Новые требования к служебным поездкам

Как регламентировать служебные поездки

28.12.2016 18:53

Авторская колонка Елены Кожемякиной , управляющего партнера юридической фирмы BLS.

Некоторые сотрудники периодически отправляются по заданию в другой город или регион. Но где они находятся в это время: в командировке или служебной поездке? Практика показывает, что путаница в определениях действительно существует.

Командировка и служебная поездка: разграничение понятий

Согласно закону, командировкой считается направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Со служебными поездками сложнее. Причина трудностей в том, что они в ТК РФ не регламентированы. Ст. 166 ТК РФ лишь объясняет, что такие поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, командировками не являются.

На практике служебная поездка означает, что исполнение трудовых обязанностей связано с регулярными выездами в определенных границах. В первую очередь они относятся к тем, кто много трудится «в поле». Это, например, курьеры, страховые агенты, медицинские представители, супервайзеры. Но они зачастую хотят считать свои передвижения командировками. А вот законодательные пробелы и отсутствие нужных документов могут создать работодателям совсем ненужные риски.

Во-первых, это управленческий риск. Разъездные сотрудники периодически просят признать служебные поездки командировками, компенсировав расходы в соответствии с законом. Очевидно, что управлять сотрудниками, если поездки не регламентированы, намного сложнее. Во-вторых, это судебный риск. Не добившись цели, работник может обратиться в суд с требованием возместить расходы. Наконец, сложности с возмещением из Фонда социального страхования РФ. Если в корпоративных документах не прописаны возможные несчастные случаи во время служебных поездок, будет сложно доказать связь происшествия с производством и получить положенные выплаты из ФСС для пострадавших работников.

Отметим, что служебные поездки могут быть для работодателей более удобными. Прежде всего, платить сотрудникам во время поездок надо в соответствии с окладом, а не по среднему заработку. Суточные платятся только, если человеку придется ночевать вне дома. Кроме того, не надо запрашивать письменное согласие сотрудника с семейными узами и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Да и в табеле она обозначается обычными рабочими днями, избавляя вас от лишних хлопот. Но чтобы оценить эти выгоды, надо все четко регламентировать.

Оформление документов

Прежде всего, проверьте внутренние нормативные акты, в которых описан порядок организаций поездок. Мы рекомендуем оформить «Положение о разъездном характере работы» и прописать в нем:

  1. Перечень работ, профессий и должностей с разъездным характером работы. Наличие списка – обязательное требование, в соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ.
  2. Порядок планирования и согласования поездок с руководителем. Еженедельные или ежемесячные планы работы сотрудника позволят контролировать поездки и привлекать к ответственности за несогласованные передвижения.
  3. Предпочтительные и альтернативные виды транспорта. В зависимости от расстояния или транспортной доступности можно указать различные варианты (корпоративный, общественный), чтобы избежать необоснованных расходов и снизить риск аварий.
  4. Особенности взаимодействия и способы связи работника с руководителем во время поездки для контроля или учета рабочего времени (если отсутствует геолокация).
  5. Срок и порядок предоставления отчета о служебной поездке.

Также мы рекомендуем детализировать в Положении некоторые особенности поездок:

  • Разъездной характер работы и работа в пути – разные понятия. Ваш сотрудник не трудится пока движется автомобиль, а просто перемещается между точками своей работы, и данный нюанс лучше задокументировать.
  • Расстояние, не входящее в рабочее время, например, «170 км является временем до работы в пути». Если расстояние больше, превышение включается в рабочее время.
  • Лимиты и перечень расходов, порядок согласования и компенсаций, документы для подтверждения затрат.
  • Порядок определения возможности ежедневного возврата домой и расходов по найму жилья.
  • Суточные при поездках на несколько дней.

В трудовом договоре разъездного сотрудника обязательно надо указать характер работы в соответствии со ст. 57 ТК РФ и определить территорию или расстояние. Например, «работнику устанавливается разъездной характер работы. Служебные поездки осуществляются по г. Москве и Московской области». Поездки на большее расстояние или за пределы региона будут считаться командировкой.

Четкость указанной территории имеет одно важное назначение. При несчастном случае в дороге и внеплановой проверке ГИТ надо будет доказать, что происшествие связано с производством. Если вы это докажете, сотрудник или его родственники получат все положенные льготы и компенсации из ФСС. Нетрудно догадаться, что Фонд старается не признавать подобные случаи производственными и не выплачивать компенсации. Поэтому наличие всех документов, полностью и правильно заполненных, – это защита и вас, и ваших сотрудников.

