Сроки предоставления копий документов по заявлению работника

Дистанционное трудоустройство

Какие документы сотрудник при устройстве на работу обязан предоставить, а какие – нет? И как работодателю и дистанционному работнику обмениваться документами?

«При дистанционном трудоустройстве работодатель требует сканы большого количества документов. Должен ли я все их отправлять?» – поступил вопрос в редакцию «АГ».

Какие документы работодатель обязан требовать, а какие – не вправе?

Трудовой кодекс РФ устанавливает общие правила для всех работников (включая дистанционных) в отношении предъявляемых при трудоустройстве документов.

К документам, которые работник в обязательном порядке представляет работодателю при устройстве на работу, относятся (ст. 65 ТК РФ):

  • паспорт;
  • трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности;
  • документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС);
  • документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Дополнительно в случаях, предусмотренных законом, могут потребоваться справки:

  • о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования;
  • о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ.

Также с учетом специфики работы в отдельных случаях, установленных законом, работник обязан при трудоустройстве представить дополнительные документы. Например, медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера (ст. 324 ТК РФ), разрешение на работу или патент – для иностранных работников (ст. 327.3 ТК РФ) и др.

Запрещается требовать от человека, поступающего на работу, документы, не предусмотренные ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Следовательно, отказ в приеме на работу по причине непредставления таких документов является неправомерным.

При этом прием на работу человека, не представившего обязательные документы, является нарушением трудового законодательства. За данное нарушение для работодателя и его должностных лиц предусмотрена административная ответственность в виде штрафа до 50 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как дистанционному работнику обмениваться документами с работодателем?

По общему правилу, взаимодействие между работодателем и дистанционным работником, а также обмен документами осуществляются в электронной форме. Так, документы, предъявляемые при трудоустройстве, могут быть направлены работодателю посредством электронной почты в виде сканов. Однако по требованию работодателя работник обязан предоставить ему нотариально заверенные копии указанных документов в бумажном виде (ст. 312.2 ТК РФ). Работодатель, в свою очередь, по письменному заявлению работника должен направить ему бумажный вариант заключенного трудового договора.

По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности могут быть внесены работодателем в трудовую книжку при условии ее предоставления в бумажном формате, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением. Исключение составляют случаи, когда работник полностью перешел на электронную трудовую книжку и отказался от ее бумажной версии.

(О переходе на электронные трудовые книжки и регулировании труда дистанционных работников читайте в статье «Изменения в трудовом законодательстве в 2021 году». Также вам может пригодиться статья «Как составить трудовой договор о дистанционной работе на постоянной основе».)

Какие документы следует выдать работнику при увольнении в 2021 году

С 1 января 2021 года работники получили право полностью перейти на электронные трудовые книжки. В этой статье мы рассмотрим, как изменился список предоставляемых при увольнении документов.

Трудовым законодательством предусмотрен перечень оснований для увольнения работника. Инициатором может выступать как сам работодатель, так и сотрудник. Вне зависимости от причин расторжения трудового договора в последний рабочий день организация обязана не только произвести с работником расчет (ст. 140 ТК РФ), но также подготовить и выдать ему пакет документов (ст. 84.1 ТК РФ). Некоторые из них следует предоставить в обязательном порядке, другие — по заявлению работника.

Документы, выдаваемые в обязательном порядке

При увольнении работодатель обязан предоставить следующие документы, даже если работник не указывал их в заявлении:

  • трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности у данного работодателя по форме СТД-Р, если работник отказался от бумажной трудовой книжки (ч.4 ст. 84.1)
  • справка о сумме заработной платы и иных выплат по установленной форме (Приказ Минтруда РФ от 30.04.2013 N 182н);
  • документы, содержащие сведения о работнике, предусмотренные законодательством о персонифицированном учете. Для этого следует использовать формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ *(1), в которые включены сведения только об увольняемом работнике.
  • сведения для постановки на воинский учет по установленной форме *(2), утвержденной. Данный документ выдается не всем. Это касается работников, которые подлежат воинскому учету и не имеют регистрации по месту жительства и месту пребывания.

Сведения о трудовой деятельности

Форма СТД-Р и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда РФ от 20.01.2020г. N 23н. В ней отражается информация о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д. Можно считать СТД-Р выпиской из электронной трудовой книжки.

Если сотрудник не отказался от трудовой книжки на бумажном носителе, работодатель не обязан предоставлять СТД-Р (письмо Минтруда РФ от 16.06.2020г. N 14-2/ООГ-8465). Сведения о трудовой деятельности выдаются в печатном экземпляре, заверенные подписью руководителя и печатью организации, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 66.1 ТК РФ).

