Порядок зимней надбавки для гсм с примерами

Приказ о нормах расхода топлива

Приказ о нормах расхода топлива и ГСМ — документ предприятия, определяющий порядок использования бензина и других горюче-смазочных материалов. Он необходим как для контроля своих работников, так и для проверяющих органов.

  • Когда может выйти на пенсию многодетная мать
  • Как оплачивается труд при суммированном учете рабочего времени
  • Обзор законодательства за период с 25 по 31 октября
  • Сроки сдачи статформ в Росстат перенесли из-за коронавирусных выходных
  • Что грозит за работу в локдаун

Нормативная база

Кому и для чего нужно такое распоряжение

Служебные автомобили используются практически на каждом предприятии. Следовательно, на него ложится обязанность по обеспечению машин топливом и маслами, контролю их использования и списанию. Для оптимизации работы и затрат целесообразно установить нормы расхода горюче-смазочных материалов, которые пригодятся для:

  • предупреждения слива топлива водителями или несанкционированной продажи его «на сторону»;
  • расчета себестоимости поездки;
  • подготовки различной отчетности;
  • обоснования затрат при уплате налога на прибыль;
  • расчета компенсаций работникам, использующим в рабочих целях личные автомобили.

Утверждают норму распоряжением руководителя организации. С ним обязательно знакомят всех сотрудников, связанных с закупкой, хранением, учетом, списанием ГСМ.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как списать расходы на ГСМ. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как определить лимиты

Часть работы уже проделал Минтранс, издав распоряжение № АМ-23-р, в котором описан порядок расчета лимитов и их значения для некоторых советских, российских и зарубежных автомобилей. Если нужной машины в перечне нет, их придется рассчитывать самим, на основании информации завода-изготовителя или контрольных замеров. Важно учесть следующие нюансы:

  1. Замеры завода-изготовителя выполняются по методике всемирно согласованной процедуры испытаний транспортных средств малой грузоподъемности WLTP (Worldwide harmonized Light vehicles Test Procedures).
  2. При самостоятельном измерении по факту проведения тестового заезда рекомендуем закрепить результат документально, составив какой-либо документ, например акт или справку о фактическом расходовании горючего.

Для определения лимитов используют формулы, приведенные в методических рекомендациях.

Условия эксплуатации ТС не одинаковы все время использования: автомобили ездят по плохим и хорошим дорогам, в городах и на трассах. В связи с этим установка расхода топлива производится с учетом корректировочных коэффициентов, определенных рекомендациями Минтранса:

Условие Надбавка
Горная местность 5-20%, в зависимости от высоты над уровнем моря
Населенные пункты 2-35%, в зависимости от численности. Максимальный коэффициент применяется только в городах с численностью более 5 млн чел.
Новые автомобили До 10% на период обкатки
Эксплуатация более 5 лет или пробег более 100 000 км До 5%
Эксплуатация более 8 лет или пробег более 150 000 км До 10%
Использование системы климат-контроль До 7%

Особого внимания заслуживают так называемые зимние надбавки. Объективно, в холодное время года горючего используется больше и для недопущения проблем при эксплуатации ТС потребность в нем увеличивают. Но зима — понятие не юридическое, и продолжительность ее в различных климатических зонах отличается. Логично, что и максимальный процент надбавки и период ее действия для разных частей РФ разный.

Конкретная величина устанавливается властями на местах. Если таких распоряжений нет, руководителю дозволено определить коэффициент самому.

Как оформить приказ

Лимит установлен, остается разобраться, как написать приказ о нормах расхода топлива и что туда включить. Порядок действий следующий:

Шаг 1. Собираем информацию о потребности в топливе во всех имеющихся автомобилях и самоходных машинах.

Шаг 2. Определяем круг лиц, которых надлежит ознакомить с лимитами, и ответственных за исполнение приказа.

