Инструкция по заполнению акта рекламации
Акт рекламации
Если товар или услуга оказаны некачественно, покупатель вправе составить письменный акт рекламации по произвольному образцу. Впоследствии он используется в ходе возможных судебных разбирательств. Особенности составления и готовый примеры представлены ниже.
- Бланк и образец 2021 г.
- Зачем составляется акт
- Пошаговая инструкция по составлению и отправке документа
- Юридическое значение
- Поделиться ссылкой:
Бланк и образец 2021 г.
В законодательстве не отражено, как именно должен выглядеть образец акта рекламации, однако чаще всего документ содержит такую информацию:
- Указываются данные отправителя и получателя – полное название компании, ФИО должностного лица, а также ФИО гражданина, отправляющего претензию, его адрес и контактные данные.
- Собственно текст претензии. В этой части нужно конкретно указать, что именно не устроило в товаре или услуге, какие пункты договора и/или законодательства были нарушены. Желательно сослаться на соответствующие нормы, а также на реквизиты заключенного соглашения (например, договор поставки, купли-продажи, подряда и т.п.).
- Далее следует просительная часть, в которой партнер (Компания или физическое лицо) предлагают пути решения проблемы. Как правило, имеется в виду замена товара, добровольное возмещение убытка, выплата частичной компенсации и т.п.
- Затем перечисляют приложения – т.е. конкретный перечень документов и других доказательств, которые подтверждают позицию лица, составившего претензию.
- В конце любого образца акта рекламации частное лицо ставит подпись, расшифровку и дату. А компания дополнительно проставляет печать.
Бланк и примерные образцы документа, представлены ниже.
Зачем составляется акт
Под рекламацией понимается как сама претензия, так и требование о ее устранении. Как правило, предъявляется в период действия гарантийного срока основания могут быть следующими:
- любое несоответствие договору купли0продажи или другому соглашению;
- недокомплект поставки товара;
- несоответствие качества принятым стандартам (ГОСТ, ТУ и др.);
- необоснованное изменение цены и др.
Таким образом, основанием для оформления претензии обычно служит нарушение договора. Однако рекламация может быть подана и в связи с нарушением принятых стандартов, даже если это напрямую не закреплено в тексте основного соглашения.
Составить ее могут любые лица в отношении любых компаний, организаций, объединений и частных граждан. В большинстве случаев подобный документ оформляется одним юридическим лицом в отношении другого.
Как правило, при составлении акта рекламации, вне зависимости от конкретного образца, необходимо позаботиться о доказательной базе. Ею служат документы, прилагаемые к претензионному акту – это чеки, квитанции, свидетельские показания, материалы фотосъемки и другие.
Пошаговая инструкция по составлению и отправке документа
По факту акт рекламации представляет собой письменно оформленную претензию. Поэтому эти понятия зачастую подменяют друг друга, и на практике можно встретить аналогичные письма под названием «жалоба», «обращение претензионного характера» и т.п.
При составлении следует придерживаться общих традиций делового документооборота:
- Вначале изучают условия договора – как именно стороны условились разрешать возможные противоречия, какие меры они должны предпринять для их устранения.
- Затем четко определяют, что не устроило в проданном товаре или оказанной услуге. Не менее важно сформулировать и способ решения проблемы. По возможности покупатель предлагает продавцу определенный выбор, как он хотел бы получить свою компенсацию (в виде другого товара, денежных средств, ремонта и т.п.).
- Затем, после составления документа, его пересылают – по электронной почте, факсу или путем физической доставки. Предпочтительно выбрать именно почту (или курьерскую доставку), поскольку в этом случае на руках остается письменное уведомление о вручении. Этот документ послужит основным доказательством доставки в случае возможных судебных разбирательств.
- Затем ожидают ответ. Сроки его предоставления зависят от конкретной ситуации. В основном время для ответа на письмо не должно превышать 30 рабочих дней. В отдельных случаях – до 10-15 рабочих дней (например, по закону «О защите прав потребителей»).
