Доступ к трудовым книжкам сторонним организациям

Подробная информация об электронных трудовых книжках

Основным документом, который содержит сведения о рабочем стаже гражданина, является трудовая книжка. Это документ, в котором указываются все работодатели, должности, а также периоды работы на том или ином месте. Трудовая книжка необходима как для работников, так и для организаций. Кроме этого, этот документ является основным при подсчете стажа, дающего право на получение пенсионных выплат.

Однако с развитием современных технологий привычные формы документов уходят в прошлое. Касается это и трудовых, представляющих собой небольшие книжицы на бумажном носителе. С 2020 года в нашей стране начинается процедура учета стажа в цифровой форме, но при желании работника сведения останутся на бумажном носителе и как таковой отмены не произойдет.

Бесплатно по России

Электронные трудовые книжки

На сегодняшний день электронный документооборот приобретает все большую популярность и используется во многих сферах деятельности. Дискуссии же о том, переводить в электронный формат трудовые книжки или нет, ведутся довольно давно.

Противники перевода заявляют о том, что большая часть работодателей не готова отказаться от традиционного использования бумажных документов. Кроме этого, электронный формат неминуемо потребует специальной отчетности, что ляжет дополнительной нагрузкой на предприятия и бизнес.

Сторонники же введения электронных книжек говорят об упрощении документооборота, положительные стороны которого ощутят на себе, в первую очередь, граждане. Кроме этого, данные о трудовой деятельности, хранящиеся в электронном виде, имеют большую степень сохранности по сравнению с бумажными документами.

В целом, государство учло данные факты и приняло соответствующее постановление о переходе на иной формат, который начнет осуществляться с 2020 года.

Бланк трудовой книжки выглядит следующим образом:

Последние новости о переходе

С момента начала дискуссии о целесообразности введения электронных книжек не было общего понимания того, каким образом должен осуществляться данный переход. Предлагались самые различные подходы, в том числе и связанные с постепенной заменой бумажных документов.

Процедура перехода стала очевидной в декабре 2019 года. Именно тогда был принят Федеральный закон от 16.12.2019 года № 439-ФЗ, который и внес изменения в действующий свод законов.

Следует отметить, что в тексте нормативных документов не фигурируют слова «электронная трудовая книжка». В то же время теперь ТК РФ обязывает работодателей предоставлять соответствующую информацию в ПФР в электронном виде. Однако гражданин при необходимости может получить сведения в кратчайшие сроки для предоставления по месту требования.

Что должен делать работодатель, чтобы перейти на электронные трудовые книжки

Изменения, связанные с переходом на новую форму, затронут, в первую очередь, работодателей. Именно поэтому, по сути, 2020 год является переходным в этом отношении, то есть периодом, когда организации должны привести свой внутренний документооборот и локальные акты в соответствие с новыми требованиями законодательства.

Статья 2 вновь принятого закона определяет перечень мероприятий, которые должны произвести работодатели.

Краткая инструкция по шагам:

  1. Внесение изменений во внутреннюю документацию организации. Установлено, что с момента вступления в силу поправок в ТК РФ работодатели обязаны привести в соответствие с новыми требованиями все имеющиеся у них локальные акты, касающиеся правил кадрового учета. Кроме этого, изменения должны быть произведены и в текстах должностных инструкций и некоторых иных документов, регламентирующих порядок учета стажа сотрудников.
  2. Подготовка локальных актов. Закон обязывает в переходный период осуществлять уведомление сотрудников в письменном виде. Кроме этого, работники, которые пожелают оставить документ на бумажном бланке, имеют право на это путем подачи заявления.

Соответственно, организации обязаны подготовить проекты уведомления и заявлений в самостоятельном порядке.

Образец заявления работника о переходе на электронные трудовые книжки:

Рассылка уведомлений должна быть завершена до конца июня 2020 года.

Что касается форм документов, которые следует направлять в пенсионный фонд, то их разрабатывает непосредственно ПФР. Они же являются обязательными к использованию.

Нужно ли работнику заполнять заявление о переходе на электронный вариант

Переход на цифровые трудовые книжки, инициированный государственными органами, предполагает, что охват граждан в рамках данной реформы будет максимальным. В этой связи закон не обязывает граждан подавать какие-либо заявления для того, чтобы в отношении его трудовой деятельности применялись новые правила учета.

На работодателя же возложена обязанность уведомить работника в письменном виде о предстоящих изменениях. Таким образом, переход на электронный формат произойдет, по сути, в автоматическом режиме.

Можно ли по запросу работника оставить бумажный вариант

При подготовке рассматриваемых в статье изменений их инициаторы подчеркивали, что переход будет осуществляться исключительно на добровольной основе. На практике это означает, что те работники, которые захотят оставить документ на бумажном бланке, могут самостоятельно подать соответствующее заявление в кадровый отдел организации, где они трудятся.