Шаг 3. Составляем документ в свободной форме. Включить в него следует такие сведения:

  • дату, место издания;
  • срок действия;
  • перечень ТС и лимиты для них;
  • список ознакамливаемых с распоряжением работников;
  • информацию об ответственных лицах.

Готовое распоряжение о нормах расхода топлива и ГСМ подписывает руководитель организации, а ознакомить с его содержанием необходимо всех поименованных в нем лиц.

Общество с ограниченной ответственностью

г. Санкт-Петербург «09» января 2020 г.

Об утверждении норм расхода топлива

С целью упорядочивания расхода и подтверждения обоснованности включения в состав затрат по налогу на прибыль стоимости израсходованных топлив, руководствуясь Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р О введении в действие Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте»,

Отражение в учете расхода ГСМ

Порядок отражения в учете учреждения расхода ГСМ следует закрепить в учетной политике учреждения. В настоящее время обязательных для исполнения документов по учету и списанию ГСМ для государственных и муниципальных учреждений не предусмотрено. После внесения изменений в Инструкцию N 157н и принятия Приказа N 52н не требуется даже применять путевые листы для автотранспорта, на основании которых списывалось израсходованное топливо в разрезе транспортных средств и материально-ответственных лиц. Но нет и запрета на их использование. Поэтому считаем, что данные первичные учетные документы учреждения могут применять с целью получения полной и достоверной информации по движению ГСМ.

Чтобы не допускать бесконтрольного списания топлива, перед формированием соответствующих положений учетной политики рекомендуем ознакомиться с Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденными Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее — Рекомендации N АМ-23-р). Они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и других, независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории РФ.

Норма расхода топлив и смазочных материалов применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации (п. 3 Рекомендаций N АМ-23-р).

Базовые нормы расхода топлива указываются в документах завода-изготовителя транспортного средства.

Дорожно-транспортные, климатические и другие эксплуатационные факторы учитываются при помощи поправочных коэффициентов (надбавок), регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются по решению организации, эксплуатирующей ТС).

Так, например, при работе автотранспорта в зимнее время года в зависимости от климатических районов страны применяется повышающий коэффициент от 5% до 20%. Порядок применения, значения и сроки действия зимних надбавок представлены в приложении 2 к Рекомендациям N АМ-23-р. Кроме этого, нормы расхода топлива повышаются в отношении ТС, используемых:

  • в условиях горной местности;
  • на дорогах со сложным планом;
  • в густонаселенных пунктах (городах);
  • с частыми технологическими остановками;
  • в чрезвычайных климатических и тяжелых дорожных условиях в период сезонной распутицы, снежных или песчаных заносов, при сильном снегопаде и гололедице, наводнениях, лесных пожарах и других стихийных бедствиях;
  • при использовании установки «климат-контроль» и кондиционера;
  • в других условиях, поименованных в п. 5 Рекомендаций N АМ-23-р.

Для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлив рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D),

где Qн — нормативный расход топлив, л;

Нs — базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Для автобусов нормативное значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D) + Нот x T,

где Qн — нормативный расход топлив, л;

Нs — транспортная норма расхода топлив на пробег автобуса, л/100 км (с учетом нормируемой по классу и назначению автобуса загрузкой пассажиров);

S — пробег автобуса, км;

Нот — норма расхода топлив при использовании штатных независимых отопителей на работу отопителя (отопителей), л/ч;

T — время работы автомобиля с включенным отопителем, ч;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

С формулами расчета нормативного расхода топлива для других типов ТС можно ознакомиться в Рекомендациях N АМ-23-р. В приложении 5 к Рекомендациям N АМ-23-р приведены примеры нормативного расчета топлива.

Еще раз заметим, что каждое учреждение рассчитывает норму расхода ГСМ исходя из условий эксплуатации транспорта. При этом конкретный размер поправочных коэффициентов и надбавок в рамках, предусмотренных Рекомендациями N АМ-23-р, утверждается приказом или распоряжением руководителя. С документом, устанавливающим итоговые нормы расхода, все водители должны быть ознакомлены лично под подпись.