В завершении обратим внимание на одну деталь. Многие думают, что разъездной сотрудник по умолчанию является дистанционным. Но это не так. Если у вашего регионального представителя разъездной характер работы, но договор о дистанционном труде не заключен, вам придется:

  • предоставлять человеку стационарное рабочее место, а, значит, открывать представительство в регионе, даже если его нет;
  • проводить специальную оценку условий труда;
  • решать вопрос, как обмениваться документами с сотрудником. Согласно ТК РФ, с дистанционными сотрудниками возможен электронный документооборот, а с обычными – нет.

Поэтому мы рекомендуем вам заключать с региональными разъездными представителями договоры о дистанционном труде, что существенно облегчит вам текущую работу.

Так или иначе деловой визит в другой город или регион – важнейшее событие. Он должен быть средством развития бизнеса, а не дополнительным риском. Значит, организовать его надо правильно. И тогда вы сможете правильно оформлять документы и уверенно отвечать на вопросы сотрудников, инспекторов ГИТ и суда, если до него дойдет дело.

Порядок учета затрат на служебные поездки водителей предприятия

Каковы отличия документального оформления, бухучета и налогообложения при разъездном характере работ командировок и компенсации возмещаемых затрат?

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член РСА Мельникова Елена

ООО находится на общей системе налогообложения и имеет в штате водителей, сфера деятельности которых — доставка товара с разных населенных пунктов по всей России на склад ООО. Как правильно оформить расходы работодателю, связанные со служебными поездками водителей: как командировку или компенсацию всех расходов, связанных с разъездным характером работ? Каковы отличия документального оформления, бухучета и налогообложения при разъездном характере работ командировок и компенсации возмещаемых затрат?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Выплаты водителям надбавки (доплаты) к заработной плате следует учитывать в составе расходов на оплату труда. Такие доплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Суммы возмещения работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при должном документальном подтверждении.

Обоснование вывода:

В общем случае работа водителя носит разъездной характер, а также является работой в пути. Работодатель обязан компенсировать водителю связанные со служебными поездками расходы, указанные в ст. 168.1 ТК РФ, в том числе и суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства). Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами либо трудовым договором. Указанные поездки командировками не являются (с данной позицией можно ознакомиться в материалах).

Вместе с тем существует и иной подход. Пример его представлен в письме Минфина России от 08.02.2005 N 03-05-01-04/21. Здесь сообщено, что если водители грузовых автомобилей постоянно работают на регулярных междугородных перевозках, то данные поездки служебными командировками не признаются. Но если поездки водителей не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то данную поездку следует рассматривать служебной командировкой.

Налог на прибыль

Если работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, выплачивает водителям надбавки (доплаты) к заработной плате (ст. 129 ТК РФ), то такие выплаты следует учитывать в составе расходов на оплату труда в силу ст. 255 НК РФ (письма Минфина России от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302, от 24.04.2007 N 03-04-06-01/129, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061153). При этом соответствующее условие выплаты надбавки (доплаты) должно быть предусмотрено коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации.

Если же работнику выплачивается компенсация для возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы (ст. 168.1 ТК РФ), то эти выплаты не входят в систему оплаты труда, а являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей. Возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письма Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 N 03-03-05/87).

Глава 25 НК РФ не устанавливает каких-либо ограничений по размеру затрат на возмещение работникам расходов, указанных в ст. 168.1 ТК РФ. Однако такие расходы в любом случае должны соответствовать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно, быть экономически обоснованными и документально подтвержденными (письмо Минфина России от 19.06.2017 N 03-04-06/38080).

Читайте также  Сроки предоставления копий документов по заявлению работника

Перечень возмещаемых на основании ст. 168.1 ТК РФ работнику расходов является открытым, поскольку в нем упомянуты и иные расходы в связи со служебными поездками, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. При этом расходы должны быть осуществлены в служебных целях (направлены на извлечение доходов организацией).

Отметим также, что если из трудовых, коллективных договоров, локальных актов, должностных инструкций не следует, что работа сотрудников носит разъездной характер, то не исключено, что правомерность признания расходов, связанных с разъездным характером, налоговые органы не признают (письмо УФНС России по Хабаровскому краю от 22.03.2005 N 16-15/282-3265@). С целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы (письма Минфина России от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 06.07.2018 N 03-04-05/46903, N 03-04-05/46898).

