Какой формы бывают бланки для писем организации

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

  • ГЛАВНАЯ
  • ВОПРОС/ОТВЕТ
  • СЛОВАРИК
  • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
  • НОРМАТИВКА
  • ТЕСТ
  • КАРТА САЙТА
  • О СЕБЕ

08 октября, 2014

Бланки документов. Виды, оформление, требования

Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. бланк документа — это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Виды бланков

Бланки бывают следующими:

    Общий бланк. Он используется для изготовления любого вида документа, кроме делового письма.

В общий бланк документа включаются следующие реквизиты:

  1. герб, эмблема, товарный знак;
  2. наименование организации — автора документа;
  3. место составления (издания) документа.

Бланк письма

В бланк письма включаются следующие реквизиты:

  1. герб, эмблема, товарный знак;
  2. наименование организации — автора документа;
  3. справочные данные об организации;
  4. регистрационный номер документа;
  5. дата документа.

Бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения)

В бланк конкретного вида документа включаются следующие реквизиты:

  1. герб, эмблема, товарный знак;
  2. наименование организации — автора документа;
  3. регистрационный номер документа;
  4. дата документа;
  5. наименование вида документа;
  6. место составления (издания) документа.

ГОСТ Р 7.0.97–2016 добавил 2 вида бланка: бланк структурного подразделения и бланк должностного лица.

Для оформления документов в электронном виде используются электронные шаблоны бланков, которые позволяют создавать юридически полноценные документы в электронном виде. Они воспроизводят все реквизиты в электронном виде (кроме герба). Используются многократно.

Бланки документов изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланке не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

На продольном бланке реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки приказов, распоряжений, протоколов.

Наиболее удобным и экономичным является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа используется для размещения реквизитов «Адресат» «грифа утверждения документа», написания резолюций.

Угловыми бывают бланки актов, писем.

Правила использования бланков:

Для изготовления документов устанавливаются два формата бланков согласно A4 и A5, с размерами полей не менее:

левое — 20 мм;
правое — 10 мм;
верхнее — 20 мм;
нижнее — 20 мм.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены.

Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленные совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.

Типографским способом для учета количества бланков в организации должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Снимать копию с типографских бланков не допускается.

Документы, составляющие внутреннюю переписку (служебная записка), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования бланков.

Использование и учет бланков ведется канцелярий или сотрудником, ответственным за делопроизводство.

Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.

Образцы бланков документов организации разрабатываются службой делопроизводства. Также инициаторами изготовления бланков документов могут быть структурные подразделения организации или должностные лица, которые имеют право подписи бланка. В таком случае они в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству организации, могут направить служебную записку в службу делопроизводства для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица.

Виды бланков

Различные виды бланков документов актуальны для одновременного выполнения нескольких задач.

  1. Сокращают время на оформление документации. Заготовка уже содержит информацию постоянного характера, что упрощает и ускоряет набор данных.
  2. Исключают вероятность ошибки в реквизитах. Достаточно скрупулезно проверить заполненные поля один раз во время подготовки шаблона.
  3. Облегчают восприятие написанного текста. Четкая структура и привычное расположение сведений ускоряют процесс обработки необходимых данных.
  4. Печать фирменных бланков повышает престиж компании в глазах клиентов и партнеров, особенно если листы оформляются типографским способом.

Каждая ведущая документооборот организация может иметь несколько шаблонов для подготовки приказов, писем, распоряжений. Их изготавливают различными способами:

  • с использованием штемпеля;
  • с применением заготовки в электронном виде, созданной собственными силами на компьютере:
  • в типографии .

Варианты фирменных бланков, отпечатанных на профессиональном оборудовании в типографии, выглядят солидней и лучше защищены от подделки, что положительно сказывается на репутации компании.

Какие бывают бланки

Классификация по типу сведений

Внешний вид и назначение бланка обусловлен типом сведений. В зависимости от передаваемой информации заготовки можно разделить на несколько категорий:

  • общая — применяются для донесения любых данных внутри компании (кроме официальных писем и унифицированной документации);
  • шапка письма — имеет стандартные принципы оформления и применяется исключительно для служебных писем;
  • шаблоны для подготовки конкретных документов, включающие реквизиты соответственно учредительной документации компании.