Для марок автомобилей, не указанных в Рекомендациях N АМ-23-р, а также в случае отклонения от определенных законодательством цифр нормы расхода топлива и смазочных материалов устанавливаются по результатам контрольных замеров, проведенных комиссией учреждения на основании приказа руководителя. Результаты контрольного замера оформляются актом, который служит основанием для приказа об утверждении нормы расхода топлива.

Для списания ГСМ их расход должен быть подтвержден документально. Как мы сказали ранее, с этой целью в обязательном порядке применялись путевые листы: путевой лист легкового автомобиля (ф. 0345001), путевой лист грузового автомобиля (ф. 0345004, 0345005), путевой лист автобуса необщего пользования (ф. 0345007). В этих первичных документах приводятся показания спидометра, указываются наличие (отсутствие) горючего в ТС на начало и конец дня, количество ГСМ, заправленного за день, и иная информация, позволяющая бухгалтерской службе отслеживать движение данных видов материальных запасов. В настоящее время их использование не обязательно. Тогда возникает вопрос: как же списывать ГСМ? Учреждение вправе закрепить в своей учетной политике использование перечисленных путевых листов либо разработать самостоятельно необходимый документ.

Кроме этого, в учетной политике необходимо закрепить и способ списания ГСМ: по фактической стоимости или по средней фактической стоимости. На наш взгляд, второй способ предпочтительнее, так как цена на топливо довольно часто меняется, а залитый в бак ГСМ практически не может быть израсходован полностью к моменту следующей заправки.

Превышение расхода ГСМ над нормой расхода, рекомендованной Минтрансом, требует проведения соответствующей проверки и выявления причин перерасхода.

Причины перерасхода могут быть разными, поэтому необходимо в каждом отдельном случае проводить проверку узлов и агрегатов, работа которых влияет на расход ГСМ. Если у учреждения в штате имеются соответствующие специалисты и технические возможности, то провести обследование и оформить заключение можно самостоятельно. В противном случае целесообразно обратиться в автосервис, который документально подтвердит отсутствие или наличие у автомобиля неисправностей и конструктивных особенностей, влияющих на расход топлива.

При наличии объективных причин списание перерасхода производится по распоряжению руководителя учреждения.

Если выяснится, что перерасход вызван техническими причинами, привлекать к ответственности водителя, разумеется, нельзя.

Если же будет установлено, что перерасход ГСМ произошел из-за ненадлежащей эксплуатации служебного автомобиля по вине водителя учреждения, то сумма выявленного перерасхода учитывается как недостача и взыскивается с водителя в установленном порядке.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Списание ГСМ: нормы расхода, оформление и отражение в учете

Семинары и вебинары Аюдар Инфо

Обязаны ли автономные учреждения при списании ГСМ применять нормы расхода, утвержденные Минтрансом? Какие формы путевых листов используют автономные учреждения для подтверждения расходов на ГСМ? Каков порядок отражения расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

Обновленные нормы расхода ГСМ.

Списание всех видов топлива осуществляется по его фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ -23‑р (далее – Распоряжение № АМ -23‑р, Методические рекомендации). Согласно этим рекомендациям норма расхода ГСМ применительно к автомобильному транспорту подразу­мевает установленное значение меры потребления ГСМ при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности организаций в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.

Стоит отметить, что с 6 апреля 2018 года указанные нормы были обновлены по некоторым легковым и грузовым автомобилям (автобусам, фургонам) отечественного производства и стран СНГ, которые выпускаются с 2008 года. Также с указанной даты в новой редакции приведены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам РФ и их частям. Изменения внесены Распоряжением Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА -51‑р .

