Какие документы требовать от работодателя

Полный список документов при увольнении работника

Список документов при увольнении работника в 2020 году — это перечень бумаг, касающихся деятельности человека в конкретной компании, которые выдают в день расторжения трудового договора. Отказ подготовить и передать все справки, предусмотренные законодательством, грозит штрафом.

Обязательные и необязательные документы

На основании ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения производят окончательный расчет с работником и выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Перечислим, какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2020 году (их готовят обязательно):

  1. Трудовая книжка. Оформлять ее разрешено накануне дня увольнения, выдать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получите согласие на отправление почтой либо храните в организации до обращения владельца.
  2. Если работник отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, пакет документов при увольнении сотрудника в 2020 году дополнится формой СТД-Р, в которой содержатся те же самые данные о трудовой деятельности и стаже, что и в обычной книжке. Форму тоже разрешено подготовить заранее, а выдать в последний день. Если уволенный не появился за документом лично, получите согласие на отправку почтой и вышлите заказным письмом с описью вложения. Кстати, форму СТД-Р при увольнении разрешено готовить в электронном виде, если работник согласен на это. В таком случае работодатель выдает документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.
  3. Медицинская книжка (при наличии). Выдать ее следует без всяких дополнительных записей: работодателю запрещено заполнять ЛМК.
  4. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
  5. Еще один пункт в списке, какие документы выдаются на руки сотруднику при увольнении в 2020 году, — справка о зарплате (ф. 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Ее готовит лицо, отвечающее за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
  6. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
  7. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
  8. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
  9. Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию из своих средств или из средств работника, в справки при увольнении работника в 2020 году добавляют еще выписку из формы ДСВ-3. Рекомендуется готовить ее за весь период, в течение которого страхователь перечислял средства на накопительную пенсию.

Представленный выше перечень того, какие документы нужны при увольнении, содержит те, которые готовят обязательно. Кроме этих бумаг, по заявлению увольняющегося работодатель должен подготовить и выдать:

  • форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
  • справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
  • копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
  • копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, привлечении к дисциплинарной ответственности, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций

Нередко бывает, что работник теряет справки и копии бумаг, а потом обвиняет работодателя в том, что он их не выдал. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все бумаги, выдаваемые на руки работнику.

Такой импровизированный отчет обязательно подписывает работник с указанием даты ознакомления и получения документов.

Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении документа.

Какие документы требовать от работодателя

ТК РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 65 ТК РФ

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

(в ред. Федерального закона от 01.12.2014 N 409-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;

(в ред. Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

(в ред. Федерального закона от 01.04.2019 N 48-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

(абзац введен Федеральным законом от 23.12.2010 N 387-ФЗ)

справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

(абзац введен Федеральным законом от 13.07.2015 N 230-ФЗ)

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

Читайте также  Определение права пользования квартирой при долевой собственности

(в ред. Федеральных законов от 01.04.2019 N 48-ФЗ, от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

(часть пятая введена Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ; в ред. Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

Все о правилах приема на работу

1. Что такое трудовой договор?

Трудовой договор — это соглашение между работодателем и вами, на основании которого между вами возникают трудовые отношения . Составляется трудовой договор в двух экземплярах. Каждый из них подписывается обеими сторонами. Один экземпляр трудового договора должен храниться у вас, другой — у работодателя. При получении своего экземпляра договора вы должны расписаться на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Подписывая договор, работодатель обязуется предоставить вам работу, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату, а вы обязуетесь выполнять определенную договором работу и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

Требовать от вас выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, работодатель не может. В то же время вы имеете право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное время другой работы у того же и (или) другого работодателя (внутреннее или внешнее совместительство). Заключаются трудовые договоры либо на неопределенный срок, либо на срок не более пяти лет ( срочный трудовой договор ).

Заключать трудовые договоры можно:

  • с лицами, достигшими возраста 16 лет;
  • с лицами, достигшими 15 лет и получившими общее образование или получающими общее образование (вечерняя или заочная форма обучения);
  • с лицами, достигшими 14 лет и получающими или уже получившими общее образование, с письменного согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства.