Классификация по расположению данных

Виды бланков, применяемых организациями, могут отличаться по расположению постоянных сведений.

  • Угловые. Основные данные предприятия и эмблема наносятся в левом верхнем углу. Такое расположение часто применяется для писем, т. к. позволяет набрать информацию об адресате в правой стороне, симметрично реквизитам отправителя.
  • Продольные. Постоянные сведения печатаются по центру страницы вдоль верхнего поля, что удобно при наборе внутренних распоряжений, приказов и актов, не требующих указания получателя.

Классификация по составителю документа

Еще одна классификация показывает, какие существуют виды бланков в зависимости от составителя:

  • организация — в качестве отправителя выступает предприятие, фонд и пр.;
  • структурное подразделение — применяются в крупных компаниях с большим управленческим аппаратом и требуют указания наименования отдела после названия организации;
  • должностное лицо — используются руководителями компаний и подразделений, наделенными правом подписи.

Рассмотренные классификации применяются для официального документооборота по общепринятым правилам, но каждая компания вправе разработать дополнительные индивидуальные образцы, не вписывающиеся в рамки ГОСТа. Руководитель может решить, что необходимы собственные шаблоны для нестандартных ситуаций (сертификаты, справочная информация, рекламные листы). Для разработки оригинального варианта бланка в таком случае можно обратиться к специалистам типографии.

На этапе создания шаблона для любого документа в организации необходимо учесть все три рассмотренные классификации, подобрав оптимальное сочетание элементов структуры (отправитель, расположение шапки и предназначение заготовки).

Персональные шаблоны не имеют строгих рамок оформления. Официальные бумаги формируются по определенным правилам, которые диктует государственный стандарт.

Требования к оформлению бланков

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает набор требований к перечню реквизитов официальных документов, стандартное оформление которых необходимо для реализации следующих целей:

  • унифицированный формат основных видов оформления бланков обеспечивает документу юридическую силу;
  • соблюдение канонов составления документации облегчает процесс ее подготовки и дальнейшей работы с информацией.

Официальные виды бланков, их характеристики и правила оформления — все это предусмотрено государственным стандартом, основные положения которого заключаются в перечислении реквизитов, необходимых для заполнения и однозначно идентифицирующих вид документа и его составителя.

Изготовление шаблона по ГОСТу подразумевает использование светлого листа бумаги формата А4, на который в обязательном порядке наносятся следующие сведения.

  • Наименование организации-составителя. Независимо от того, какие бывают бланки, их шапка должна однозначно определять автора бумаги, поэтому в данном поле необходимо указать полное и краткое наименование компании, статус отправителя (должность сотрудника, название филиала и вышестоящей организации). Состав реквизитов зависит от структуры учреждения и типа документа.
  • Различные виды бланков организации должны содержать поля для даты и регистрационного номера.
  • Место издания официальной бумаги (в бланках для писем указывается адрес, телефон и другие контактные данные).
  • Шаблоны для конкретных документов включают в себя наименование их видов (распоряжение, акт).
Читайте также  Спил деревьев на своем участке ответственность 2018

Особое внимание следует обратить на бланк письма, который помимо перечисленных данных должен содержать:

  • отметки для заполнения даты и регистрационного номера входящей корреспонденции;
  • дополнительные сведения — код по ОКПО, ОГРН, идентификационный номер (ИНН) и КПП (указываются при рассылке документов-писем в различные организации).

Отдельного упоминания заслуживает применение символики, которая обычно присутствует на всей официальной документации. Это может быть:

  • Государственный герб (для органов власти и управления, которые имеют право на использование данного изображения, установленное законом);
  • эмблема ведомства (утверждается указами Президента РФ);
  • фирменный знак.

Независимо от типа бланков документов символика наносится в верхней части страницы.