Обязаны ли автономные учреждения применять нормы ГСМ, установленные Распоряжением № АМ -23‑р? Руководствоваться Распоряжением № АМ -23‑р предписывают:

  • Минюст – в целях организации эксплуатации транспортных средств (Письмо от 21.09.2009 № 03‑2609);
  • Минфин – при определении обоснованности произведенных расходов на приобретение топлива (письма от 27.01.2014 № 03‑03‑06/1/2875, от 30.01.2013 № 03‑03‑06/2/12 , от 03.06.2013 № 03‑03‑06/1/20097, от 03.09.2010 № 03‑03‑06/2/57 , от 14.01.2009 № 03‑03‑06/1/6).

Вместе тем следует учитывать, что нормы, установленные Распоряжением № АМ -23‑р, имеют рекомендательный характер, и несоблюдение предусмотренного в них порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства (Письмо Минфина РФ от 13.12.2013 № 02‑10‑010/55111).

Если Распоряжением № АМ -23‑р не установлены нормы ГСМ по автомобилю, используемому в учреждении, как обосновать расход топлива? В соответствии с п. 6 Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в предусмотренном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике. До принятия локального акта, утверждающего нормы, учреждение может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина РФ от 11.07.2012 № 03‑03‑06/4/71 , от 10.06.2011 № 03‑03‑06/4/67).

Путевые листы – основание для списания ГСМ.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные документы служат основанием для принятия факта хозяйственной жизни к учету.

Основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист. К учету принимаются путевые листы, оформленные надлежащим образом.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Согласно данному документу к обязательным реквизитам путевого листа относятся следующие:

Наименование и номер путевого листа

В наименовании отражается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации

Сведения о сроке действия путевого листа

Такие сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Отражаются наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица

Сведения о транспортном средстве

В качестве таких сведений указываются:

– тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

– государственный регистрационный знак транспортного средства;

– показания одометра (полные км пробега) при выезде транспорта из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ)

Сведения о водителе

Отражаются Ф. И. О. водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя

Помимо перечисленных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

В настоящее время унифицированных форм путевых листов, обязательных для применения государственными (муниципальными) учреждениями, не установлено. Исходя из этого в целях определения объемов израсходованных ГСМ, подлежащих списанию, указанные учреждения вправе:

  • воспользоваться формами путевых листов (ф. 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление № 78) (Письмо Минфина РФ от 03.10.2012 № 02‑06‑10/4066);
  • применять самостоятельно разработанные формы путевых листов, при условии включения в них обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом № 152 (Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03‑03‑06/2/161 «О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов»). Причем применение таких форм учреждениям целесообразно закрепить в учетной политике.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом. Выдача путевых листов подлежит регистрации в соответствующем журнале. Должностное лицо, ответственное за выдачу путевых листов, обязано оформить «путевку» до выдачи ее водителю и зарегистрировать выданный документ в журнале.

Все вносимые в путевой лист изменения (исправления) подтверждаются подписью водителя и лица, ответственного за выдачу путевых листов.

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

В случае утраты или порчи путевого листа дубликат выдается только после проведения проверки обстоятельств пропажи (порчи), установления виновных лиц и принятия к ним соответствующих мер ответственности.

Отражение операций по списанию ГСМ в бухгалтерском учете

Для отражения поступивших ГСМ в бухгалтерском учете предназначен счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 117 , 118 Инструкции № 157н).

Расходы автономного учреждения на приобретение ГСМ отражаются:

  • по коду вида расходов (КВР) 244 «Прочая закупка товаров, работ, услуг» – в случае приобретения горюче-смазочных материалов в соответствии с закупкой, осуществляемой учреждением (уполномоченным на то работником учреждения) как юридическим лицом;
  • о КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» – в случае осуществления работником учреждения, находящимся в служебной командировке, расходов на приобретение ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Указанные коды видов расходов применяются в увязке:

  • со статьей 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ (применяется в 2018 году);
  • с подстатьей 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» КОСГУ (применяется с 2019 года).

В соответствии с п. 108 Инструкции № 157н списание ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. Учреждение выбирает один их методов списания и закрепляет его в учетной политике. Причем применение выбранного метода должно осуществляться в течение финансового года непрерывно.