Документы, выдаваемые по заявлению работника

По письменному заявлению работника должны быть предоставлены копии документов, связанных с работой:

    • заверенная копия приказа о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ);
    • справка о доходах и суммах НДФЛ по форме 2-НДФЛ;
    • справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы для определения размера пособия по безработице *(3).

Данный перечень является открытым, поэтому работник имеет право потребовать копии приказа о приеме на работу, приказа о переводах, выписку из трудовой книжки, копию трудового договора и т.д. (ст. 62 ТК РФ).

Сроки выдачи документов

Все документы, как обязательные к выдаче, так и указанные в заявлении работника, должны быть предоставлены в день увольнения. Если запрос на выдачу документов поступил в день увольнения или позже, предоставить их нужно в течение 3 дней (ст. 63 ТК РФ).

Иногда работник не может получить документы лично. В этом случае работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за документами или отправить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом (ч. 6 ст. 84.1 ТК). Со дня направления уведомления или письма организация не несет ответственность за задержку выдачи документов сотруднику.

Если сроки предоставления документов будут нарушены, работодателю грозит предупреждение или административный штраф. На должностных лиц в размере от 1 тысячи до 5 тысяч рублей, на юридических лиц — от 30 тысяч до 60 тысяч рублей (ч.1 ст.5.27 КоАП РФ).
_______________________________________

*(1) Абзац 2 п. 4, пп. 2-2.3 ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования“;

*(2) Положение о воинском учете (пп. “д“,п.30), утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719;

*(3) Письмо Минтруда России от 10.01.2019 N 16-5/В-5.

Процедура выдачи копий документов работнику, связанных с работой

Основания для выдачи работнику копий документов, связанных с работой

В хозяйственной деятельности любой организации, независимо от ее размеров и специализации существует значительный документооборот, который составляется для внутреннего (для сотрудников организации) и внешнего пользования (для контрагентов, контролирующих органов и т.д.).

Часто возникают ситуации, когда работнику нужны документы, связанные с его работой в организации, например:

  • оформление приема на работу по совместительству;
  • подтверждение трудового стажа;
  • получение различных денежных выплат;
  • получение кредита;
  • увольнение;
  • и иные ситуации.

Порядок выдачи документов регулируется ст. 62 ТК РФ.

Согласно данной статье работодатель обязан безвозмездно выдать по заявлению работника документы (или копии), связанные с работой, например:

  • копия приказа о приеме на работу;
  • копия приказа о перевод на другую работу;
  • копия приказа об увольнении с работы;
  • выписка из трудовой книжки;
  • справка о заработной плате;
  • справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • справка о периоде работы у данного работодателя;
  • иные.

Данный перечень открытым. Следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если сочтет, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности.

Порядок выдачи работнику документов, связанных с работой

Инициирует процедуру выдачи документов (или их копий), связанных с работой, сам работник путем подачи заявления на имя руководителя организации.

Заявление составляется в произвольной форме, так как унифицированной формы заявления выдаче документов, связанных с работой трудовым законодательством РФ не разработано.

В заявлении работник должен перечислить наименование тех документов, которые ему необходимо получить.

С заявлением работника руководитель организации должен ознакомиться и проставить визу или отметку, свидетельствующую о том, что он осведомлен о желании работника.

Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику документы, связанные с работой.

В случае нарушения данного срока или отказа, работодатель может быть привлечен к ответственности по п.1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Все документы, выдаваемые работнику по его просьбе, должны быть надлежащим образом оформлены. Например, они должны содержать: печать организации, подпись руководителя или уполномоченного им лица, номер и дата составления документа.

Если выдается копия, то она должна быть заверена следующим образом:

  1. ставится отметка о том, что данная копия верна;
  2. указываются сведения о лице, заверившем копию (должность лица, подпись и расшифровка подписи);
  3. ставится дата заверения копии;
  4. проставляется печать организации.

Копии документов, связанных с работой, в зависимости от вида, могут быть заверены службой кадров или бухгалтерией организации.

Работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой.

Анализ надзорной деятельности государственной инспекции в Магаданской области труда показывает, что не во всех случаях работодатели соблюдают требования трудового законодательства в части выдачи работникам копий документов, связанных с работой.

Напомним, требования статьи 62 Трудового кодекса РФ. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

К документам, связанным с работой, ст.62 ТК РФ отнесены:

— приказы о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы;

— выписки из трудовой книжки;

— справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование,

— справки о периоде работы у данного работодателя.

Данный перечень документов является открытым и работник может потребовать копии иных документов, связанных с работой.

Требование выдавать копии документов, связанных с работой, содержится не только в ст.62 ТК РФ. Так, например, работодатель обязан по требованию работника выдать копию приказа о приеме на работу (ст.68 ТК РФ), в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, а также по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой (ст.84.1 ТК РФ); работник имеет право на получении копий любой записи, содержащей персональные данные работников (ст.89 ТК РФ).

