Как правильно вести учет зарплаты в тетради

Как это работает: взыскиваем «серую» зарплату с работодателя

Проводимые социологические исследования последних лет показывают, что все больше россиян получают свою зарплату «в конвертах». Такая система оплаты труда выгодна работодателю, но и сами работники на нее редко жалуются. Однако, доказать факт подобных выплат в суде при возникновении конфликтной ситуации будет проблематично. «Право.ru» совместно с экспертами изучило правоприменительную практику по делам о взыскании «серой» зарплаты и составило несколько советов для работников на случай судебного разбирательства с работодателем.

Отношение судов и необходимые доказательства

В прошлом году специалисты Российской академии народного хозяйства и госслужбы (РАНХиГС) провели масштабное исследование, чтобы установить, сколько россиян получают «серую зарплату». По его результатам выяснилось, что около 45% граждан в 2016 году хотя бы раз брали доходы в конверте, а 29% делают это ежемесячно. Работодатели устанавливают своим сотрудникам нелегальные платежи, чтобы снизить уплачиваемые в бюджет налоги. Таким образом, у компаний появляется возможность платить работникам бОльшие суммы. Подобная схема устраивает многих сотрудников, но только до поры до времени. Проблемы начинаются при конфликте с руководителем и последующем увольнении. В таких случаях работник, которому платят зарплату «в конверте», рискует получить только официальную часть, указанную в трудовом договоре, предупреждает Председатель коллегии адвокатов «Старинский, Корчаго и партнеры», Евгений Корчаго.

Что такое «серая зарплата»?

Зарплата, которую работодатель выплачивает вам в конверте. Такое вознаграждение незаконно и не облагается налогом.

Можно ли взыскать с работодателя невыплаченную «серую» зарплату в суде?

Да, но суды выносят решения в пользу работников очень редко.

Почему суды обычно отказываются взыскивать «серую» зарплату?

Суды ссылаются на то, что закон придает юридическое значение только официальной зарплате, а «серые» деньги не порождают никаких правовых последствий.

Особо принципиальные граждане пытаются взыскать недополученные деньги в судебном порядке. Но сделать это оказывается не так-то просто. Суды чаще всего отказываются присуждать работникам «серые» выплаты. Позиция служителей Фемиды по обсуждаемому вопросу достаточно однозначна, отмечает Анна Фуфурина, старший юрист Noerr: «Суды отказывают в удовлетворении требований, так как выплата неофициальной заработной платы не может порождать каких-либо позитивных юридически значимых последствий». Слова юриста подтверждает правоприменительная практика. Кировский областной суд отказался взыскивать в пользу работника недоплаченную «серую» зарплату (дело № 33-1091/2014).

Апелляция посчитала, что сам факт существования подобной системы расчета с сотрудниками на предприятии не является основанием присудить истцу недостающие деньги. «Серую» зарплату нельзя считать законной оплатой труда работника, подчеркнула апелляционная инстанция. Хотя в этом деле заявитель собрал серьезный набор доказательств: и оригиналы ведомостей начисления неофициальной зарплаты, и переписку с главным бухгалтером, и привел в суд своих бывших коллег-свидетелей, подтвердивших доводы заявителя. Но все оказалось бесполезно.

Какие документы можно использовать, чтобы доказать выплату денег?

  • платежные/расчетные ведомости;
  • расходный кассовый ордер;
  • свидетельские показания;
  • фотокопии приказов;
  • должностную инструкцию;
  • электронные ведомости;
  • электронные переписки;
  • объявления о вакансии с указанием размера зарплаты;
  • блокнотные листы с записями / тетради с отметками о выплатах.

Как работодатель может помешать сотруднику при сборе доказательств?

Работодатель постарается уничтожить любые письменные доказательства, которые подтверждают выплаты «серой» зарплаты в компании.

Какие еще минусы у письменных доказательств?

Недостаточная информативность. Имеющиеся документы не всегда будут подтверждать конкретный размер зарплаты, выплачиваемый каждый месяц.

Однако шанс на успех в подобных делах у работников все равно есть. Для победы в таком процессе нужно подготовить внушительное количество всевозможных доказательств. Это могут быть как письменные документы, так и свидетельские показания бывших или действующих работников компании. Важно доказать, что передаваемые деньги в конверте были именно зарплатой, поясняет Марина Костина, адвокат ЮГ «Яковлев и Партнеры». То есть, работнику необходимо аргументировать, что такой доход выплачивался ежемесячно в одном и том же размере или определялся в одинаковом порядке. Чтобы подтвердить заявленную для взыскания сумму, можно даже сослаться на объявление о вакансии, по которому вы и пришли в фирму, добавляет Корчаго.