Списание ГСМ в пределах установленных норм отражается в бухгалтерском учете автономного учреждения следующей корреспонденцией счетов (п. 37 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» ( 0 109 60 272 , 0 109 70 272, 0 109 80 272)

Кредит счета 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы – иное движимое имущество учреждения»

В автономном учреждении списание бензина осуществляется по фактическому расходу, но не выше норм, установленных Распоряжением № АМ -23‑р. Рассчитанная с учетом данного документа норма расхода ГСМ по служебному автомобилю («Волга Сайбер» 2.4) составляет 10 л/100 км. Согласно представленному путевому листу фактический расход топлива равен 25 л. Пробег автомобиля за время поездки, зафиксированный в «путевке», – 250 км, что соответствует показаниям спидометра.

Согласно учетной политике списание ГСМ осуществляется по средней фактической стоимости бензина, которая составляет 40 руб./л. Операции по списанию осуществляются в рамках основной деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на ГСМ непосредственно связаны с осуществлением данной деятельности.

В данном случае фактический расход бензина не превышает установленной нормы – 10 л/100 км (250 км / 25 л). В связи с этим операция по списанию ГСМ отражается следующим образом:

Нормы расходы топлива

Норма расхода топлива — это величина, которая отражает среднюю потребность в горючем (бензине, газе или дизтопливе) для различных видов автотранспорта на конкретный километраж.

Норма расхода топлива, как правило, устанавливается из расчета литров горючего на 100 км пути.

Для каких целей используются нормы расходы топлива

Нормы расхода топлива для конкретного транспорта позволяют вести учет затрат на бензин, газ или дизтопливо, контролировать слив или перерасход топлива, а также списывать топливо со счетов компании согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Данные показатели нормы расхода топлива необходимы для:

определения себестоимости конкретной перевозки и всех перевозок, совершенных служебным транспортом в течение определенного периода времени;

ведения расчетов с сотрудниками организации, которые пользуются транспортными средствами в служебных целях.

учета затрат на топливо при налогообложении предприятий.

Порядок расчета нормы расхода топлива

При определении нормы расхода топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Чтобы выяснить нормативные величины расхода горючего для конкретного автомобиля, необходимо знать вид транспорта (легковой, грузовой, тягач или специального назначения).

После этого необходимо открыть нужную таблицу в нормах расхода топлива, утвержденных Минтрансом РФ и найти точную марку автомобиля.

В этой таблице приведены нормы расхода бензина для конкретного автомобиля.

Если предприятие использует автомобильный транспорт, который не прописан в нормативном акте, составленном Минтрансом РФ, предприятие может рассчитать для него нормы списания топлива самостоятельно.

Документальное оформление списания топлива

Как правило, на предприятиях, которые занимаются грузоперевозками, топливо списывается на расходы на основании нескольких документов:

путевого листа (указывается маршрут и пробег автомобиля, остаток топлива; периодичность составления путевого листа зависит от частоты использования транспорта — рекомендуется закрепить ее в учетной политике);

акта на списание ГСМ (на его основании можно списать смазочные материалы — например, масло).

Порядок оформления путевого листа

Бланк путевого листа должен быть утвержден руководителем предприятия в качестве приложения к учетной политике и содержать все обязательные реквизиты.

Эти реквизиты перечислены в части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

наименование и дата составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

К обязательным реквизитам путевого листа относится следующая информация:

наименование и номер путевого листа;

сведения о сроке действия путевого листа;

сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; сведения о транспортном средстве; сведения о водителе.

В числе прочего, в путевом листе указывают место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, его расход, а также показания одометра при выезде и возвращении в гараж.

На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного топлива.

Порядок учета и списания топлива

Бухгалтерский учет топлива

Для ведения бухгалтерского учета топлива используется счет 10 «Материалы» с соответствующими субсчетами.