СРОКИ ПОДАЧИ АКТА. Конкретные сроки всегда должны указываться в договоре (например, в течение гарантийного срока), однако в большинстве случаев конкретной нормы для этой процедуры не существует. Но существует деловая традиция, согласно которой срок не может превышать 3 лет – т.е. общего периода исковой давности по большинству дел гражданского судопроизводства.
Юридическое значение
Основное назначение этого документа состоит как минимум в 2 пунктах:
- Прежде всего, сторона, понесшая убыток, пытается мирно повлиять на своего партнера, чтобы решить проблему без привлечения контролирующих органов, судебной инстанции и других посредников.
- Также компания (или частное лицо) могут воспользоваться подходящим образцом и составить акт рекламации даже в тех случаях, когда заведомо понятно, что эта мера не даст никакого результата. В любом случае наличие подобного документа пригодится для дальнейших судебных разбирательств.
Таким образом, оформить претензию целесообразно в любом случае: в дальнейшем она может стать основным доказательством того, что гражданин или компания действительно пытались разрешить противоречие добровольно, без участия суда.
Подробный видеокомментарий о том, как работать с возникающими жалобами и отвечать на рекламации:
Как правильно составить акт рекламации
Акт рекламации – это специальный документ, который позволяет покупателю выразить свою претензию поставщику в связи с низкими качественными характеристиками приобретенной у него продукции и является основанием для осуществления действий по ликвидации обнаруженных недостатков, дефектов и пр. Если спор между сторонами сделки дошел до суда, то грамотно составленный рекламационный бланк можно использовать в качестве доказательства факта получения низкокачественных услуг или покупки товаров, свойства которых не соответствуют заявленным характеристикам. Далее в статье мы расскажем о том, как правильно подготовить такой документ и что важно учесть при его составлении.
Назначение документа
Если между агентами сделки возник спор в отношении приобретенного продукта, то для урегулирования возникшей проблемы потребитель обращается к компании-продавцу с претензией. Обычно она оформляется в виде рекламационного акта. Когда конфликт не удается решить самостоятельно, участники соглашения имеют право обратиться в суд.
Оформление претензии к качеству, количеству, цене и прочим свойствам купленного товара/услуги позволяет достигнуть две ключевые цели:
- Разрешение спорной ситуации мирным путем. То есть когда пострадавшая сторона старается договориться с компанией-продавцом о добровольном осуществлении требований, зафиксированных в основном контракте. В данной ситуации не должна понадобиться помощь со стороны таких посредников, как, к примеру, контролирующая инстанция.
- Формирование доказательной базы для предстоящего судебного разбирательства. Покупателю необходимо в обязательном порядке оформить письменную претензию в той ситуации, когда есть абсолютная уверенность в том, что с компанией-продавцом полюбовно договориться не получится. Данная бумага будет служить документальным свидетельством факта нарушения, с ней можно обратиться в различные инстанции для защиты потребительских прав. Таким образом, пострадавшее лицо сможет подтвердить то, что были предприняты попытки досудебного решения спорной ситуации.
Поводом для составления рекламационной претензии может послужить:
- поставка недоукомплектованного продукта;
- доставка продукта в меньшем объеме, чем был оплачен;
- безосновательное завышение стоимости продукта;
- предоставление продукта в срок, не соответствующий тому, который был зафиксирован в договоре;
- нарушение графика выполнения работ/услуг;
- реализация некачественной продукции;
- несоответствие свойств полученной продукции тем, которые были обозначены условиями контракта;
- несоответствие качественных характеристик актуальным стандартам (к примеру, тех. условиям, ГОСТу и др.).
Рекламационная бумага подготавливается пострадавшей стороной. Она адресуется физическому/юридическому лицу, которое не выполнило свои обязательства по отношению к своему клиенту в полном объеме.