Осуществить это необходимо до 31 декабря 2020 года. Если же заявления со стороны работника не поступит, то по истечению указанного срока его трудовая книжка ему будет выдана на руки, а весь учет его деятельности в качестве наемного сотрудника в дальнейшем будет осуществляться по новым правилам.

Какие сведения будет содержать документ

Введение электронных форм учета предполагает большую открытость сведений о трудовой деятельности граждан. Получить их можно как путем личного обращения, так и путем обращения к электронным порталам.

Кроме этого, иметь доступ к ней можно будет с мобильных устройств через соответствующее приложение. Внесение какой-либо платы, госпошлины или осуществление сбора за предоставление подобного рода сведений закон не предусматривает.

При необходимости граждане могут получить и бумажную выписку из ПФР, которую можно использовать как обычный бланк трудовой книжки. При этом ее объем будет аналогичен тому, что содержался в традиционных документах.

К числу подобных сведений относятся:

  • личные данные работника;
  • места работы (работодатель);
  • должности;
  • квалификация;
  • периоды работы;
  • основания для приема и увольнения;
  • реквизиты соответствующих документов.

Плюсы и минусы нововведения

Введение цифрового формата учета трудовой деятельности имеет следующие положительные стороны:

  • техническое упрощение документооборота;
  • надежность и сохранность сведений;
  • простота в получении выписки;
  • невозможность искажения сведений о стаже.

Минусов в данном случае практически нет, однако следует учитывать, что организации могут понести бюрократическую нагрузку, связанную с предоставлением дополнительной отчетности в ПФР.

В какие сроки будет происходить переход

Конкретных сроков завершения перехода на электронные документы попросту нет, поскольку эта процедура является добровольной и многие граждане, решившие сохранить бумажный бланк, смогут это сделать.

Однако необходимость в оформлении нового документа при первом поступлении на работу исчезнет после наступления 2021 года. Таким образом, осуществление полного перехода на такой документооборот предполагает определенную степень поступательности.

Как будет происходить процесс ведения электронных трудовых книжек

Учет трудовой деятельности работников будет осуществляться пенсионным фондом. Работодатели же обязаны подавать сведения о ней. Для этого предусмотрена специальная форма СЗВ-ТД.

Установлено, что работодатели будут обязаны подавать его в ПФР при приеме или увольнении сотрудников. Причем сделать это нужно не позднее одного рабочего дня, который следует за датой издания приказа.

Небольшие организации (до 25 человек в штате) вправе предоставлять отчетность как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа. Более крупные предприятия должны подавать сведения только через интернет посредством специальной программы, предоставляемой ПФР бесплатно. При этом допускается использование программ сторонних разработчиков. Подписываются электронные отчеты усиленной ЭЦП.

Полезное видео

Предлагаем посмотреть интересное видео по теме:

Переход на электронные трудовые книжки: зачем, когда и как

Государство планирует переход на электронные трудовые книжки в 2020 году. Теперь сведения о трудовой деятельности должны храниться на серверах Пенсионного фонда, а работодатели — передавать в госорган еще один отчет.

Процесс регулируют сразу несколько законов:

  • Изменения в Трудовом кодексе делают электронный формат трудовых книжек основным.
  • Изменения в законе № 27-ФЗ от 01.04.1996 года вводят для работодателей обязанность отчитываться в Пенсионный фонд о трудовой деятельности сотрудников.
  • Изменения в Кодексе об административных правонарушениях устанавливают ответственность за нарушение сроков отправки, предоставление неполных или недостоверных сведений.

Переход неизбежен – трудовые книжки станут электронными уже в ближайшем будущем. Что именно поменяется в работе кадровиков и бухгалтеров? Разбираемся вместе.

Работайте с электронной трудовой книжкой в СБИС

Что вы узнаете

  • Зачем нужен переход: плюсы и минусы
  • Когда состоится переход
  • Электронные трудовые книжки: что делать работодателю
  • Как перейти на трудовые книжки
  • Частые вопросы

Зачем нужен переход: плюсы и минусы

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ по составу идентичный бумажному. Из него по-прежнему можно узнать место и периоды работы, должность и квалификацию, даты приема и перевода, основания увольнения. Электронная трудовая книжка, как и бумажная, используется для расчета пенсии. Только теперь она хранится в зашифрованной базе данных Пенсионного фонда.

Переход на ЭТК – одна из ступеней национального проекта «Цифровая экономика». По замыслу законодателей, электронные трудовые книжки дадут сплошные плюсы всем сторонам.

Для работодателя

Для сотрудника

Для государства

Наш эксперт шаг за шагом описывает работу с электронными трудовыми книжками и отвечает на вопросы, которые могут возникнуть в процессе.

Когда состоится переход

С 1 января 2020 года вводятся электронные трудовые книжки, но оформлять новые бумажные еще можно. Пенсионный фонд подчеркивает, что для сотрудников переход на электронные трудовые книжки – дело добровольное. До конца 2020 года у них есть право написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде. Если человек выбирает электронный формат, бумажную книжку он получит на руки. Если сотрудник просит продолжить вести бумажную версию или вовсе молчит, то для него обе книжки будут существовать параллельно.