Для того, чтобы учесть приход топлива, данные о поступлении топлива отражают по дебету счета 10 «Материалы».

Когда производится списание топлива, то данные о списываемом топливе необходимо списать с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счетов учета затрат (счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» или счет 44 «Расходы на продажу»).

При этом сумма списываемого топлива рассчитывается как норма (указанная в нормативе или рассчитанная самостоятельно), умноженная на сумму одного литра бензина.

Таким образом, для учета ГСМ на предприятии используется субсчет 3 «Топливо» счета 10 «Материалы».

В бухгалтерском учете проводки будут следующими:

Дебет счета Кредит счета Наименование операции
10.3 «Топливо» 60 «Расчеты с поставщиками» Отражена операция по приобретению бензина у поставщика
10.3 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Отражена операция по приобретению ГСМ через подотчетное лицо
19 60,71 Отражен НДС по покупке ГСМ
20 (23, 25, 26, 44, 91) — счета учета расчетов 10.3 Списано расчетное (или фактическое) количество бензина

Налоговый учет списания топлива

На данный момент Налоговый Кодекс РФ не содержит требований о нормировании расходов на бензин для целей расчета налоговой базы по налогу на прибыль.

Затраты на топливо считаются материальными расходами или включаются в прочие, связанные со служебным транспортом (подп. 11 п. 1. ст. 264 НК РФ).

То есть, в налоговом учете списание ГСМ можно отражать в составе в материальных расходов или учитывать в составе прочих расходов.

Если автомобильный транспорт выполняет транспортировку грузов, то расход дизтоплива/газа/бензина на него относится к материальным расходам.

Если же транспорт используется в служебных целях, то использование топлива на него отражается в составе прочих расходов.

При этом судебная практика подтверждает, что нормы для списания ГСМ не требуются, но налоговые инспекторы по-прежнему настаивают на наличии приказа на установление норм списания ГСМ, доначисляя налоги при его отсутствии.

Решать вопросы с налоговой инспекцией при отсутствии утвержденных внутрифирменных нормативов приходится в судебном порядке.

Поэтому при формировании учетной политики по бухгалтерскому и налоговому учету стоит определить, каким образом в компании будет вестись учет ГСМ.

Итак, для учета фактического расхода топлива компании требуется составить приказ, в котором необходимо прописать:

рассчитанные лимиты по расходу.

При этом, разрабатывая собственные нормы, следует учитывать транспортные условия (состояние дорог везде разное), тип автомобиля (расход у грузовой машины явно будет отличаться от легковой), климатические условия.

Также стоит указать лимит расхода бензина в летнее и в зимнее время, так как зимой расход топлива будет выше.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Для чего нужны нормы ГСМ и как их правильно утвердить

Компании, использующие в своей деятельности автотранспорт, практически ежедневно несут расходы на покупку топлива. Для того, чтобы проконтролировать такие расходы и не допустить злоупотреблений со стороны водителей, руководству и бухгалтерии понадобятся значения норм по списанию ГСМ. Где их найти и можно ли высчитать самим? Как составить приказ об их утверждении? Обо всем этом расскажем в нашем материале.

  1. Где найти нормы расхода топлива
  2. Обязательно ли утверждать нормы расхода ГСМ
  3. Как утвердить нормы расхода на ГСМ
  4. Выводы

Где найти нормы расхода топлива

Рекомендуемые нормы расхода в зависимости от марки автомобиля можно найти в Методических рекомендациях, закрепленных распоряжением Минтранспорта РФ от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Последние изменения в них были внесены в 2018 году.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуемыми указанные нормы стали лишь с 2013 года. До этого долгое время финансисты и налоговики настаивали на том, что затраты на ГСМ можно принимать в налоговом учете только в определенных Минстранспортом пределах.

Рекомендации утверждают нормы списания топлива и масел для различных видов автотранспортных средств: легковых и грузовых автомобилей, автобусов, тягачей и другой специализированной техники, в работе которой используются горюче-смазочные материалы.