Особенности составления акта-претензии
Рекламационный акт относится к той категории документов, форма которых законодательно не закреплена. В связи с этим лицо, которому нужно подготовить акт-претензию, составляет его в произвольном виде. Однако при формировании данной бумаги следует придерживаться ряда правил. Это позволит избежать недоразумений в ходе разрешения конфликта между потребителем и продавцом продукции.
Чтобы разобраться с тем, как правильно составить акт-претензию, следует ознакомиться со следующими тонкостями его формирования:
- Рекламация – это документ, поэтому он должен быть оформлен на бумажном носителе (традиционно это лист А4). Его можно подготовить на компьютере и распечатать на принтере либо полностью написать ручкой.
- В компаниях может быть разработан собственный шаблон акта рекламации. В качестве образца претензии рекомендуется использовать рекламационные акты, представленные в заключительной части данной статьи.
- Необходимое число копий документа – два экземпляра, равные по юридической силе.
- Чтобы составить грамотный акт, необходимо детально изучить пункты генерального соглашения, посвященные обязательствам сторон в отношении объекта поставки. В большей степени интересует то, каким способом агенты сделки договорились разрешать различные противоречия и какие действия им следует выполнить для их ликвидации.
- Временной промежуток, в течение которого допускается подача рекламационного акта, должен быть оговорен в базовом соглашении сторон сделки. Например, в нем может быть прописано то, что потребитель имеет право предъявить претензию по приобретенному продукту только в гарантийный период либо в другой обозначенный временной диапазон. В деловых кругах сложилась традиция, что акты-претензии должны предъявляться не позднее окончания срока исковой давности (3-х лет).
- Разработкой документа могут заниматься сотрудники компании-заказчика (к примеру, юристы, бухгалтеры, менеджеры), но в любом случае они должны пройти процедуру согласования с ее руководителем.
- В тексте претензии не должно быть ошибок (и грамматических, и смысловых), коррективов, использования непроверенных/ложных сведений.
- Для того чтобы повысить вероятность одобрения претензии, к акту необходимо приложить объективные доказательства (например, экспертное заключение, фото, видео, показания свидетелей и пр.).
Содержание документа
Акт-рекламация включает следующую информацию:
- День составления бумаги.
- Порядковый номер документа.
- Наименование акта (документ можно назвать «Претензия», «Акт рекламации» или альтернативным термином/словосочетанием).
- Реквизиты составителя рекламации. Это информация о потребителе. Если заказчиком является юр. лицо, то в акте указывается его фирменное наименование, юр. адрес, сведения об уполномоченном представителе (его статус в организации, Ф.И.О.) и реквизиты бумаги, удостоверяющей его полномочия (к примеру, доверенность). Для физ. лиц в акт заносятся полные Ф.И.О., индивидуальные паспортные сведения, адрес прописки и пр. Здесь же прописываются контактные данные (телефон, e-mail).
- Реквизиты лица, которому адресуется рекламация. Данные представляются аналогичным образом, как ранее было описано для составителя претензии.
- Описание предмета и обстоятельств сделки. Здесь говорится о том, что, когда, где, кем и при каких обстоятельствах было куплено. В обязательном порядке должны быть прописаны сведения о генеральном соглашении.
- Формулировка сути претензии. В данном пункте важно четко и детально описать суть проблемы/ситуации, которая возникла с купленным продуктом. В текст желательно вставить ссылки на нарушенные пункты/нормы регламентирующих документов.
- Доказательная база по претензии. Например, это может быть акт приемки-передачи продукции, свидетельствующий о недостаче, и прочие бумаги.
- Предложение по решению сложившейся проблемы. В данной части пострадавшая сторона предлагает вариант выхода из сложившейся ситуации. К примеру, это может быть возмещение причиненного ущерба, замена товара, снижение стоимости продукции, проведение ремонта и пр.
- Временной промежуток, в ходе которого продавец должен осуществить решение проблемы.
- Перечень документов, выступающих в качестве приложения к акту-претензии.