Спасительные ведомости и другие хитрости

Часто организации ведут неформальные ведомости, где фиксируют выдачу «серой» зарплаты, говорит старший партнер КА «Юков и партнеры» Ирина Адамова. Если работнику удастся раздобыть такие бумаги, то это может стать хорошим аргументом в суде, поясняет Корчаго. Ярким подтверждением мнению эксперта служит решение Нижегородского областного суда. В деле № 33-3645/2016 апелляция посчитала допустимыми доказательствами неофициальные ведомости, в которых указывался размер «серой» зарплаты. Суд учел то, что на упомянутых бумагах стояла подпись директора и печать фирмы. Апелляционная инстанция частично удовлетворила иск работника и взыскала в его пользу недоплаченные доходы.

Эффективны ли свидетельские показания?

Да, судьи общей юрисдикции в трудовых спорах гораздо чаще прислушиваются к свидетелям, чем служители Фемиды из арбитражных судов по любой категории экономических дел.

Достаточно только рассказов свидетелей?

Нет, суды их учитывают в совокупности с другими письменными доказательствами.

А можно ли привлекать свидетелями бывших работников компании?

Да, стоит это делать.

Имеет смысл представлять суду и косвенные доказательства. В частности, сами конверты, в которых сотруднику передавали деньги. Но на них должны быть написаны имя работника и выплачиваемая сумма, поясняет Корчаго. Хотя Оксана Петерс, управляющий партнер «Тиллинг Петерс» предупреждает, что упомянутые документы работодатель может легко уничтожить, обезопасив себя. Поэтому она советует работникам активнее использовать институт свидетельских показаний в таких делахработникам активнее использовать институт свидетельских показаний в таких делах. Однако далеко не каждый сотрудник решится говорить в суде о деятельности даже своего экс-работодателя. А Роман Адилханов старший юрист Национальной юридической компании «Митра» и вовсе утверждает, что служители Фемиды с недоверием относятся к рассказам как действующих, так и бывших работников компании, требуя все же письменных подтверждений. Идеальным же вариантом будет собрать совокупность доказательств.

Есть и более хитрый путь. Работникам можно использовать факты, установленные в других делах. Речь идет о спорах работодателя с налоговыми органами о доначислении НДФЛ, поясняет Адилханов. В деле № А53-3905/2011 инспекция представила суду изъятые у организации неофициальные платежные ведомости. Упомянутые документы свидетельствовали о том, что сотрудникам компании платят зарплату «в конвертах». Арбитражи приняли такое доказательство и доначислили фирме налоги.

Какие еще доказательства стоит использовать в суде?

Доказательства из других судебных дел, если работодатель судился с налоговой. Речь идет о тех разбирательствах, в которых инспекция доначисляет налоги на компанию.

А можно как-то дополнительно подстраховаться заранее?

Да, стоит заключить с работодателем дополнительное конфиденциальное соглашение к трудовому договору. В таком документе нужно указать, что зарплата сотрудника будет не ниже определенной суммы.

Но даже если заявитель выиграет суд у своего работодателя, то истцу тоже придется дополнительно раскошелиться. По словам Романа Шишкина, руководителя налоговой практики КСК групп, ФНС может обратиться в суд, чтобы привлечь работника к ответственности за неуплату налогов.

Заполняем табель учета рабочего времени правильно

Табель учета рабочего времени — это документ, в котором приводится список работников и количество фактической отработки и отклонений по каждому сотруднику. Его составляют ежемесячно.

Что такое табель и для чего нужен учет отработанного времени

По нормативам, обязательность ведения табеля учета рабочего времени установлена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Документ помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и, в случае необходимости, обосновать взыскание, наложенное на работника.

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто отвечает за учет отработанного времени в организации

По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:

  • табель рабочего времени составляет и ведет уполномоченное лицо;
  • в нормативах указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, — руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передается в бухгалтерию.

Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет прописывается в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — ведение табеля учета рабочего времени работников возложено на кадрового работника, и он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

Чем отличаются формы № Т-12 и № Т-13

Отличаются две утвержденные формы тем, что одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести учет рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Пошаговая инструкция заполнения

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени, выбор делает работодатель:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем инструкцию, как вести табель рабочего времени вручную, — для формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (Ф.И.О. ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т. п.

Шаг 2. Код по ОКПО

ОКПО — Общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр — для юрлиц;
  • 10 цифр — для ИП.

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно является последний день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель сдают за месяц — период с первого по последнее число июня в нашем случае.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка. Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использованы 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.
Читайте также  Договор займа без обеспечения

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

Вот как правильно считать часы в табеле рабочего времени организации:

  • в 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца;
  • в 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхнюю ячейку внесены дни явки и командировки, в нижнюю — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Отметки об отпуске

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

  • какой вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

Очередной оплачиваемый отпуск

Административный (без сохранения ЗП)

Учебный с сохранением ЗП

Учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

Учебный без сохранения ЗП

По беременности и родам

По уходу за ребенком до 3 лет

Без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

Дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Работа в дневное время

Работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином

Командировки и повышение квалификации:

Повышение квалификации с отрывом от труда

Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине)

Временная нетрудоспособность без выплаты пособия

Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

Прогул без уважительных причин

Режим неполного рабочего времени

Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином)

Дополнительный оплачиваемый выходной

Дополнительный неоплачиваемый выходной

Невыясненная причина неявки

Простой по вине работодателя

Простой по не зависящим ни от кого причинам

Простой по вине работника

Отстранение от работы (оплачиваемое)

Остранение без сохранения ЗП

Приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в приказе ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@):

Как начать вести учет личных финансов. Мой личный опыт

Мы не можем контролировать то, что не можем измерить, не так ли? Я веду учет личных финансов уже больше трех лет. Это сложно? Вроде бы нет. Самым сложным для меня было начать.