Если организация компенсирует работнику фактически произведенные им расходы по разъездам, то для этого необходимы документы:

1) трудовой договор, в котором имеется указание на разъездной характер работы, а также на обязанность работодателя возмещать расходы, связанные с выполнением работником его служебных обязанностей (либо дополнительное соглашение к договору);

2) локальный нормативный акт (приказ, распоряжение, положение о разъездном характере работ или иной документ) или коллективный договор, в котором определяется:

— перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер,

— размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности,

— порядок представления авансовых отчетов и подтверждающих расходы документов;

3) документы, подтверждающие факт служебной поездки (путевой лист, маршрутный лист, разъездная ведомость, журнал учета поездок и т.д.);

4) авансовый отчет и платежные документы, подтверждающие произведенные расходы.

НДФЛ

Если с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, работникам установлены надбавки (доплаты) к заработной плате, то на такие доплаты не распространяется действие п. 3 ст. 217 НК РФ и они подлежат обложению НДФЛ (ст. 41, ст. 207, пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 НК РФ, письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).

Если же работникам выплачиваются компенсации для возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы, то, по мнению Минфина России, они не подлежат обложению НДФЛ на основании положений п. 3 ст. 217 НК РФ (письма Минфина России от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 19.06.2017 N 03-04-06/38080, от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482, от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131 и др.). При этом в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте должны быть установлены размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников. При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат, и указанные доходы подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (письма Минфина России от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 27.07.2018 N 03-04-06/53068).

Так, суточные, выплачиваемые сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230). При этом ограничение, установленное п. 3 ст. 217 НК РФ в отношении необлагаемого размера суточных при командировках (не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке), в данном случае не применяется, поскольку служебные поездки не признаются командировками. Суточные, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не облагаются НДФЛ в размере, установленном локальным актом организации (письма Минфина России от 20.09.2018 N 03-15-06/67364, от 25.07.2018 N 03-04-06/52242, от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 06.07.2018 N 03-04-05/46903).

Страховые взносы

Компенсационные выплаты, связанные с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами в силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, поскольку они связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Причем лимиты в 700 и 2500 руб., установленные для суточных по командировкам, к этим выплатам не относятся. Так, суточные, выданные в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (письма Минфина России от 20.09.2018 N 03-15-06/67364, от 19.06.2017 N 03-04-06/38080, от 19.04.2017 N 03-04-06/23538, от 14.04.2017 N 03-04-06/22286). Компенсируемые затраты должны быть документально подтверждены, в противном случае они не могут признаваться компенсационными и подлежат обложению страховыми взносами (письма Минфина России от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 06.07.2018 N 03-04-05/46903, N 03-04-05/46898, от 19.04.2018 N 03-15-06/26525).

В то же время надбавка к заработной плате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, а представляет собой доплату за особые условия труда, а потому является объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ).

В отношении страховых взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Перечень выплат, не подлежащих обложению взносами от НС и ПЗ, предусмотренный ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ (Закон N 125-ФЗ), соответствует перечню выплат, не облагаемых страховыми взносами. Поэтому компенсационные выплаты для возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами от НС и ПЗ в силу пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ. В свою очередь, надбавка к заработной плате за разъездной характер работы является объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

— Энциклопедия решений. Учет выплат при разъездном характере работы;

— Энциклопедия решений. НДФЛ с сумм возмещения расходов при разъездном характере работы;

— Энциклопедия решений. Путевой лист;

— Разъездная работа или командировка? (М. Кузьмина, «Актуальная бухгалтерия», N 5, май 2011 г.)

— Вопрос: Чем отличается служебное поручение работнику, направляемому в командировку, от его трудовой функции? Может ли оно противоречить ей, ведь ТК РФ запрещает поручать выполнение работы, не обусловленной трудовым договором? («Кадровик.ру», N 11, ноябрь 2013 г.)

— Преимущества и недостатки «разъездных» и командировочных расходов (С.Н. Гордеева, «Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение», N 6, ноябрь-декабрь 2010 г.);

— Вопрос: Организация находится на общем режиме налогообложения. Характер работы одного из сотрудников носит разъездной характер, что отражено в условиях трудового договора с ним. Работник направлен в служебную поездку в труднодоступную местность, в отдалении от населенных пунктов и пунктов питания. Со сторонним юридическим лицом, организующим питание своих сотрудников в этой труднодоступной местности, заключен договор по обеспечению горячим питанием сотрудника в организации. Возможно ли отнесение затрат, связанных с обеспечением работника горячими обедами, в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2017 г.)