С 1 января 2021 года оформлять новые трудовые на бумаге нельзя. Для всех, кто начнет свою трудовую деятельность после этой даты, будут действовать только электронные трудовые книжки.

ПФР про трудовые книжки

Электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Все, что раньше фиксировалось на бумаге, теперь записывается и передается в цифровом виде. Иными словами, трудовые книжки превратились в еще одну электронную отчетность в Пенсионный фонд.

Как работодателю внести запись в электронную трудовую книжку

Работодатели вносят записи в электронную трудовую книжку с помощью отчета «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД). Он подписывается электронной подписью и сдается в госорган через интернет. Пенсионный фонд утвердил порядок заполнения формы в Постановлении №730п от 25.12.2019. Сдавать отчет на бумаге имеют право только работодатели, у которых в штате числится меньше 25 человек. Как выглядит форма СЗВ-ТД, показывает заполненный образец.

Образец заполнения электронной трудовой книжки

Отчет СЗВ-ТД сдается, только если в компании произошли какие-то кадровые изменения или работник заполнил заявление о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная). Список мероприятий, которые отражаются в отчете, и соответствующие им коды:

  • 1 — прием,
  • 2 — перевод,
  • 3 — переименование,
  • 4 — установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности, квалификации,
  • 5 — увольнение,
  • 6 — запрет занимать должность (вид деятельности).

Если в организации не регистрировали заявлений о формате книжки, никого не принимали, не увольняли и не переводили, отправлять отчетность не нужно.

В СБИС отправить форму СЗВ-ТД можно в один клик

Титульный лист со сведениями о работодателе заполняется автоматически. Ввести данные о трудовой деятельности тоже легко. Не нужно запоминать коды. Система предложит выбрать нужное мероприятие из списка, а должность и подразделение — из штатного расписания.

Читайте также  Компенсация за вред здоровью в результате работы

Наглядный перечень всех, кто попал в отчет, отображается на вкладке Сотрудники.

График сдачи отчета СЗВ-ТД

Изначально в 2020 году отчетность по электронным трудовым книжкам должна была сдаваться каждый месяц не позднее 15 дней с момента его окончания. Соответственно, если в январе в компании произошло какое-то кадровое событие, отчет о трудовой деятельности отправлялся в ПФР до 15 февраля. Такой график должен был действовать вплоть до конца года.

Однако 8 апреля 2020 вышло Постановление Правительства №460. В нем есть пункт, который обязывает работодателей отправлять в Пенсионный фонд информацию о приемах и увольнениях не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. То есть теперь график сдачи отчета СЗВ-ТД выглядит таким образом:

О приемах и увольнениях — отправляйте форму не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Об остальных событиях (переводах, переименованиях, заявлениях о выборе формата трудовой книжки) — отчитывайтесь ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца.

В течение 2020 года в каждую отправку нужно будет добавить еще и предыдущую запись трудовой, актуальную на 1 января 2020 года. На тех сотрудников, которых не коснутся кадровые изменения или которые не смогут заполнить заявление о выборе формата трудовой, эту запись нужно будет передать в ПФР не позднее 15 февраля 2021 года.

Как работодателю выдать трудовую книжку при увольнении

В день прекращения трудового договора работодатель выдает сотруднику форму Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р). Это выписка из трудовой. Ее можно сохранить в электронном виде или распечатать. Если выдать форму в день увольнения невозможно, ее следует отправить сотруднику заказным письмом. Не только увольняемый, но любой сотрудник в любое время может попросить предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки. В этом случае выдать форму СТД-Р нужно не позднее трех дней с даты получения запроса.

Как сотруднику посмотреть сведения из электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя: удостоверения, пластиковой карточки, ключа или чего-то подобного. Сведения из электронной трудовой книжки можно увидеть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуги по своему логину и паролю.

Как сотруднику предъявить электронную трудовую книжку

Если требуется предоставить сведения из электронной трудовой книжки, то нужно сделать выписку из нее. Выписку можно распечатать или сохранить на флешку:

  • самостоятельно из Госуслуг или из личного кабинета ПФР,
  • в любой клиентской службе Пенсионного фонда,
  • в МФЦ «Мои документы»,
  • у последнего работодателя, правда, только за период работы на этом месте.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Мы составили пошаговую инструкцию по переходу на электронные трудовые книжки, чтобы вы не упустили мелочей.

Проверьте техническую готовность

Установите систему для сдачи электронной отчетности через интернет. Оформите электронную подпись. Зарегистрируйтесь в системе электронного документооборота ПФР. Для передачи сведений о трудовой деятельности это нужно сделать обязательно, даже тем, кто уже регистрировался и отправлял в ПФР другую отчетность.