В двух последних случаях заключать договор можно только для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда здоровью. Если ребенок еще получает образование, работать он может только в свободное от учебы время без ущерба для нее.

2. Какие документы нужны при устройстве на работу?

При заключении трудового договора нужно предъявить работодателю:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности , за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;
  • документ, подтверждающий присвоение страхового номера индивидуального лицевого счета (СНИЛС), в том числе в форме электронного документа;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • медицинскую книжку — для работников торговли, образования, медицины, общественного питания. Оформляется этот документ центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора;
  • справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям — для некоторых специальностей;
  • справку о том, подвергались ли вы административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, — для некоторых специальностей.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка ( бумажная или в электронном виде ) оформляется работодателем. Если вам не был присвоен страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС), работодатель сам направит в Пенсионный фонд сведения, необходимые для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Если вы потеряли бумажную трудовую книжку, работодатель обязан на основании вашего письменного заявления (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую.

3. Что такое испытательный срок?

При заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника для проверки его соответствия поручаемой работе. При этом в ряде случаев испытательный срок при приеме на работу назначен быть не может.

Если вас фактически допустили к работе без оформления трудового договора, условие об испытании может быть включено в договор, только если вы оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы.

Испытательный срок не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей — шести месяцев.

Если вы не справитесь с испытанием, работодатель имеет право до истечения испытательного срока расторгнуть трудовой договор, предупредив вас об этом в письменной форме не позднее чем за три дня (с указанием причин). Если срок испытания истек, а вы продолжаете работу, то вы считаетесь выдержавшим испытание, и расторгнуть трудовой договор впоследствии можно только на общих основаниях.

4. Что такое работа по совместительству?

Совместительство — выполнение другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Вы можете выполнять работу по совместительству как по месту основной работы, так и у других работодателей.

Заключать трудовые договоры о работе по совместительству можно с неограниченным числом работодателей. При этом в трудовом договоре обязательно нужно указывать, что работа является совместительством.

При работе по совместительству существует ряд ограничений:

  • не могут работать по совместительству лица в возрасте до 18 лет на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями;
  • продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день (в дни, когда по основному месту работы вы свободны, вы можете работать по совместительству полный рабочий день);
  • в течение одного месяца продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени.

Оплачивается работа по совместительству пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки, или на других условиях, определенных трудовым договором.

5. Что такое дистанционная работа?

Дистанционная работа подразумевает выполнение работником трудовых задач без физического присутствия в офисе. Такой формат работы закрепляется в трудовом договоре или в дополнительном соглашении. Бумаги можно подписать как физически, так и электронной подписью. Режим работы определяется документально.

Формат дистанционной работы подразумевает наличие всех стандартных прав и обязанностей у работника, в том числе на внесение сведений о трудовой деятельности в трудовую книжку, на отпуск и т.д.

Выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы.

6. Каковы обязанности работодателя?

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить вас под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью.

Он также обязан подготовить и заключить с вами трудовой договор. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании этого договора. Вас должны ознакомить с приказом о приеме на работу под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По вашему требованию работодатель обязан выдать вам заверенную копию приказа.

Читайте также  Земельное право - 11

Если работодатель нарушит трудовое законодательство, ему может грозить административный штраф. В случае уклонения от оформления или ненадлежащего оформления трудового договора сумма штрафа может достигать 100 тысяч рублей (для юридических лиц). Если работодатель выплачивает «серую» и «черную» зарплату, наказание может еще более серьезным — вплоть до лишения свободы за уклонение от уплаты налогов.

7. Куда жаловаться, если работодатель нарушает мои права?

Вопросы о нарушении трудового законодательства рассматривает Государственная инспекция труда по городу Москве. Она же проводит разъяснительную работу о трудовых правах граждан.

Обратиться в Гострудинспекцию можно по телефону горячей линии: +7 (495) 343-95-98, а также онлайн, через электронную общественную приемную на официальном сайте инспекции.