При разработке персональных неофициальных шаблонов необязательно строго придерживаться определенных правил оформления. Так, некоторые типы произвольных документов могут исполняться на цветной бумаге с использованием различных шрифтов, а их структура может сильно отличаться от требований ГОСТа.

Заказ бланков в типографии «Контекст Полиграфия»

Рассмотренные основные виды бланков и требования к их оформлению относятся к официальной документации, которая ведется в каждой компании. Как же создать все необходимые шаблоны для упрощения процедуры документооборота?

  1. Можно задействовать своих сотрудников, которые сделают заготовки в электронном виде для дальнейшего использования внутри организации. Но для официальной внешней переписки, проведения семинаров и рекламных акций, подготовки справочных материалов для партнеров такой вариант выглядит непрезентабельно.
  2. Различные виды бланков можно заказать в типографии, которая обеспечит идеальное качество печати и выполнит все требования к ним. Листы, оформленные профессионалами, выглядят солидней распечатанных на обычном принтере, что положительно сказывается на имидже компании.

Типография «Контекст Полиграфия» изготовит любые варианты бланков не только по ГОСТу, но и напечатает шаблоны по готовым формам клиента или разработает индивидуальные заготовки, соответствующие фирменному стилю компании. Заказчику достаточно только предоставить следующую информацию:

  • логотип в векторном формате;
  • наименование организации;
  • реквизиты, которые необходимо указать на заготовке;
  • образцы фирменного оформления (готовые шаблоны, применяемые шрифты).

Если у предприятия еще не сформирован фирменный стиль, то типография предоставляет услуги дизайнеров, которые в сотрудничестве с заказчиком:

  • разработают логотип;
  • подберут подходящие к случаю шрифты;
  • найдут оптимальное расположение данных на странице.

Разнообразные типы бланков документов можно распечатать несколькими способами: офсетным, цифровым или трафаретным. Цвет и качество бумаги может выбрать сам клиент или дизайнеры типографии (согласно виду, предназначению и применяемому оформлению документа) после согласования с заказчиком.

Типография «Контекст Полиграфия» работает с тиражами любых объемов и располагает оборудованием для изготовления бланков формата А3.

Оформите заказ — подарок (скидка 25% на работы).

Реквизиты служебного письма

Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации. Служебное письмо — один из видов документации, которая имеет свой стиль оформления. Так как служебная корреспонденция является еще и коммуникативным средством управленческой деятельности, очень важно понимать, как она правильно составляется и оформляется, какие реквизиты включаются в бланк письма.

  • Когда может выйти на пенсию многодетная мать
  • Как оплачивается труд при суммированном учете рабочего времени
  • Обзор законодательства за период с 25 по 31 октября
  • Сроки сдачи статформ в Росстат перенесли из-за коронавирусных выходных
  • Что грозит за работу в локдаун

Нормативная база

Шапка

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

В верхней части документа указываются:

  • дата;
  • номер;
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
  • заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.

От кого и кому

Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

  • наименование компании;
  • наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
  • должность получателя;
  • фамилия и инициалы получателя;
  • почтовый адрес организации.

Образец письма на бланке компании

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

Москва, улица Зеленая, д. 5

ООО «Зеленые ветки»

Улица Фрунзе, д. 3

Дата и номер

После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

Кто подписывает

Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

Надо ли указывать исполнителя

Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Ставится ли печать

Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.

Читайте также  Нао пкб что это за организация

Какие бывают бланки?

Бланки — это полиграфические шаблоны с заранее напечатанными на них неизменными реквизитами, которые содержат информацию о конкретной организации.

Бланки привносят в информацию деловой стиль и являются визитной карточкой организации. Применение бланков упрощает трудовые ресурсы сотрудников, так как основная информация об организации уже написана на них заранее, а пустые места в них заполняются необходимой информацией в будущем.

Основная часть документов любой организации утверждается на специальных бланках. Поэтому не зависимо ИП Вы или ООО, бланки Вам будут всегда необходимы. Чаще всего бланки печатают в типографиях, а их форму разрабатывают с учетом требований госстандарта.

Какие бывают бланки?