Доверьте подготовку к ЭТК нашим специалистам

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

С 1 января 2020 года любой работающий человек может оформить электронную трудовую книжку. В ней будет отражаться история его трудовой деятельности начиная с 2020 года. Посмотреть электронную трудовую книжку можно в личном кабинете на портале Пенсионного фонда и на портале госуслуг.

Трудовая книжка нужна для подсчета стажа, для решения спорных моментов при начислении пенсии либо для поиска новой работы. Сейчас за копией трудовой необходимо обращаться к работодателю, и порой этот процесс занимает несколько дней. А если человек еще и работает удаленно, то ему придется потратить время на то, чтобы доехать до отдела кадров.

Все эти вопросы снимает электронная трудовая книжка. Если вам потребуется бумажная выписка из нее, то ее можно получить у работодателя, в управлении Пенсионного фонда России либо в любом центре госуслуг «Мои документы».

Вашу прежнюю бумажную книжку выдадут на руки, так что сведения о стаже до 2020 года тоже всегда будут под рукой.

Телефон Горячей линии: 8 (495) 870-44-44

В ней сохраняются практически все сведения, которые есть в бумажной трудовой книжке: информация о работнике, даты приема и увольнения, место работы, вид мероприятия (прием, перевод, увольнение), должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, вид работы, основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа) и причины прекращения трудового договора.

Первое. Вы сами вправе решить, переходить на новый формат или нет. Без согласия работника книжка в электронный вид переводиться не будет. Вы можете сохранять ее в бумажном виде столько, сколько это необходимо

Второе. Какое бы решение вы ни приняли, о нем следует сообщить руководству, подав заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной версии. Это надо сделать до 31 декабря 2020 года включительно.

Важно! Начиная с 2021 года новые бумажные книжки заводиться не будут. Это значит, что человек, впервые устроившийся на работу в 2021 году и позже, сможет оформить только электронную трудовую книжку.

В отдельных случаях вы вправе подать заявление в любое время. Случай считается исключительным, если вы по состоянию на 31 декабря 2020 года:

  1. Не исполняли свои трудовые обязанности (например, находились на больничном или в отпуске).
  2. Не состояли в трудовых отношениях.

Бумажная трудовая книжка никуда не исчезнет. Вам ее выдадут на руки, так что сведения о работе до 2020 года тоже всегда будут с вами.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель будет вносить данные одновременно в две версии — электронную и бумажную. В дальнейшем вы сможете подать заявление и перейти на электронную книжку.

Переход россиян на электронный формат электронных книжек начался с 1 января 2020 года. Каждый работник вправе самостоятельно решить, будет он оформлять электронную трудовую или сохранит бумажный вариант. Переход к новому формату осуществляется добровольно и только с согласия человека.

Ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло какое-либо кадровое мероприятие — прием, перевод, увольнение или подача заявления о выборе формата трудовой книжки, работодатель обязан сообщить об этом в Пенсионный фонд России. На основе поступившей информации и будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

Если работодатель подает сведения о своем сотруднике впервые, то он одновременно предоставляет информацию и о его трудовой деятельности на 1 января 2020 года, если в этот период человек уже работал у него.

С 1 января 2021 года работодатель подает сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания документа о приеме на работу или увольнении, и не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подписания документов о переводе.

  1. Работодатель продолжает вносить сведения о трудовой деятельности в бумажную книжку.
  2. Право на бумажную трудовую книжку сохраняется за работником при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
  3. У работника сохраняется право написать заявление о ведении электронной трудовой книжки.

Сотрудники, не имевшие возможности до 31 декабря 2020 года подать заявление, вправе сделать это в любое время. К ним, в частности, относятся:

  1. Работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли трудовые обязанности, но за ними сохранялось рабочее место. Например, сотрудник находился в декретном отпуске, на больничном и так далее.
  2. Лица, имеющие стаж работы по трудовому договору или служебному контракту, но на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых либо служебных отношениях.

Если сам работник не сделал выбора и никак не сообщил о своей воле, то работодатель обязан подавать в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности в электронном виде и продолжать вести бумажную трудовую книжку в установленном порядке.

Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает ему бумажную книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о переходе на электронную книжку.

Работника необходимо предупредить о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.

Для тех, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде. Оформляться бумажная трудовая книжка не будет.

При заключении трудового договора работник предъявляет работодателю: сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Если работник выявил неверную или неполную информацию в своей электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения и передать их для хранения в Пенсионный фонд.

Если работник перешел на электронную версию и ему необходима какая-либо информация из трудовой книжки, он подает заявление. Работодатель обязан предоставить сведения так, как просит работник в своем заявлении: на бумажном носителе, в электронном виде либо предоставить выписку, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью (если она имеется). Работодатель обязан сделать это не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. При увольнении сведения предоставляются в день прекращения трудового договора.

Доступ к трудовым книжкам сторонним организациям

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО — +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область — +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе! Ваши работники сами выбирают с какой трудовой они хотят остаться — электронной или бумажной. До 30 июня все ИП и организации обязаны уведомить и собрать заявления с сотрудников.