Существуют разные системы учета личных финансов: метод четырех конвертов, метод шести кувшинов и его различные вариации. Информации об этих методах полно в открытом доступе. Я хочу рассказать о своем личном опыте.

Раньше я постоянно сталкивался с определенными проблемами:

Доход у меня непостоянный. Долгие сделки, проекты, которые длятся от трех месяцев до полутора года. Вроде бы зарабатываешь нормально, но постоянно не хватает. Когда начинаешь подсчитывать, сколько ты принес домой денег, например, за год, то глаза лезут на лоб от удивления. Не может быть! Куда мы все это потратили?

Хочешь что-то себе купить, но сомневаешься. Деньги есть, но возникают вопросы. А могу ли я себе это позволить? А не пожалею ли я потом, что слил столько денег на эту штуку?

Не знаешь, сколько ты тратишь, на какое время тебе хватит заработанных денег, если что-то пойдет не так. Если какие-то клиенты отвалятся? Если случится какой-то кризис (коронавирус, привет)? Как мне начать откладывать? Сколько я могу откладывать? Эти и другие вопросы вкупе с непостоянным доходом постоянно на меня давили и рождали стресс. Мне не хватало чувства контроля и определенности.

В какой-то момент я окончательно созрел для первого шага. Я просто начал записывать все наши с женой расходы. Каждую трату. На протяжении трех месяцев каждую купленную бутылку воды, каждую чашку кофе, вообще каждую копейку я просто записывал ручкой в специально заведенную для этого тетрадь. После трех месяцев я уже смог выявить какие-то общие закономерности.

Во-первых, я увидел, что большая часть расходов приходится на первые числа месяца и касаются оплаты счетов: квартира, ком. услуги, различные абонементы и прочее. И это те расходы, которые при всем желании я не могу отменить или сократить. То есть это обязательные расходы.

Во-вторых, я увидел, что за исключением расходов в начале месяца, далее они цикличны по неделям. Каждую неделю расходы плюс-минус повторяются.

В-третьих, мне стало понятно, по каким категориям эти расходы можно было разбить. Продукты, транспорт, платежи, одежда и так далее.

Далее я выявил среднее арифметическое за три месяца: сколько в среднем у нас уходит денег в месяц. Следует упомянуть, что в эти три месяца мы особо себе ни в чем не отказывали и специально никак не ужимались.

С расходами все более или менее прояснилось. Остался вопрос с доходами и накоплениями.

Чтобы окончательно решить для себя этот вопрос, у меня ушел год. В течение года я кроме расходов вносил еще и все доходы. Это позволило мне посчитать, сколько денег я заработал за год, поделить это число на 12 и получить средний доход в месяц, который я мог считать как свою “зарплату”. Это было необходимо, так как все системы учета, в основном, так или иначе ориентированы на то, что у вас есть постоянный ежемесячный доход.

Для себя я выбрал систему “Шесть кувшинов”. Где-то она может называться “Шесть конвертов”. Я немного адаптировал ее под себя, и у меня получилось не шесть частей (кувшинов, конвертов, корзин — не суть важно), а семь. Кому-то такая система может не подойти. Вы всегда можете менять эти части, как вам удобно. Есть и другие способы. Главное — начать что-то делать и попробовать вести учет хоть как-то.

Мы берем полученный доход и делим его на семь частей:

  • 1 часть (10% дохода): накопления. То, ради чего все и замышлялось. Это то, что мы откладываем и ни на что не тратим.
  • 2 часть (50% дохода): повседневные расходы. Сюда относятся продукты, бытовая химия, расходы на транспорт и другое.
  • 3 часть (10% дохода): развлечения. Это развлекательные сервисы, походы в кино, кафе, рестораны и другая еда вне дома — в общем все то, что приносит удовольствие и радость, но без чего можно было бы обойтись.
  • 4 часть (5% дохода): одежда. Для нас с женой покупка одежды — это какой-то особенный ритуал. Настолько особенный, что пришлось вынести на это отдельную часть дохода. После того, как на одежду накопится какая-то внушительная сумма, мы идем и накупаем на эту сумму все, что нам нравится, не испытывая при этом никаких угрызений совести.
  • 5 часть (10% дохода): большие покупки. Эту часть доходов мы откладываем на покупку различной электроники, мебели, посуды и другой домашней утвари. Это то, что является относительно дорогостоящим и не вписывается в повседневные расходы. Когда довольно долго откладываешь деньги в эту статью бюджета, может оказаться, что вещь, на которую копил, не так уж сильно и нужна.
  • 6 часть (10% дохода): подарки. Полезная часть бюджета. Когда нужно что-то кому-то подарить, берешь деньги отсюда и не паришься. Подарки друг другу мы с женой тоже оплачиваем деньгами из этого бюджета.
  • 7 часть (5% дохода): саморазвитие. Сюда мы относим не только образование и курсы. Каждый сам для себя определяет, что для него является развитием. Это зависит от ценностей человека. Мы можем брать отсюда деньги на книги, на лечение зубов, на какие-то спортивные принадлежности и на многое другое, в том числе и на то, что просто делает нас нами.