  • Бланки организации

Это фирменные бланки, которые имеют корпоративные особенности организации. Он является визитной карточкой любой компании. Обычно изготавливаются на формате А4. Предназначены для написания любых деловых бумаг, помимо письма.

  • Бланки для письма

Для служебных писем существует своя категория бланков, применяемых исключительно для написания подобного рода документов. Они имеют свою стандартную шапку письма сданными фирмы.

  • Бланки строгой отчетности

Имеют специальный режим использования, а именно используются вместо ККМ при денежном расчете. Они содержат номер, серию, перечень услуг, стоимость услуг, печать предприятия.

  • Бланк конкретного вида документа

Изготавливаются по типу общего бланка организации и применяется для определенных документов, таких как распоряжение, протокол, приказ, акт и так далее.

Как оформляются бланки?

Оформление бланков производится по определенным требованиям и государственным стандартам. Тип бумаги для бланков должен отвечать неким стандартам: определенная плотность, белый цвет и срок износа. В большинстве случаев бланки изготавливаются на листах бумаги размером А-4 и А-5. Печатают их в типографии определенными шрифтами.

Бланки можно заказать в типографии или сделать самим с помощью определенной техники. Для значимых документов компании применяют типографские бланки, чтобы повысить статусность и престиж компании. На них есть вся фирменная атрибутика организации, нанесенная особым способом так, чтобы подделать такой документ было невозможно. Также такие бланки имеют специальный типографский номер.

Классификация по расположению «шапки» информации:

Такой тип расположения информации используется для производства бланков для писем. В этом случае логотип с основными данными предприятия находятся в правом верхнем углу. Угловой вариант расположения реквизитов более удобный и экономичный.

Такой тип применяется, когда у организации длинное название. Кроме того, используется для внутренних распоряжений и приказов. На нем указывают компанию, ее реквизиты и вид документа. Они размещаются по центру вдоль верхнего поля.

Бланки строгой отчетности (БСО)

Бланк строгой отчетности (БСО) — это документ, который приравнивается к кассовому чеку. Такой учетный документ формируется в момент расчета за предоставленные клиенту услуги. В 2021 году БСО должны быть напечатаны с использованием автоматизированных систем.

Что является бланком строгой отчетности?

БСО — важные документы, которые свидетельствуют об уплате услуг. Это может быть туристическая путевка или билет в общественном транспорте. Некоторые формы бланков нельзя разрабатывать или изменять самостоятельно. К ним относятся:

  • парковочные талоны;
  • железнодорожные билеты;
  • залоговые билеты;
  • авиабилеты;
  • квитанции из ломбардов;
  • билеты общественного транспорта;
  • квитанции об оплате услуг ветеринарных клиник;
  • экскурсионные путевки.

Обратите внимание! До недавнего времени бумажные бланки использовались как альтернатива кассовым чекам, но с 1.06.2019 можно выписывать БСО без чека только в определенных случаях. Типографские бланки строгой отчетности заменяют чеки, если бизнес освобождается от использования кассовой техники, и предприниматель не выписывает документ с конкретными реквизитами. Бланк строгой отчетности обязательно содержит сведения, которые подтверждают правоотношения между пользователем услуг и организацией.

Бланк строгой отчетности вместо кассового чека

Этот документ заменяет чек при соблюдении некоторых условий. Бланки строгой отчетности разрешено выдавать при предоставлении услуг физическим лицам, а не юрлицам. Строго запрещается выдавать документ вместо кассового чека при продаже товаров. Исключением считается деятельность, перечисленная в законе №54-ФЗ.

БСО в 2021 году применяют по желанию:

  • индивидуальные предприниматели без персонала;
  • ИП из сферы услуг;
  • бизнес, освобожденный от использования ККТ.