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт.

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты.

Как перейти на электронные трудовые книжки с 2021 года: пошагово для работодателя

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте.

Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Нормативными актами установлены строгие правила учета и хранения трудовых книжек.

Кадровику важно знать, как правильно вести учет трудовых книжек, чтобы не получить штраф. Порядок учета трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Кадровику нужно помнить, что это документы строгой отчетности. Скачайте документы для организации учета трудовых книжек и вкладышей к ним:.

Читайте также  Как вернуть телефон без комплекта

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения. Каждая организация и предприниматель, имеющий наёмный персонал, обязаны вести специальные книги по учету трудовых книжек на предприятии :. Форма приходно-расходной книги утверждена в приложении 2 к постановлению Минтруда России от Книга хранится и ведется в бухгалтерии. Вместе с книгой хранятся и новые бланки трудовых книжек и вкладышей.

Форма Книги учета имеет утвержденную форму приложение 3 к постановлению Минтруда России от Эту книгу заполняет сотрудник, назначенный ответственным за учет ведения трудовых книжек. Учет приема и выдачи трудовых книжек осуществляется в отделе кадров. Факты приема от работников трудовых книжек, заведения вкладышей и выдача трудовых на руки при увольнении отражаются в Книге учета.

Если Книга учета закончилась, заводят новую. В новой форме нумерация продолжается. Переписываем серию и номер из титульного листа трудовой книжки. Если в книжку уже вшит оформленный другим работодателем вкладыш, он отдельно не регистрируется, поскольку является уже частью трудовой книжки.

Наименование структурного подразделения указывается, если оно отражено в трудовом договоре с работником. Если структурного подразделения нет, ставим прочерк. Заполняется только при приеме на работу.

Впишите дату и номер документа приказа, распоряжения, протокола , на основании которого работник принят на работу.

При регистрации вкладышей уже работающему в организации работнику никаких ссылок быть не может, в этом случае в графе ставим прочерк. Заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных вкладышей. В остальных случаях ставим в графе прочерк. Заполняется при увольнении работника — владельца трудовой книжки.

В графе 12 работники ставят дату учета выдачи трудовых книжек, а в графе 13 расписываются в получении книжки. Работнику нужно будет расписаться и за получение вкладыша, который был оформлен после приема на работу и отражен в книге учета отдельной строкой. Учетом и хранением новых бланков занимается бухгалтерия. Приобретение трудовых книжек и вкладышей осуществляет только работодатель и только у официальных распространителей.

Запрещено принимать чистые бланки от работника. Когда куплена новая трудовая книжка, учет в бухгалтерии отражается в Приходно-расходной книге. В ней регистрируются приобретение и выдача бланков трудовых книжек и вкладышей с указанием серий и номеров. Также указывается стоимость бланков. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее: пример заполнения.

При реализации трудовой книжки сотруднику работодатель вправе потребовать возмещения стоимости бланка трудовой книжки. Плату за бланк трудовой книжки взимают с сотрудника, принятого на работу впервые.

Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру, перечислить на счет организации через банк или попросить удерживать из зарплаты. Для этого нужно, чтобы работник написал заявление. В заявлении указывают:. По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.

Пример 20 октября руководителю отдела кадров Е. Громовой на основании заявки были выданы под отчет бланк трудовой книжки и вкладыш в трудовую книжку. За нарушение правил учета и хранения трудовых книжек наступает административная ответственность и для организации, и для должностного лица, ответственного за учет этих документов.

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется и хранится в отделе кадров.

В ней отражаются факты приема от работников трудовых книжек, заведения вкладышей и выдача трудовых на руки при увольнении. Все права защищены. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль.

Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Трудовой договор о частичной удаленке: пять особых условий. О сайте Контакты Ввести код доступа Подписка 8 Только в феврале! Подписка с подарками. Работодателей освободили от обязанности выплачивать пособия.

А еще Статьи Кадровое делопроизводство Трудовые книжки. Учет трудовых книжек. Темы: Трудовые книжки Исправления в трудовой книжке Учет трудовых книжек. В статье:. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Готовый к заполнению шаблон.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Готовый к заполнению шаблон. Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек Образец от эксперта. Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей Образец от эксперта. Отчет о наличии бланков трудовые книжки Образец от эксперта. Приказ о назначении генерального директора ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек Образец от эксперта.

Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек уволился сотрудник, который раньше отвечал за трудовые книжки Образец от эксперта. Подробнее о назначении ответственного за учет трудовых книжек в Системе Кадры. Скачать образец заполнения. Номер графы Правила заполнения 1. Дата Ставим дату приема на работу или заполнения трудовой книжки или вкладыша в формате Серия и номер трудовой книжки или вкладыша Переписываем серию и номер из титульного листа трудовой книжки.

Должность Отразите должность профессию, специальность работника, указанную в трудовом договоре. Структурное подразделение Наименование структурного подразделения указывается, если оно отражено в трудовом договоре с работником.