Не сразу, но со временем, у нас получилось выжать из этой системы максимум, придерживаясь определенных правил:

  • Стараться не использовать деньги из статьи бюджета, которая предназначена для других трат. Если хочется в кино, но лимит на развлечения в этом месяце уже исчерпан, то ничего смертельного не случится, если взять деньги из больших покупок и сходить на долгожданный фильм. Но лучше этого не делать и учиться жить по средствам.
  • Если в конце месяца деньги в какой-то статье бюджета остались, то они переходят на следующий месяц. Таким образом, в больших покупках, скажем, за год может накопиться внушительная сумма, которую можно потратить на что-то действительно интересное.
  • Процентное соотношение можно менять со временем в зависимости от своих приоритетов. Например, мы через несколько месяцев после внедрения этой системы повысили процент для накоплений сначала до 15%, потом до 20%, а в последний год до 50%, урезав повседневные расходы и все остальное.
  • Держать эти 7 бюджетов можно в реальных конвертах, и когда нужно, брать деньги из них. Но это вовсе необязательно, конверты вполне могут быть виртуальными. Главное — где-то вести этот учет.

Нужно понимать, что все проценты и лимиты мы установили для себя таким образом, чтобы нам было комфортно, и мы с супругой могли позволить себе тот уровень жизни, к которому привыкли.

Как я уже писал, начинал я с обычной тетради. Потом перешел в Google Таблицы. После долгих мучений, связанных с тем, что транзакций стало слишком много, и таблица постоянно зависала, я начал переносить расходы в соседние вкладки с примечанием “Архив”. Из-за этого каждый раз приходилось править формулы.

Читайте также  Как посмотреть зарегстрировали ли права на квартиру

В какой-то момент я решил поискать для этого какой-то специальный инструмент. В идеале — мобильное приложение, чтобы вносить расходы сразу же, как только я что-то купил, а не садиться каждый вечер за ноутбук и вспоминать все свои траты за день.

Я был очень избалован своей Google-таблицей со вшитыми категориями, где для внесения расхода мне нужно было только вбить цифры и сделать два клика. Поэтому ничего из того, что я нашел в App Store мне не понравилось. Слишком много шагов нужно сделать, чтобы внести покупку. Где-то что-то нужно пальцем перетаскивать, что для меня вообще неудобно. Где-то не нравился дизайн и обилие серых цветов.

Так родилась Monetika. Приложение, которое мы с партнером делали для себя. Делали с любовью. Основной фокус — быстрое, плавное и удобное внесение расходов. Мы искренне верим, что смысл такого инструмента не в автоматизации и не в том, чтобы приложение все делало за вас, а в осознанном внесении всех своих расходов и доходов. То, что мы попытались сделать — это добавить в процесс немного эстетики.

Теперь я спокоен в плане своих личных финансов. В любой момент я могу посмотреть, как обстоят дела с лимитами. А по поводу трат у меня нет никакого стресса и чувства вины. В целом, я четко осознаю, сколько мы с женой тратим и на что. Я знаю, сколько денег у нас уходит на продукты в неделю. Знаю, сколько я могу откладывать каждый месяц, не понижая при этом качество жизни. Знаю, на какое время нам хватит финансовой подушки безопасности, если вдруг что-то пойдет не так.

Все это возможно только в том случае, если сформировать у себя привычку ведения расходов. На самом деле это проще, чем может показаться на первый взгляд. Как я писал в самом начале, сложнее всего начать. А начать лучше всего сегодня.

Правила ведения семейного бюджета в тетради

Большинство семей не ведет семейный бюджет в правильном смысле этого слова, то есть они не планируют наперед свои расходы, исходя из возможностей и потребностей. Если большинство людей все же понимают, какими средствами они будут обладать в следующем месяце, то в том, какие расходы им следует (и в каком объеме) произвести, они себе отчета обычно не отдают.

Как правило, все планирование расходов сводится к тому, что небольшая сумма денег откладывается при получении зарплаты, остальное же бесконтрольно тратится в течение месяца без какого-либо системного подхода. В результате зачастую деньги тратятся не на действительно важные и полезные вещи, а на завлекающие и привлекательные, хотя и не представляющие никакой реальной ценности.

Планирование бюджета и, что не менее важно, его исполнение нужны как раз для того, чтобы отсекать ненужные траты, и использовать имеющиеся средства с максимальной отдачей. Контроль за приходом и расходом средств не только позволит потреблять больше реальных благ, но и в случае надобности аккумулировать средства для каких-либо отложенных покупок или приобретений.