Вы также можете обратиться в Роструд через электронный сервис Онлайнинспекция.рф, если считаете, что ваши права нарушены, или если хотите получить информацию о способах выхода из проблемных ситуаций в сфере трудовых отношений.

Дистанционное трудоустройство

Какие документы сотрудник при устройстве на работу обязан предоставить, а какие – нет? И как работодателю и дистанционному работнику обмениваться документами?

«При дистанционном трудоустройстве работодатель требует сканы большого количества документов. Должен ли я все их отправлять?» – поступил вопрос в редакцию «АГ».

Какие документы работодатель обязан требовать, а какие – не вправе?

Трудовой кодекс РФ устанавливает общие правила для всех работников (включая дистанционных) в отношении предъявляемых при трудоустройстве документов.

К документам, которые работник в обязательном порядке представляет работодателю при устройстве на работу, относятся (ст. 65 ТК РФ):

  • паспорт;
  • трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности;
  • документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС);
  • документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Дополнительно в случаях, предусмотренных законом, могут потребоваться справки:

  • о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования;
  • о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ.

Также с учетом специфики работы в отдельных случаях, установленных законом, работник обязан при трудоустройстве представить дополнительные документы. Например, медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера (ст. 324 ТК РФ), разрешение на работу или патент – для иностранных работников (ст. 327.3 ТК РФ) и др.

Запрещается требовать от человека, поступающего на работу, документы, не предусмотренные ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Следовательно, отказ в приеме на работу по причине непредставления таких документов является неправомерным.

При этом прием на работу человека, не представившего обязательные документы, является нарушением трудового законодательства. За данное нарушение для работодателя и его должностных лиц предусмотрена административная ответственность в виде штрафа до 50 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как дистанционному работнику обмениваться документами с работодателем?

По общему правилу, взаимодействие между работодателем и дистанционным работником, а также обмен документами осуществляются в электронной форме. Так, документы, предъявляемые при трудоустройстве, могут быть направлены работодателю посредством электронной почты в виде сканов. Однако по требованию работодателя работник обязан предоставить ему нотариально заверенные копии указанных документов в бумажном виде (ст. 312.2 ТК РФ). Работодатель, в свою очередь, по письменному заявлению работника должен направить ему бумажный вариант заключенного трудового договора.

По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности могут быть внесены работодателем в трудовую книжку при условии ее предоставления в бумажном формате, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением. Исключение составляют случаи, когда работник полностью перешел на электронную трудовую книжку и отказался от ее бумажной версии.

(О переходе на электронные трудовые книжки и регулировании труда дистанционных работников читайте в статье «Изменения в трудовом законодательстве в 2021 году». Также вам может пригодиться статья «Как составить трудовой договор о дистанционной работе на постоянной основе».)

Документы при приеме на работу в 2021 году

  • 1 Три основных документа при приеме на работу
  • 2 Перечень дополнительных документов при приеме на работу
  • 3 Дополнительные документы для определенных категорий работников
  • 4 Документы при приеме на работу дистанционного работника
  • 5 Какие документы оформляет работодатель при приеме сотрудника на работу
  • 6 Какие документы запрещено требовать от работника при поступлении на работу
  • 7 Подводим итоги

Стремительное внедрение во все сферы жизни электронного документооборота затронуло и такую процедуру, как представление документов при приеме на работу. Как в 2021 году выглядит перечень таких документов? Какие из документов теперь можно представлять работодателю в электронном виде, а какие только на бумаге? Что включается в обязательный набор документов для соискателя и какие справки и сведения потребуются дополнительно? Какие документы с 2021 года нужны при приеме на работу дистанционного работника? На все эти вопросы ответим в статье.

Три основных документа при приеме на работу

Стандартный минимальный обязательный набор документов при приеме на работу в 2021 году:

  • Паспорт.

Поступающий на работу должен предъявить работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (ч. 2 ст. 65 ТК РФ). Вместо паспорта соискатель может предъявить временное удостоверение личности гражданина, выдаваемое на срок оформления паспорта гражданина РФ по форме, утв. Приказом МВД России от 16.11.2020 № 773.

Иностранцы предъявляют при приеме на работу паспорт или иной документ, предусмотренный законом или международным договором (п. 1 ст. 10 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ»).