Реквизиты приказа Заполняется только при приеме на работу. Подпись Ответственный за ведение трудовых книжек ставит личную подпись, фамилию и инициалы не указываем.

Сумма в рублях Заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных вкладышей. Дата и подпись работника Заполняется при увольнении работника — владельца трудовой книжки. Заявление сотрудника на выдачу вкладыша в трудовую книжку Скачайте полезный образец. Состав правонарушения, предусмотренный статьей 5. Должностному лицу ИП Организация Ч.

Минтруд дал новые разъяснения по трудовым книжкам

Об 1С:ИТС. Заказать ИТС. Купить кассу. Тематические подборки. Последние результаты поиска.

Учет трудовых книжек

С 1 января года у работодателей появились новые обязанности в связи с введением электронных трудовых книжек. Вопросов по этому поводу много и не всегда на них можно быстро найти ответ. Мы собрали в статью 15 наиболее интересных вопросов, на которые были даны ответы работниками Пенсионного фонда во время вебинара , проводившегося Новороссийской торгово-промышленной палатой. А как же быть с теми работниками, которые написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку? Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Доступ к трудовым книжкам сторонним организациям

Уведомление работников. Заявление о переходе на электронную трудовую. Заявление о ведении бумажной трудовой. Формировать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде, то есть вести электронные трудовые книжки, все работодатели начали с января года. Исключений и специальных условий для предпринимателей и субъектов малого предпринимательства нет. Отказаться от ведения электронных трудовых книжек в пользу трудовых книжек на бумаге также нельзя. Основание — статья Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный.

Роструд разъяснил риски наличия двух трудовых книжек у работника

Этот стандарт должен был быть отменен с 1 июля текущего года, а вместо него предполагалось ввести новый порядок в соответствии с ГОСТ Р 7. Но переходный период от старого стандарта к новому был продлен до 1 июля года приказ Росстандарта от Таким образом, сегодня можно применять как старый ГОСТ, так и новый. Однако поскольку через год, в м, всё равно заверять трудовые книжки придется по-новому, то целесообразно осваивать эти правила уже сегодня. Сначала копируется каждый разворот книжки — на отдельном листе формата А4. Эти действия производятся при создании копии как для внутреннего, так и для внешнего пользования.

Принцип свободы договора, который является одним из основополагающих в гражданском законодательстве, предполагает наличие у участников гражданских правоотношений права заключить любой договор — как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами, и определить его условия по своему усмотрению, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами п.

Чебоксары, Вурнарское шоссе, д. Компания обязана опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к настоящей Политике обработки персональных данных в соответствии с ч. Оператор и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Соберите с работников заявления о трудовых книжках. Эксперты БухСофт подготовили образец

Первые шаги по автоматизации кадровых процессов были сделаны в России еще в году, когда в Трудовой кодекс РФ ТК РФ была введена глава, регулирующая труд дистанционных работников и устанавливающая возможность подписания трудового договора электронной цифровой подписью. Затем многие работодатели стали пользоваться электронными больничными листами, и сейчас у российских компаний есть все основания, чтобы переходить на новую ступень цифровизации. Сегодня существует более 60 документов по кадровым вопросам, и многие из них вполне можно перевести в электронный вид. Если, например, ранее заключать договор о приеме на работу в электронной форме разрешалось лишь с дистанционными работниками, то теперь эту практику хотят распространить на всех сотрудников. Ведь электронные трудовые документы могут быть интересны не только людям, работающим дистанционно или вахтовым методом, позволяя лишний раз не тратить время и деньги на поездки в головной офис. Основная цель перевода кадровых документов в электронный вид — отработка механизмов ведения в организациях документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений по внесению соответствующих изменений в законодательство РФ. Ожидается урегулирование вопроса об использовании отечественных технических средств и программного обеспечения для хранения информации в электронном виде с обеспечением ее аутентичности, целостности и достоверности в течение установленных сроков хранения. Эксперимент планируется проводить с 1 апреля по 31 декабря года.

Доступ к трудовым книжкам сторонним организациям

Уведомление работников. Заявление о переходе на электронную трудовую. Заявление о ведении бумажной трудовой. Формировать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде, то есть вести электронные трудовые книжки, все работодатели начали с января года. Исключений и специальных условий для предпринимателей и субъектов малого предпринимательства нет.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Переход на электронные трудовые книжки

Как перейти на электронные трудовые книжки с 2021 года: пошагово для работодателя

Принцип свободы договора, который является одним из основополагающих в гражданском законодательстве, предполагает наличие у участников гражданских правоотношений права заключить любой договор — как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами, и определить его условия по своему усмотрению, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами п.

Читайте также  Акт о приема передачи кассы при смене

Договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами императивным нормам , действующим в момент его заключения п.

Как определено п. Гражданское законодательство не предусматривает такого вида договора, как договор аутсорсинга, и, соответственно, не устанавливает обязательных требований к данному договору.