Необходимые меры для планирования семейного бюджета

Во-первых, необходимо просуммировать семейные доходы за предыдущий месяц, а желательно за несколько, после чего стоит на основе имеющихся данных рассчитать, каким примерно объемом средств будет обладать ваша семья в следующем месяце. Если вы получаете фиксированную ставку и не имеете обычно каких-либо дополнительных доходов, ваша задача упрощается, вы можете точно сказать, сколько средств окажется в ваших руках. Но и в случае, если ваши доходы изменчивы и колеблются от месяца к месяцу, стоит рассчитать средний месячный доход. Позже вам станет понятно, для чего это необходимо сделать.

Спланировав доходы, вам стоит взяться за расписание ваших расходов. Перечислите полностью все ваши затраты на следующий месяц. Для этого напишите их в тетрадь или таблицу экселя, напротив каждого расхода укажите необходимую сумму денег, после чего просуммируйте ваши траты за этот период времени. Указывать необходимо любой отток средств, даже не связанный с нуждами вашей семьи, например, уплата штрафов и налогов также должна учитываться.

Помните, что все траты стоит фиксировать на бумаге или в электронном виде, только так можно будет в конечном итоге определить ненужные расходы и оптимизировать структуру вашего потребления. Держать в голове все данные о расходах можно лишь в том случае, если у вас идеальная память. С доходами ситуация легче у большинства людей они фиксированные и какие-либо дополнительные поступления средств происходят редко. Однако в случае, если вы занимаетесь частной практикой или ваши доходы зависят от объема выполненной вами работы, то их также стоит строго учитывать. Делать это необходимо хотя бы для того, чтобы представлять себе, на какую сумму вы можете рассчитывать в месяц. Это имеет смысл даже в тех случаях, когда разница между месячными доходами становится кратной, даже более того – именно в таких ситуациях учет и планирование доходов особо полезен.

Знать хотя бы примерно среднемесячный доход необходимо для того, чтобы задать рамки для расходов. Последние не могут постоянно превышать первые. Однако при высоком разбросе месячных доходов периодическое существенное превышение расходов над доходами нормально. Высчитав примерный средний ежемесячный доход, вы сможете определить общий размер расходов на каждый месяц.

Во время удачных периодов ваши доходы будут существенно превосходить расходы. Разница уйдет в сбережения, которые окажутся востребованными в периоды, когда доходы сократятся и станут меньше расходов. Таким образом, вы сможете не сокращать свои расходы вслед за доходами, но поддерживать постоянно один и тот же уровень жизни, соответствующий вашему среднемесячному заработку.

Тем не менее важно тщательно отслеживать изменения вашего среднемесячного дохода, чтобы не оказалось, что при его уменьшении вы долгое время поддерживали свои расходы на уровне, который уже не могли себе позволить. Лучше всего высчитывать среднемесячный доход, как среднее арифметическое за последние три месяца. Естественно, на каждый новый месяц набор трех предыдущих будет другой, это позволит с одной стороны, плавно отслеживать размер среднемесячного дохода, а с другой – сгладит его колебания, если они происходят вокруг одного более-менее неизменного уровня.

Пример того, как вести семейный бюджет в тетради (с примерами)

В самом простом виде план бюджета должен состоять из двух колонок:

  • план;
  • факт.

Первая из них означает запланированные на месяц показатели, вторая – реально достигнутые. Если первая заполняется перед началом отчетного периода, то вторая – уже по его завершении.

В колонках перечисляются все статьи доходов и расходов. Сначала идут данные о доходах с обязательным указанием их источника. В конце все доходы суммируются, после чего начинается перечисление расходов, которые также суммируются после перечисления всех статей. Суммарные доходы и расходы сопоставляются, и между ними высчитывается разница, естественно, она может быть как положительная, так и отрицательная. Графа с разницей называется остаток, в случае ее отрицательного значения перед числом помещается знак минуса.

После окончания месяца в том же духе стоит заполнить и правую колонку, в которой указываются доходы и расходы по факту. Так вы сможет легко сопоставлять реальные и предполагаемые показатели. Это необходимо как для того, чтобы узнать, на чем можно сэкономить, так и для того, чтобы скорректировать свои планы, если они не могут быть воплощены в реальность.

Такую простую таблицу можно вести даже в обычной тетради, главное – расчертить ее на графы, однако лучше всего подойдет большая, так называемая амбарная тетрадь. Очень удобно вести такие подсчеты и в электронном виде, особенно хорош для этого эксель.

Планирование семейного бюджета

Не ожидайте от планирования фантастических результатов в самые краткие сроки. Само по себе оно не поможет побороть расточительность. Главное его достоинство заключается в том, что оно позволит семье начать жить по средствам и в первую очередь удовлетворять насущные проблемы. Образовавшийся после их удовлетворения остаток может быть задействован любым способом, он распределяется как на сбережения, так и на вечер в казино. Каждый сам решает, как потратить свои деньги, планирование лишь позволит сделать это как можно более выгодным способом.