- Описание возможных последствий, которые наступят в случае отказа продавца от удовлетворения данной претензии. Обычно здесь пишется о том, что если проблема не будет решена по согласию агентов сделки, то пострадавшая сторона намерена обратиться с иском в суд.
В заключительной части лицо, составившее акт-рекламацию, должно его подписать (рядом приводится расшифровка его Ф.И.О.). Если отправителем выступает юр. лицо, то рядом с подписью должен располагаться оттиск его печати.
Подготовленный и подписанный акт-претензия должен быть доставлен адресату (например, курьером, по почте, при помощи факса или e-mail). Наиболее рациональным способом передачи документа продавцу продукции является заказное письмо, отправленное по почте России либо через курьерскую фирму. Это объясняется тем, что у отправителя на руках останется документальное доказательство того, что акт-рекламация были доставлены компании-поставщику. Данная бумага понадобится в случае судебного разбирательства.
После того как пострадавшая сторона выполнит все выше описанные действия, она должна ожидать ответной реакции от компании-продавца. В каждой конкретной ситуации время на отклик будет индивидуальным. В большинстве ситуаций данный период не должен превышать тридцати рабочих дней, однако в ряде случаев он может быть сокращен до десяти-пятнадцати дней.
Ниже представлено несколько примеров оформления акта-рекламации:
Сервис и гарантия
Ремонт оборудования
Гарантийный ремонт – бесплатный ремонт оборудования, в котором выявлен заводской брак или неисправность, на которые распространяются условия гарантии.
Сервисный центр вправе отказать в гарантийном ремонте при несоблюдении клиентом условий транспортировки и эксплуатации изделия.
Негарантийный ремонт – ремонт оборудования, у которого истек гарантийный срок, либо возникла неисправность, на которую не распространяются условия гарантии. Данный ремонт осуществляется за дополнительную плату согласно утвержденному сервисным центром прейскуранту ремонтных работ на дату приема оборудования в ремонт.
1) При сдаче оборудования в гарантийный ремонт Клиент должен приложить к акту рекламации правильно заполненный гарантийный талон установленного образца. Наличие у Клиента незаполненного либо неправильно заполненного гарантийного талона, а так же талона, в котором есть исправления, приравнивается к отсутствию гарантийного талона.
2) Гарантийному обслуживанию подлежит оборудование, которое было приобретено в нашей компании напрямую или через дилерскую сеть. Гарантийный срок указан в гарантийном талоне оборудования.
3) Гарантийное сервисное обслуживание не производится в следующих случаях:
3.1) если оборудование приобретено не через дилерскую сеть;
3.2) при сдаче оборудования в сервисный центр отсутствует гарантийный талон;
3.3) при возникновении дефекта изделия вследствие механического повреждения, ставшего следствием неосторожного обращения или нарушения правил эксплуатации;
3.4) при несоблюдении правил и условий эксплуатации, при неправильном подключении, при перегрузке оборудования по входу или выходу, коротком замыкании на выходе устройства, подаче на внешние контакты устройства недопустимых напряжений и т.п.;
3.5) при попадании внутрь оборудования посторонних предметов, воды и других жидкостей, насекомых по вине клиента; при воздействии на оборудование высоких температур;
3.6) при повреждениях, вызванных превышением напряжения питающей сети;
3.7) при обнаружении попыток самостоятельного ремонта оборудования;
3.8) в случаях повышенного содержания пыли и влаги в помещении, в котором эксплуатировалось устройство, если допуск данных условий эксплуатации не заявлен в паспорте устройства;
4) Негарантийный ремонт осуществляется по предварительному согласованию с Клиентом стоимости работ по тарифам действующего прейскуранта.
5) Стоимость негарантийного ремонта оборудования складывается из стоимости израсходованных запасных частей и объективной оценки трудозатрат.