Заменяют кассовые чеки БСО предприниматели, которые торгуют прессой и другими товарами в киосках, продают проездные или лотерейные билеты. Реализация ценных бумаг, торговля на рынках и ярмарках, торговля с тележек, прием склотары, обеспечение едой студентов и учеников, продажа религиозной продукции в храмах — все это подходит для использования БСО вместо чеков. Сюда относятся те предприниматели, которые занимаются определенной деятельностью:

  • принимают утиль;
  • продают марки по номинальной стоимости;
  • продают лекарственные препараты в сельской местности;
  • продают живую рыбу;
  • продают мороженое с лотков.

Это важно! БСО содержит идентичные с кассовым чеком реквизиты. Обязательно указывается наименование документа, признак расчета, идентификационный номер налогоплательщика, фискальный признак сообщения, наименование организации и другая важная информация.

Разрешено использовать БСО вместо чеков предпринимателям, которые предлагают клиентам услуги в труднодоступных местностях. Полный перечень таких местностей утвержден региональным законодательством.

Требования к БСО согласно Постановления Правительства РФ № 359

К бланкам строгой отчетности предъявляется ряд технологических требований. Документ используется тогда, когда он соответствует таким требованиям:

  • изготовлен типографским способом (с реквизитами топографии, тиража, номера и года выполнения заказа);
  • состоит из основной части, корешка.

Бланки, распечатанные на обычном принтере, будут недействительными. Образец документа должен формироваться автоматизированными программами или изготавливаться типографским способом. В 2021 году второй способ практически не применяется из-за сложности соответствия всем требованиям.

Законодательное урегулирование использования БСО подтверждается такими фактами:

  • не могут применяться старые и неактуальные формы;
  • предприниматели имеют право самостоятельно разрабатывать новые формы документов;
  • обязательно указываются типографские данные, если бланки напечатаны именно в типографии;
  • БСО обязательно содержат определенные реквизиты.

По Постановлению №359 для печати БСО могут использоваться автоматизированные системы, обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа. Эти системы должны фиксировать операции с электронными БСО в течение минимум 5 лет.

Основные виды бланков строгой отчетности

В 2021 году предприниматели могут использовать разные виды БСО. Документы классифицируют на такие большие группы:

  • квитанции;
  • абонементы;
  • билеты;
  • наряд;
  • талон.

Каждый вид бланков имеет определенные особенности при использовании. Например, квитанции выдаются при заказе услуг в ателье, парикмахерских, салонах красоты. Клиенты получают абонементы на посещение спортивных залов, косметологических кабинетов. Есть билеты железнодорожные, концертные, проездные и театральные. Талоны могут выдаваться на использование парковочного места.

Формы всех бланков утверждены Минфином России. БСО — это документы, которые приравниваются к чекам (кассовым). В Постановлении №359 есть детальная информация о нормах, регулирующих составление форм БСО.

Формы бланков строгой отчетности

Раньше до момента использования бланков строгой отчетности предприниматели убеждались в том, что коды их деятельности есть в ОКУН. С 1.01.2017 появились новые классификаторы для документации.

Мы выяснили, что БСО называются по-разному. Разными бывают и их формы. ИП и организации получили возможность самостоятельно разрабатывать такие формы, которые им наиболее удобно использовать. Главное условие заключается в том, чтобы форма бланка содержала перечень обязательных реквизитов.

Постановление №359 указывает, что формы бланков могут утверждаться на федеральном уровне. Эти формы обязательны к использованию на территории РФ. Структура билетов на общественный транспорт определяется постановлением №112, выданным в 2009 году.

Как выглядит бланк строгой отчетности, соответствующий законодательным нормам?

Заполнение данного документа должно соответствовать установленным законодательным критериям. Бланки строгой отчетности (БСО) обязательно содержат такую информацию:

  • номер и серию;
  • название самого бланка;
  • название организации, которая предоставляет услуги;
  • вид и стоимость оказанной услуги;
  • данные организации, которая проводит выдачу БСО;
  • дату оплаты;
  • подпись, ФИО и должность сотрудника, который принял оплату;
  • величину уплаченных покупателем денег;
  • печать ИП или организации.
Читайте также  Дополнительное соглашение к контракту о расторжении 2019

Документ заполняется четко и без разночтений. Запрещено вносить в БСО любые исправления.