  • СНИЛС.

Это может быть привычная пластиковая зеленая карточка СНИЛС или форма АДИ-РЕГ, утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п, которая предъявляется работодателю на бумаге или в форме электронного документа. Оба этих документа содержат идентичные сведения (страховой номер лицевого счета, ФИО, дату и место рождения, пол и дату регистрации в ПФР).

Если СНИЛС отсутствует у дистанционного работника, при поступлении на работу получать АДИ-РЕГ он должен самостоятельно в территориальном отделении ПФР по месту жительства.

  • Трудовая книжка.

Бумажная трудовая книжка постепенно уходит в прошлое из-за перехода на электронные трудовые книжки. С 2021 года на новичков, впервые поступивших на работу, бумажные трудовые книжки не оформляются и не ведутся (п. 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений…»).

Если соискатель у прежнего работодателя отказался от ведения бумажной трудовой книжки, при приеме на работу он предъявляет новому работодателю сведения о трудовой деятельности по форме, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н:

  • СТД-Р (выдает прежний работодатель при увольнении работника или по его заявлению);
  • СТД-ПФР (выдает непосредственно ПФР, также можно получить через МФЦ или сайт госуслуг).

Работодателю желательно зафиксировать перечень предъявленных будущим работником документов в журнале регистрации (учета) документов, предъявленных работников при приеме на работу. Это не обязательный для ведения журнал, но он поможет доказать, какие документы предъявлял работник при устройстве на работу, если возникнет трудовой спор.

Перечень дополнительных документов при приеме на работу

В определенных случаях при приеме на работу могут потребоваться дополнительные документы:

  • Военный билет или временное удостоверение призывника.

Документы воинского учета обязаны предъявлять работодателю военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу.

  • Документ об образовании и/или квалификации.

Если работа требует специальной подготовки или особых знаний, при приеме на работу предъявляется диплом об образовании, сертификаты, свидетельства о прохождении обучения, другие документы, подтверждающие квалификацию или наличие специальных знаний.

  • Справка об отсутствии судимости.

Форма такой справки утверждена Приказом МВД России от 27.09.2019 № 660. Ее полное название — «Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования». Справку предъявляют работодателю в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного УКЭП уполномоченного должностного лица МВД России.

Предъявление такой справки может понадобиться при поступлении на работу, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергавшиеся уголовному преследованию (при трудоустройстве в судебную систему, органы МВД, в качестве аудиторов или на ведущие позиции в банковском секторе и т. д.).

  • Справка об отсутствии взысканий за употребление наркотиков.

Форма справки утверждена Приказом МВД России от 24.10.2016 № 665. Она свидетельствует о том, подвергался или нет гражданин административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ.

Такую справку должны предъявлять работодателю лица при поступлении на работу, к которой не допускаются лица, подвергнутые такому наказанию (например, принимаемые на должности специалиста авиационного персонала или на должности, связанные с обеспечением транспортной безопасности).

  • Медицинская книжка.

Личные медицинские книжки выдаются лицам, поступающим на работы, связанные с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения (воспитателям, поварам, продавцам продовольственных товаров и т. д.).

Дополнительные документы для определенных категорий работников

При заключении трудового договора в определенных случаях потребуются следующие документы (ч. 3 и 4 ст. 63, ст. 213, 283, 324, 327.3 ТК РФ, п. 4 ст. 13, п. 1 ст. 13.3 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ, постановления Правительства РФ от 22.07.2013 № 613, от 09.02.2021 № 142 и др.):

  • Справка о характере и условиях труда по основному месту работы — для внешних совместителей при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда.
  • Полис ДМС, а также разрешение на работу или патент – для временно пребывающих в РФ иностранных граждан и лиц без гражданства (за некоторыми исключениями).
  • Разрешение на временное проживание или вид на жительство — соответственно для временно или постоянно проживающих в РФ иностранных граждан (за некоторыми исключениями).
  • Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера — для лиц, привлекаемых на работу на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях.
  • Иные документы: характеристики с прежних мест работы, письменное согласие одного из родителей (попечителя) на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 15 лет, сведения о доходах и имуществе (своих, супруги (супруга), несовершеннолетних детей) — для лиц, претендующих на замещение должностей в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством РФ (их перечень приведен в Постановлении Правительства РФ от 09.02.2021 № 142) и др.

