов организации должны осуществлять в соответствии с действующими нормативными актами. Ликвидации подлежат все документы на бумажных и электронных носителях, которые не имеют практического значения и у которых истек срок хранения.

    Зачем нужно производить своевременное списание документов?

    Списание ненужных бумаг необходимо осуществлять вовремя по нескольким причинам:

    • для экономии площади, которую может занимать архив;
    • для систематизации и быстрого поиска необходимой документации (с каждым последующим годом количество бумаг будет только возрастать);
    • списание документов и их конфиденциальное уничтожение позволит сохранить с секрете важную для компании информацию;
    • во избежание штрафов.

    Списание документов: особенности процедуры

    Процесс списания состоит из нескольких этапов:

    1. Экспертная оценка ценности документов. На данном этапе создается специальная комиссия, которая осуществляет отбор, систематизацию, оформление дел длительного и постоянного хранения, списание и архивирование документов. Чтобы определить необходимость списания документов, комиссия может воспользоваться номенклатурой дел фирмы, требованиями налогового кодекса или федерального закона.

    2. Составление акта на списание бумаг, которые не подлежат хранению. Документ имеет утвержденную форму и называется «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Бумаги на списание могут быть включены в акт на уничтожение в случае, если их срок хранения закончен 1 января года, в котором составлен акт. Стоит обратить внимание на то, что при списании документов важно, чтобы акт был подписан сотрудником, который производил экспертизу, а также имелась отметка о согласовании с членами комиссии и подпись руководителя компании.

    3. Утверждение акта в государственном архиве.

    4. Фактическое конфиденциальное уничтожение бумаг. Списание документов можно произвести несколькими способами:

    • термическая обработка (сжигание);
    • шредирование (разрезание на мелкие кусочки);
    • химическая обработка;
    • вывоз в пункт вторичной переработки сырья (составив накладную или акт приемки-передачи документов).

    Списание документов – это ответственное мероприятие, которое требует внимательности и четкости исполнения. В компании ОРБ работают профессионалы, которые имеют специализированное образование и огромный опыт работы в данной области. Мы сможем произвести ценностную экспертизу документов, отобрать бумаги с истекшим сроком хранения и составить акт о выделении для уничтожения документов, не подлежащих хранению. Помимо этого, наши сотрудники производят научно-техническую обработку дел, осуществляют составление описей и подготовку документов для сдачи дел в архив.