Инвентаризация бланков строгой отчетности: процедура

Работники ФНС осуществляют контроль по использованию БСО. Предприниматель обязан предоставить инспектору книгу учета документации или данные из автоматизированной системы. С 2019 года данные БСО автоматически поступают в ФНС.

Инвентаризация БСО выполняется одновременно с идентичной процедурой для наличных средств, сохраняемых в кассе организации. Эти мероприятия на постоянном основании проводит специальная инвентаризационная комиссия, сформированная в организации. Комиссия составляет акт приемки БСО. В состав комиссии входят:

  • работники бухгалтерии;
  • представители руководства компании;
  • сотрудники на должностях, которые имеют отношение к инвентаризации БСО.

Для проверки фактического наличия документов учитываются виды бланков, конечные и начальные номера. Корешки печатных бланков продолжают находиться в организации минимум 5 лет. По истечении этого срока БСО должны быть уничтожены по протоколу.

Для удобного хранения корешки бланков упаковываются в мешки, после чего опечатываются. Документация хранится в сейфах или металлических шкафах. Для этих целей подходят специально оборудованные помещения.

Обычная ККТ сохраняет данные о напечатанных БСО. Предпринимателям и организациям не нужно вести книги учета.

Важное условие использования БСО — обеспечение их сохранности. А еще предприниматели должны позаботиться о том, чтобы документации был обеспечен правильный учет.

Документальное оформление инвентаризации БСО

По форме № ИНВ-16 проводится документальное оформление процедуры инвентаризации документов, которые заменяют кассовые чеки. Использование такой формы не является обязательным в 2021 году. Предприниматели и организации утверждают, что данная форма — это самый удобный документ для фиксации результатов инвентаризации БСО.

Составленная по форме № ИНВ-16 опись в большинстве случаев формируется в 2 экземплярах. На этих экземплярах должны проставить свои подписи материально ответственные особы и участники инвентаризационной комиссии. Один экземпляр документа сохраняется в бухгалтерии предприятия, а второй — передается материально ответственному лицу.

Важно знать! В 2021 году установлены большие штрафы за невыдачу БСО. Штраф для ИП составит минимум 10000 рублей. Организациям придется отдать не менее 30000 рублей. Дополнительно предусмотрены штрафы за нарушение порядка хранения документации. Должностные лица организаций могут получить штраф до 3000 рублей.

Итоги

Оформление и хранение бланков строгой отчетности установлено на законодательном уровне. Раньше использование таких документов давало предпринимателям ряд преимуществ: простая выездная деятельность, не нужно приобретать и регистрировать ККТ. С 2019 года все эти преимущества полностью исчезли. С 1.07.2019 оформляются любые бланки строгой отчетности с использованием онлайн-кассы. В БСО обязательно указываются реквизиты, которые должны быть в кассовых чеках.

1С:Бухгалтерия 8

«1C:Бухгалтерия 8» — это самая популярная бухгалтерская программа, способная вывести автоматизацию учета на качественно новый уровень. Удобный продукт и подключаемые к нему сервисы позволят эффективно решать задачи бухгалтерской службы любого бизнеса!

  • Поддержка разных систем налогообложения, ведение бухгалтерского и налогового учета, сдача отчетности;
  • Учет МПЗ, партионный учет, расчеты с контрагентами, выписка первичных документов;
  • Расчет зарплаты, учет денежных операций;
  • Интеграция с другими программами 1С и сайтами;
  • Работа с электронными листами нетрудоспособности (ЭЛН).

Отображение сетевого контента Отображение сетевого контента

Получите юридически значимое подтверждение того, что письмо, посылка или денежный перевод успешно вручены адресату в России или за рубежом.

Виды уведомлений

Простое уведомление

Отправляется в бумажном виде вместе с письмом или посылкой. После вручения отправления возвращается в почтовый ящик отправителя как простое отправление.

Заказное уведомление

Отличается от простого уведомления штриховым идентификатором, с помощью которого уведомление можно отслеживать на сайте или в приложении. Подписанный бланк вручается отправителю лично в руки.