Судебная практика в связи с этим подчеркивает, что российское гражданское законодательство в настоящее время не содержит определения предметов общераспространенных в иных странах разновидностей договоров о предоставлении персонала аутсорсинг, аутстаффинг, лизинг персонала.

Вместе с тем договоры об оказании услуг по предоставлению персонала, хотя и не предусмотрены ГК РФ, но не противоречат ему постановления Четвертого арбитражного апелляционного суда от На практике договор аутсорсинга обычно квалифицируется как договор возмездного оказания услуг см.

Согласно п. С учетом п. В законодательстве не содержится запрета на передачу функций по ведению кадровой документации сторонней организации. Отметим, что законодательство не предусматривает единого и общеобязательного порядка составления и хранения документации по учету кадров. Ряд законодательных требований связан с ведением работодателями трудовых книжек работников.

Так, согласно ч. Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утв. Обязательные для исполнения приказы и распоряжения работодатель вправе издавать лишь в отношении своих работников.

Лица, не состоящие в трудовых отношениях с организацией, не обязаны подчиняться установленным в этой организации правилам внутреннего трудового распорядка и распоряжениям, издаваемым ее руководителем ч. Следовательно, назначить такое лицо приказом в качестве ответственного за хранение трудовых книжек работодатель не вправе.

Отсюда, по нашему мнению, следует вывод о том, что, хотя передача функций по ведению кадровой документации сторонней организации законодательством не запрещена, ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек должны осуществляться исключительно лицами, состоящими в штате организации-работодателя.

Передача указанных функций иным лицам не соответствует трудовому законодательству и может явиться основанием для привлечения работодателя и или его должностных лиц к ответственности, предусмотренной ст. Кроме того, считаем необходимым отметить следующее. Глава 14 ТК РФ устанавливает ряд требований, связанных с защитой персональных данных работника. Статья 86 ТК РФ предусматривает общие требования к обработке персональных данных работников.

В частности, согласно п. Работники и их представители должны быть ознакомлены под личную подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области п. Под обработкой персональных данных понимается в том числе их передача п.

Что касается передачи персональных данных работника третьим лицам, работодатель должен соблюдать требования, установленные ст. В частности, не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Поскольку в настоящей ситуации возложение работодателем на стороннюю организацию функций по ведению кадровой документации может быть связано с передачей ей персональных данных работников, следует иметь в виду, что ТК РФ и Закон о персональных данных не относят заключение между работодателем заказчиком услуг и другими лицами договора исполнение которого может быть связано с обработкой персональных данных работников к случаям, когда передача персональных данных третьему лицу возможна без согласия работника ч.

Поэтому в рассматриваемом случае работодатель должен получить согласие работников на передачу персональных данных юридическому лицу, занимающемуся ведением кадровой документации работодателя.

Само это юридическое лицо получать согласие работников своего контрагента на обработку их персональных данных не обязано ч. При заключении договора кадрового аутсорсинга и при последующей обработке персональных данных в рамках его исполнения необходимо учитывать общие требования к обработке персональных данных работников, предусмотренные ст. Как хранить документы?

Каковы последствия указанных сделок? Договор прекратил свое действие Материально ответственное лицо находится на длительном стационарном лечении, в связи с чем требуется назначить новое материально ответственное лицо. Имеет ли право директор провести инвентаризацию в отсутствие материально ответственного лица, назначив для этого комиссию?

Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор Развитие. Навигатор тем:. Бизнес и коронавирус. Кадровое делопроизводство. Трудовые отношения. Договорные обязательства. Судебно-претензионная работа. Электронный кадровый документооборот. Удаленная работа. Работники и коронавирус. Электронные трудовые книжки. Документы АО. Протокол: оформляем и контролируем. Приказ: все тонкости оформления. Ответственность за подделку, или Кто подпишет? Передача документов при ликвидации и банкротстве.

Дистанционная работа. Успей подписаться. Навигатор тем: Бизнес и коронавирус. Как соблюсти требования законодательства при осуществлении кадрового аутсорсинга в частности, при заполнении и хранении трудовых книжек? Организация планирует осуществлять кадровый аутсорсинг — ведение кадровой документации юридического лица сторонней организацией, в частности, заполнение, хранение трудовых книжек.

Каким образом организация должна осуществлять хранение трудовых книжек сотрудников сторонних организаций? Существуют ли законодательные требования или ограничения на осуществление такой деятельности по договору аутсорсинга, в частности, в связи с хранением трудовых книжек по месту нахождения организации — исполнителя услуг?

Ерин Павел. Александров Алексей. Выбери вариант доступа Получать бесплатные статьи на e-mail по теме:. Юридический навигатор Делопроизводство и архив Юридический навигатор Кадровая служба.

Подписка на статьи. Я ознакомлен и согласен с правилами подписки на сайте delo-press. Письмо с подтверждением подписки выслано вам на почту. На почте подписаться на журнал. Сейчас подписаться на журнал. Написать комментарий. Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться.