Тем не менее семьи, ведущие учет доходов и расходов, намного реже сталкиваются с необходимостью занимать средства у родственников или банков. Они знают, как изыскать средства даже на весьма сомнительные, с точки зрения здравого смысла, траты, не залезая в долги.

Достигается такая обеспеченность средствами за счет тщательного контроля за расходами. Помните, что в среднестатистической российской семье до трети трат приходится на совершенно незаметные, очень мелкие покупки, как, например, приобретение жвачки, отследить их очень трудно. Сами по себе незначительные траты имеют склонность накапливаться, и в результате приобретают солидные размеры. Для того чтобы получить возможность накапливать средства, нужно научиться бороться с такими утечками. Ведь перекрыв их, вы практически ничего не потеряете в качестве жизни, зато получите возможность направить эти средства на важные для вас вещи, пусть даже это будет вечер в казино, в отличие от жвачки, вы его запомните.

Мелкие дополнения к тому, как вести семейный бюджет в тетради (с примерами)

Ведение семейного бюджета должно осуществляться грамотно и правильно, однако не стоит слишком усердствовать, пытаясь вспомнить каждую покупку. Если вы будете фиксировать каждый купленный товар, чтобы сэкономить больше, то вскоре потеряете всякое терпение и интерес к этому занятию. Поэтому стоит указывать лишь характер расхода и его сумму, например – понедельник, карманные расходы:

  1. Сникерс (80 рублей).
  2. Спички (5 рублей).
  3. Упаковка крекеров (60 рублей).
  4. Итого – 145 рублей в понедельник на карманные расходы.

Из всего вышеперечисленного в таблицу должна уйти только последняя строка, таким образом, вы сохраните возможность полноценно ею оперировать, не запутываясь в хитросплетениях ваших покупок.

Еще одним способом совершать траты экономно может стать планирование закупок наперед. Не секрет, что в крупных супермаркетах цены несколько ниже, чем в обычных магазинах. Если вы распланируете наперед все необходимые покупки, то сможете совершить их за несколько раз в крупном супермаркете по низким ценам, после чего больше не будете вынуждены посещать небольшие торговые точки с более высокими ценами. Но для подобного приема необходимо тщательно распланировать покупку всех необходимых на месяц вещей.

На нашем сайте вы можете получить совершенно бесплатно консультацию профессионального юриста!

Учет товаров: как исключить воровство и увеличить прибыль

Владельцы магазинов теряют доход из-за ошибок персонала и контрагентов. Поставщик привозит меньше, чем заказали. Продукты доставляют поздно — срок годности выходит быстрее, чем их успевают купить. Кассир случайно обвешивает покупателя или нарочно присваивает выручку. Контролировать процесс на каждом этапе помогает учет товаров.

Рассказываем, как исключить воровство, сократить расходы и увеличить доходы с помощью сервиса учета. Поставщик
Приемка
Учет
Ценники
Этикетки
Прибыль

Магазин ведет учет на всех этапах:

  • Приемка
  • Назначение цены
  • Продажа
  • Работа кассиров
  • Возврат
  • Списание

Что такое учет товара

Учет помогает отслеживать операции с товаром в магазине и на складе: поступления, хранение, продажи. Предприниматели фиксируют информацию на каждом этапе:

  • когда товар поступил по накладной от поставщика,
  • сколько заплатили поставщику,
  • как перемещали между складами и магазинами,
  • когда продали на кассе,
  • какую выручку и прибыль получили,
  • сколько налогов должны государству.
Читайте также  Привлечение недобросовестного должника к уголовной ответственности

Владелец единственного ларька обычно ведет учет в тетради, небольшого магазина — в Excel или облачном сервисе, супермаркета или сети магазинов — в товароучетной системе вроде 1С. Мы расскажем об учете на примере облачного сервиса для небольшого магазина, использующего онлайн-кассы.

Пользователь Дримкас Учета принимает товар по накладной, заводит в базу и назначает розничную цену. Кассир продает товар на кассе. Сервис показывает выручку, прибыль и маржу

Зачем вести учет в магазине

Цель учета товаров — повысить эффективность бизнеса. Для этого владелец магазина анализирует каждый этап от поставки до продажи и принимает решения: какие товары и когда заказать, с какими поставщиками работать, как лучше организовать приемку, кого из сотрудников уволить или лишить премии. Все это помогает сокращать расходы и увеличивать доход.

Бонус: учет готовит предпринимателя к новому бизнес-процессу — работе с маркированными товарами. Новый процесс нужно освоить и обучить сотрудников. Когда магазин внедряет учет, ему уже не нужно менять текущие процессы, чтобы продавать сигареты, одежду, обувь и другие товары с кодами маркировки.

Минимизировать воровство. Учет помогает определить сотрудников, которые теряют и воруют товары. Когда в магазине недостача, владелец сразу видит причины. Кассир авторизуется в начале смены, а в конце видно, сколько он продал и по каким ценам. Результаты можно сравнить с работой других кассиров, найти проблему и возместить убытки.