Кроме того, Трудовой кодекс РФ закрепляет, что копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Не соблюдение работодателем требований ст.62 Трудового кодекса РФ влечет за собой административную ответственность на основании ст.5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, которая за нарушение законодательства о труде и об охране труда предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток, на юридических лиц – от 30000 до 50000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

В течение 2011 года в государственную инспекцию труда в Магаданской области по вопросу выдачи копий документов, связанных с работой, обратилось 12 работников. Наиболее характерными нарушениями по данному вопросу, выявляемыми в ходе проверок являются: отказ работодателя в выдаче документов, связанных с работой; выдача указанных документов по истечении установленного срока; выдача копий документов, не заверенных надлежащим образом. По результатам надзорных мероприятий в связи с нарушением требований ст.62 Трудового кодекса РФ к административной ответственности в виде штрафа привлечено 7 должностных лиц.

Выдача копий документов, связанных с работой

Недавно уволился с работы. Уволился по собственному желанию на эмоциях, как говорится, одним днем. Камнем преткновения стала выплата премии по итогам работы за год. Я посчитал, что мне уменьшили размер премии необоснованно, работодатель считал, что еще много мне выплатил. В итоге дошли до личных обвинений, и я подал заявление об увольнении. В день увольнения у меня не возникла мысль получить какие-либо копии документов. Сейчас я остыл и хочу обратиться в суд по поводу выплаты премии. Написал на имя бывшего работодателя заявление о выдаче мне копий приказов о премировании за последний год, а также копии положения об оплате труда в организации. Работодатель мне отказал, обосновав тем, что выдача копий документов, связанных с работой, осуществляется только работникам, а я таковым уже не являюсь.

Насколько законно со стороны бывшего работодателя отказывать в выдаче копий документов, связанных с работой? Как лучше добиться получения документов для суда?

Выдача копий документов, связанных с работой, работникам, имеющим статус «бывшие», не гарантирована и не урегулирована Трудовым кодексом Российской Федерации. Судебная практика по данному вопросу тоже неоднозначная, поэтому рассчитывать на нее в конкретной ситуации не стоит. Лично мое мнение, что выдача копий документов, связанных с работой, не должна ставиться в зависимость от того действующий работник или бывший. Для чего создавать лишние бюрократические барьеры, при реализации гражданином своих прав и провоцировать совершение коррупционных правонарушений?

Но, обратимся непосредственно к Трудовому кодексу Российской Федерации.

Статья 62 ТК РФ устанавливает, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Копии документов предоставляются заверенными надлежащим образом и на безвозмездной основе.

В соответствии со статьей 20 ТК РФ работником является физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Таким образом, по окончании трудовых отношений, обязанность работодателя предоставлять копии документов прекращается. Вполне логично.

Но давайте обратимся к статье 391 ТК РФ, которая регламентирует порядок рассмотрения трудовых споров в судах. Кто может обратиться в суд с заявлением, например, о восстановлении на работе? Работник. Значит, за пределами трудовых отношений бывший работник не теряет своего статуса и вправе рассчитывать на выдачу копий документов в течение трех дней?

Что законодатель относит к документам, связанным с работой?

  1. Приказы (о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении).
  2. Выписки из трудовой книжки.
  3. Справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.
  4. Другое.

Какие документы законодатель отнес к категории «другое»? Трудно сказать. И поэтому сложно предъявлять свои права, когда законодатель использует такие расплывчатые формулировки, как другое, иное и прочее. Очевидно, что к данной категории можно отнести документы и локальные нормативные акты работодателя, затрагивающие интересы работника, например, положение об оплате труда, материалы служебного расследования в отношении работника. С другой стороны, законодательство прямо обязывает работодателя под роспись знакомить работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. А вот про выдачу копий данных актов ничего не сказано.

Таким образом, выдача копий документов, связанных с работой бывшему работнику зависит от доброй воли работодателя. Посчитает, что на бывшего работника распространяются требования ст. 62 ТК РФ, выдаст документы. Решит отказать выдавать документы либо выдаст их за пределами трехдневного срока, оценить его действия сможет только суд.

Если для суда необходима выдача копий документов, связанных с работой, то поступите следующим образом.

1. Подайте заявление о выдаче копий документов, связанных с работой, на имя бывшего работодателя.
В заявлении укажите, какие документы необходимы. Не забудьте указать обратный адрес и контактный телефон. Возможно, что бывший работодатель решит выдать копии документов или направить их почтой.

2. Подайте исковое заявление в суд. В исковом заявлении, а потом и в зале судебного заседания сошлитесь на необходимость предоставления работодателем тех или иных документов в судебное заседание. Суду работодатель отказать не сможет.

Заявление о выдаче копий документов, связанных с работой