— Вопрос: Работник регулярно выезжает в другие районы для выполнения работ непосредственно на производственных объектах, расположенных на значительном расстоянии от места работы (офиса). Время в пути занимает 1-2 суток. Согласно трудовому договору работнику установлен разъездной характер работы с суммированным учетом рабочего времени, учетный период — год; односменный режим работы, скользящие выходные дни; при работе на производственных объектах работодателя продолжительность дневной смены — 10 часов, при работе в офисе — продолжительность дневной смены 8 часов. Как должны оплачиваться и табелироваться «дни в пути» при разъездном характере работы? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2018 г.)

— Энциклопедия решений. Служебная командировка;

— Энциклопедия решений. Оформление служебной командировки;

— Энциклопедия решений. Оплата периода командировки;

— Энциклопедия решений. НДФЛ с суточных при командировке;

— Энциклопедия решений. Учет расходов на командировки по территории РФ.

Как оплачивается работа во время командировки?

Отправляетесь в деловую поездку – узнайте, как будет оцениваться ваш труд, возместят ли понесенные расходы, на какие суточные можно рассчитывать и что поможет доказать свою правоту, если с начальником возник конфликт

Какие деловые поездки будут считаться командировками?

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Если работник постоянно трудится в пути или его работа имеет разъездной характер, то его поездки не будут считаться командировками.

Как оплачивается труд в командировке?

Труд работника в командировке оплачивается в размере его среднего заработка (ст. 167 ТК РФ) 1 . Для расчета размера причитающейся выплаты нужно:

  • определить срок пребывания в командировке с учетом времени нахождения работника в пути;
  • рассчитать средний заработок.

Срок нахождения в командировке

Этот срок определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках 2 ).

Днем выезда считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы (время, необходимое для проезда до станции, порта, также учитывается).

Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам, которые работник должен предоставить по возвращении (п. 7 Положения о командировках). Срок пребывания может подтверждаться служебной запиской с приложением путевого или маршрутного листа, счета, квитанции, чеков, билетов, иными документами.

Читайте также  При договорре подряда предусматривается отпуск

Расчет среднего заработка

Расчет производится исходя из фактически начисленной заработной платы и отработанного работником времени за последние 12 календарных месяцев, в течение которых за ним сохранялась средняя зарплата. Из этого периода исключается время получения пособий по нетрудоспособности, по беременности и родам, время простоя по причинам, не зависящим от работника, и некоторые иные периоды (ст. 139 ТК РФ, Положение об исчислении среднего заработка 3 ).

Как оплачивается труд командированных работников в выходные и праздничные дни?

Если на время командировки приходятся выходные или праздничные дни, то работа оплачивается исходя из системы оплаты труда, установленной у работодателя, по выбору работника:

1. либо не менее чем в двойном размере в зависимости от системы оплаты труда работника:

  • сдельщикам – не менее чем по двойным сдельным расценкам;
  • работникам, труд которых оплачивается по тарифным ставкам, – в размере не менее двойной тарифной ставки;
  • работникам, получающим оклад, – в размере не менее одинарной ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени;

2. либо в одинарном размере, но с предоставлением другого дня отдыха (ст. 153 ТК РФ).

Конкретные размеры платы за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться трудовым, коллективным договорами или локальным нормативным актом.

Аналогичное мнение об определении размера оплаты труда в выходные и праздничные дни выразил Минтруд в Письме от 9 июля 2019 г. № 14-2/В-527.

Если работник отдыхал в выходной день в командировке, то труд не оплачивается, лишь возмещаются командировочные расходы.

День выезда работника в командировку или возвращения из нее, если он совпадает с выходным или праздником, оплачивается так же, как работа в этот день 4 .

Как оплачивается сверхурочная работа командированных сотрудников?

В Трудовом кодексе и Положении о командировках не содержится норм, касающихся порядка оплаты сверхурочной работы командированных сотрудников. Разъяснения государственных органов и судебная практика по данному вопросу неоднозначны. Можно выделить две противоречивые позиции по данному вопросу.

1. Привлечь работника к сверхурочной работе в период командировки можно. Оплата производится по правилам, установленным для сверхурочной работы (ст. 99, 152 ТК РФ).

При таком подходе работа оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере. По желанию работника сверхурочная работа может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха. Данная позиция нашла отражение как в Письме Минтруда России от 14 ноября 2013 г. № 14-2-195, так и в судебной практике 5 .