6) После диагностики оборудования, в случае негарантийного ремонта, Клиенту отправляется акт диагностики, в котором указан дефект и возможные причины его возникновения, а также стоимость ремонта. В случае, если Клиент согласен с актом и указанной стоимостью ремонта, ему необходимо поставить подпись в акте диагностики и направить копию документа в нашу компанию. В случае отказа от негарантийного ремонта, оборудование возвращается Клиенту после оплаты стоимости диагностики.
7) Осуществление негарантийного ремонта происходит после полной его оплаты.
8) Срок оплаты негарантийного ремонта составляет 14 дней, в случае неоплаты в указанный срок, сервисный центр имеет право начислять плату за хранение оборудования и в последующем взыскать плату за хранение с Клиента. В этом случае сданное оборудование в ремонт возвращается Клиенту только после оплаты хранения. Стоимость хранения определяется по действующему в момент сдачи оборудования в ремонт прейскуранту цен. В случае, если расходы по хранению превысят стоимость самого оборудования, то оборудование переходит в собственность сервисного центра в зачет стоимости выполненных услуг.
Гарантия на отремонтированное оборудование — 3 месяца. Распространяется только на проведенные работы и используемые для ремонта запчасти.
Акт рекламации
1) В рекламационном акте указываются:
1.1) лица, участвующие в приемке и составлении акта, с указанием занимаемой должности;
1.2) дата составления акта;
1.3) полное наименование организации с указанием формы собственности;
1.4) полный адрес обратной доставки груза из ремонта с указанием почтового индекса;
1.5) контактное лицо и номер телефона для связи;
1.6) описание оборудования с указанием наименования модели, серийного номера, комплектации, дополнительных компонентов и устройств (блоки питания, жесткие диски);
2) Все вышеперечисленные поля рекламационного акта обязательны для заполнения, в противном случае прием оборудования в ремонт не гарантируется.
3) При заполнении акта рекламации требуется максимально подробно описывать обнаруженную неисправность, описание «не работает» и подобные не являются причинами неисправности. В этом случае сервисный центр вправе отказать в ремонте.
4) Сервисный центр не несет ответственности за компоненты и оборудование, не перечисленные в акте рекламации.
5) Сдав оборудование в ремонт, Клиент согласен с комплектацией, описанием неисправностей и повреждений.
Бланк акта рекламации можно скачать с сайта www.proto-x.net. Допускается использование альтернативных рекламационных актов при условии наличия в нем всех вышеперечисленных пунктов.
Гарантийный талон
1. В данном окне указывается модель и серийный номер оборудования.
2. В данное поле вписывается дата покупки оборудования.
3. В данное поле продавец вписывает ФИО ответственного лица и подпись.
4. Место для печати продавца.
5. Здесь указывается срок гарантии на приобретаемое оборудование.
6. Перед покупкой обязательно проверяется внешний вид и комплектация оборудования, после чего в данное поле ставится отметка с подписью покупателя.
7. Обратная сторона гарантийного талона заполняется сервисным центром.
Приемка оборудования в ремонт
1. Оборудование предоставляется для ремонта силами и за счет Клиента.
2. При сдаче оборудования в ремонт Клиент должен предоставить оборудование в комплектации, которая достаточна для осуществления ремонта.
3. Оборудование принимается только в чистом виде. В противном случае, по соглашению с Клиентом, в работы включается дополнительная платная услуга — мойка оборудования. В случае отказа от чистки оборудования, изделие в ремонт не принимается.
4. Оборудование принимается в ремонт ТОЛЬКО при наличии ПОЛНОСТЬЮ заполненного АКТА РЕКЛАМАЦИИ. Акт рекламации должен быть подписан уполномоченным лицом. Если акт рекламации не заполнен, оборудование в ремонт не принимается до заполнения акта.
5. Если оборудование доставлено силами сторонних транспортно-экспедиционных компаний, и в посылке отсутствует акт рекламации, сервисный центр вправе не производить ремонт оборудования до момента получения заполненного акта рекламации от Клиента. Если в течении месяца после получения оборудования акт рекламации не будет предоставлен, с сервисного центра снимается ответственность за сохранность принятого оборудования.