Систематизировать закупки. В мелком ларьке владелец смотрит на полки и записывает в тетрадь, какие товары заказать, — это тоже учет. В магазине с тысячей товаров тетрадью не обойтись. С помощью сервиса учета предприниматель контролирует остатки и точно знает, когда заказывать новые товары.

Не «замораживать» деньги на складе. Когда владелец магазина знает, что и когда закупать, товар не залеживается на складе. Поставщик привозит товары в нужном объеме, покупатели их разбирают — поставщик получает новый заказ. Оборотные средства работают, их не «замораживают» в виде товаров на складе.

Сократить персонал. Магазин нанимает сотрудников, чтобы вести учет в тетради или держать всё в голове. Это лишний персонал: кладовщик, товаровед, управляющий. С сервисом учета можно обойтись без этих работников. В системе просто следить за остатками, контролировать работу кассиров и устанавливать цены. Нагрузка на бухгалтера тоже снижается: он может выгрузить из сервиса документы с подробными отчетами.

Сократить расходы. Магазин не тратит лишних денег, когда нет воровства, лишних расходов на сотрудников и несвоевременных поставок. Учет дополнительно помогает проанализировать закупки и выбирать поставщиков с лучшими ценами. Владельцу доступна история закупок. Поставщик предлагает цену меньше — прибыль выше.

Подготовиться к маркировке. В России стартовала обязательная маркировка товаров, поставщики уже привозят сигареты с кодами Data Matrix. Процесс учета похож на работу с маркированными товарами: магазин принимает товары по коду — ставит на баланс, продает — списывает с баланса. Если в магазине налажен учет, работу с маркированными товарами отдельно выстраивать не придется.

Учет товара в Кабинете Дримкас

Магазин принимает товары по накладной — сервис добавляет их в базу для учета. Дальше можно установить цену, скидку и напечатать ценники.

Сервис заменяет товароучетную систему, Excel и другие программы.

Учет товаров при приемке

Учет помогает на основных этапах приемки. Чтобы заказать нужные товары, предприниматель смотрит остатки. Когда принимает товары у поставщика — заносит данные из накладной. После этого с товаром можно работать в сервисе учета: устанавливать цену, перемещать со склада в магазин, проводить акции. При продаже и оформлении возврата данные тоже попадают в сервис учета.

Заказ. Предприниматель видит в программе, каких товаров нет или осталось мало, и заказывает нужные. На складе будут только востребованные товары.

Приемка. Сотрудник магазина сверяет товары с накладной. Если всё верно, подписывает накладную и заносит товары в сервис учета. Это проще делать с помощью сканера штрихкодов. Напротив каждого товара сотрудник выставляет количество. Товары автоматически загружаются на кассу.

Перемещение. В сервисе учета товары перемещают между складом и отделами магазина. Владелец магазина точно знает, что есть в наличии и где находится.

Владелец магазина «Продукты 24» смотрит остатки товаров в сервисе и заказывает поставщику недостающие. Привозят молоко, хлеб и яйца. Работник магазина осматривает груз и проверяет по накладной, сканирует товары и заносит в систему. На сервисе видно, какой товар в наличии и в каком отделе.

Учет цен на товары

Магазин учитывает две главных цены — закупочную и розничную. При приемке сотрудники фиксируют стоимость товара у поставщика, позднее добавляют розничную цену. Иногда магазин устраивает акции, чтобы продать товар быстрее. Например, снижает наценку на товар.

Цена поставщика. При приемке сотрудник магазина заносит в сервис учета товары, их количество и цену поставщика. Это нужно, чтобы отслеживать стоимость закупки и вовремя менять поставщиков.

Назначение розничной цены. Перед выкладкой на витрину сотрудник магазина назначает товару розничную цену. Для этого используют наценку, например в 20%, или указывают цену для каждого товара вручную.

Раньше в магазинах работали товароведы. Они брали товары со склада, укладывали в корзину, потом по очереди доставали, сканировали, записывали количество и клали в другую корзину. Только потом товар выкладывали на витрину. С учетом все это не нужно.

Акция. Иногда на товар снижают наценку. Например, у молока в тетрапаке выходит срок годности — наценку меняют с 20% до 5%, чтобы продать быстрее.

Работник универсама «Удача» принимает газировку, вводит количество бутылок и цены из накладной. Наценка для газировки стандартная — 25%. В карточке каждого товара на сервисе учета видно историю закупок: когда, у кого и по какой цене. Владелец универсама следит за ценами и меняет поставщиков, чтобы увеличить прибыль.

Дримкас Учет хранит историю цен поставщиков для каждого товара

Учет продажи товаров

Когда сотрудник магазина назначил товарам розничные цены, он печатает ценники и выкладывает в торговый зал. Учет помогает синхронизировать цену на кассе и в ценнике. Так магазин избегает ошибок, недовольства покупателей и штрафов.