2. Привлечь командированного работника к сверхурочной работе нельзя, поэтому оплату за пределами рабочего времени нужно производить либо по среднему заработку без учета реального количества отработанных часов в день (Письмо Минфина России от 23 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18410), либо по правилам, установленным для оплаты труда в выходные и праздники (ст. 153 ТК РФ).

Сторонники данной позиции ссылаются на то, что во время нахождения в командировке работник не выполняет трудовую функцию на рабочем месте, а исполняет служебное поручение вне места работы. Работодатель учитывает количество дней, отведенных на деловую поездку, а не рабочих часов за каждый день командировки. Под сверхурочной работой понимается осуществление трудовой функции за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени в определенных законом случаях (необходимость выполнить начатую работу, не законченную из-за непредвиденной задержки по техническим условиям производства, временные работы по ремонту механизмов, если неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа работников, и т.д.). А это значит, что привлечь командированного работника к сверхурочной работе в том смысле, который установлен в ст. 99 ТК РФ, нельзя.

В Письме Минтруда России от 9 июля 2019 г. № 14-2/В-527 указано, что плата за сверхурочную работу в командировке производится по правилам оплаты труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ).

На мой взгляд, первая позиция является более правильной. Однако во избежание споров работодателям следовало бы рассчитывать продолжительность командировки так, чтобы не привлекать работника к сверхурочной работе.

Как возмещаются командировочные расходы?

При направлении в командировку работник имеет право на возмещение расходов (ст. 168 ТК РФ):

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • суточных – дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства;
  • иных расходов, произведенных работником с разрешения и ведома работодателя (например, при заграничной поездке сюда относятся расходы на оформление загранпаспорта, визы, консульские сборы, расходы на оформление медицинской страховки и др.).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов зависят от того, где именно трудится сотрудник. Например, если он работает в федеральных государственных органах, то правила устанавливаются актами Правительства РФ. Органы местного самоуправления издают свои акты с правилами. Для большинства частных компаний порядок и размеры возмещения расходов определяются внутренними актами работодателя.

Но если с расходами по проезду и найму жилого помещения все понятно, то в отношении суточных обычно возникают вопросы. Прежде всего – нужно ли платить суточные за выходные и праздники?

По общему правилу – да. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, в том числе за выходные и праздничные дни 6 . Однако суточные не выплачиваются, если сотрудник не отправился к месту работы после окончания командировки, а оставался там, пока длились нерабочие дни.

При командировании в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные также не выплачиваются.

Размер суточных определяется исходя из времени, проведенного работником в командировке, и устанавливается работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Однако стоит учитывать, что предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). Они составляют:

  • не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
  • не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Если работник командирован в местность, где его затраты, например на питание, могут существенно превысить размер установленных суточных, то в случае возникновения конфликта между работодателем и сотрудником суды скорее будут оценивать только то обстоятельство, были ли выплаты сделаны в размере, установленном локальным нормативным актом, независимо от произведенных работником расходов 7 .

Иной будет позиция в отношении транспортных расходов. Если командированный работник потратит на проезд большую сумму, чем та, которая ему была выдана до отъезда авансом, по окончании командировки работодатель должен будет возместить работнику эти расходы 8 .

С какими проблемами могут столкнуться командированные работники?

Наиболее распространенными сложностями, с которыми сталкиваются командированные работники, являются:

  • возмещение расходов в неполном размере;
  • увольнение за прогул в тот день, когда работник находился в командировке.

Чтобы было проще защитить свои права в суде, если возникнет такая необходимость, в первом случае нужно своевременно предоставить работодателю документы, подтверждающие размер расходов, и направить ему письменное требование о выплате. Во втором случае следует ознакомиться с приказом о направлении в командировку и попросить выдать его копию, заверенную работодателем, или в иной форме зафиксировать направление в командировку.

1 См. также Письмо Роструда от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0.

2 Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

3 Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

4 Письма Минтруда России от 13 октября 2017 г. № 14-2 / В-921, от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337.

5 Апелляционные определения Санкт-Петербургского городского суда от 7 августа 2018 г. № 33-13892/2018 по делу № 2-1729/2018, Верховного суда Республики Коми от 22 января 2018 г. по делу № 33-335/2018, Тюменского областного суда от 18 апреля 2012 г. № 33-1500/2012 и др.

6 Письмо Минтруда России от 13 октября 2017 г. № 14-2 / В-921. Решение ВС РФ от 20 июня 2002 г. № ГКПИ2002-663.

7 Определение Приморского краевого суда от 7 декабря 2015 г. по делу № 33-11161/2015.

8 Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 17 марта 2017 г. по делу № А 03-11214/2015.