Помимо основных норм документ устанавливает возможности применения зимних надбавок к основному расходу, а также надбавок, связанных с условиями эксплуатации транспортных средств.

Однако довольно часто случается, что нормы списания для отдельной модели не отражены в распоряжении Минтранспорта или производитель указывает их несколько иными, а может быть компания просто не согласна с ними. Что же делать в этом случае, как учесть расходы на ГСМ и откуда взять нормы?

Обязательно ли утверждать нормы расхода ГСМ

Все очень просто – нормы расхода ГСМ можно установить внутренним приказом по организации. В нем необходимо учесть специфические особенности эксплуатации автотранспортного средства и утвердить более высокие или более низкие значения для списания топлива по сравнению с рекомендуемыми от Минтранса.

В то же время издание приказа (или другого локального нормативного акта) остается на усмотрение экономических субъектов. Можно обойтись и без него. Связано это с тем, что налоговый кодекс не обязывает нормировать расходы на ГСМ и их можно списывать по факту. Это подтвердил и Минфин в своих последних разъяснениях, см., например, письмо от 26.09.2019 № 03-03-07/74189.

Но нужно помнить, что утвержденные предприятием нормы способны помочь в конфликтах с налоговиками, если те решат, что затраты на топливо слишком велики. Суды в спорных ситуациях часто встают на сторону компаний при наличии подписанного приказа, которым подтверждается экономическая обоснованность расходов – а это значимое условие для отражения их в налоговом учете.

Кроме того, нормирование расходов поможет предотвратить нецелевое использование или хищение ГСМ. При наличии норм, полученных опытным путем, легче просчитать рентабельность автотранспортной техники.
Все указанные факторы склоняют к тому, чтобы утвердить нормы расходы для списания ГСМ внутренним распорядительным документом.

Как утвердить нормы расхода на ГСМ

При утверждении норм списания организациям нужно ориентироваться на:

  1. Методические рекомендации Минтранса.
  2. Рекомендации завода-изготовителя.
  3. Результатами, полученными в ходе контрольных замеров расхода топлива.

В том случае, если компания пропишет для себя цифры, рекомендуемые Минтрансом, то это практически стопроцентно избавит ее от споров с налоговыми органами. В противном случае второй и третий пункт приведенного перечня помогут обосновать повышенные значения показателей.

Утверждаются нормы в виде расхода горючего на каждые 100 км пробега. Значений нормы списания на один автомобиль может быть сразу несколько, например, на холодное и на теплое время года. Также необходимо учитывать надбавки, которые разрабатывают применительно:

  • к местности, где будет эксплуатироваться транспортное средство – в гористой местности потребление топлива больше;
  • к наличию кондиционера, использование которого значительно увеличивает расход топлива;
  • к численности населения городов, где работает транспортное средство – чем больше город, чем более затруднено движение в нем, тем выше расход;
  • к возрасту авто – более возрастные машины потребляют больше горючего;
  • к необходимости обкатки автомобилей, их централизованного перегона и к прочим условиям, перечисленным в Разделе II Методических рекомендаций.

К приказу желательно приложить расчет. Приведем образец приказа, утверждающего нормы расхода ГСМ, а также образец приложения к нему. В приведенном примере расчет лимитов производится на основании значений, введенных Минтранспорта.

Выводы

Итак, нормы ГСМ следует утвердить внутренним приказом по организации. Они могут совпадать с теми, что прописал Минтранспорта в своих Рекомендациях от 2008 г. в последней редакции, а могут и отличаться. Во втором случае повышенные значения должны подтверждать техдокументация производителя и контрольными замерами, проведенными организацией.

В приказе необходимо установить базовое значение потребления топлива на 100 км пути, а также прописать возможности его корректировки с учетом условий эксплуатации. В статье мы представили образец приказа на утверждение норм ГСМ, наши читатели могут взять его за основу при формировании собственного документа.