Ценники. Магазин печатает ценники после добавления розничной цены. Важно, чтобы они совпадали с информацией на кассе. Иначе предприниматель столкнется с недовольством покупателей и штрафами. Учет помогает загрузить новые цены на кассы и исключить расхождения.

Продажа. При продаже товар вычитается из остатков, а стоимость проданных товаров добавляется к выручке. На основе оптовой и розничной цен программа рассчитывает прибыль и маржу.

Минимаркет хорошо отработал выкладку и продажу товаров. Сначала товарам назначают розничную цену в сервисе учета, эти данные автоматически загружаются на кассу, и только тогда сотрудники печатают новые ценники. Цены всегда актуальны, в магазине не бывает конфликтов с покупателями из-за ценников.

Учет работы продавцов

Чтобы уменьшить расходы, предприниматель контролирует работу продавцов. Кассиры ошибаются в суммах, забывают взять деньги, иногда обвешивают покупателей и присваивают выручку. С учетом владелец магазина знает, какой кассир работает недобросовестно, и требует возмещения убытков.

Смены. Кассир авторизуется на кассе в начале смены — выбирает свое имя из списка. Учет собирает статистику работы сотрудника.

Анализ работы. Владелец магазина видит в сервисе учета, сколько купили товаров в этот день, по какой и цене и что еще осталось. Если выручки или товаров на складе не хватает, легко увидеть, в чью смену образовалась недостача.

Санкции. Хороший руководитель опирается на факты, когда решает наказать сотрудников за ошибки. У него на руках отчеты за работу по сменам: выручка, прибыль и количество проданных товаров. На этом основании можно предъявить претензии, сделать выговор и вычесть недостачу из зарплаты.

В магазине продают мясо. Продавец Мария берет курицу, взвешивает ее — весы печатают этикетку. Мария считывает этикету сканером и печатает чек. Данные о продаже попадают в сервис учета. Воровство исключено. Если к весам прикрепить гирьку и обвешивать покупателей — вес товара при приемке и при продаже не совпадет. Владелец магазина увидит махинации.

Учет возврата товара

Когда покупатель возвращает товар, кассир пробивает чек возврата и отдает деньги. Операция попадает в сервис учета: к остаткам прибавляется количество товаров, которые вернули.

Возврат на кассе. Кассир может забрать не подходящий товар и выдать покупателю деньги. Если покупатель платил наличными и возвращает товар в день покупки — из денежного ящика. Если платил картой — продавец отменяет безналичную транзакцию. Если товар возвращают в другой день, нужно отправить деньги обратно на карту.

Документы. Возврат подкрепляют документами: кассовым и товарными чеками, заявлением от покупателя с причинами. Документы на возврат помогут бухгалтеру возместить НДС или уменьшить доход, если организация работает на упрощенке.

Возврат на баланс. Сервис учета синхронизируется с кассой, товар автоматически возвращается на баланс. В остатках количество увеличится.

Девушка вернула в магазин одежды платье, которое не подошло. По закону у нее было 14 дней на возврат, она уложилась в срок. Продавец берет чек и дает форму заявления на возврат. С этими документами он печатает чек возврата. Сервис учета автоматически добавляет товар в остатки.

Учет списания товаров

Магазин списывает товар, когда его нельзя продать: потерялся, испортился, у него вышел срок годности. Учет помогает выявить недостачу и актуализировать остатки.

Инвентаризация. Чтобы точно знать остатки, магазин проводит инвентаризацию. Ответственный сотрудник выгружает из сервиса учета файл, печатает и сравнивает с реальным количеством товаров. Товаров оказалось меньше — это недостача. Общее количество верное, но одних товаров не достает, а других слишком много — это пересортица.

Документы. Недостачу или пересортицу нужно зафиксировать актом и указать причины.

Снятие с баланса. Реальные остатки в магазине сотрудник актуализирует с сервисом учета — выгружают текущие и загружают фактические.

У кефира в молочном отделе вышел срок годности. В конце смены работники магазина проводят инвентаризацию и списывают товар — оформляют акт. На сервис учета загружают фактические остатки.

Что нужно знать об учете товаров

  1. В сервис учета заносят данные на каждом этапе: приемка, назначение розничной цены, продажа, возврат и списание.
  2. Учет помогает отследить движение товаров от поставщика до конечного потребителя и контролировать остатки на складе.
  3. Сервис повышает эффективность бизнеса: с ним магазин исключает воровство кассиров, систематизирует закупки, не «замораживает» деньги на складе.
  4. С учетом магазину не нужен кладовщик, товаровед и управляющий. Бухгалтер получает готовые отчеты и тратит меньше времени.
  5. Учет товаров похож на работу с маркированной продукцией. Магазин внедрил учет — значит, готов к обязательной маркировке.

Учет товаров без бухгалтерских программ

Кабинет Дримкас помогает владельцам касс принимать товары от поставщиков, вести учет остатков на складе и следить за эффективностью продаж.

Если магазин продает маркированные товары, в сервисе есть все необходимое — от приемки до списания.