Правила служебных поездок. Кто и сколько должен платить «выездному» сотруднику?

В каком размере наниматель должен оплатить командировочные расходы?

С таким вопросом в редакцию обратился работник филиала «Глубокское ДРСУ № 145» Витебскоблдорстроя. Руководство направило его в командировку в Россоны. Там он жил в административном здании (в помещении, оборудованном под жилое). Суточные составили 9 рублей за сутки. Однако мужчина засомневался, в том ли размере возмещены ему расходы на проживание, так как раньше, он помнит, размер суточных зависел от продолжительности командировки.

Читайте также  Иск в суд об отказае от наследства

Правовой инспектор труда Витебской областной организации профсоюза работников транспорта и коммуникаций Екатерина Мигут пояснила, что в данном случае необходимо руководствоваться нормами Трудового кодекса, а также Положением о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках (утверждено постановлением Совета Министров от 23.03.2019 г. № 176).

– Служебной командировкой называется выезд на определенный срок по распоряжению нанимателя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы, – пояснила юрист. – Поездка в пределах одного города командировкой не является. Сейчас, согласно упомянутому положению, при возмещении суточных не выделяют многодневные и однодневные командировки. Наниматель возмещает суточные в размере 100 % (то есть 9 рублей), даже если командировка оформлена на один день.

Действительно, раньше действовало постановление Министерства финансов (№ 48 от 16.06.2016 г.), которое гарантировало при однодневной командировке возмещение только 50 % суточных. Теперь гарантии и компенсации при служебных командировках по Беларуси и за границу страны регулирует единый нормативный акт Совета Министров.

Необоснованными оказались и сомнения работника насчет возмещения расходов по найму жилого помещения. Мужчине казалось, что он вправе рассчитывать на компенсацию за проживание в помещении, приспособленном под жилую комнату (а не в гостинице или съемной квартире). В постановлении № 176 не указано, какое именно жилое помещение должно быть предоставлено работникам в месте работы, если у них нет возможности ежедневно возвращаться домой. То есть это может быть и комната в административном здании, оборудованная под жилую.

Как пояснила бухгалтер ДРСУ № 145 Людмила Огурень, жилье работнику предоставляла организация, в которую его командировали для оказания услуг:

– К примеру, наш Полоцкий филиал не имеет своего жилого помещения, и работникам, которые едут в Полоцк в командировку, мы оплачиваем гостиничные номера после предоставления соответствующего документа. Но если нам присылают справку о наличии жилья, оплата не полагается. К таким населенным пунктам относятся и Россоны.

К слову, о том, что жильем работника обеспечат, говорилось и в приказе о командировке. Специалист с этим документом ознакомился и поставил свою подпись.

Цель командировки: примеры формулировок

Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.

Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.

Законодательное регулирование

С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749.

До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:

  • приказ директора фирмы;
  • командировочное удостоверение, заполнение которого производилось по определенным правилам: так, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
  • служебное задание, в котором была также сформулирована цель поездки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.

С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.

Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.

Кого нельзя направить в командировку

При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
  • принятые по ученическому договору;
  • участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.

Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:

  • женщины — матери детей в возрасте до 3 лет;
  • граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
  • инвалиды или трудящиеся на особых условиях;
  • граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (если это необходимо в соответствии с полученным в установленном законодательством порядке медицинским заключением);
  • родители или опекун, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.

Правила определения цели

Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:

  • соответствует виду деятельности и интересам компании;
  • не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
  • отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
  • не содержит общих, расплывчатых формулировок.

Распространенные примеры

Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:

  • заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
  • представление интересов на судебном заседании;
  • ведение переговоров с контрагентами;
  • присутствие на научной конференции и представление доклада;
  • обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.

План может быть представлен в отдельном документе.

Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:

  • инвентаризация;
  • проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.

В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.

Примеры для различных должностей и специальностей

Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:

Какие могут быть причины отправиться в служебную поездку у человека на руководящей должности? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.

Цели могут быть сформулирован следующим образом:

  • для участия в переговорах;
  • для презентации продукта;
  • для заключения договора поставки оборудования и т.д.

Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.

Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:

  • установка устройства или изделия;
  • наладка его работы;
  • обучение штата предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
  • тестирование работы аппаратов;
  • сервисное обслуживание или производство гарантийного ремонта;
  • осуществление профилактических работ.

Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.

Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.

Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.

Главное — описать задачи конкретно, чтобы сотрудник мог профессионально и на должном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо и для оформления отчетности перед налоговой инспекцией, и для организации эффективной работы предприятия.