Рекомендовано для вас Свежие Посещаемые. Юридический навигатор. Иванов Александр. Широков Сергей. Контрагент хочет перейти на ЭДО. Как это оформить и можно ли отказать котрагенту. Барсегян Артем. Ответчик прекратил свое существование.

Как взыскать с него долг. ООО выдает процентные займы участникам — физическим лицам. Золотых Максим. Будет ли прерываться течение срока исковой давности в случае подачи заявления о выдаче судебного приказа и последующего вынесения определения об отмене выданного судебного приказа? Михайлова Наталья. Как вернуть деньги, можно ли взыскать проценты и расходы на юриста. Васильев Александр. Инвентаризация в отсутствие материально ответственного лица. Трошина Татьяна.

Раздел не найден. Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство. Отправить по почте. Вы успешно поделились по почте! Я не робот. Авторизация Регистрация. Восстановление пароля Пожалуйста, укажите e-mail, который Вы использовали для входа на сайт.

Делопроизводство и документооборот на предприятии. Кадровая служба и управление персоналом предприятия. Юридический справочник руководителя.

Минтруд дал новые разъяснения по трудовым книжкам

С 1 января года у работодателей появились новые обязанности в связи с введением электронных трудовых книжек. Вопросов по этому поводу много и не всегда на них можно быстро найти ответ. Мы собрали в статью 15 наиболее интересных вопросов, на которые были даны ответы работниками Пенсионного фонда во время вебинара , проводившегося Новороссийской торгово-промышленной палатой. А как же быть с теми работниками, которые написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Соберите с работников заявления о трудовых книжках. Эксперты БухСофт подготовили образец

Об 1С:ИТС. Заказать ИТС. Купить кассу. Тематические подборки. Последние результаты поиска. Главная Консультации по законодательству Справочник кадровика Трудовая книжка. Ведение и хранение Электронная трудовая книжка предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Электронная трудовая книжка предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Справочник кадровика Новое в справочнике Возникновение трудовых отношений Трудовой договор Срочный и бессрочный трудовые договоры Типовой трудовой договор для микропредприятий Как изменить трудовой договор?

Правила заверения копий трудовых книжек в 2017 году и с 2018 года

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе! Ваши работники сами выбирают с какой трудовой они хотят остаться — электронной или бумажной. До 30 июня все ИП и организации обязаны уведомить и собрать заявления с сотрудников.

Учет трудовых книжек

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе! Устроен в двух организациях как по основному месту работы. Чтo гpoзит работнику, тpyдoycтpoeннoмy в oбeих организациях нa ocнoвнoм мecтe paбoты и какую ответственность понесет работодатель?

Доступ к трудовым книжкам сторонним организациям

Первые шаги по автоматизации кадровых процессов были сделаны в России еще в году, когда в Трудовой кодекс РФ ТК РФ была введена глава, регулирующая труд дистанционных работников и устанавливающая возможность подписания трудового договора электронной цифровой подписью. Затем многие работодатели стали пользоваться электронными больничными листами, и сейчас у российских компаний есть все основания, чтобы переходить на новую ступень цифровизации. Сегодня существует более 60 документов по кадровым вопросам, и многие из них вполне можно перевести в электронный вид. Если, например, ранее заключать договор о приеме на работу в электронной форме разрешалось лишь с дистанционными работниками, то теперь эту практику хотят распространить на всех сотрудников. Ведь электронные трудовые документы могут быть интересны не только людям, работающим дистанционно или вахтовым методом, позволяя лишний раз не тратить время и деньги на поездки в головной офис. Основная цель перевода кадровых документов в электронный вид — отработка механизмов ведения в организациях документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений по внесению соответствующих изменений в законодательство РФ. Ожидается урегулирование вопроса об использовании отечественных технических средств и программного обеспечения для хранения информации в электронном виде с обеспечением ее аутентичности, целостности и достоверности в течение установленных сроков хранения.

Роструд разъяснил риски наличия двух трудовых книжек у работника

Этот стандарт должен был быть отменен с 1 июля текущего года, а вместо него предполагалось ввести новый порядок в соответствии с ГОСТ Р 7. Но переходный период от старого стандарта к новому был продлен до 1 июля года приказ Росстандарта от Таким образом, сегодня можно применять как старый ГОСТ, так и новый.

Чебоксары, Вурнарское шоссе, д. Компания обязана опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к настоящей Политике обработки персональных данных в соответствии с ч. Оператор и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом. В целях информационного обеспечения у Оператора могут создаваться общедоступные источники персональных данных субъектов персональных данных, в том числе справочники и адресные книги. В общедоступные источники персональных данных с письменного согласия субъекта персональных данных могут включаться его фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, должность, номера контактных телефонов, адрес электронной почты и иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных. Сведения о субъекте персональных данных должны быть в любое время исключены из общедоступных источников персональных данных по требованию субъекта персональных данных, уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных либо по решению суда.