Электронное уведомление

Цифровой аналог бумажного уведомления. Отправитель получает скан-копию уведомления с подписью получателя в течение 3 дней, не считая дня вручения.

Преимущества

  • Оформите в отделении Почты или онлайн.
  • Для оформления просто поставьте отметку «Электронное уведомление» в списке ф.103.
  • Услуга доступна для всех видов регистрируемых почтовых отправлений, включая электронное заказное письмо.
  • Скан-копия электронного уведомления хранится в личном кабинете в течение 6 месяцев.
  • Стоимость электронного уведомления ниже, чем бумажного.
  • Все виды электронных уведомлений обладают юридической значимостью.

Как оформить уведомление о вручении?

Простое и заказное уведомление в отделении Почты

  • Заполните бланк ф.119 для отправки по России или CN 07 для международных отправлений. (ссылка). Прикрепите бланк к отправлению.
  • Прикрепите бланк к отправлению.

Электронное уведомление в отделении Почты

  • Сообщите оператору отделения, что хотите получить электронное уведомление.
  • Продиктуйте номер мобильного телефона, указанный в вашей учетной записи на pochta.ru. Если ее пока нет, зарегистрируйте ее на указанный номер телефона.
  • Скачайте полученное уведомление в личном кабинете в течение 6 месяцев после загрузки.

Онлайн

  • Оформите отправление онлайн на сайте или в мобильном приложении Почты.
  • В разделе «Дополнительные услуги» выберите нужный вид уведомления (электронное, простое или заказное).
  • Распечатайте и заполните бланк ф.119, если было выбрано простое/заказное уведомление.
  • Отнесите предоформленное отправление в отделение Почты.

Преимущества

  • Оформите в отделении Почты или онлайн.
  • Для оформления просто поставьте отметку «Электронное уведомление» в списке ф.103.
  • Услуга доступна для всех видов регистрируемых почтовых отправлений, включая электронное заказное письмо.
  • Скан-копия электронного уведомления хранится в личном кабинете в течение 6 месяцев.
  • Уведомления можно скачать из личного кабинета поштучно, архивом по номеру партии или по выделенному диапазону.
  • Система скидок в зависимости от объемов простых и электронных уведомлений за месяц.
  • Все виды электронных уведомлений обладают юридической значимостью.

Как оформить уведомление о вручении?

Простое и заказное уведомление в отделении Почты

  • Заполните бланк ф.119 для отправки по России или CN 07 для международных отправлений.
  • Прикрепите бланк к отправлению.
  • Поставьте отметку «Простое»/«Заказное» уведомление в списке ф.103.
  • Сдайте партию отправлений со списком ф.103 в отделение Почты.

Электронное уведомление в отделении Почты

  • Поставьте отметку «Электронное» в списке ф.103.
  • Сдайте партию отправлений с электронным списком ф.103 в отделение Почты.
  • Скачайте полученное уведомление в личном кабинете отправителя.

Вопросы и ответы

Для чего нужно уведомление о вручении?
В течение какого времени отправитель получит простое или заказное уведомление?
Как оплачивается пересылка уведомлений
о вручении?

Оплата пересылки уведомления о вручении ф. 119 и электронного уведомления осуществляется денежными средствами. Оплата пересылки уведомления о получении CN 07 осуществляется почтовыми марками или денежными средствами.

Электронное уведомление — это надежно?
Имеет ли электронное уведомление ту же юридическую значимость, что и бумажное уведомление (простое или заказное)?

Да. Электронным уведомлением о вручении пользуются и сами суды.

Электронное уведомление имеет такую же достоверность, как и бумажное, т.к. порядок вручения отправления подразумевает удостоверение личности получателя перед вручением. Оригинал подписанного бланка хранится Почтой в течение 5 лет, и, в случае возникновения спорных ситуаций, может быть получен в рамках судебного процесса.

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, обратитесь в службу поддержки Почты России: 8-800-1-000-000

*В настоящий момент услуга недоступна при отправке в Республику Крым и город Севастополь.