6. Оборудование обязательно должно быть надежно упаковано и защищено от ударов. Рекомендуется завернуть устройство в поролон или упаковочную пленку, а затем в картонную коробку, например, оригинальную коробку, либо любую другую, подходящую по размеру. При этом сервисный центр не гарантирует возврат той же самой коробки вместе с отремонтированным оборудованием.
7. Если оборудование не было упаковано в соответствии с данной рекомендацией, сервисный центр и курьерская служба не несут ответственности за любые повреждения, возникшие в ходе транспортировки.
8. Настоятельно рекомендуется Клиенту записать номер заявки (ТТН), серийный номер устройства, а так же сохранить копию накладной курьерской службы для удобства дальнейшего отслеживания хода ремонта неисправного устройства.
Неисправное оборудование вместе с гарантийным талоном и заполненным актом рекламации присылайте к нам в Сервисный центр по адресу:
✉ Грузополучатель: ООО «Спектр», ИНН 5504149471
➤ Омск, 644074, ул. Конева, дом 22/2, 5-ый этаж
☎ +7 (3812) 32-53-66, 32-53-77
Клиенты из Москвы и Московской области могут отправить оборудование в наш московский офис:
✉ Грузополучатель: ООО «Спектр», ИНН 5504149471
➤ Москва, 109518, 1-й Грайвороновский проезд 20, стр. 35, офис 104 (м.Текстильщики)
Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец
- Бланк унифицированной формы ТОРГ-2
- Когда и для чего составляется акт по форме ТОРГ-2
- Порядок составления акта
- Итоги
Бланк унифицированной формы ТОРГ-2
С 01.01.2013 у организаций есть право выбора того, какие формы документов они будут использовать для оформления фактов хозяйственной жизни — унифицированные или разработанные самостоятельно.
Если для вас привычнее первый вариант, то акт о расхождениях по количеству и качеству полученных ТМЦ оформляется на бланке унифицированной формы ТОРГ-2, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 (скачать форму можно на нашем сайте).
Когда и для чего составляется акт по форме ТОРГ-2
На этапе приемки товаров покупатель должен их осмотреть, проверить количество и качество. О выявленных в ходе приемки несоответствиях или недостатках товаров он должен незамедлительно письменно уведомить поставщика (п. 2 ст. 513 ГК РФ). Факт расхождений и приемки товаров с недостатками фиксируется посредством составления акта. По отечественным товарам данный акт может оформляться по унифицированной форме ТОРГ-2. Этот акт является юридическим основанием для направления претензии поставщику.
О том, как оформляется поступление товара, не имеющего сопроводительных документов, читайте в материале «Как оприходовать товар без сопроводительных документов?».
Если покупатель нарушит порядок приемки товара, он может лишиться возможности вернуть брак и получить от продавца компенсацию. Какие спорные ситуации возникают на практике и как их решают суды, можно узнать из Путеводителя по судебной практике от КонсультантПлюс, получив бесплатный доступ к системе.
Порядок составления акта
Акт по форме ТОРГ-2 составляют созданная в организации комиссия и эксперт организации, на которую возложено проведение экспертизы. При составлении данного документа должны присутствовать представители и поставщика, и получателя. Иногда акт составляют представитель организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.
- по количеству — в соответствии с фактическим наличием товаров и данными, содержащимися в транспортных, сопроводительных или расчетных документах;
- по качеству и комплектности — в соответствии с требованиями к качеству, предусмотренными договором или контрактом.
На каждую партию, поступившую от одного поставщика по одному транспортному документу, оформляют отдельный акт. ТМЦ, расхождений по которым нет, в акте не перечисляются (при этом в конце делается пометка «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет»).
Оформляют 4 экземпляра акта:
- первый экземпляр с приложением документов (счетов-фактур, накладных и т. д.) передается в бухгалтерию покупателя;
- второй — специалистам, которые будут писать претензионное письмо поставщику или транспортной организации;
- третий — представителю поставщика;
- четвертый — транспортной организации.
Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-2 можно скачать у нас на сайте.
Как учесть возврат товара у покупателя, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Итоги
Форма ТОРГ-2 унифицирована и содержит все обязательные для первичного документа реквизиты. Но она не обязательна к применению. Предприятие или ИП вправе разработать собственный бланк.
Как составить рекламацию
Рекламация — это письмо-претензия в адрес контрагента при нарушении им условий сделки.
- Когда может выйти на пенсию многодетная мать
- Как оплачивается труд при суммированном учете рабочего времени
- Обзор законодательства за период с 25 по 31 октября
- Сроки сдачи статформ в Росстат перенесли из-за коронавирусных выходных
- Что грозит за работу в локдаун
Что такое рекламация
По сути это письменная претензия на недобросовестные действия контрагента. Часто так называют жалобу от покупателей к поставщику, возможно, по причине упоминания этого термина в ГОСТ Р 55754-2013 (п. 3.1.8). Хотя он используется и в более узкоспециализированных правоотношениях по драгоценным металлам: рекламационный акт в указании Банка России от 18.11.1999 № 682-У. Но в обычной жизни документ означает изложенные на бумаге требования неудовлетворенной стороны по сделке к устранению допущенных в ее адрес нарушений.
Кто и для чего ее пишет
Поводами для жалобы служат, например:
- неудовлетворенность качеством товара;
- нарушение сроков поставки;
- недопоставка товаров.
Цель документа очевидна: устранить нарушения условий договора и урегулировать конфликт в досудебном порядке.
Как составить рекламационный акт
Законодательно не установлено четких требований, как правильно писать рекламацию, поэтому следует придерживаться общих правил для составления претензий и делового стиля. Документ условно делится на три части:
- Шапка. Здесь указываем реквизиты сторон, название письма.
- Описательная. Предполагает краткое изложение обстоятельств и причин, которые послужили для составления претензии. Обязательно указывайте реквизиты сделки, ссылайтесь на пункты договора при необходимости.
- Итоговая. Укажите, какие действия, на ваш взгляд, следует предпринять другой стороне, чтобы устранить допущенные нарушения. В обоснование своих требований ссылайтесь на нормы закона и разделы контракта.
Для уверенности составьте проект рекламации, прочитайте его несколько раз, в конце документа не забудьте поставить дату, подпись с расшифровкой и печать при наличии.
Способы отправить рекламацию выбирайте на свое усмотрение и удобство:
- посредством почтового отправления или курьерской службы;
- лично в руки;
- через электронную почту, если это допускается договором (п. 5 Обзора, утвержденного президиумом Верховного Суда РФ 22.07.2020).
Вот для примера образец рекламации о нарушении условий договора:
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» ОГРН / ОКПО 1234567891011 / 12345678 ИНН / КПП 1213141516 / 111111111
123456, Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1
Директору ООО «Доставка»
Иванову Ивану Ивановичу
г. Город, ул. Товарная, 2
о нарушении условий договора поставки
Между ООО «Clubtk.ru» (Покупатель) и ООО «Доставка» (Поставщик) заключен договор поставки от 10.06.2021 № 5.
В соответствии с условиями заключенного договора (п. 1.1, 4.1, приложение № 1), Поставщик обязан до 30.06.2021 передать Покупателю офисные стулья марки АТЛАНТ в количестве 10 штук.
Согласно п. 3.1 договора, Покупателем 16.06.2021 внесена предоплата за данный товар в размере 100%. Обязанность Поставщика до настоящего времени в полном объеме не выполнена: в соответствии с товарной накладной от 27.06.2021 № 11, Покупателю передан товар — стулья марки АТЛАНТ — в количестве семи штук.
Просим осуществить допоставку оставшейся части товара в установленный договором срок.
1. Копия платежного поручения.
2. Копия товарной накладной.
29.06.2021 Генеральный директор ____________/ Воронов А.В.