Документы при приеме на работу дистанционного работника

При приеме на работу дистанционного работника и заключении с ним трудового договора необходимо учесть следующее (ст. 312.2 ТК РФ):

  • Документы, которые работник обязан предъявить работодателю при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, документы воинского учета, документ об образовании и т. д.), могут быть направлены работодателю в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законом.
  • Работник обязан представить нотариально заверенные копии указанных выше документов на бумажном носителе, если работодатель потребует это.
  • Законодательство позволяет заключить трудовой договор путем обмена электронными документами. Бумажный экземпляр трудового договора нужно отправить дистанционнику не позднее 3 календарных дней с момента получения от него письменного заявления.
  • Для подписания трудового договора работодатель применяет УКЭП. Работник вправе использовать для этого УКЭП или усиленную неквалифицированную электронную подпись.
  • Новички, заключающие трудовой договор впервые и делающие это посредством обмена электронными документами, оформляют СНИЛС самостоятельно — получают и передают работодателю документ, подтверждающий регистрацию в ПФР.

Какие документы оформляет работодатель при приеме сотрудника на работу

При приеме на работу документы требуются не только от соискателя, но и от работодателя. Состав документов, оформляемых работодателем при приеме на работу сотрудника:

  • Трудовой договор — его можно оформить до выхода сотрудника на работу или в течение 3 рабочих дней после ее начала (ст. 67 ТК РФ).
  • Приказ о приеме на работу — издайте приказ на основании заключенного трудового договора не позднее 3 рабочих дней со дня выхода сотрудника на работу (ст. 68 ТК РФ).
  • Запись в трудовой книжке о приеме на работу — запись производится, если работник принес трудовую книжку. Если в трудовой книжке записано, что работник выбрал электронную форму ведения книжки на предыдущем месте работы, новый работодатель не вправе брать бумажную книжку на хранение и вносить в нее записи.
  • Личная карточка — для оформления используйте собственную утвержденную форму или унифицированный бланк Т-2.
  • Письменное согласие на обработку персональных данных — получите его от будущего сотрудника в соответствии со ст. 88 ТК РФ (п. 1 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
  • Форма СЗВ-ТД — представьте ее в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.
  • Уведомление военкомата — если принятый на работу сотрудник является военнообязанным, в течение 2 недель отправьте в военкомат необходимые сведения (ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 № 53 «О воинской обязанности…»).

Кроме того, при приеме на работу работодатель обязан ознакомить сотрудника под роспись с локальными нормативными актами компании (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Полезная информация от КонсультантПлюс

Образцы перечисленных документов и записей вы можете увидеть в материалах справочно-правовой системы.

Какие документы запрещено требовать от работника при поступлении на работу

Работодателю не разрешается требовать от поступающего на работу человека документы помимо тех, что указаны в ТК РФ, иными федеральными законами, президентскими указами и постановлениями Правительства РФ (ст. 65 ТК РФ).

При этом соискатель может предоставить работодателю документы по своей инициативе:

  • Свидетельство о присвоении ИНН — его работодатель будет указывать в налоговой отчетности (в сведениях об отдельных физических лицах – получателях доходов). Хотя и без ИНН физлиц налоговики не вправе отказать в приеме такой налоговой отчетности (Письмо МНС России от 27.02.2001 № БГ-6-12/169@).
  • Справка с прежнего места работы о сумме заработка — на основании данных из этой справки будет рассчитываться пособие по временной нетрудоспособности (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…»).
  • Свидетельства о рождении детей — без них работник не сможет получать налоговые вычеты по НДФЛ, пользоваться гарантиями и компенсациями, предусмотренными для работников, имеющих детей.
  • Заключение МСЭ об установлении инвалидности — она позволит работнику претендовать на льготные условия труда, а работодателю сэкономить на страховых взносах.